پرسنل روح و ساعات کاری خیالی : جنبه ی تاریک تقلب در حضور و غیاب

مقدمه

تقلب در حضور و غیاب ، جنبه ی تاریک تقلب در حضور و غیاب که یکی از دغدغه های مهم بسیاری از سازمان ها محسوب می شود که منجر به ضرر های مالی قابل توجه ، کاهش میزان بهره وری و معضلات اخلاقی گشته است . دو نوع اصلی تقلب ؛ یعنی پرسنل روح و ساعات خیالی ، سالیانه میلیون ها دلار ضرر متوجه شرکت ها می کند .

با آن که فناوری ، پیگیری ساعات کاری را آسان تر کرده ، با این حال بستری را نیز برای شیوه های پیچیده تقلب فراهم نموده است . در این فرصت ، قصد داریم به جنبه ی تاریک تقلب در حضور و غیاب ، تاثیرات آن و روش های شناسایی و مقابله با آن بپردازیم . ادامه مطالب را از دست ندهید .

تقلب در حضور و غیاب چیست ؟

 تقلب در حضور و غیاب زمانی رخ می دهد که کارکنان یا مدیران ، رکورد های کاری را جهت دریافت حقوق و جبرانی های نا روا دستکاری کنند . دو نوع رایج از تقلب های حضور و غیاب عبارت اند از :

پرسنل روح : در این حالت ، پرسنلی که در اصل وجود خارجی ندارند ، به رکورد های پرداختی حقوق و دستمزد اضافه می شوند و بدین شکل ، حقوق و دستمزد به صورت نا محسوس و پنهانی به جیب افراد متقلب می رود .

ساعات خیالی : در این شرایط ، پرسنل ساعات کاری خود را بیش از حد اعلام کرده یا سیستم های پیگیری و ثبت زمان را دستکاری می کنند تا برای ساعاتی که کار نکرده اند نیز حقوق دریافت کنند .

هر دو نوع تقلب ، خللی در امور منابع انسانی و سیستم های پرداخت حقوق ایجاد نموده و از این رو ، ضرورت دارد سازمان ها مراقب و آگاه باشند .

ماهیت تقلب از نوع پرسنل روح

رکورد های پرسنل غیر واقعی : اسامی جعلی به عنوان پرسنل وارد سیستم شده و حقوق و دستمزد آن ها توسط فرد متقلب جمع آوری می گردد .

پرسنل متوفی یا سابق : در این شرایط ، حقوق و مزایا همچنان به حساب پرسنلی که شرکت را ترک کرده اند ، واریز می شود و سپس به حساب دیگری منتقل می شود .

ماهیت تقلب از نوع ساعات خیالی

ساعات خیالی عموما در محیط هایی رخ می دهد که دور کاری و برنامه های کاری انعطاف پذیر رایج می باشد . در این حالت ، پرسنل ممکن است اقدامات متخلفانه زیر را انجام دهند :

ساعت زنی حضور و غیاب دوستانه : در این حالت که به بادی پانچینگ نیز معروف است ، پرسنل حاضر در محل کار ، زمان ورود و خروج همکار غایب خود را نیز در سامانه حضور و غیاب ثبت می کند .

دستکاری در تایم شیت : در این حالت ، در رکورد های زمانی دیجیتالی یا دستی ، دست برده شده و جا به جایی صورت می گیرد .

اعلام اغراق آمیز اضافه کاری ها : در این شرایط ، پرسنل عامدانه تعداد ساعات اضافه کاری خود را بیشتر اعلام می کند تا حقوق و دستمزد بیشتری دریافت کند .

پیامد های مالی و عملیاتی

تاثیرات سو تقلب در حضور و غیاب ، دامنه وسیعی داشته و جنبه های مختلفی از سازمان را تحت الشعاع قرار می دهد ؛ از جمله :

ضرر های مالی : حقوق های نا به جا و اضافه بر سازمان ، سالیانه ضرر های مالی هنگفتی را متوجه شرکت ها و کسب و کار ها می کند .

افت باز دهی : زمانی که پرسنل در ثبت ساعات کاری حقیقی خود تقلب کنند ، بهره وری کلی کاهش می یابد .

کاهش انگیزه و روحیه پرسنل : زمانی که کارکنان وظیفه شناس و صادق می بینند که همکارانشان بی هیچ باز خواست و عقوبتی ، از سیستم حضور و غیاب آنلاین سو استفاده می کنند ، انگیزه خود را از دست می دهند .

مسائل حقوقی : اقدامات مجرمانه و متخلفانه در پرداخت حقوق و دستمزد ، می تواند سازمان ها را با شکایات ، جریمه ها و آسیب به اعتبارشان رو به رو سازد .

 راهکار های تشخیص تقلب در حضور و غیاب

سازمان ها می توانند از طرق مختلف ، تقلب های صورت گرفته در مدیریت حضور و غیاب نیروی کار خود را شناسایی و با آن ها مقابله کنند ؛ از جمله :

بررسی های منظم : بررسی های منظم و گاها غیر منتظره رکورد های حضور و غیاب و پرداختی ،  به شناسایی موارد غیر معمول کمک می کند .

استفاده از نرم افزار های حضور و غیاب پیشرفته : سیستم های حضور و غیاب پیشرفته ، به ویژه سیستم های کنترل تردد پرسنل بیومتریکی با قابلیت هایی از جمله اسکن اثر انگشت ، تشخیص چهره و اسکن عنبیه ، از بادی پانچینگ جلوگیری می کنند .

پیگیری خودکار زمان :  نرم افزار ها و اپ حضور و غیاب بدون دستگاه و ثبت زمان مجهز به جی پی اس ، ادعای پرسنل را با واقعیت مطابقت می دهند .

پاسخگو نمودن پرسنل و ناظران : برقراری بستر های گزارشگری و پاسخگو نمودن ناظران در قبال گزارش های حضور و غیاب ، تضمین کننده شفافیت در امر کنترل و مدیریت حضور و غیاب نیروی انسانی می باشد .

راهبردهای پیشگیرانه برای کسب و کار ها

جلوگیری از بروز تقلب در امر حضور و غیاب ، مستلزم به کارگیری رویکرد های پیشگیرانه می باشد . شرکت ها می توانند اقدامات زیر را در این رابطه انجام دهند :

کنترل دسترسی سختگیرانه : دسترسی به امور پرداختی و مدیریت منابع انسانی را محدود کنید تا بدین شکل ، از ورود غیر مجاز داده ها جلوگیری گردد .

احراز هویت دقیق : پیش از اضافه نمودن پرسنل جدید به لیست پرداختی ، احراز هویت را با استفاده از کارت های شناسایی انجام دهید .

ممیزی های پیوسته : تایید حضور حقیقی و وضعیت شغلی کارکنان به صورت دوره ای ، از پدیده پرسنل روح جلوگیری می کند .

سیاست های صریح در قبال حضور و غیاب : سیاست ها و قوانین محکمی در قبال گزارشگری ها وتخلفات حضور و غیاب تعیین و اجرایی کنید .

برنامه های گزارشگری : کارکنان خود را تشویق کنید تا هرگونه فعالیت مشکوک را به مسئولان اطلاع دهند و شرایط لازم را برای تحقق این امر فراهم کنید .

نتیجه‌گیری: راهکار نهایی برای مقابله با تقلب در حضور و غیاب 

تقلب در حضور و غیاب یک چالش جدی برای سازمان‌هاست که می‌تواند موجب خسارات مالی، افت بهره‌وری و کاهش انگیزه کارکنان شود. همان‌طور که بررسی کردیم، این مشکل می‌تواند در قالب پرسنل روح و ساعات خیالی بروز کند و بدون ابزارهای مناسب، شناسایی و کنترل آن دشوار خواهد بود. 

اما راه‌حل چیست؟ 

شرکت کیمیاگران سرزمین رایانه با ارائه پیشرفته‌ترین سیستم‌های حضور و غیاب هوشمند، راهکاری نوین برای مقابله با تقلب ارائه می‌دهد. با استفاده از فناوری‌های بیومتریک، GPS، هوش مصنوعی و اتوماسیون فرآیندها، می‌توانید نظارت کاملی بر ساعات کاری پرسنل خود داشته باشید و از هرگونه تخلف جلوگیری کنید. 

همین امروز اقدام کنید! برای مشاوره رایگان و آشنایی بیشتر با سیستم‌های هوشمند حضور و غیاب، با کارشناسان ما در کیمیاگران سرزمین رایانه تماس بگیرید و امنیت و بهره‌وری سازمان خود را تضمین کنید