مدیران چگونه می توانند ارتباط موثری در سازمان با اعضای مجموعه مدیریتی خود برقرار کنند؟

بدون شک یکی از مهم ترین و ارزشمندترین مهارت هایی که مدیران کسب و کارهای مختلف باید از آن برخوردار باشند. برقراری ارتباط موثر در سازمان با همه عناصر کسب و کار خود است. ارتباط را نباید صرفا روشی ساده و معمولی برای انتقال افکار و تبادل اطلاعات میان افراد دانست. در مقابل باید دانست که برقراری ارتباط نوعی پیوند میان فکر و عمل است. که پیچیده تر از آن چیزی است که در بادی امر به نظر می رسد.

ارتباط واقعی فرآیندی است که با اتکا به آن با دیگران تعامل کرده و اطلاعات ضروری برای زندگی خود. و همچنین تاثیرگذاری و تاثیرپذیری بر محیط پیرامون خود را از دیگران کسب و القا می کنیم. در حقیقت ارتباط محل تلاقی عواطف انسان هاست. چرا که ما دائما در تعامل با دیگران و روابط شخصی و حرفه ای مان با دیگران از آن بهره می بریم. در ارتباط عواطف انسان ها با یکدیگر پیوند برقرار میکنند. و در این پیوند اطلاعات گوناگون رد و بدل می شود. توانایی و نحوه ارتباط صحیح است که موجب می شود. افراد بتوانند از چشم انداز نگاه دیگران جهان را مشاهده و بر اساس آن تصمیم گیری و عمل کنند.

در مجموعه یادداشت های پیش رو تحت عنوان” ارتباط موثر و کارآمد چیست و مدیران چگونه می توانند ارتباط موثری در سازمان با اعضای مجموعه مدیریتی خود برقرار کنند؟”سعی خواهد شد ابتدا با ارائه تعریفی علمی و جامع از مفهوم ارتباط و سطوح آن؛ و سپس با برشمردن اصول ارتباطی و بایدها و نبایدهای آن تصویر صحیحی از ارتباط موثر و کارآمد در اختیار مخاطبین شرکت مهندسی کسرا قرار دهیم.

تعریف ارتباط

ارتباط را به طور ساده می توان فرآیندی شامل یک فرستنده و یک گیرنده در نظر گرفت که در طی این فرآیند برخی پیام های متنوع با استفاده از شیوه های ارتباطی متنوع بین فرستنده و گیرنده رد و بدل شده و از این طریق تعامل میان این دو صورت می گیرد. در این میان ممکن است برخی عوامل بازدارنده در مسیر انتقال پیام وجود داشته باشد که باید بر آن ها فائق آمد.

تعریف فوق از ارتباط را باید یک تعریف کلی دانست که صرفا محدود به ارتباط انسانی نمی شود و این تعریف می تواند شامل موجودات دیگر که می توان آن ها را نیز نوعی فرستنده و گیرنده تلقی کرد در نظر گرفت. تقریبا همه انوع موجودات و همه گونه های حیات قادرند به توجه به مکانیسم های ارتباطی زیستی خود با یکدیگر تبادل اطلاعات و ارتباط برقرار کنند. اما در این بین انسان ها جایگاه خاصی دارند چرا که انسان ها قادرند نه تنها با استفاده از علامت ها و نشانه ها یا… بلکه با استفاده از نمادهای دارای معانی قراردادی نیز به نحو موثر با یکدیگر ارتباط برقرار کنند.

ارتباط در حقیقت نوعی انتقال و رد و بدل کردن اطلاعات و محتواهای ذهنی است و هدف از ارتباط برقرار کردن انسان ها نیز به اشتراک گذاری اطلاعات ذهنی فردی و تبدیل آن به اطلاعات گروهی یا میان فردی است. ارتباط صحیح زمانی صورت می گیرد که درک فرستنده و درک گیرنده از امر واحد با یکدیگر تلاقی کرده و در واقع هر دو بتوانند در مورد یک امر واحد با یکدیگر تعامل کنند.

بیشتر بخوانید: ۱۰ کتاب برتر حوزه مدیریت و منابع انسانی

سطوح ارتباط

ارتباط برقرار کردن می تواند بنا به ماهیت خود و همچنین مولفه های دخیل در آن شامل سطوح مختلفی باشد که می توان از سطوح ارتباط درون فردی، میان فردی، سازمانی و عمومی نام برد.

ارتباط درون فردی

ارتباط درون فردی ارتباطی است که انسان ها به طور خاص با خویشتن خود و در واقع با خود و افکار خود برقرار می کنند. این نوع ارتباط ارتباطی درونی و غیر قابل دسترسی برای دیگران است. با توجه به این نوع ارتباط است که اموری مثل وجدان فردی و تاملات در مورد مفاهیم مختلف در فرد شکل می گیرد.

ارتباط در سطح میان فردی

شامل ارتباط میان افراد و فرستاده شدن انواع پیام ها از قبیل پیام های کلامی و غیرکلامی از فردی به فرد دیگر است. ارتباطی که دائما در مناسبات روزمره ما انسان ها از جمله در خریدها در مناسبات شغلی و … با یکدیگر داریم.

ارتباط سازمانی

شامل ارتباط در بستر سازمان است که در این سطح پیام ها در سلسله مراتب گوناگون با استفاده از انواع شیوه های ارتباطی بین اعضای سازمان رد و بدل می شود. در این نوع ارتباط که می توان آن را ارتباطی سلسله مراتبی دانست اعضای یک سازمان یا شرکت متناسب با نوع رده شغلی خود در قسمتی از هرم مدیریتی سازمان قرار دارند و برای پیش برد سیاست های کلان آن سازمان با یکدیگر متحد شده و با هم ارتباط سازمانی برقرار می کنند.

ارتباط عمومی

و در نهایت ارتباط عمومی نیز شامل فرستادن هم زمان پیام از یک فرد یا منبع به افراد متعدد به وسیله وسایل ارتباط جمعی مثل تلویزیون، رسانه های نوشتاری و… است. امروزه با گسترش وسایل ارتباط جمعی از قبیل تلفن های هوشمند و… و همچنین با استفاده از فناوری های نوین مثل اینترنت این نوع از ارتباط بیش از پیش نضج گرفته و فواید و ثمرات زیادی را برای ارتباط و تعامل سازمان یافته در حیطه های مختلف را به وجود آورده است. هر یک از این سطوح ارتباطی متناسب با نوع و شرایط فرستنده و گیرنده در انتقال پیام ها و اطلاعات استفاده می شود.

بیشتر بخوانید: 10 نرم افزار مدیریت منابع انسانی (HR)

اصول ارتباطات

ارتباط کارآمد و موثر همیشه مبتنی بر برخی اصول و بنیادهای فراگیر است. که تحقق این اصول وجود ارتباط صحیح را میسر می سازد. اصولی که در هر نوع ارتباطی حضور دارند و ارتباط میان فرستنده و گوینده ارتباط را میسر می سازند.

اصل اول: فرآیند ارتباطی چرخه ای است

منظور از چرخه ای بودن ارتباط این است. که ایجاد ارتباط همیشه میان یک فرستنده و یک گوینده قابل تحقق است. و اساسا ارتباط یک طرفه یا یک سویه امکان تحقق ندارد. هر یک از ما ابتدا اطلاعات را از جهان پیرامونمان دریافت می کنیم. و سپس با تحلیل معنای آن نسبت به آن واکنش نشان داده و مجددا آن را تبادل می کنیم.

اصل دوم: فرآیند ارتباطی تکرارناپذیر است

هر داده یا اطلاعاتی تنها یک و فقط یکبار امکان تبادل دارد. و حتی در صورتی که این اطلاعات مجددا و به همان شیوه پیشین بیان شوند. چون مخاطب ما قبلا آن را شنیده است به آن پاسخ متفاوتی خواهد داد.

اصل سوم: فرآیند ارتباطی برگشت ناپذیر است

باید توجه داشته باشیم که سخنی که ما برای ارتباط با دیگران به کار برده ایم برگشت ناپذیر است و به اصطلاح جنس فروخته شده شما در این ارتباطات دیگر پس گرفته نمی شود. با بیان هر حرفی اثر آن تا ابد باقی خواهد ماند و دیگر نمی توان آن را بازیافت.

اصل چهارم: فرآیند ارتباطی پیچیده است

ساز و کار ارتباطی با توجه به عناصر دخیل در آن بسیار پیچیده و گمراه کننده است. ما از واژگان مشترکی در تعاملات خود با یکدیگر استفاده می کنیم. اما بار معنایی که در بافت های زبانی خاص به واژگان خود می دهیم. فرآیند فهم و پاسخگویی را بیش از پیش پیچیده و دشوار می سازد. این واژگان هر کدام ریشه در پیشینه و تحصیلات و تجربه های روزمره ما دارد و در واقع مبین زیست جهان ما هستند. و باید به گونه ای توسط فرستنده انتخاب و به کار گرفته شوند. که توسط گیرنده نیز قابل فهم باشد.

به عنوان مثال ما بر اساس شهر محل تولد و زیست خود برخی ضرب المثل ها. و حکایات عامیانه یا اصطلاحات خاصی داریم. که در محاورات خود از آن استفاده می کنیم. زمانی متوجه این پیچیدگی ارتباطی خواهیم شد. که از این وازگان و ضرب المثل های خاص خود برای ارتباط با غریبه ها استفاده کنیم. در اینجا مشاهده خواهیم کرد که مخاطب یا گیرنده این اطلاعات درک درستی از فحوای کلام ما نخواهد داشت. و از این رو نمی توانیم ارتباط درستی با گیرنده یا مخاطب برقرار کنیم.

اصل پنجم: فرآیند ارتباطی پیوسته و پویا است

ارتباط ما در طول فرآیند ارتباطی میان فرستنده و گیرنده دائما دست خوش تغییر و تحول می شود چرا که با توجه به آنچه فرستنده مراد می کند بینشی برای گیرنده به وجود می آید که نیازمند پاسخ خاصی خواهد بود. در ادامه این پاسخ خاص نیز که در بردارنده بینش دیگری است می تواند بینش مخاطب را تغییر داده و به همین شکل این فرآیند دائما در حال تکاپو و پویایی خواهد بود.

بیشتر بخوانید: شاخص رضایت مشتری یا CSAT چیست

بایدها و نبایدهای ارتباط موثر در سازمان و انتقال پیام

از جمله مهم ترین اموری که مدیران کسب و کارها و سازمان ها. در مورد ارتباط موثر در سازمان با مخاطبان و خصوصا زیرمجموعه خود باید به آن توجه کنند. مجموعه ای از کارهاست که می توان از آن ها. تحت عنوان”ایدها و نبایدهای ارتباط و انتقال پیام”نام برد.

مدیران زمانی خواهد توانست ارتباط موثر در سازمان و تعامل مفید و موثری با زیرمجموعه خود برقرار کنند. که بدانند در فرآیند ارتباط چه بایدها و چه نبایدهایی دخیل بوده. و این امور را در ارتباطات خود همواره مدنظر قرار دهند. در ادامه به برخی از این بایدها و نبایدهای مهم اشاره خواهد شد:

• باید مدیران یا فرستنده پیام، دانش هرچه بیشتری در مورد مخاطبان خود و طرز نگرش آن ها داشته باشند. زمانی پیام به درستی منتقل خواهد شد یا ارتباط موثر و کارآمد به شیوه درستی محقق خواهد شد. که فرستنده بداند مخاطب یا گیرنده پیام او کیست و او چه اطلاعات زمینه ای در مورد بحث دارد. این اطلاعات زمینه ای زمینه را برای رشد بحث آماده کرده. و در واقع به مثاه یک زمین حاصلخیز عمل خواهد کرد.
• باید مدیران یا فرستندگان پیام، پیام خود را متناسب با نیازها و علائق خاص مخاطبان یا گیرندگان پیام به آن ها منتقل کنند. درواقع پیام مدیر زمانی به هدف خود اصابت می کند. که ذائقه مخاطب را به درستی هدف گیری کرده. و بر اساس این علائق ارتباط موثر با آن ها برقرار شود.
• باید مدیران یا فرستندگان پیام دریابند. که تصمیم گیرندگان اصلی سازمان ها و کنش گران اصلی سازمان چه کسانی هستند. و بر مبنای نوع تفکر آن ها با ایشان ارتباط برقرار کرد.
• باید مدیران یا فرستندگان پیام افرادی را که مخاطبان به آن ها احترام می گذارند شناسایی کرده. و از ایشان بخواهند تا ضمن تکمیل توصیه و راهکارهای ارائه شده در پیام فرستنده. در تکمیل و صحه گذاری بر این پیام ها نیز مشارکت کنند.

بیشتر بخوانید: مدیریت نسل زد Z

نبایدهای ارتباط و انتقال پیام

• نباید مدیران یا فرستندگان پیام در نظر خود این گونه فرض کنند. که مخاطب یا گیرنده پیام در مورد موضوع جاری یا همه چیز را می داند. یا اصلا هیچ چیزی نمی داند. بلکه شیوه صحیح رابطه میان فرستنده و گیرنده پیام شیوه ای تعاملی و دوطرفه است. که فرد می کوشد با برقراری ارتباط موثر و کارآمد دوسویه به تبادل اطلاعات. نقد اطلاعات و تکمیل اطلاعات بپردازد.
• نباید مدیران یا فرستندگان پیام به گونه ای رفتار کنند. که گویی مخاطب با شما به طور کامل یا مخالف است. و یا به طور کامل موافق است. فرستنده پیام باید حد وسطی از این موارد را در ارتباط موثر و کارآمد با مخاطب خود در نظر بگیرد. و سعی کند دائما در جریان این ارتباط بر عمق تبادل پیام خود بیفزاید.
• نباید مدیران یا فرستندگان پیام به گونه ای رفتار کنند که گویی پیشنهاداتشان آن قدر خوب و مفید است. که باید به حض ارائه همه خواهان پذیرش آن شوند بلکه برعکس ضروری است. از موضع برابر و به صورت کاملا همدلانه این پیامها منتقل و از مخاطبین به نحو موثر بازخورد گرفته شود.

در ابتدای مقاله با مفاهیمی مثل تعریف ارتباط، سطوح ارتباط، اصول ارتباطات و بایدها و نبایدهای ارتباط و انتقال پیام آشنا شدیم. در ادامه ضمن در نظر داشتن این تعاریف و اصول، ابتدا به بیان موانع و مشکلات ارتباط موثر و کارآمد می پردازیم و نشان می دهیم که چه عواملی می تواند ما را در برقراری یک ارتباط صحیح ناکام بگذارد. سپس به ارائه راهکارهایی برای رفع موانع ارتباطی پرداخته و سعی می کنیم با بیان این راهکارها به شما مخاطب شرکت مهندسی کسرا، شما را در داشتن یک ارتباط موثر و کارآمد یاری کنیم.

موانع و مشکلات ارتباط موثر و کارآمد

یکی از مهم ترین معضلاتی که یک ارتباط موثر و مفید را تحت الشعاع خود قرار می دهد. وجود موانع و مشکلات بر سر راه ارتباطات میان افراد است. این موانع به نحوی هستند که موجب می شود. ما اغلب در تلاش برای برقراری یک ارتباط صحیح با شکست مواجه شویم. بنابراین در این زمینه پرسش مهم این خواهد بود که

• چرا در برقراری ارتباط کامیاب نمی شویم؟
• چه موانعی بر سر راه شکل گیری ارتباط موثر و مفید وجود دارد؟
• چگونه می توان این موانع را به خوبی از میان برداشت و بر این مشکلات فائق آمد؟

به طور کلی می توان گفت وجود دو عامل مهم ما را از برقراری یک ارتباط موثر و کارآمد باز می دارد.

اولین عامل در برقراری ارتباط موثر و کارآمد

اولین عامل ریشه در عملکرد بدن و ذهن ما دارد به طوری که باید توجه داشت. که ما اطلاعات خود را درباره جهان از راه حواس خویش دریافت می کنیم. احساسات دریافت شده از طریق حواس ما و مهم تر از آن احساسات فرستاده شده از طریق حواس ما هر دو نقش تعیین کننده ای در تبادل اطلاعات میان افراد دارد چنانچه اگر در یکی از این موارد نقصی وجود داشته باشد بنیان یک ارتباط صحیح نیز متزلزل می شود.

همان طور که بیان شد. اطلاعات و داده های ما از دنیای پیرامون ما به طور خاص از طریق حواس ما کسب می شود. این داده های دریافت شده از بدن ما توسط ذهن همیشه فعال ما رمزنگاری و پردازش می شود. و در نتیجه این پردازش اطلاعات است که ما قادر به برقراری یک ارتباط صحیح خواهیم بود. حال در صورتی که حواس ما در دریافت این اطلاعات خام ورودی ضعیف عمل کنند.

یا در صورتی که اطلاعاتی که منبع فرستنده پیام میفرستد ناکافی باشد. یا در صورتی که عمل رمزنگاری و پردازش اطلاعات ورودی به درستی توسط ذهن ما انجام نگیرد. ارتباط موثر و کارآمدی نیز شکل نخواهد گرفت. بنابراین از طرفی لازم است حواس خود را در کسب اطلاعات ورودی توانمندتر و دقیقتر سازیم. و از طرف دیگر نیز لازم است ذهن خود را در پردازش و به کارگیری این اطلاعات قدرتمندتر سازیم. (در این رابطه به مقاله ورزش هایی برای داشتن مغز و ذهنی قدرتمند توجه کنید)

دومین عامل در برقراری ارتباط موثر و کارآمد

دومین عاملی که ما را از برقراری یک ارتباط موثر و کارآمد باز می دارد. پندارها و پیشفرض های کاذبی است که بر مبنای آن ما گمان می کنیم. دیگرانی که در ارتباط ما هستند. دقیقا دنیای پیرامون خود را شبیه ما درک کرده و به آن واکنش نشان می دهند. ما باید همواره یادمان باشد که با وجود یکسان بودن سیستم ادراکی ما انسان ها شامل. ادراکات پنج گانه و… ما به دلیل عوامل بسیاری از جمله تنوع فرهنگی، خانوادگی و… ذهن های متفاوتی داریم. این امر موجب می شود زمانی که داده های حسی مختلفی را از محیط پیرامونمان دریافت می کنیم. ذهن های متفاوت ما پردازش های متفاوتی را در مورد این داده ها انجام دهد. و بنابراین ما از دیگران در نوع خود متمایز خواهیم شد.

باید همواره به این امر توجه کنیم که ارتباط چیزی فراتر از ارسال و دریافت پیام است. ارتباط موثر و مفید نوعی درک متقابل بر اساس الگوهای ذهنی، رمزگذاری های ذهنی و پردازش های آگاهانه یا غیرآگاهانه ذهنی است. بر این اساس اگر پیامی صرفا رسانده یا ادا شود. ولی ادراک و پردازشی درمورد آن صورت نگیرد عملا ارتباط موثر و مفید محقق نخواهد شد. همه چیز می تواند بر چگونگی ادراک ما از پیام ها، رخدادها و تجربیات روزانه زندگی تاثیرگذار باشد. باید تکرار کرد که همه چیز!

بیشتر بخوانید: تفکر سیستمی چیست؟ مزایای تفکر سیستمی

ارتباط موثر در قالب ویژگی های فرهنگی

همه چیزهایی که می تواند بر چگونگی ادراک ما از داده های دریافتی ما تاثیرگذار باشد. می تواند دامنه ای گسترده از فرهنگی که در آن زندگی می کنیم. تا هنجارها و استاندارهای گروهی که به آن تعلق داریم را پوشش دهد. حتی باورهای پیش زمینه ای یا قالبی می تواند. به عنوان یک مانع مهم در درک ما از محرک های بیرونی و نحوه واکنش ما به این محرک ها دخیل باشد. بنابراین باید سعی کنیم موانع ارتباط موثر و مفید بر ذهن و نحوه تفکر خود را شناخته. و تلاش خود را بیش از پیش بر رفع این موانع معطوف سازیم. در ادامه به برخی از عواملی که به ما کمک می کنند. تا بتوانیم چنین موانعی را بر طرف کنیم اشاره می کنیم.

راهکارهایی برای رفع موانع ارتباطی برای داشتن ارتباط موثر

1) به تفاوت های فرهنگی توجه کنید

یکی از مهم ترین عواملی که در برقراری ارتباط موثر و مفید نقش تعیین کننده ای ایفا می کند وجود تفاوت های فرهنگی میان افراد است. انسان ها در بسترهای فرهنگی متفاوتی متولد شده و رشد می کنند به همین دلیل ساز و کار ذهنی افراد تا حد زیادی توسط عوامل دخیل در این بسترها متعین می شود. علاوه بر این عواملی چند مثل پیشینه خانوادگی، شغلی و تحصیلی فرد؛ و همچنین تجربه های گوناگون فرد در طول زندگی او تا حد زیادی شخصیت فرد را شکل می دهد.

ظهور و بروز این عوامل در فرد به صورت دفعی و یک شبه به وجود نمی آید و این عوامل به صورت تدریجی و غالبا ناخودآگاه، ذهن و ضمیر فرد را درگیر کرده. و در نهایت موجب شکل دهی شخصیت فرد می شود. بر این اسا باید توجه کرد که نباید از دیگرانی که بنا به وجود چنین چنین از ما متمایزند انتظار بیهوده داشته باشیم و بخواهیم که در طی ارتباط با ما دنیا را آن گونه که ما میبینیم ببینند.

2) برای داشتن یک ارتباط موثر باید از پیش داوری کردن بپرهیزید

قضاوت و داوری کردن در مورد افراد زمانی یک قضاوت صحیح خواهد بود که این قضاوت بر مبنای داده های کامل و صحیح باشد در غیر اینصورت قضاوت ما درواقع نوعی پیش داوری نا به جا و غیرصحیح خواهد بود. ارتباط موثر و کارآمد نیازمند کنار گذاشتن کلیه پیش داوری های مضر است.

پیش داوری هایی که منطبق بر واقعیت نیستند و مبتنی بر اطلاعات ناقص هستند بیش از هر چیز مخل برقراری ارتباط هستند. این پیش داوری ها ما را از مسیر خود دور می کنند و مانند مسیرهای هزارتوی بی سرانجامی هستند که اکثر آن ها راه به جایی نمی برند و صرفا ما را از مسیر اصلی خود منحرف می کنند.

بنابراین باید همواره به یاد داشته باشیم که هرگز نباید در مورد موقعیتی که اطلاعات کافی در مورد آن نداریم قضاوت کنیم؛ و یا حداقل سعی کنیم قضاوت و داوری نهایی خودمان را به زمان دیگری که اطلاعات کامل در اختیار ما قرار خواهد گرفت موکول کنیم. اطلاعات کامل داشتن از وضعیت امور همانند نقشه راهی خواهد بود که ما را از پیچ و خم مشکلات و مسیرهای صعب العبور به راحتی رد کرده و سرانجام به مقصد می رساند.

بیشتر بخوانید: فرهنگ سازمانی چیست و چرا در مدیریت کسب و کارها مهم است؟

3) مراقب تفاوت های عملکردی زبان باشید

در برقرای ارتباط میان افراد زبان نقش تعیین کننده ای ایفا می کند. بنابراین زمانی یک ارتباط به معنای واقعی کلمه بین افراد شکل می گیرد که زبانی که توسط افراد به کار گرفته می شود و به طور کلی واژگان، ضرب المثل ها، استعاره ها و… به دور از هر گونه ابهامی بین افراد جریان پیدا کرده و مورد استفاده قرار گیرد. ما اصولا با واژگان زبانی خود فکر می کنیم. این واژگان زبان ما هستند که برسازنده جملات روزمره ما هستند. زمانی می توانیم در گفتگوهای روزمره خود از این واژه ها به درستی استفاده کنیم که بین گیرنده و فرستنده پیام منتقل شده توسط واژه معنای یکسانی از آن واژه رد و بدل شود.

ابهامِ واژگانی معمولا در مورد واژگان دلالت کننده بر اشیاء و … به وجود نمی آید. به عنوان مثال همه در مورد معنای واژه درخت یا میز اتفاق نظر داریم. اما در مورد واژگانِ مفهومی ابهام معنایی. این قبیل واژگان منجر به کج فهمی و عدم ارتباط صحیح می شود. مثلا در مورد واژه مفهومی”ماشین” . ما گاهی در صحبت هایمان در مورد اتومبیل های شخصی از لفظ ماشین استفاده می کنیم. اما همین واژه می تواند در معنای فنی تر و در سیاق های مهندسی معنای دیگری داشته باشد.

اگر طرفین ارتباط یعنی گیرنده و فرستنده پیام حین ارتباط خود از واژگان خود معنای واحدی را استنباط نکنند. یا منظور خود از این واژگان را به نحو دقیقی روشن نسازند. اساسا ارتباطی در مورد امر واحدی شکل نخواهد گرد. بنابراین باید به یاد داشت. که تفاوت های عملکردی زبان می توانند علی رغم فواید زیاد خود. گاهی نیز رهزن و چالش برانگیز باشند.

4) بر احساسات خود مسلط باشید تا بتوانید ارتباط موثرتری داشته باشید

در فرآیند برقراری ارتباط بین افراد باید دانست که نه فرستنده و نه گیرنده پیام ماشین های خشک و بی روحی نیستند بلکه آن ها انسان های گوشت و پوست و خون داری هستند که به غیر از قوه تعقل احساسات شکننده ای نیز دارند. ما انسان ها در برقراری ارتباط خود با کامپیوترها یا ماشین ها ارتباط برقرار نمی کنیم بلکه با افرادی که مجموعه ای از احساسات و قوای عقلی هستند ارتباط برقرار می کنیم.

نباید همیشه انتظار داشته باشیم انسان ها کاملا معقول رفتار کنند و برعکس باید از انسان های دارای احساس انتظار رفتارهای احساسی به جای رفتارهای عاقلانه را نیز داشته باشیم. نه تنها در مواجهه با دیگران ما باید چنین انتظاری را داشته باشیم بلکه با دانستن این نکته مهم باید خودمان بتوانیم بر احساسات خود مسلط بوده و توانایی همدلی با دیگران را نیز داشته باشیم. (در این رابطه به مقاله هوش هیجانی: همدلی توجه کنید)

5) از داشتن پیش فرض های مخل پرهیز کنید

گاهی اوقات ما در ارتباط خود با دیگران چنان پیش فرض هایی داریم. که گمان می کنیم این پیش فرض ها خلل ناپذیر و غیر قابل کتمان هستند. چنین نگرشی ما را در برقراری یک ارتباط دو سویه ناکام می گذارد. چرا که در این صورت با داشتن چنین پیش فرضی ما همچون انسان چشم و گوش بسته ای خواهیم شد. که دیگر نمی توانیم با دیگران تعامل برقرار کنیم. ارتباط موثر و کارآمد یعنی فرستادن و گرفتن پیام در طی یک ارتباط، نه صرفا فرستادن پیام. ارتباطی که تنها با یکی از این ارکان شکل بگیرد اساسا ارتباط نخواهد بود.

از طرف دیگر باید توجه کنیم که افراد هر کدام به طور مجزا انسان هایی خاص و متمایز هستند. چرا که این افراد باورها و احساسات متمایزی دارند که می تواند به کلی از همدیگر متمایز باشد. ارتباط موثری که به دور از پیش فرض های مخل باشد. در پی این است که با احترام گذاشتن نسبت به این تفاوت ها و تمایزها. در طی یک مبادله پیام دو طرفه از این تنوع باورها به سود خود بهره ببرد. و نه اینکه پیش فرض های ذهنی موجب شود از این تمایزها صرفنظر شوند. داشتن باورهای مختلف این امکان را به ما می دهد. که از فراز قله کوه های متفاوت واقعیت ها را ببینیم و بشنویم. با دیدن و شنیدن این واقعیت ها از دریچه ذهن های مختلف. مطمئنا بهتر می توانیم بر موانع ارتباطی خود مسلط شویم.