تکنیک‌ های مدیریت تردد کارکنان شرکت‌ های بزرگ در جهان

در راهرو های شلوغ قصر غول ‌های کسب و کار، جایی که آسمان خراش‌ ها سر از میان ابرها بر می‌ آورند، در اتاق‌ های کنفرانسی که همهمه ایده‌ ها از هر طرف بلند است، یک ریتم آرام، یکنواخت و پیوسته به گوش می‌ رسد: ریتم حضور. هر تیک تیک ساعت، زدن کارت دسترسی و هر لاگین مجازی، در برقراری توازنی ظریف میان بهره‌وری و استقلال شرکت نقش دارد.

 به دنیای مدیریت حضور غیاب خوش آمدید! دنیایی که الگوریتم‌ ها با اسکنر های بیومتریک به طور پیوسته سر و کار دارند و وقت شناسی، زمان و حضور حرف اول را می‌ زند. کلان شهری را تصور کنید که در آن جغد های شب با چکاوکان صبح همکاری می ‌کنند و تیم ‌های دورکار بین قاره‌ ها پل زده و با هم در ارتباط هستند. در این جا، حضور صرفا به اعداد محدود نمی ‌شود، بلکه خود یک روایت است؛ روایتی از تعهد، انعطاف پذیری و انرژی جمعی.

مدیریت تردد کارکنان در شرکت‌ های بزرگ

مدیریت تردد کارکنان در سازمان های بزرگ یکی از چالش‌ های چند بعدی است که آمیزه‌ ای از خطوط مشی، فناوری ‌های جدید و فرهنگی پایدار را می‌طلبد.

شرکت‌ های بزرگ به خوبی از اهمیت حضور نیروی کار به عنوان بزرگترین سرمایه خود آگاه‌ اند. آنان می‌ دانند که کنترل رفت و آمد کارکنان چه نقش مهمی در حفظ و ارتقای بهره‌وری و کارامدی عملیاتی در شرکت ایفا می ‌کند. زمانی که کارکنان بدون عذر موجه یا بر اثر سهل انگاری در رعایت برنامه کاری از پیش تعیین شده در محل کار خود حاضر نمی‌ شوند، جریان کار مختل شده و نهایتا شاهد ناکارامدی و اثرگذاری سوء بر بهره‌وری و عملکرد کلی شرکت خواهیم بود. همچنین، شرکت ‌های بزرگ آگاه اند که غیبت پرسنل منجر به افزایش هزینه‌ های عملیاتی، به دلیل استخدام نیروی کار موقت، پرداخت اضافه کاری ها و جبران مالی افت بهره‌وری می‌ گردد. در این مجال می‌ خواهیم تکنیک‌ های متعددی را به شما معرفی کنیم که شرکت‌ های بزرگ در جهان از آن ها به منظور مدیریت و نظارت موثر بر رفت و آمد و حضور و غیاب کارکنان خود بهره می ‌برند. پس با ما همراه باشید.

جدیدترین تکنیک‌ های کنترل تردد پرسنل

در ادامه انواع تکنیک کنترل تردد پرسنل ارائه می شود:

کنترل تردد تکنولوژی محور

یکی از موثرترین و جدیدترین تکنیک‌ ها جهت کنترل تردد پرسنل در شرکت‌ های بزرگ جهان استفاده از سیستم‌ های رهگیری و کنترل تردد تکنولوژی محور می‌ باشد. این سیستم‌ های پیشرفته و نوین طیف وسیعی از سامانه‌ های حضور و غیاب را در بر می‌گیرند؛ از اسکنرهای بیومتریک و کنترل دسترسی مبتنی بر فناوری رادیو شناسه (RFID) گرفته تا اپلیکیشن‌های شبکه محور در گوشی‌های هوشمند.  به علاوه، در این عصر دیجیتالی که همه سیستم ها با هم در ارتباط هستند، سیستم های کنترل تردد نیز از غافله عقب نمانده و به خوبی با سیستم پرداختی، سیستم های مربوط به نیروی انسانی و سیستم های تحت کنترل مدیران تعامل برقرار کرده اند. شرکت های بزرگ جهان با بهره‌مندی از این فناوری‌ های جدید، رفت و آمد و حضور و غیاب پرسنل خود را با دقت و امنیت بسیار بالایی ثبت می کنند، بر ساعات کاری افراد خود نظارت داشته و الگو های حضور و غیاب آنان را شناسایی می کنند. سامانه حضور و غیاب فناوری محور، راهکاری بسیار مطمئن جهت ثبت خودکار حضور کارکنان و تسهیل فرایند های نظارتی بر رفت و آمد آنان می ‌باشد.

فرایند ها، سیاست ها و خطوط مشی

تعیین فرایند ها، سیاست ها و خطوط مشی مشخص و صریح، راهکاری اساسی و مهم در مدیریت موثر حضور و غیاب کارکنان تلقی می‌ شود. شرکت‌ ها از طریق طرح و بیان صریح انتظارات خود در خصوص وقت شناسی، گزارشگری غیبت، درخواست‌ های مرخصی و عواقب ناشی از عدم رعایت انتظارات شرکت اطمینان حاصل می‌ کند که پرسنل به خوبی از استاندارد ها و معیار های حضور و غیاب و رفت و آمد و نیز پیامد های عدم رعایت این استاندارد ها آگاه اند. سیاست‌ های شرکت ‌های بزرگ در قبال رفت و آمد کارکنان، مولفه های متعددی را در بر می‌ گیرد؛ از جمله معرفی سیستم‌ های کنترل تردد مورد استفاده، تعریف و معرفی انواع مرخصی‌ ها نظیر مرخصی استعلاجی، تعطیلات، کار های شخصی و ضروری و نیز نحوه صحیح درخواست و ثبت مرخصی از سوی کارکنان، آموزش فرایند های گزارشگری که از طریق آن ها پرسنل می‌ توانند غیبت خود را به اطلاع شرکت برسانند، از جمله از طریق تماس با سرپرست، استفاده از درگاه‌ های اینترنتی، یا ارسال ایمیل (اهمیت آموزش گزارشگری از آن جهت است که گزارش به موقع باعث می‌ شود مدیران برای جایگزینی پرسنل غایب برنامه‌ریزی کنند)‌ و در آخر، شرح پیامد های ناشی از غیبت بیش از حد.

برنامه تشویقی و قدردانی از پرسنل

یکی دیگر از تکنیک‌ های موثر کنترل رفت و آمد پرسنل که در شرکت‌های بزرگ جهان اجرا می ‌شود، در نظر گرفتن برنامه‌ های تشویقی و قدردانی از پرسنلی است که حضور موثر و مستمری در شرکت دارند. این شرکت‌ ها با قدردانی و تشویق پرسنلی که در ساعات کاری در شرکت حضور داشته، غیبت نداشته یا حداقل غیبت را داشته‌ اند، سایر پرسنل را به رعایت وقت شناسی و حضور مستمر ترغیب می کنند. برنامه های تشویقی می تواند شامل افرایش حقوق، تقدیر از پرسنل نمونه در حضور سایرین، دادن بن یا هدیه باشد.

دستگاه‌ حضور غیاب

استفاده از بهترین دستگاه‌ حضور غیاب علاوه بر ثبت زمان ورود و خروج افراد، مانند یک کیمیاگر، هر ضربه ثبت حضور بر خود را به داده و سپس آن را به گزارشی دقیق تبدیل می کند.  مدیران شرکت ‌های بزرگ و مطرح جهان با انجام بررسی‌‌ و تجزیه و تحلیل‌‌ این داده ها و گزارش ها به طور منظم، اشراف کاملی بر الگو های حضور و غیاب پرسنل پیدا کرده و مواردی را که نیاز به مداخله دارند، شناسایی می کنند. از طریق این داده‌ ها، مسائلی که به صورت مکرر اتفاق می‌ افتند، الگو های غیبت و فرصت‌ های مداخله فراهم می ‌شود. این رویکرد داده محور، شرکت‌ های بزرگ را قادر می‌ سازد تا تصمیم‌ گیری‌ های درستی در خصوص رتبه‌ بندی پرسنل، مدیریت عملکرد و اجرای مناسب مداخلات مدنظر جهت رسیدگی به مشکلات مربوط به حضور و غیاب افراد خود داشته باشند.

شرکت‌ های بزرگ و نامدار جهان به سبب توسعه روزافزون و دامنه وسیع فعالیت‌ های خود، بخشی از فعالیت ‌ها و وظایف خود را به نیروی دورکار محول می‌ کنند. با آن که دورکاری مزایای زیادی برای شرکت دارد، اما مدیریت پرسنل دورکار چالش‌ های خاص خود را به همراه دارد. شرکت‌ های بزرگ با بهره‌مندی از یک سیستم حضور و غیاب پیشرفته جهت ثبت ساعات کار، تعیین اهداف کاری و عملیاتی و استفاده از ساز و کارهای نظارتی منظم، از حضور پرسنل دورکار خود و نحوه مشارکت آن ها در سازمان مطلع می‌ شوند.

جمع بندی

در پایان باید گفت که مدیریت کارامد رفت و آمد کارکنان در شرکت ‌های بزرگ، مستلزم بکارگیری آمیزه‌ای از راهکار های نوین و فناوری محور، سیاست‌ های مشخص، مشارکت فعال کارکنان و تحلیل‌ های مبتنی بر داده ‌های دقیق می‌ باشد. شرکت‌ های بزرگ با به کارگیری این تکنیک‌ ها از نظارت موثر بر حضور و غیاب و رفت و آمد کارکنان خود اطمینان حاصل می ‌کنند. اگر شما هم می‌ خواهید مانند شرکت‌ های مطرح و بزرگ جهان از یک سامانه حضور و غیاب پیشرفته جهت کنترل تردد پرسنل خود استفاده کنید، پیشنهاد ما به شما استفاده از دستگاه های حضور و غیاب ساخت شرکت مهندسی کسرا است. این شرکت، پیشرو در ارائه انواع  نرم افزار حضور و غیاب پیشرفته با قابلیت‌ های فراوان به مشتریان عزیز خود می باشد. جهت اطلاع از انواع سیستم حضور و غیاب ساخت این شرکت و مشخصات آن ها با کارشناسان شرکت حضور غیاب کسرا در تماس باشید.