اصول مدیریت زمان برای داشتن زندگی بهتر

مقدمه ؛ اصول مدیریت زمان

زمان یکی از باارزش‌ترین سرمایه‌های زندگی است، اما بسیاری از ما همیشه احساس می‌کنیم وقت کم می‌آوریم. دلیل اصلی این مشکل، نبود برنامه‌ریزی و مدیریت صحیح زمان است. با رعایت اصول مدیریت زمان، می‌توانیم در مدت کوتاه‌تر کارهای بیشتری را با کیفیت بالاتر انجام دهیم و از استرس و آشفتگی دور بمانیم. افراد موفق با برنامه‌ریزی دقیق، تمرکز بیشتری بر فعالیت‌های خود دارند و همین باعث افزایش بهره‌وری و رضایتشان می‌شود.
اگر شما هم جزو کسانی هستید که کارهای زیادی انجام می‌دهید اما باز هم وقت کم می‌آورید، وقت آن رسیده که با یادگیری اصول مدیریت زمان، فعالیت‌های روزانه‌تان را آسان‌تر، سریع‌تر و خلاقانه‌تر پیش ببرید

مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان به این معنی است که زمان مفید خود را به کارهای با اهمیت اختصاص دهید. رعایت اصول مدیریت زمان به شما این اجازه را می دهد که کارها را با اولویت بندی انجام دهید، زمان های مشخصی را برای فعالیت های با اهمیت قرار دهید. مدیریت زمان به این معنی است که شما بتوانید از وقت خود به بهترین شکل ممکن برای انجام فعالیت ها در کمترین زمان بهره مند شوید.

یکی از گام های اساسی در مدیریت زمان این است که بدانید کدام کارها اولویت و اهمیت بیشتری دارند که پس از شناسایی آنها مدت زمان مورد نیاز را به آنها اختصاص دهید که بدانید کدام کار را باید زودتر انجام دهید و کدام کار عجله ای برای انجام ندارند.

مدیریت زمان را می‌توان اینگونه تعریف کرد: “استفاده هوشمندانه از زمان در اختیار شما، به منظور افزایش چند برابری بهره وری به طور خاص در زمینه کاریتان”. خوب بودن در مدیریت زمان به معنای سازماندهی وقت خود به صورت هدفمند و اولویت بندی فعالیت هایی است که شما را به سمت اهداف خود سوق می دهد و به ارزش های شما احترام می گذارد.

بطور کلی در یک جمله مدیریت زمان به منظور استفاده بهینه از زمانی که در اختیار دارید برای انجام فعالیت های اساسی است. اینکه بدانید چقدر از زمان خود را به کدام کار اختصاص دهید تا بهترین بهره وری و کارایی را داشته باشید اهمیت زیادی دارد. در یک مثال ساده از تاثیر مدیریت زمان به این مورد اشاره می کنیم که افراد برای انجام کاری چندین ساعت در طول روز وقت صرف می کنند در حالی که امکان انجام کارهای بیشتری هم در این مدت زمان وجود داشته است.

بیشتر بخوانید: مهارت حل مسئله (Problem-solving skill) چرا انقدر مهم است؟

اهمیت مدیریت زمان

یک مدیریت زمان خوب برای موفقیت ضروری است پس نباید تصور شود که شما را به موفقیت در حیطه کاری، رابطه دوستی و فعالیت های ورزشی و یا هر امر دیگری که نیازمند مهارت و اصول مدیریت زمانی باشد، محدود کند. برای رسیدن به اهداف خود مستلزم داشتن نظم و انضباط و داشتن هدف هستیم. از جمله مزایای آن می توان به موارد ذیل اشاره داشت:

• بهره وری و کارایی بیشتر
• شهرت بیشتر در حرفه
• استرس کمتر
• فرصت های بیشتر برای پیشرفت
• فرصت های بیشتر برای رسیدن به اهداف مهم کاری و شخصی

اصول مدیریت زمان

در وصف همه افراد موفق گویند که بسیار منظم و مدیریت خوبی دارند. خوشبختانه مهارت های مدیریت زمان با تمرین و تکرار قابل یادگیری هستند. در ادامه به مرور چند اصل مهم مدیریت زمان می پردازیم:

تعیین اهداف

بهتر است هدف ها و اولویت های خود را به صورت کاملا واضح و شفاف تعیین کنید. چنانچه این کار برایتان دشوار است، بهتر است موارد را یادداشت و لیست نمایید تا با کمک فردی بتوانید برنامه ریزی کنید. یک مدیریت خوب به برنامه ریزی و تصمیم گیری آگاهانه نیاز دارد که این خود مستلزم تعیین اولویت های شما و انتخاب آنها براساس اولویت است.

برای هر روزتان از قبل برنامه ریزی کنید

برنامه ریزی روزانه باعث افزایش دو برابری کارایی تان خواهد شد. در واقع اینکار باعث جلوگیری در تضعیف عملکرد خواهد شد. برای شروع از هر آنچه به ذهنتان میرسد که در دراز مدت میخواهید انجام دهید یک فهرست کلی تهیه و سپس به فهرست اصلی کنترل زندگیتان تبدیل نمایید.

مصمم بودن

یکی از مهم ترین خصوصیات افراد موفق و خوشبخت بیان می شود ،مصمم بودن است. خودتان را منضبط کنید تا کاری را که میدانید برای بهتر شدن در کارتان لازم است، انجام دهید. این ویژگی باعث می شود تا فرد هر کاری را در زمان مقرر خودش انجام دهد.

ماتریس آیزنهاور برای مدیریت زمان

این ماتریس یکی از محبوب ترین ابزارها برای کمک به تنظیم اولویت هاست. همان طور که واضح است اولین قدم این است که همه کارهای خود را در یکی از چهار دسته زیر سازماندهی کنید :

متعهد بودن به برنامه

عدم تصمیم گیری در لحظه، باعث کاهش بهره وری می شود.هدف از برنامه ریزی این است که تصمیماتی اتخاذ کنیم تا با تمرکز خاطر به سمت انجام آن در زمان مناسب پیش برویم .این بدان معنا نیست که شما نیاز به افزایش سرعت و انعطاف پذیری در برنامه خود برای مدیریت زمان دارید.

در اوج انرژیتان کار کنید

یکی دیگر از مهم ترین نیازهای کارایی بالا ، سطح بالای انرژی جسمی ،ذهنی و احساسی است. با ارزش ترین سرمایه در کارتان،توانایی برای خوب فکر کردن و درست اجرا کردن است. حداکثر بهره وری و کارایی نیاز به این دارد که از سلامت جسمی و ذهنی تان به خوبی مراقبت کنید.

بیشتر بخوانید: ۸ ابزار کاربردی دورکاری برای سازمان‌ها

استراتژی های مدیریت زمان

• تعیین زمان مقرر ( نقطه پایان وقت) برای انجام کارها
• تعیین پاداش در صورت انجام کارها زودتر از موعد زمانی
• تعیین فعالیت های برتر در روز (تعیین اولویت ها در هر روز )
• انجام موازی کارهای کوچک مشابه بدان معنا که کارهایی که جزیی از ,کارهای روزمره و همیشگی محسوب میشوند را در کنار هم و باهم انجام دهید.
• اجتناب از انجام همزمان تمام کارها: برخی مطالعات نشان می دهند که آسیب اینکار بیشتر از فایده آن است. 

روانشناسی مدیریت زمان

آرنولد شواتزنگر باور دارد که ذهن و تصورات ما تعیین‌کننده توانایی‌هایمان هستند. اگر چیزی را باور داشته باشیم، انجام آن ممکن خواهد شد. در مسیر موفقیت، مدیریت زمان یکی از کلیدی‌ترین ابزارهاست.

بسیاری از افراد بارها تصمیم گرفته‌اند زمان خود را بهتر مدیریت کنند، اما صرفِ تصمیم‌گیری کافی نیست؛ باید انگیزه و دلیل قانع‌کننده برای اجرای آن وجود داشته باشد. این انگیزه زمانی ایجاد می‌شود که سود و مزایای مدیریت زمان را بشناسیم.

مزایای روانشناختی و عملی مدیریت زمان

با اجرای اصول مدیریت زمان شما می‌توانید:

• حداقل دو ساعت زمان اضافه در روز شناسایی کنید.

• کارایی و عملکرد خود را بهبود دهید.

• بر روند زندگی‌تان کنترل بیشتری داشته باشید.

• زمان بیشتری را با اعضای خانواده سپری کنید.

نتایج تحقیقات نشان می‌دهد رابطه معناداری بین مدیریت زمان و هوش هیجانی وجود دارد. به عنوان مثال مدیریت زمان و هوش هیجانی قادر به پیش بینی استرس شغلی می باشد. بنابراین افرادی که به احساسات خود توجه کرده و آن را شناسایی و درک می نمایند، می‌توانند تاثیر اتفاقات استرس زا را به حداقل رسانده و به راحتی با آنها مقابله کنند و در نتیجه می توانند عملکرد بهتری در مدیریت زمان داشته باشند.

بیشتر بخوانید: مدیریت زمان حضور و غیاب کارکنان با اتوماسیون حضور و غیاب کسرا

قوانین مدیریت زمان

قانون اول: جهان برخلاف شما پیش می رود

با تمرکز بر اهداف و فعالیت‌های اصلی، نتایج مؤثرتری به دست می‌آورید. اما به‌محض خروج از این دایره‌ی تمرکز، هم زمان را از دست می‌دهید و هم کارایی‌تان کاهش می‌یابد. دنیای بیرون پر از عوامل حواس‌پرتی است؛ از تبلیغات گرفته تا شبکه‌های اجتماعی. این موارد به‌تدریج شما را درگیر خود می‌کنند و باعث هدر رفتن زمان می‌شوند. برای مقابله با این مشکل باید سه عنصر هدف، برنامه و سیستم را همیشه در زندگی مدنظر داشته باشید.

قانون دوم: یا شما زندگی خود را کنترل می کنید؛ یا زندگی شما را کنترل می کند.

اگر فضای کاری‌تان آشفته و پر از اختلال باشد، تمرکز کافی برای اجرای برنامه روزانه نخواهید داشت. یک محیط کاری مطلوب، حواس‌پرتی را کاهش داده و بهره‌وری شما را بالا می‌برد.
برای مثال، وقتی وارد یک کافه می‌شوید ممکن است تحت تأثیر فضای آن غذایی متفاوت از آنچه در نظر داشتید سفارش دهید. در زندگی کاری هم همین است: اگر محیط مناسب نباشد، تصمیم‌ها و انتخاب‌هایتان تغییر می‌کند. مدیریت زمان با ایجاد فضای کاری مطلوب و کاهش سردرگمی‌های ذهنی، تأثیر زیادی بر عملکرد شما دارد.

قانون سوم: فعالیت ها و وظایف خود را بنویسید

از آنجایی که مغز انسان در طول روز اطلاعات زیادی را دریافت و ذخیره می کند و تنها با تکیه به توانایی مغز نمی توان کارها را مدیریت کرد. گاهی ممکن است به دلیل تعدد فعالیت ها برخی از آنها را فراموش کنید و کارهای ناتمام زیادی داشته باشید. راه حل آسان برای رفع این مشکل یادداشت کردن برنامه ها و فعالیت های روزانه است. با یادداشت برداری تمرکز و دقت بیشتری در کارها دارید و در نتیجه کارایی شما نیز افزایش می یابد. 

قانون چهارم: بیشترین استفاده از زمان را داشته باشید

ساعاتی از روز انسان بیشترین بهره وری را دارد و برای انجام کارها نیازی به صرف زمان زیادی در طول روز ندارید، بلکه با بدست آوردن زمان اوج و یا زمان مفید می توانید نتیجه مثبتی از کارهای خود بگیرید.بطور مثال اکثر افراد در ساعات ابتدای روز بیشتری بهره وری را دارند و می توانند با ذهنی آزادتر به کارهای مهم تر بپردازند. این تایم را باید به کارهای با اولویت بالا اختصاص دهید و با تمرکز حواس بالاتری به آنها بپردازید.

قانون پنجم: عناصر اتلاف زمان و کاهش عملکرد را بشناسید

برای مدیریت بهتر زمان باید عواملی را که موجب هدر رفتن وقت و کاهش عملکرد می‌شوند شناسایی و حذف کنید. سه عامل رایج عبارت‌اند از:

1. جلسات غیرضروری: جلسات می‌توانند برنامه‌ی روزانه را مختل کرده یا باعث نیمه‌کاره ماندن کارها شوند. با برنامه‌ریزی دقیق، از برگزاری یا شرکت در جلسات غیرضروری پرهیز کنید.

2. ایمیل‌های کاری: پاسخ به ایمیل‌ها زمان زیادی می‌گیرد. بهتر است خواندن و پاسخ‌گویی به آن‌ها را به ساعات پایانی کار موکول کنید تا روند فعالیت‌های اصلی شما مختل نشود.

3. انجام چند کار به‌طور همزمان: چندوظیفگی باعث کاهش تمرکز و افت کیفیت کارها می‌شود. بهترین روش این است که کارها را اولویت‌بندی کرده و به ترتیب اهمیت انجام دهید.

قانون ششم: برای انجام کارهای کوچک نیاز به استراحت یا صرف زمان زیادی ندارید

برخی تصور می‌کنند برای انجام کارهای کوچک مثل پاسخ به تلفن یا چک کردن ایمیل باید بین کارها استراحت داشته باشند. اما در عمل، این کار تنها موجب از دست رفتن زمان مفید و کاهش تمرکز می‌شود. چنین وقفه‌هایی انرژی مضاعفی ایجاد نمی‌کنند؛ بلکه باعث حواس‌پرتی و افت کارایی می‌شوند.

بیشتر بخوانید: کار عمیق (Deep Work) چیست و چه تفاوتی با کار سطحی دارد؟ 

نحوه مدیریت زمان

1. برنامه ریزی برای روزهای هفته 

برای اینکه همیشه زمان کافی برای انجام کارها داشته باشید، لازم است یک برنامه‌ی منظم برای فعالیت‌های کاری خود تدوین کنید. استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه یا ابزارهای برنامه‌ریزی کمک می‌کند هیچ کاری ناتمام نماند و همه وظایف در زمان مشخص انجام شوند.
این روش علاوه بر اینکه تصویر روشنی از پروژه‌های در دست انجام به شما می‌دهد، امکان تنظیم زمان‌بندی جداگانه برای هر کار را فراهم می‌کند. همچنین در صورت نیاز می‌توانید زمان اجرای برخی فعالیت‌ها را جابه‌جا کرده و از وقت خود به بهترین شکل استفاده کنید.

2. استخدام افراد شایسته و مستعد

با استخدام افراد شایسته و با استعداد تیم متخصص در هر زمینه ای تشکیل می دهید و از انجام همه کارها در زمان مورد نظر اطمینان خاطر خواهید داشت. شما بعنوان مدیر شرکت نمی توانید به تنهایی همه کارها را به عهده بگیرید یا در همه جلسات شخص خودتان حضور داشته باشید در این مواقع حضور افراد با تجربه و دانش تخصصی کمک زیادی به پیشبرد اهداف سازمان می کند و می توانید از آنها برای حضور در جلسات ضروری بهره مند شوید. 

با وجود تیم ماهر و مستعد خیال شما از بابت انجام کارها راحت است و می توانید همه فعالیت ها را مدیریت کنید. نیروی مستعد و متخصص توانایی انجام کارها بدون نیاز به نظارت دائم شما را دارد و پروژه ها در زمان مشخص شده انجام می شوند؛ در نتیجه مشتریان شما وفادار و دائمی خواهد بود. 

3. استخدام مسئول دفتر یا دستیاری پرتلاش 

حضور دستیار یا مسئول دفتر توانا که به همه مسائل احاطه داشته باشد و جزئیات فعالیت های شما را بداند در نظم بخشیدن به کارها نقش مهمی دارد. اگر به عنوان مدیر شرکت مسئول دفتری شایسته و با تجربه داشته باشید بدون نگرانی از ساماندهی کارها، تمرکز خود را به مسائل اساسی شرکت داده و در راستای اهداف سازمان گام برمی دارید. با استفاده از دستیار ضمن مدیریت زمان، وقت مفید خود را صرف مسائل مهم سازمان کرده و با جلب رضایت مشتریان بازدهی بیشتری دارید. 

4. استفاده از فناوری های روز 

امروزه با پیشرفت تکنولوژی و با نصب برنامه های کاربردی روی لپ تاپ،تبلت یا گوشی می توانید اطلاعات خود را به آن انتقال داده و حتی زمانیکه در شرکت حضور ندارید نظارت کامل بر مسائل داشته و آنها را مدیریت کنید. از زمان خود در هر حالتی از زمان غذا خوردن گرفته تا داخل ماشین حین سفر ایمیل های کاری را چک می کنید و با نظارت بر پروژه ها ضمن مدیریت زمان پاسخگوی مشتریان خواهید بود. 

بیشتر بخوانید: تحول دیجیتال چیست و چه اهمیتی دارد؟ 

مدیریت زمان چه دستاوردهایی دارد؟

مدیریت زمان با کمک به زمانبندی و برنامه ریزی کارها تناسب فعالیت های کاری و زندگی شخصی را حفظ کرده و به پیشرفت کسب و کارتان کمک می کند. 

1. افزایش کارایی و عملکرد کاری 

با اولویت بندی کارها و صرف زمان مفید برای کارهای مهم، عملکرد بهتری در انجام کارها دارید و بدون اتلاف وقت برای انجام کارهای بدون زمانبندی، وقت کافی برای رسیدگی به فعالیت های خود دارید. از طرفی با تمرکز بهتر روی کارهای مهم تر کارایی خود را افزایش داده و از حواس پرتی برای کارهای غیر ضروری پیشگیری می شود.

2. کسب نتایج مطلوب 

وقتی استرسی از بابت رسیدن زمان تحویل کار ندارید با تمرکز بهتری به کارها می پردازید و با مدیریت زمان و اولویت بندی آنها خیالتان از داشتن زمان کافی برای تحویل کارها راحت است. این موارد بر کیفیت کارها نیز تاثیر می گذارد و موجب کسب نتایج مطلوب می شود.

3. انجام کارها طبق زمانبندی

مدیریت زمان و اختصاص زمان مشخص برای هر فعالیتی در سازمان موجب داشتن لیستی از کارها را تاریخ تحویل مشخص می شود و به شما کمک می کند که بدانید هر پروژه ای کی باید تحویل داده شود یا حتی زودتر از مدت زمان تعیین شده کارها را تحویل می دهید. به این نکته هم توجه داشته باشید که با بررسی دقیق کارها و زمانبندی اصولی آنها تایم های خالی برای کارهای پیش بینی نشده هم خواهید داشت. 

4. کاهش استرس شغلی 

مدیریت زمان اصولی با درجه بندی کارها براساس میزان اهمیت آنها موجب می شود که از استرس شغلی شما هم کاسته شده و بدانید که روزانه چه کارهایی را باید انجام دهید و یا چه کاری باید در آن روز تحویل داده شود. بالعکس اگر برنامه زمانبندی براساس اولویت کارها تنظیم نشود موجب اضطراب و استرس دائمی در محیط کار می شود.

5. ایجاد موقعیت های شغلی بهتر

با مدیریت زمان در محیط کار ضمن شکل گیری تیم حرفه ای و متعهد که هر کس نسبت به وظایف خود آشناست می تواند جایگاه شغلی آنها را تثبیت کرده و یا حتی در مواردی موجب بهبود موقعیت شغلی افراد شده و برای سایرین هم ایجاد انگیزه کند.  

6. افزایش اعتماد به نفس 

افراد در هر محیط کاری که باشند وقتی وظایفی که به آنها محول شده را بهترین نحو و براساس زمانبندی انجام می دهند ضمن اینکه از طرف مدیریت مورد ستایش قرار می گیرند؛ اعتماد به نفس بیشتری هم در خود احساس می کنند. به پایان رساندن پروژه طبق برنامه و با موفقیت خود انگیزه ای بزرگ برای افراد است که با بهبود مهارت های خود در جهت مدیریت زمان و ایجاد فرصتهای جدید تلاش کنند. 

7. انجام تاثیرگذار و کارآمد فعالیت ها

مدیریت زمان به شما کمک می کند که با تمرکز بهتری به کارهایتان بپردازید و این فرصت را برای شما فراهم می کند که حتی در مدت زمان کم به کارهای بیشتری رسیدگی کنید. به طور مثال وقتی تا پیش از قرار کار مهم نیم ساعتی فرصت برای انجام کار دارید و به جای اتلاف وقت یا استراحت به کارهای خود می پردازید ذهن شما از آن کار آزاد شده و با برای انجام کارهای بعدی با حضور ذهن و تمرکز بالاتری آماده می شوید. با استفاده بهینه از زمان موجب انجام بهتر کارها و تاثیرگذاری بیشتر آن در نتیجه نهایی کار می شود. 

نقش مدیریت زمان در زندگی

مدیریت زمان فقط در محیط کاری اهمیت ندارد؛ بلکه در زندگی شخصی نیز عامل مهمی برای پیشرفت فردی و آرامش ذهنی است. با برنامه‌ریزی درست می‌توانید کارها را با تمرکز بیشتری انجام دهید، استرس را کاهش دهید و وقت بیشتری برای خانواده و علایق شخصی داشته باشید.

مدیریت زمان به شما کمک می‌کند:

• وظایف مهم را در اولویت قرار دهید و برای سایر کارها زمان مشخصی تعیین کنید.

• بدانید در هر روز یا ساعت چه کاری باید انجام دهید و در کجا باید باشید.

• از زمان آزاد خود برای انجام کارهای عقب‌افتاده، سرگرمی یا تفریح استفاده کنید.

• اهداف بلندمدت خود را سازماندهی کرده و قدم‌به‌قدم برای رسیدن به آن‌ها تلاش کنید.

یکی از مزیت‌های مهم مدیریت زمان این است که هنگام مواجهه با اتفاقات پیش‌بینی‌نشده، انعطاف بیشتری دارید و بدون استرس می‌توانید آن‌ها را مدیریت کنید. همچنین فرصتی برای سفر، استراحت یا پرداختن به کارهایی که مدت‌ها در ذهن داشتید فراهم می‌شود.

با مدیریت درست زمان دیگر حسرت گذشته را نمی‌خورید. شما می‌آموزید که بر کارهای مهم تمرکز کنید، سردرگمی را کاهش دهید و بدون نگرانی از عقب‌ماندن، با اعتمادبه‌نفس و آرامش بیشتری کارها را به سرانجام برسانید. نتیجه‌ی نهایی، بهره‌وری بالاتر و کیفیت زندگی بهتر خواهد بود.

بیشتر بخوانید: تفکر سیستمی چیست؟ مزایای تفکر سیستمی

سه تکنیک مدیریت زمان

حالا که با مفهوم مدیریت زمان آشنا شدیم، وقت آن است با چند تکنیک کاربردی هم آشنا شویم. دانستن این روش‌ها به شما کمک می‌کند زمان خود را اصولی‌تر مدیریت کنید، هرچند قرار نیست همه چیز به‌طور معجزه‌آسا تغییر کند. کافی است با توجه به نوع فعالیت‌هایتان، مناسب‌ترین تکنیک را انتخاب کنید تا بهره‌وری بیشتری داشته باشید.

تکنیک پومودورو (pomodoro)

تکنیک پومودورو (pomodoro) از کاربردی ترین روش های مدیریت زمان محسوب می شود که برای سه دسته از  افراد پیشنهاد میشود:

• افرادی که بخاطر تنبلی و پشت گوش انداخت پیگیر کارهایشان نیستند
• افرادی که تمرکز لازم برای ادامه کار ندارند و همیشه دچار حواس پرتی می شوند
• افرادی که زود خسته شده و از شاخه ای به شاخه دیگر می پرند
• افرادی که هنوز نمی دانند کدام کارهایشان اولویت بیشتری دارد تا زمانبندی کارهایشان را براساس آن انجام دهند!

اصل اساسی اجرای دقیق تکنیک پومودورو می گوید برای هر کاری فقط 25 دقیقه متمرکز شوید؛ دراین مدت زمان کم ذهن فعال است و سپس با استراحت 5دقیقه ای دوباره کار را از سر بگیرید. در این 5 دقیقه استراحت می توانید قدم بزنید، نفس بکشید یا حرکات کششی انجام دهید. با تکرار این زمان 25 دقیقه ای به مدت سه بار و سه استراحت 5دقیقه ای، حالا می توانید به خود نیم ساعت استراحت دهید. در این استراحت 30 دقیقه ای اجازه استفاده از شبکه های اجتماعی را هم دارید. 

تکنیک پومودورو توسط فرانچسکو کریلو ایتالیایی معرفی شد و به مفهوم جعبه زمان اشاره دارد. با استفاده از این روش شما برای مدیریت زمان یک جعبه زمان دارید که زمان انجام کار را به سه مدت زمان 25 دقیقه ای تقسیم می کنید و به هریک از این سه تایم 25  دقیقه ای یک پومودورو به معنی گوجه فرنگی اطلاق می شود. بین هر پومودورو یک مدت زمان 5 دقیقه ای استراحت در نظر گرفته شده که افراد فرصت متمرکز شدن بر کار را دارند.

تکنیک تمرکز فرانکلین کاوی

دراین نوع از تکنیک مدیریت زمان که توسط استفان کاوی ابداع شده است کارها به صورت ماتریس براساس اهمیت آنها تقسیم بندی می شوند. در این روش هدف اولویت بندی کارها براساس میزان اهمیت آنها برای تمرکز بهتر بر کارها است. 

تکنیک GTD

یکی دیگر از تکنیک های مدیریت زمان است روش(GTD(getting things done است که در آن افراد کارهایی که در ذهن دارند را یادداشت می کنند و ذهن به طور ناخودآگاه از مرور و یادآوری کارهای انجام شده آزاد می شود و می تواند روی کارهایی که یادداشت شده متمرکز شود. در روش GTD برای انجام کارها روند کلی تعریف می شود و براساس همان روند کارها انجام می شود. در این تکنیک اولویت بندی مطرح نیست، و فرآیند ثبت اطلاعاتی که برای هر کار نیاز دارند به صورت ساده ثبت و کنترل می شود.  

معرفی چند نرم افزار مدیریت زمان

نرم افزارهای مدیریت زمان با هدف برنامه‌ریزی بهتر و افزایش بهره‌وری طراحی شده‌اند. این ابزارها روند پیگیری وظایف را ساده‌تر می‌کنند، به شما دید کلی از پروژه‌ها می‌دهند و احتمال فراموش‌شدن یا عقب‌افتادن کارها را کاهش می‌دهند. در ادامه چند نمونه از ابزارهای پرکاربرد مدیریت زمان معرفی شده است:

1. رسکیو تایم (Rescuetime)

رسکیوتایم فعالیت‌های شما روی رایانه و موبایل را ردیابی کرده و گزارشی دقیق از زمان صرف‌شده روی وب‌سایت‌ها و نرم‌افزارها ارائه می‌دهد. این ابزار با نمایش داده‌ها در قالب نمودار، به شما کمک می‌کند عوامل اتلاف وقت را شناسایی کنید و بهره‌وری فردی یا تیمی را افزایش دهید.

2. نرم افزار تاگل (togll)

تاگل یکی از ساده‌ترین ابزارهای ثبت و پیگیری زمان است. کافی است دکمه‌ی شروع را بزنید تا زمان فعالیت‌ها ثبت شود. این نرم‌افزار نسخه‌ی دسکتاپ، موبایل و تحت وب دارد و به دلیل رابط کاربری آسان، محبوبیت زیادی بین فریلنسرها و تیم‌های کوچک پیدا کرده است.

3. برنامه تایملی (timely)

تایملی با بهره‌گیری از هوش مصنوعی به‌طور خودکار زمان فعالیت‌ها را ثبت می‌کند. این نرم‌افزار امکان مشاهده پروژه‌ها بر اساس اعضا و ساعت کاری را فراهم کرده و گزارش‌های دقیقی از بهره‌وری ارائه می‌دهد. تایملی مناسب تیم‌هایی است که به دنبال ردیابی زمان بدون نیاز به ورود دستی هستند.

4. نرم افزار هاروست (Harvest)

هاروست علاوه بر مدیریت زمان، قابلیت‌های مالی مانند ثبت هزینه‌ها و صدور فاکتور نیز دارد. داشبورد ساده و کاربرپسند آن امکان افزودن وظایف، زمان‌بندی و مشاهده فعالیت اعضای تیم را فراهم می‌کند. این نرم‌افزار برای سازمان‌هایی که نیاز به گزارش مالی و مدیریت پروژه همزمان دارند بسیار کاربردی است.

5. تو دو لیست (to do list) 

todolist یکی از محبوب‌ترین ابزارهای مدیریت وظایف است. با استفاده از آن می‌توانید لیست کارهای خود را تنظیم کنید، یادآور بگذارید، وظایف را اولویت‌بندی کنید و حتی زمان تحویل پروژه‌ها را تغییر دهید. این ابزار هم برای کارهای شخصی و هم برای مدیریت پروژه‌های تیمی مناسب است.

6. تایم فری (time free)

تایم‌فری امکانی برای ایجاد تقویم‌های متنوع و اشتراک‌گذاری آن‌ها با همکاران فراهم می‌کند. همچنین قابلیت تغییر رنگ‌بندی پروژه‌ها و ثبت یادداشت‌های روزانه باعث می‌شود برنامه‌ریزی فعالیت‌ها شخصی‌سازی و ساده‌تر شود.

7. میزیتو (mizito)

میزیتو یک نرم‌افزار ایرانی مدیریت پروژه و ارتباطات تیمی است که در سال ۱۳۹۶ توسعه یافت. این ابزار امکاناتی مانند مدیریت وظایف، گفتگوی آنلاین، نظارت بر عملکرد اعضا و زمان‌بندی فعالیت‌ها را فراهم می‌کند و برای کسب‌وکارهای داخلی گزینه‌ای بومی و کاربردی محسوب می‌شود.

اصول مدیریت زمان (Time Management) یکی از ضروری ترین و مهم ترین اصول زندگی در عصر حاضر است. عمر هر فرد و به طور مشخص تر زمان؛ مهمترین و باارزش ترین دارایی اوست و می‌تواند بهره مندی از آن را هر طور که مایل است انتخاب کند.

سخن پایانی 

مدیریت زمان از موضوعات مهم برای موفقیت هر کسب و کاری، و حتی در زندگی فردی انسان ها محسوب می شود. ما نیز در این مقاله به اصول مدیریت زمان پرداختیم و با اشاره به تکنیک های مختلف مدیریت زمان، دستاوردهای حاصل از آن را بیان کردیم در انتها نیز برخی نرم افزار مدیریت زمان معرفی شد که با استفاده از آن می توانید ضمن ایجاد پروژه های مختلف؛ نسبت به زمانبندی انجام آنها برنامه ریزی کنید. 

با رعایت اصول مدیریت زمان و به کار بردن تکنیک های مدیریت زمان می توانید در بازه زمانی مشخص به فعالیت های خود در محیط کاری یا زندگی شخصی پرداخته و همیشه توانایی برنامه ریزی برای انجام کارهای جدید و پیش بینی نشده خواهید داشت.