چالش های پنهان در مدیریت سنتی منابع انسانی و راهکار های نوین

چالش های پنهان در مدیریت سنتی منابع انسانی

در رسیدن به موفقیت های سازمانی ، دپارتمان های منابع انسانی نقشی محوری ایفا می کنند .‌ پیش از این ، حیطه وظایف منابع انسانی به مدیریت حقوق و دستمزد ، مزایا و اطمینان از رعایت قانون کار محدود می شد . با آن که این وظایف همچنان اساسی و مهم هستند ، اما مدل های قدیمی و سنتی منابع انسانی تطابق چندانی با نیاز های جدید نیروی کار نداشته و پاسخگوی آن ها نیستند .

در آن سوی فعالیت های روتین این دپارتمان ها ، چالش های پنهانی وجود دارد که مانع چابکی سازمانی شده ، نوآوری را سرکوب و مخل مشارکت کارکنان می گردد . در این فرصت ، می خواهیم به این چالش های پنهان پرداخته و راهکار هایی نوین برای مقابله با آن ها معرفی کنیم .

داده های منفرد و عدم بینش شکافی

چالش

سیستم های قدیمی منابع انسانی اغلب بر پایگاه های داده پراکنده و قدیمی متکی هستند . سوابق کارکنان ، بررسی های عملکرد و نظرسنجی های رضایت شغلی در سیلو های جداگانه قرار داشته و این عامل موجب محدودیت دید مدیریت نسبت به نیروی کار می گردد . تیم های رهبری در برقراری ارتباط میان شکاف های استعدادی ، روند گردش نیروی کار و اولویت های استراتژیک به مشکل برمی خورند . دپارتمان منابع انسانی بدون تجزیه و تحلیل های جامع ، قادر به ارائه پیشنهادات داده محور نخواهند بود که این امر منجر به تصمیم گیری های واکنشی و نه پیشگیرانه می گردد .

 راهکار نوین : پلتفرم های تحلیل افراد

سرمایه گذاری بر پلتفرم های واحد تحلیل افراد ، از طریق جمع آوری اطلاعات از مجموع چرخه کاری پرسنل _ استخدام ، آموزش ، عملکرد ، یادگیری و خروج از خدمت _ سیلو های داده را می شکند . در ابزار های  تحلیلی پیشرفته ، از یادگیری ماشینی جهت شناسایی الگو ها ، برآورد نیاز های استخدامی و سنجش میزان اثرگذاری مداخلاتی همچون برنامه های آموزشی استفاده می شود . این پلتفرم ها با ارائه داشبورد های لحظه ای و مدل های پیش بینی کننده ، به تیم منابع انسانی این امکان را می دهد تا به جای گزارش های ایستا ، با بینش های استراتژیک در خصوص نیروی کار به مدیران ارشد مشاوره بدهند .

رعایت مقررات و مدیریت واکنشی ریسک

چالش

از گذشته تا کنون ، رعایت مقررات ( قوانین کار ، الزامات مزایا ، سهمیه های گوناگون ) تحت نظارت بخش منابع انسانی قرار دارد ، اما فرایند های قدیمی اغلب دستی می باشند _ فرم های کاغذی ، صفحات گسترده و چک لیست های موقت _ . این رویکرد واکنشی ، در صورت نادیده گرفته شدن ضرب الاجل ها یا تغییر سیاست ها ، سازمان ها‌ را در معرض جریمه های سنگین ، دعاوی حقوقی و آسیب به اعتبار آن ها قرار می دهد .

راهکار نوین : سامانه های اتوماتیک

فناوری های جدید منابع انسانی شامل سامانه های اتوماتیک رعایت قوانین می باشد که بر به روز رسانی های قانونی نظارت داشته و در صورت ابلاغ الزامات جدید ، هشدار داده و فرایند های مستند سازی روال کاری را استاندارد می کنند . زنجیره ممیزی لحاظ شده ، این اطمینان را می دهد که هرگونه تغییر رویه ، اتمام دوره آموزشی و انقضای مجوز ، ثبت شده و به سهولت بازیابی می شوند . با انجام خودکار فعالیت های روتین قانونی ، تیم منابع انسانی زمان بیشتری برای پرداختن به امور استراتژیک خواهد داشت و رعایت کامل مقررات نیز تضمین می گردد .

• نرم افزار حضور و غیاب واطمینان از وظیفه شناسی نیروی کار

یک سیستم حضور و غیاب مدرن ، عملا تمامی فرایند های منابع انسانی را در بر می گیرد ؛ از دقت در محاسبه و پرداخت حقوق و دستمزد تا برنامه ریزی منابع انسانی . این پلتفرم ها با خودکار سازی ثبت زمان شروع و پایان کار ، امکان بادی پانچینگ ( ساعت زنی حضور و غیاب  به جای یکدیگر  ) را به صفر می رسانند . با ادغام داده های حضور و غیاب با تحلیل افراد و اتوماسیون حقوق و دستمزد ، نه تنها از پرداخت بیش از حد حقوق و جریمه های قانونی جلوگیری می گردد ، بلکه الگو های مهمی نظیر غیبت و از کار گریزی ، پیش از اثرگذاری بر روحیه تیم نشان داده می شود .

موانع جذب استعداد ها

چالش

مدل های سنتی استخدامی بر پایه ارزیابی دستی رزومه ها ، آگهی های شغلی یکسان برای همه و فرایند های مصاحبه زمان بر استوار است . دوره های شلوغ استخدامی موجب وقفه در سایر فعالیت ها می شوند و در عین حال ، از منابع بالقوه استعداد های گوناگون بهره برداری چندانی نمی شود . نتیجه این وضعیت ، طولانی شدن زمان پر کردن جایگاه های شغلی و رعایت تمامی متریک ها ، هزینه های بالای هر استخدام و تجربه نامطلوب متقاضیان می باشد که بر اعتبار برند کارفرما تاثیر منفی می گذارد .

راهکار نوین : استخدام هوشمند و برند سازی کارفرما

سیستم های پیگیری درخواست متقاضی مبتنی بر هوش مصنوعی ( ATS ) ، فرایند تحلیل رزومه ها را به طور خودکار را انجام می دهند ، متقاضیان را بر اساس مهارت ها و تجربیات آن ها رتبه بندی کرده ، و استعداد های پنهان را نمایان می سازند . متقاضیان هرگاه بخواهند ، با چت بات ها ارتباط برقرار کرده ، سوالات خود را می پرسند و از زمان بندی مصاحبه ها مطلع می شوند .

در عین حال ، یک برند سازی قوی برای کارفرما از طریق تبلیغات و حمایت های کارکنان ، حضور در شبکه های اجتماعی و محتوای مبتنی بر ارزش ، موجب جذب متقاضیان بالقوه و تقویت فرهنگ سازمانی می شود . کارگزینی از طریق بهینه سازی کانال های جذب و رصد تحلیلی فرایند های استخدامی ، مدت زمان استخدام را تا بیش از 30% صد کاهش می دهند .

رهبری و جا به جایی شغلی

چالش

در بسیاری از سازمان ها ، مسیر های شغلی نامشخص بوده یا در کل وجود ندارند . کارمندان احساس می کنند که در نقش های ثابت و تکراری گیر کرده اند که این امر منجر به بی انگیزگی و حتی استعفای آن ها می شود . خطوط رهبری نیز همچنان به طور کامل مورد استفاده قرار نمی گیرد ؛ چرا که برنامه های جانشینی معمولا مبنای واکنشی دارند ؛ یعنی صرفا زمانی به کار گرفته می شوند که یکی از افراد ناگهان سازمان را ترک کند یا بازنشسته شود .

راهکار نوین : چارچوب های شغلی پویا و تحلیل جانشینی

با استفاده از چارچوب های شغلی پویا ، شایستگی ها ، معیار های ترفیع و فرصت های جا به جایی در سطوح مختلف سازمانی مشخص می شوند . کارکنان می توانند علاوه بر فعالیت در پلتفرم های بازار استعداد ها ، مسئولیت های چالش برانگیز ، پروژه های میان رشته ای و روابط منتوری را انتخاب کنند ، به گونه ای که در راستای اهداف و آمال شخصی شان باشد .

ابزار های تحلیل جانشینی نیز قادر به شناسایی زود هنگام نامزدهایی با پتانسیل بالا می باشند و سناریو های احتمالی را شبیه سازی می کنند.

( به عنوان مثال : چنانچه معاون فروش از سمت خود کنار برود ، چه کسی آماده جانشینی اوست ؟ ) . این رویکرد پیشگیرانه ، با روشن نمودن مسیر های رشد شغلی موجب حفظ استعداد های برتر می گردد .