اسکرام چیست؟ | نقش تکنیک اسکرام (scrum) در مدیریت سازمان ها  

اسکرام چیست؟ اسکرام (scrum) یک روش مناسب را به افراد، تیم ها و مدیران سازمان ارائه می دهد تا بتوانند پروژه های سخت را مدیریت و با راه حل مناسب اقدام به تولید محصولات خود کنند. در واقع اسکرام یک ساختار حرفه ای است که مسائل پیش روی پروژه ها در مسیر تولید محصولات را از میان برداشته و به تولید محصولات با کیفیت و با ارزش کمک می کند. در مجموع با استفاده از چارچوب سبک وزن اسکرام شما می توانید در زمان کم، محصولات با کیفیت تولید کنید. اسکرام به عنوان یک چارچوب به همه اعضای تیم در سازمان برای همکاری با هم و استفاده از تجربیات یکدیگر در جهت بهبود عملکرد مورد استفاده قرار می گیرد. در این مقاله قصد داریم به این سوالات بپردازیم که اسکرام چیست؟ و  تکنیک اسکرام (scrum) در مدیریت سازمان ها به چه میزان نقش دارد؟

اسکرام (scrum) چیست؟

در بازی راگبی زمانی که بر اثر خطا یا بیرون رفتن توپ بازی را شود با اسکرام دوباره بازی از سر گرفته می شود؛ معنی اسکرام (scrum) از این اصطلاح گرفته شده است. از این اصطلاح برای توسعه نرم افزار استفاده می شود و از روش های مدیریت پروژه بشمار می رود. اسکرام به زبان ساده یک چارچوب مدیریت پروژه است تیم های توسعه نرم افزار از آن استفاده می کنند و به آنها در برگزاری جلسات، استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه و تعریف نقش برای هر یک از اعضای تیم در راستای همکاری و ساماندهی تیم کمک می کند.

تکنیک اسکرام متدولوژی به عنوان یکی از محبوب ترین و پراستفاده ترین ساختارهای مدیریت پروژه است که در بسیاری از سازمان ها، موسسات، کسب و کارها مورد استفاده قرار می گیرد. به این صورت که در تیم های توسعه نرم افزار، پروژه های بزرگ به چندین پروژه کوچک تقسیم می شود و با زمانبندی مشخص هر فاز از پروژه اجرا می شود. این نشان می دهد که اسکرام (scrum) نه یک متدولوژی بلکه چارچوبی دقیق برای انجام کار تیمی است که در بهبود عملکرد و بازدهی افراد نیز نقش زیادی دارد. در مجموع با توجه به اینکه از مسائل مهم برای سازمان ها و شرکت ها مدیریت پروژه و به اتمام رساندن آن با توجه به زمانبندی تعیین شده است که این مهم را می توان با تکنیک اسکرام متدولوژی (scrum)و رعایت اصول اسکرام مدیریت کرد.

بیشتر بخوانید: مهارت حل مسئله (Problem-solving skill) چرا انقدر مهم است؟

تاریخچه اسکرام 

تاریخچه اسکرام مربوط به سال 1986 است که شرکت هایی از جمله هوندا و کنون تکنیک هایی را برای تولید محصولات با کیفیت در زمان کم ارائه دادند، این تحقیقات که از سوی شرکت های بزرگ انجام شده است به عنوان اولین گام ها در فرآیند اسکرام برای توسعه نرم افزار و مدیریت پروژه بشمار می رود. در ادامه و سال 1993 سادرلند در راس تیم شرکت easel مدیریت پروژه اسکرام را توسعه داده اند.

براساس مطالعات صورت گرفته بر روی اسکرام مشخص شد که این روش مورد تایید حدود 66 درصد افراد حاضر در تحقیقات است و 15 درصد مابقی از روش های دیگر برای مدیریت پروژه استفاده می کنند. به این طریق تکنیک اسکرام متدولوژی با گذر زمان به عنوان یکی از مفاهیم مدیریت پروژه محبوبیت زیادی بین مدیران سازمان و تولید کنندگان پیدا کرد.

به چه کسی اسکرام مستر می گویند؟  

اسکرام مستر به فردی اشاره دارد که در عین حال که نقش کمی دارد تاثیری زیادی روی همه بخش های سازمان می گذارد. اسکرام مستر جزء افرادی در تیم پروژه است که نقش او چندان دیده نمی شود و بیشتر پشت صحنه باقی می ماند، چون این فرد در تدوین استراتژی و اجرای ایده های تولید محصول  نقشی ندارد اما به عنوان راه ارتباطی بین مدیر محصول و تیم توسعه نرم افزار ایفای نقش می کند. اسکرام مستر با داشتن دانش کافی در خصوص مهارت ها و ابزارهای توسعه نرم افزار ارتباط بین این دو را به بهترین شکل ایجاد می کند تا مدیریت پروژه چابک به خوبی در بین افراد تیم پیاده شود.

اسکرام مستر وظیفه کسب اطمینان از اجرای دقیق فرآیند مدیریت پروژه بین افراد در تیم را دارد و با از بین بردن مسائل پیش روی تیم توسعه نرم افزار به بهترین شکل ارتباط بین تیم اسکرام و سایر افراد تیم را برقرار می کند. اسکرام مستر با بررسی همه موارد از رعایت شدن چارچوب اسکرام در پروژه ها تمام اعضای تیم را به سمت قوانین اسکرام هدایت می کند.

اسکرام مستر با ارائه چارچوب متدولوژی اسکرام در فرآیند مدیریت چابک پروژه را به سمت بهبود تولید محصولات و ارائه خدمات با کیفیت هدایت می کند. اسکرام مستر با استفاده از تخصص و مهارت های که دارد می تواند با ایجاد روش مشارکتی منجر به فرآیندهای کارآمد در سازمان شده و با استفاده از اسکرام مدیریت پروژه های چابک را تسهیل می کند. اسکرام مستر در کسب و کارها و سازمان های مختلف وظایف متعددی دارد که در مجموع موجب چابکی مدیریت پروژه، تسریع روند کارها و … می شود. که از جمله آنها می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• مدیریت نشست ها و برگزاری جلسات در خصوص پروژه
• راهنمایی اعضای تیم پروژه برای انجام مسئولیت هایشان
• آموزش قوانین اسکرام، اصول اسکرام و تکنیک اسکرام متدولوژی به افراد در تیم
• تشخیص مشکلات در پروژه و ارائه راه حل هایی در این خصوص
• استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه برای تعریف وظایف و به روز رسانی آن ها

بیشتر بخوانید: منظور از روش ارزیابی عملکرد ۳۶۰ درجه چیست و چگونه باید آن را اجرا کرد؟

معرفی ساختار متدولوژی اسکرام

تکنیک اسکرام متدولوژی به عنوان یک ساختار برای مدیریت پروژه و توسعه محصول استفاده می شود و اسکرام با در اختیار گذاشتن ابزارهای مدیریت پروژه به تیم ها کمک می کند تا با تعریف وظایف برای افراد در تیم، هدایت افراد در راستای مسئولیت ها و در نهایت برگزاری نشست هایی در راستای اهداف پروژه به سازمان ها برای دستیابی به چارچوب صحیح کمک می کند. تکنیک اسکرام متدولوژی به تیم ها کمک میکند تا از ساختارهای دیگر نیز برای مدیریت پروژه استفاده کنند. اسکرام متدولوژی در بسیاری از کسب و کارهای تجاری، بازاریابی و … در صورت مواجهه با پروژه های پیچیده استفاده می شود و مدیران پروژه بر مبنای اسکرام  (scrum) از روش های مدیریت چابک پروژه بهره مند می شوند. اسکرام ساختار متدولوژی مخصوص به خود را دارد که با تعریف نقش های تیمی به صورت زیر انجام می شود. 

نقش ها (Roles)    

تیم اسکرام از تعدادی از افراد (7 نفر)تشکیل شده و تیم اسکرام برای ارائه راه حل در مواجهه با مسائل و حل مشکلات تصمیم گیری می کند. هر کدام از اعضای تیم اسکرام به عنوان عضو فعال و جدانشدنی فعالیت دارند و از ابتدای مسیر توسعه نرم افزار به ارائه نقش مربوط به خود می پردازند. به طور کلی در تیم اسکرام می توان به سه نقش اصلی اشاره کرد:

صاحب یا مالک محصول (Product Owner)       

مالک محصول صاحب پروژه است و اهداف و ماموریت های تیم را در مسیر تولید محصول به اعضای تیم انتقال می دهد. تمام تلاش مالک محصول برای تحقق اهداف پروژه و ارائه راه حل های مناسب در مسائل پیش روی توسعه محصول است.

استاد اسکرام یا اسکرام مستر (Scrum Master)    

استاد اسکرام یا اسکرام مستر(Scrum Master) مهم ترین نقش در تیم اسکرام را  ایفا می کند، همه اعضای تیم را می شناسد و در جریان همه فرایندهای تولید محصول قرار دارد. اسکرام مستر با شناسایی مشکلات در مسیر پروژه، از میزان رعایت قوانین و تکنیک های اسکرام نیز مطلع می شود. با پشتیبانی از تیم اسکرام به مدیر محصول کمک می کند تا فرآیند پروژه را به خوبی هدایت کرده و به تولید محصول با کیفیت برسند. 

مربی چابک (Agile Coach)

مربی چابک بعنوان یک نقش جدا از تیم اسکرام در قالب چند تیم نقش مربی را دارد و در همه تیم ها سعی در اجرای تکنیک های تولید چابک در سازمان دارد.

تیم توسعه (Development Team) 

تیم توسعه شامل افرادی است که هم فعالیت ها از جمله تحلیل، طراحی و تست محصول را انجام می دهند. افراد حاضر در تیم توسعه نقش از پیش تعریف شده یا ثابت ندارند و تقریبا بر همه امور تمرکز دارند. تیم توسعه در چارچوب اسکرام به توسعه محصول می پردازند. میزان تعدادی که برای اعضای تیم توسعه در اسکرام مد نظر است نهایتا تا سقف 9 نفر است و بیش از این تعداد دیگر به عنوان اسکرام شناخته نمی شود.

بیشتر بخوانید: مدیریت تیم هیبرید

معرفی انواع ستون های اسکرام       

اسکرام(scrum) براساس تجربه گرایی و بر مبنای مشاهدات و تجربه های واقعی اقدام به پیاده سازی مدیریت پروژه چابک و توسعه آن می پردازد. بیشترین تمرکز تیم اسکرام نیز در هر کسب و کاری بر تغییر فرهنگ سازمانی به چابکی در سازمان است. از جمله تفاوت های اسکرام و کانبان در این است که کانبان یک چارچوب تجویزی است در حالیکه اسکرام نیاز به برنامه ریزی داشته و شامل چارچوب، نقش ها و ستون های مشخصی است. انواع ستون های اسکرام نیز به سه دسته شفاف بودن، تطبیق و بازرسی تقسیم می شود که در ادامه به آنها پرداخته شده است. 

شفاف بودن (Transparency)       

شفاف بودن به این مورد اشاره دارد که تجربیات براساس آنچه در واقعیت مشاهده می شود بیان شود. همه افراد دخیل در پروژه از جمله مشتری، اعضای تیم ، مالک پروژه و … ملزم به رعایت شفافیت هستند. این شفافیت موجب ایجاد اعتماد و تعامل، به روز بودن در تیم می شود تا جایی که همه افراد حاضر در پروژه برای هدف خاص و مشترک با هم همکاری دارند. همه زوایای فرآیند باید شفاف باشد و افراد حاضر در پروژه در راستای یک هدف و تعریف مشترک از مسئولیت ها داشته باشند. 

وجود شفافیت در روند پروژه و فرهنگ شفافیت و اعتماد در سازمان موجب نتیجه بخش بودن مدیریت پروژه می شود. عدم شفافیت موجب تحلیل و دریافت اطلاعات نادرستی است می شود که به خودی خود موجب ایجاد تغییراتی در روند توسعه می شود که روش اصولی نیست. با شفافیت شما نظارت کافی را در سازمان دارید و می توانید تغییرات مورد نیاز را نیز در پروژه انجام دهید.

تطبیق (Adeptation)

تطبیق یا سازگاری در اسکرام به معنی میزان توانایی منطبق شدن با بازرسی هاست. همه اعضای تیم باید بدانند وضعیت سازمان نسبت به گذشته در چه موقعیتی قرار دارد؟ در کسب و کارهایی که به میزان درآمدسازی و سودآوری تاکید می شود ارزش محصول نیز براساس سودآوری بدست می آید اما میزان تطبیق نیز به مدیریت چابکی موثر است. سازمان ها براساس برنامه ریزی اسپرینت(sprint planning)، اسکرام دیلی(Daily Scrum)، بازبینی اسپرینت(Sprint Review) و اسپرینت رترو(Sprint Retrospective) به تطبیق به عنوان یکی از ستون های اسکرام می پردازند.

بازرسی (Inspection) 

بازبینی در اسکرام  به عنوان آخرین مورد از ستون های اسکرام به معنی وجود بازرس نیست، بلکه هر کدام از افراد تیم اسکرام وظیفه بازرسی را بر عهده دارند. بازبینی(inspection) به شما کمک می کند تمام مسیر تولید محصول، روش های و بهبود کیفیت را بازرسی و نظارت داشته باشید و با دریافت بازخوردهای مشتریان در خصوص ارزشمندی محصول میزان شفافیت آن را نیز افزایش داده و سازگاری بهتری با نیازهای مشتریان خواهد داشت.

بیشتر بخوانید: کار عمیق (Deep Work) چیست و چه تفاوتی با کار سطحی دارد؟ 

6 اصل مهم اسکرام چیست؟  

همانطور که بیش از این گفته شد اسکرام چارچوبی برای مدیریت پروژه است که به منظور توسعه نرم افزار و مدیریت چابکی استفاده می شود. کسب و کارها می توانند با اجرای اصول اسکرام به توسعه محصول بپردازند. اصول اسکرام شامل 6 اصل مهم می شود که با تسلط بر آنها و اجرای دقیق آن روند توسعه محصول نتیجه بخش خواهد بود. اما این اصول مهم اسکرام کدامند؟ در ادامه به هریک از آنها پرداخته‌ایم.

اصل اول: نظریه ها و شواهد

اصل نظریه و شواهد به این مورد اشاره دارد که اسکرام بر مبنای پیروی از شواهد و مشاهدات تجربی است. اسکرام در طول توسعه نرم افزار و روند پروژه همه اعضا را موظف می کند که فرایندها را بررسی کرده و براساس تغییرات به اجرای آن بپردازند. پس از هر بازنگری نیز نشست هایی با سایر اعضای تیم برگزار می شود که می توان با همفکری و تعامل تغییرات موثری را در پروژه اعمال کرد. از طریق اسکرام همه مراحل پروژه مقابل چشم شما خواهد بود و همه افراد حاضر در تیم اسکرام و حتی تیم سازمان با دسترسی به اطلاعات به همه فرآیندها تسلط دارند. در مجموع استفاده از تجربیات و مشاهدات واقعی می تواند به مدیریت چابکی پروژه کمک کند.

اصل دوم: خود سامان دهی 

در متدولوژی اسکرام با هر یک از اعضا مانند افراد مستقل و تصمیم گیرنده رفتار می شود که با خودسازماندهی روند اجرایی بهتری دارند. در بعضی تیم های اسکرام و اجایل چیزی تحت عنوان رهبر یا اسکرام مستر وجود ندارد و هر فرد وظیفه خود سامان دهی را دارد. اما وظیفه اسکرام مستر این است که در صورت روبروی با چالش های جدید به ارائه راه حل هایی به اعضای تیم پرداخته و به اهداف اسپرینت دست یابد. اسکرام مستر با ترغیب اعضای تیم به خودساماندهی می تواند بیشترین تاثیر را در روند توسعه نرم افزار بگذارد.   

اصل سوم: همکاری با دیگران  

یکی از اصول اسکرام تعامل و مشارکت اعضای تیم است و افراد با استفاده از مهارت های ارتباطی می توانند با هم گفتگو کنند و از نحوه انجام امور و وظایف یکدیگر مطلع شوند. نبود ساختار تعاملی و همکاری در تیم اسکرام موجب کاهش بهره وری می شود و از طرفی نمی توان به خود سامان دهی که انتظار داریم برسیم.

اصل چهارم: اولویت بندی وظایف  

اولویت بندی وظایف در اسکرام نیز به عنوان یک اصل اساسی به اعضای تیم کمک می کند تا به وظایف براساس میزان اهمیت پرداخته و وظایفی که اهمیت کمتری دارند در روند توسعه محصول کنار گذاشته می شوند. تیم اسکرام با طرح سوالاتی به اولویت بندی وظایف می پردازند که برخی از سوالات شامل موارد زیر می شود:

• تکمیل وظیفه چه ارزشی به محصول می افزاید؟
• در مسیر انجام این وظیفه چه خطرات احتمالی وجود دارد؟
• آیا در کنار این وظیفه، وظایف دیگری نیز داریم که نیاز به انجام همزمان باشد؟
• وظیفه ای وجود دارد که بتوان انجام آن را به زمان دیگری موکول کرد؟

اصل پنجم: مدیریت زمان   

مدیریت زمان یکی از مهم ترین اصول اسکرام است که با کمی کسب تجربه می توان برنامه زمانبندی دقیقی برای فرآیندهای پروژه در نظر گرفت. با انجام وظایف به صورت عادی و بدون زمانبندی ممکن است زمان زیادی را از دست داده یا بسیاری از کارها دیرتر از موعد استارت بخورد که در نهایت زمان کمتری برای انجام آن خواهید داشت. در این مواقع شما می توانید از نرم افزارهای مدیریت زمان استفاده کرده و خود را به نوعی ملزم به رسیدگی به فعالیت ها و وظایف کاری در بازه زمانی مشخص شده کنید. این گونه از هدر رفت زمان نیز کاسته و می توانید حتی برای نشست های اسکرام نیز بحث های عمیق تری را در نظر بگیرید. 

اصل ششم: بخش بندی امورات و رسیدگی به آنها   

برای درک بهتر همه مسائل در خصوص اسکرام و اجایل یا اسکرام و کانبان نیاز به رعایت تداوم کارها و تکرار وجود دارد. اسکرام بر این باور است که انجام کارها بهتر از ناتمام ماندن آنهاست؛ تیم اسکرام نیز سعی میکند محصولات خود را به نحو قابل قبول و براساس نیازهای مشتریان به صورت دیرهنگام عرضه کند  یا اینکه در حالت دوم محصولات را در لحظه عرضه کنند و در ادامه مسیر بازخوردهای مشتریان را ارزیابی کرده و مجدد محصول را بهبود دهند. تکرار این مسیر بهتر از بخش بندی و اولویت بندی نتیجه می دهد. از طرفی بخش بندی وظایف نیز به عنوان یکی از اصول اسکرام می تواند منافع مدیریت پروژه و توسعه نرم افزار را تامین کند.

بیشتر بخوانید: منظور از روش تجزیه و تحلیل swot چیست؟ | آشنایی با ماتریس swot

قوانین اسکرام    

برای هر پروژه در اسکرام نیاز به تعیین قوانین براساس اسپرینت ها و فرآیندها است؛ که این قوانین برای پروژه چارچوب مشخصی را ایجاد می کند و بر سه اصل سامان دهی تیم اسکرام، تعهد به زمانبندی تعیین شده برای پروژه و تداوم برای پیشرفت تاکید دارد. قوانین اسکرام باید به شکلی تنظیم شوند که با تیم اسکرام هماهنگ باشد و برای تسریع انجام فرآیندهای پروژه تاثیرگذار باشد. در ادامه برخی از این قوانین اسکرام بیان شده اند:

قانون مربوط به بک لاگ محصول  

همه موارد مربوط به بک لاگ محصول از جمله (قابلیت های جدید، بروزرسانی ها، مشکلات در زیرساخت ها و مشکلات فنی یا تغییر در کارکردهای از پیش موجود) باید مربوط به یک محصول باشد.

مالک محصول با مشارکت سایر اعضاء بک لاگ محصول را تهیه می کند.

بک لاگ محصول براساس تقاضای کاربران یا مشتریان و براساس داستان آنها آماده می شود.

قوانین مرتبط با اسپرینت    

• میزان طولانی یا کوتاه بودن اسپرینت باید به حدی تعیین شود که همزمان با تسهیل و تسریع برنامه ریزی برای پروژه؛ بخش های اصلی پروژه آماده تحویل به مشتری باشد.
• اغلب اسپرینت ها محدوده زمانی یکسانی دارند.
• بازه زمانی اسپرینت ها معمولا بین 4 هفته یا کمتر است.
• پس از تکمیل هر اسپرینت همه موارد مربوط به بک لاگ محصول ارائه می شود.

قانون در ارتباط با نقش اعضای تیم

• اعضای تیم باید در همه رویدادهای اسکرام حاضر باشند.
• اعضای تیم برای تحقق done باید با همدیگر تعامل و همکاری کنند.

قانون مرتبط با اسکرام مستر

• اسکرام مستر (Scrum Master) اختیار کامل بر نحوه اجرای فرآیند اسکرام دارد.
• اسکرام مستر با برنامه زمانبندی برای تیم اسکرام نسبت به انجام مسئولیت ها متعهد است.
• اسکرام مستر در مواجهه اعضای تیم اسکرام با چالش ها ضمن ارائه راه حل هایی برای حل آنها تلاش می کنند.

قوانین مربوط به مالک محصول     

• مالک محصول (Product Owner) با شناسایی ضعف و کمبودهای موجود در پروژه آنها را در فهرست بک لاگ محصول قرار می دهد.
• مالک محصول به اعضای تیم این اجازه را می دهد که هر تعداد بک لاگ محصول که می توانند در طول اسپرینت انجام دهند را انتخاب کنند.

بیشتر بخوانید: مدیریت نسل زد Z؛ همه چیز در مورد نسل زد

اعضای یک تیم اسکرام چه ارزش هایی را باید آموزش ببینند؟

چارچوب اسکرام بر مبنای ارزش هایی  برنامه ریزی شده است که اسکرام مسترها می توانند با توجه و تقویت این ارزش ها؛ رویدادها را اجرا میکنند و اعضای تیم را متعهد به انجام مسئولیت ها و حضور در جلسات می دانند. و با در نظر گرفتن ارزش های اسکرام قوانین و فرآیندها را براساس اولویت و در چارچوب اسکرام اجرا می کنند. از آنجایی که اسکرام چارچوبی از قوانین، اصول و ارزش هاست در ادامه به ارزش‌های اسکرام پرداخته ایم.

تعهد

تیم اسکرام نیز مانند هر تیم دیگری برای دستیابی به اهداف مشخص شده نیاز به مدیریت دقیق و منظم پروژه و مشارکت اعضای تیم اسکرام دارد. افراد حاضر در تیم اسکرام متعهد به انجام مسئولیت ها در راستای دستیابی به اهداف تیم هستند. اعضای تیم اسکرام با ایجاد ارتباطات قوی و قابل اعتماد با سایر همکاران به انجام وظایف خود می پردازند و به تیم اسکرام متعهد هستند.

شجاعت و رشادت  

اعضای تیم اسکرام باید شجاعت مواجهه با چالش های پیش روی پروژه را داشته باشند و با ارائه روش های جدید موانع را رفع کنند و برای پیشرفت پروژه ضمن ارائه ایده ها با هم گفتگو کنند. افراد حاضر به عنوان اسکرام مستر (Scrum Master) ضمن پایبندی به ارزش های سیستم باید شجاعت لازم برای مخالفت با مالک محصول را داشته باشند تا از دشوار شدن تغییرات یا مشکلات جلوگیری کنند.  

احترام گذاشتن

احترام گذاشتن در تیم اسکرام به معنی اعتماد متقابل اعضای تیم به یکدیگر و ارزش قائل شدن به کار هم است. مشارکت دادن و سهیم کردن افراد برای ارائه نظرات و ایده هایشان برای دستیابی به دستاوردها نیز شامل احترام گذاشتن می شود. اسکرام مستر (Scrum Master) با احترام گذاشتن به مالک محصول و اعضای تیم اسکرام موجب تقویت اعتماد بین افراد می شود.

رک بودن     

تیم اسکرام که شامل اعضای تیم می شود لازم است که در فرآیند اجرای کارها نسبت به هم  گارد دفاعی نداشته باشند و نسبت به رویارویی با مشکلات و موانع رک باشند. هر چه این رک بودن در بین اعضای تیم بیشتر باشد افراد از هم شناخت بهتری دارند و ارزش های تیم اسکرام نیز بهتر اجرا می شود. این نکته که همه افراد تیم اسکرام در حین احترام گذاشتن به هم نظرات هم را به طور واضح بشنوند و نسبت به هم رک باشند و موضع خود را مشخص کنند موجب صداقت برای مراحل بعدی می شود.

رویدادهای اسکرام شامل چه مواردی است؟

رویدادهای اسکرام شامل 5مورد (اسکرام روزانه، گذشته نگر، نقد و بررسی اسپرینت، برنامه ریزی اسپرینت و اسپرینت) می شود که اسکرام مستر (Scrum Master) با تسهیل این رویدادها موجب تسریع و اثربخشی آنها می شود. در ادامه به بررسی هر یک از این رویدادهای پرداخته ایم.

اسکرام روزانه (Daily Scrum)       

اسکرام روزانه با هدف برگزاری جلسات روزانه برای بررسی میزان پیشرفت اهداف اسپرینت و مطابقت آن با بک لاگ اسپرینت صورت می گیرد. اسکرام روزانه در بازه زمانی 15 دقیقه ای برای تیم اسکرام انجام می شود و بصورت روزانه در مکان مشخص برگزار می شود. در اسکرام روزانه  اعضای تیم اسکرام، اسکرام مستر(Scrum Master) و مالک محصول حضور دارند،که طی جلسه موجب بهبود ارتباطات، شناخت چالش های پیش روی پروژه و تصمیم گیری برای آن انجام می شود.

گذشته نگر (Retrospective) یا عقب گرد (Retro) 

گذشته نگر یا Retrospectives با هدف بازبینی همه موارد که آیا طبق برنامه ریزی پیش رفته است یا نه؟ صورت می گیرد و بر روند کلی کار تاکید دارد. Retro در بازه زمانی نهایتا 3ساعته که می تواند در 4هفته تقسیم شود بررسی می شود که چه مواردی به خوبی انجام شده، چه مشکلاتی وجود داشته و تیم اسکرام چطور می تواند برای اسپرینت بعدی روند را بهبود دهد. و برای بهبود روند کار نیز استراتژی های  تدوین می شود.

نقد و بررسی Sprint Review) Sprint)      

نقد و بررسی اسپرینت با هدف بررسی نتایج اسپرینت صورت می گیرد و تیم اسکرام با ارائه نتایج کار به صاحب محصول نشان می دهد که تا چه میزان در راستای اهداف تعیین شده برای محصول پیش رفته اند. در کنار بازبینی و بررسی اسپرینت، برای مراحل بعد نیز برنامه ریزی می شود. در واقع  Sprint Review پس از پایان هر اسپرینت به بررسی خروجی هر sprint می پردازد و براساس آیتم های مشخص نتایج کار تائید یا رد می شوند و از نتایج Sprint Review برای بک لاگ (Backlog) محصول استفاده می شود.

Sprint Planning  

برنامه ریزی اسپرینت (Sprint Planning) به بازه زمانی 2 تا 4هفته ای که برای هر اسپرینت تعریف شده اشاره دارد. و براساس برنامه ریزی اسپرینت برای هر sprint کارهایی مشخص می شود و همه اعضای تیم اسکرام می دانند که در این بازه زمانی چه کاری را باید انجام دهند. تیم توسعه پروژه با آگاهی از عملکرد تیم اسکرام و کارهای انجام شده می داند که چه بازه زمانی برای هر اسپرینت مناسب است.

Sprint

اسپرینت (Sprint) یک چرخه زمانی کوتاه‌مدت است که در آن تیم‌های اسکرام برای تکمیل یک مجموعه مشخصی از ویژگی‌ها یا کار جمع می‌شوند. اسپرینت‌ها معمولاً دو هفته طول می‌کشند، اما می‌توانند کوتاه‌تر یا بلندتر باشند. در طول هر اسپرینت، تیم اسکرام یک جلسه برنامه‌ریزی دارد تا کارهایی را که باید انجام شود و زمان تخمینی برای تکمیل هر کار را تعیین کند. تیم همچنین یک جلسه روزانه دارد تا پیشرفت خود را ردیابی کند و هر گونه موانعی را که ممکن است وجود داشته باشد برطرف کند. در پایان هر اسپرینت، تیم یک جلسه تحویل دارد تا کار تکمیل شده را به مشتری یا سایر ذینفعان ارائه دهد.اسپیرنت‌ها یک راه عالی برای تیم‌های اسکرام برای مدیریت پروژه‌های خود و تحویل منظم محصولات قابل استفاده هستند.

بیشتر بخوانید: منظور از قانون دورکاری چیست؟ همه چیز درباره قرارداد دورکاری

معرفی انواع Artifact در اسکرام 

اصطلاح Artifact در اسکرام اشاره به مصنوعاتی دارد که شامل عناصر ملموس، واضح و شفاف در چارچوب اسکرام است و می تواند اطلاعاتی در خصوص محصول، کارهایی که باید انجام شود و میزان پیشرفت پروژه ارائه دهند. Artifact در اسکرام در طول توسعه نرم افزار ایجاد می شود و در طراحی نرم افزار و عملکرد آن موثر است. در ادامه به معرفی انواع Artifactدر اسکرام پرداخته ایم.

Sprint Backlog    

اسپرینت بک لاگ (Sprint Backlog) لیستی از بک لاگ محصول (Product Backlog) که تیم توسعه باید در بازه زمانی اسپرینت تکمیل کنند را شامل می شود. ضمن اینکه لیست Sprint Backlog در هر اسپرینت ممکن است براساس تصمیم تیم توسعه و برای پیشرفت محصول به روز رسانی شود.

Backlog محصول (Product Backlog)

بک لاگ محصول (Product Backlog) نیز لیستی از تغییرات (شامل ویژگی ها، قابلیت ها و پیشرفت ها) که قرار است روی محصول صورت گیرد را نشان می دهد. بک لاگ محصول یکی از مهم ترین لیست هایی است که تمام نیازمندی های پروژه و محصول را مشخص می کند. مالک محصول همواره در نگهداری و اولویت بندی بک لاگ محصول تلاش می کند.  

قوانین اسکرام (Rules)

قوانین اسکرام متناسب با تیم اسکرام و براساس فرآیندهای کاری تعیین می شود و اسکرام مستر (Scrum Master) اعضای تیم را براساس رویدادهای اسکرام در این مسیر هدایت می کند.         

افزایش یا جمع بندی (Increment)

Increment به نوعی جمع بندی از همه مواردی است که در بک لاگ محصول ارائه می شود و مالک محصول می تواند آنها را منتشر کند. تیم توسعه نرم افزار نیز با اطمینان کامل در خصوص اجرا همه موارد موجود در Increment را بدهد.

چرخه زندگی اسکرام (Scrum Lifecycle)

چرخه زندگی اسکرام با بک لاگ محصول (Product Backlog) شامل نیازمندی های پروژه و قابلیت های محصول که توسط مالک محصول اولویت بندی شده است آغاز می شود. چرخه زندگی اسکرام یک فرآیند تکراری و افزایشی است. این بدان معناست که تیم اسکرام در هر اسپرینت یاد می‌گیرد و بهبود می‌یابد. این به تیم کمک می‌کند تا پروژه‌های خود را با کیفیت بالا و به موقع تکمیل کند.

بیشتر بخوانید: OKR چیست و چه نقشی در رشد سازمان ها دارد؟

استفاده از اسکرام چه فوایدی دارد؟  

اسکرام یک فرآیند مدیریت پروژه چابک است که بر تحویل منظم محصولات قابل استفاده تمرکز دارد. این یک رویکرد تکراری و افزایشی است، به این معنی که با تقسیم پروژه به قسمت هایی کوچکتر با نام اسپرینت‌ها و  در هر اسپرینت یک محصول قابل استفاده تحویل می‌دهد. اسکرام بر ارتباط، همکاری و شفافیت تمرکز دارد و به تیم‌ها کمک می‌کند تا به سرعت انعطاف‌پذیر باشند و با تغییرات سازگار شوند. در ادامه به برخی از مزایای اسکرام اشاره شده است:

افزایش روحیه کارمندان       

اسکرام می‌تواند از روش های مختلف به افزایش روحیه کارمندان کمک کند، از جمله مزایای اسکرام در افزایش روحیه کارکنان شامل موارد زیر می شود:

• ایجاد حس هدف: اسکرام به تیم‌ها کمک می‌کند تا با تقسیم پروژه‌های بزرگ به چندین بخش کوچک‌تر، برای خود هدف تعیین کنند. این می‌تواند به کارمندان کمک کند تا احساس کنند که بر روی کاری که انجام می‌دهند تأثیر مثبت دارند.
• افزایش ارتباط و همکاری: اسکرام بر ارتباط، همکاری و شفافیت تمرکز دارد. این می‌تواند به ایجاد حس تیم‌سازی و یکپارچگی در بین کارمندان کمک کند.
• افزایش استقلال و مسئولیت پذیری: اسکرام به تیم‌ها آزادی می‌دهد تا نحوه انجام کار خود را انتخاب کنند و مسئولیت موفقیت پروژه را بر عهده بگیرند. این می‌تواند به کارمندان احساس استقلال و مسئولیت پذیری بیشتری بدهد و به آنها کمک کند تا احساس کنند که در کار خود صاحب هستند.
• افزایش بازخورد و بهبود مستمر: اسکرام بر بازخورد و بهبود مستمر تمرکز دارد. این می‌تواند به کارمندان کمک کند تا در کار خود بهتر شوند و به آنها احساس رضایت می دهد.

ارتقاء کیفیت محصولات       

همانطور که پیش از این گفته شد چرخه زندگی اسکرام یک فرآیند تکراری است که تیم اسکرام در هر اسپرینت یاد می‌گیرد ومحصول را بهبود می دهد. از طرفی در هر اسپرینت مالک محصول می تواند ایراد محصول را مشاهده کرده و در زمان کم محصول با کیفیتی را متناسب با بازار هدف تحویل بگیرد. اسکرام با تمرکز بر ارزش مشتری و آنچه که مشتری به آن اهمیت می دهد پروژه را متناسب با نیازمندی مشتری پیش می برد. از طرفی با تمرکز بر کیفیت محصول تیم اسکرام تلاش می کند که بهترین محصول را با کیفیت بالا تحویل دهد.

کاهش زمان بازاریابی 

استفاده از اسکرام برای کاهش زمان بازاریابی نیز تاثیر دارد و در ادامه برخی مواردی که در این مسیر کمک کننده هستند بیان شده است:

• تمرکز بر مشتری: مطمئن شوید که همیشه روی آنچه برای مشتری مهم است متمرکز هستید و مطمئن شوید که پروژه با نیازهای مشتری مطابقت دارد.
• بازخورد و بهبود مستمر: به طور منظم از مشتری بازخورد دریافت کنید و تغییرات را در صورت لزوم اعمال کنید.
• تشکیل تیم‌های خود سازماندهی شده: به تیم‌های خود آزادی دهید تا نحوه انجام کار خود را انتخاب کنند و مسئولیت موفقیت پروژه را بر عهده بگیرند.
• تقسیم پروژه به بخش‌های کوچک‌تر: پروژه را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کنید که می‌توان آنها را در اسپرینت‌های کوتاه‌تر تکمیل کرد.
• برنامه ریزی برای اسپرینت های کوتاه تر: اسپرینت‌هایی را برنامه‌ریزی کنید که دو هفته یا کمتر طول بکشند.
• بررسی منظم اسپرینت ها: پس از پایان هر اسپرینت، پیشرفت کار خود را بررسی کنید و در صورت نیاز تغییرات را اعمال کنید.
• مشارکت اعضای تیم توسعه: روی همکاری و ارتباط با سایر اعضای تیم تمرکز کنید.

پویایی بهتر تیم 

پویایی تیم اسکرام یک عنصر کلیدی در اسکرام و مجموعه‌ای از روابط و تعاملات بین اعضای تیم اسکرام است. این پویایی به تیم کمک می‌کند تا کارآمد کار کند و پروژه‌های خود را با کیفیت بالا و به موقع تکمیل کند. تیم اسکرام بر مبنای پنج ارزش اسکرام  که شامل تعهد، تمرکز، رک بودن، احترام و شجاعت است می تواند پویایی خود را حفظ کند. وجود این ارزش‌ها در تیم کمک می‌کند تا یک محیط کاری مثبت و سازنده ایجاد کنند که در آن اعضای تیم بتوانند با یکدیگر به طور موثر ارتباط برقرار کنند، همکاری کنند و از یکدیگر یاد بگیرند.

در اینجا چند نکته برای ایجاد پویایی تیم اسکرام موثر آورده شده است:

• بر روی ارزش‌های اسکرام تمرکز کنید.
• نقش‌های اسکرام را درک کنید.
• با یکدیگر به طور موثر ارتباط برقرار کنید.
• همکاری کنید.
• از یکدیگر یاد بگیرید.
• انعطاف‌پذیر باشید.
• رک باشید.
• احترام بگذارید.
• شجاع باشید.

بالا رفتن رضایت سهامداران 

سهامدار اصلی پروژه مالک محصول است که با مشخص کردن اهداف محصول به تیم اسکرام خواسته و ویژگی های محصول خود را بیان می کند. مالک محصول با حضور در جلسات بازبینی اسپرینت همراه با تیم اسکرام از میزان پیشرفت مطلع شده و در صورت وجود ایراداتی آن را گوشزد می کند. و براساس معیارهایی که از پیش مشخص شده است می تواند پروژه را تائید یا رد کند.

در واقع مالک محصول به عنوان سهامدار می تواند از بازخوردهای دریافتی شما پس از هر اسپرینت میزان رضایت خود از پیشرفت کار را اعلام کند. تیم اسکرام نیز با رعایت ویژگی های درخواستی می تواند در اسپرینت های بعدی رضایت سهامداران را افزایش دهد. در مجموع از اسکرام می توانید برای بهبود رضایت سهامداران و ایجاد یک محیط کار مثبت و مثمر ثمر استفاده کنید.

افزایش بهره وری     

اسکرام با برنامه ریزی براساس خواسته های مشتری و مطابقت پروژه با نیازمندی او می تواند موجب افزایش بهره وری شده و همچنین با ایجاد تیم اسکرام خود سامان دهی شده که هر کس به خوبی از مسئولیت خود آگاهی دارد و در تصمیم گیری های تیم نیز مشارکت کافی دارند می تواند با دریافت بازخوردهای منظم از مشتریان تغییرات لازم در محصول اجرا کند. در این میان فقط بر کیفیت محصول می اندیشد، ضمن اینکه با ارزش قائل شدن به تیم توسعه نیز نقش زیادی بر افزایش بهره وری دارد.

بیشتر بخوانید: مدل bsc یا کارت امتیاز متوازن چیست؟ 4 معیار اصلی کارت مدل BSC

ارزش های پنج گانه اسکرام کدام موارد هستند؟

1- تعهد: اعضای تیم اسکرام نسبت به موفقیت پروژه متعهد هستند و تمام تلاش خود را می‌کنند تا پروژه را به موقع و با کیفیت تحویل دهند.

2-تمرکز: اعضای تیم اسکرام روی خواسته مشتری تمرکز می‌کنند و مطمئن می‌شوند که پروژه با نیازهای مشتری مطابقت دارد.

3-رک بودن: اعضای تیم اسکرام رک و صادق هستند و در مورد پیشرفت پروژه و چالش‌هایی که با آن مواجه هستند، شفاف هستند.

4-احترام گذاشتن: اعضای تیم اسکرام به همدیگر احترام می گذارند و به نظرات و دیدگاه‌های یکدیگر ارزش قائل هستند.

5-شجاعت: اعضای تیم اسکرام شجاع هستند و در مواجهه با تغییرات و چالش ها  راه های جدید را برای گرفتن نتایج بهتر آزمایش می کنند.

این ارزش های پنج گانه اسکرام به تیم‌های توسعه کمک می‌کنند تا پروژه‌های خود را به طور موثر مدیریت کنند و محصولاتی با کیفیت بالا تحویل دهند.

جمع بندی scrum چیست؟

در این مقاله سعی کردیم مطالب در خصوص نقش تکنیک اسکرام (scrum) در مدیریت سازمان ها بیان کرده و به سوالاتی از قبیل اسکرام چیست، scrum master چیست پاسخ دهیم. به طور کلی می توان به این نتیجه رسید که اسکرام به عنوان یک چارچوب به تیم های کمک میکند که با همکاری با یکدیگر و با استفاده از تجارب هم  در قالب تیم های خود سازماندهی شده برای توسعه نرم افزار و به عنوان زیر مجموعه ای از مدیریت پروژه اجایل (agile) همکاری کنند. با برگزاری جلساتی ضمن بررسی میزان پیشرفت پروژه نسبت به بهبود آن تلاش کنند.