پیاده سازی نرم افزار حضور غیاب و جاری سازی نظم در سازمان ها

اهمیت و ضرورت نظم و دیسیپلین در سازمان ها برای رسیدن به بهره وری و کارایی بالا، پاسخگویی و موفقیت های بلند مدت سازمانی بر کسی پوشیده نیست . یکی از موثر ترین روش های پیاده سازی این اصول ، استفاده از سیستم های حضور و غیاب آنلاین می باشد . این نرم افزار های پیشرفته ، تکنولوژی را جهت مدیریت حضور و غیاب ، پیگیری زمان و اغلب برنامه ریزی های مربوط به پرسنل به خدمت گرفته اند .

سیستم های حضور و غیاب آنلاین فرایند پیگیری و ثبت حضور و غیاب پرسنل را به طور خودکار انجام داده و اطمینان حاصل می کنند که پرسنل به درستی پایبند برنامه ها و سیاست های سازمان بوده و در عین حال ، در جهت ایجاد و حفظ یک محیط کاری سازمان یافته و منظم تلاش می کنند . در این نوشتار بر آنیم تا نحوه جاری سازی نظم و دیسیپلین در سازمان ها را از رهگذر نرم افزار های حضور و غیاب آنلاین بررسی کنیم .‌ با ما همراه شوید .

 نقش سیستم های حضور و غیاب آنلاین در نظم سازمان

نظم و دیسیپلین از ضروریات کارایی عملیاتی هر سازمانی محسوب می شوند . در محیط های کاری منظم که در آن تمامی پروتکل ها رعایت می شوند ، روند کارها بدون اختلال در جریان بوده و پرسنل پیوسته به تمامی سیاست ها و اخلاق و اصول کاری پایبند و متعهد می باشند . ‌

روش های سنتی رهگیری و ثبت حضور و غیاب نظیر برگه های فیزیکی ثبت حضور، کارت پانچ و دستگاه‌ های  ساعت زنی حضور و غیاب ساده به طور گسترده مورد استفاده قرار می گرفتند ؛

اما امروزه با توسعه و مدرنیته شدن سازمان ها ، این روش ها با توجه به ناکارامدی در پاسخگویی به نیاز های جدید، سهولت دستکاری داده ها و خطا های مکرر انسانی از رده خارج شده اند نرم افزار حضور غیاب آنلاین روشی نوین در جهت حفظ نظم در سازمان ها محسوب می شوند که با در آمیختن اتوماسیون و جمع آوری داده های لحظه ای، سطح بالایی از دقت و شفافیت را برای سازمان ها و کسب و کارها به ارمغان آورده اند .

مزیت های کلیدی نرم افزار حضور غیاب آنلاین

نصب و راه اندازی نرم افزار های حضور و غیاب آنلاین ، مزیت های متعددی جهت ایجاد و حفظ محیط کاری منظم و مبتنی بر دیسیپلین دارد ، از جمله :

ارتقای پاسخگویی : نرم افزار های حضور و غیاب آنلاین، دایره را برای بی دقتی ها، خطا ها و دستکاری ساعات کاری تنگ تر می کنند و موجب پاسخگویی پرسنل در قبال زمان های کاری خود می شوند . شفافیتی که این سیستم ها ارائه می دهند ، مانع اتلاف وقت و اهمال کاری توسط پرسنل می شود و از این رو به ایجاد یک محیط کاری منظم کمک می کند.

 نظارت لحظه ای : مدیران و پرسنل منابع انسانی از طریق قابلیت نظارت لحظه ای نرم افزار های حضور و غیاب می توانند بر فرایند ثبت حضور و غیاب در لحظه اشراف و نظارت داشته باشند . این قابلیت به طور خاص مناسب سازمان های بزرگ و دارای پرسنل دور کار می باشد و به مدیریت این امکان را می دهد تا مسائلی از قبیل تاخیر، غیبت و خروج غیر مجاز و از قبل هماهنگ نشده را بلافاصله بررسی و مدیریت نمایند .

گزارشگری خودکار و رعایت قانون کار : بسیاری از سیستم های کنترل تردد ابری مجهز به قابلیت گزارشگری و رعایت خودکار قوانین کار هستند . این قابلیت سازمان ها را ملزم به رهگیری و ذخیره دقیق داده های حضور و غیاب می کند . گزارشگری خودکار از بار اجرایی مدیران منابع انسانی کاسته و بدین ترتیب دپارتمان  های منابع انسانی زمان بیشتری برای پرداختن به سایر موارد استراتژیک خواهند داشت .

 انعطاف پذیری و سازگاری : نرم افزار حضور و غیاب آنلاین را می توان با توجه به نیاز های ویژه سازمان ها و شرایط مختلف کاری مانند محیط های کاری ترکیبی و دور کار متناسب سازی نمود . سازمان ها می توانند با استفاده از قابلیت برنامه ریزی متنوع و منعطف این سیستم ها ، رویکردی ساختاری در قبال مدیریت حضور و غیاب منابع انسانی خود در پیش بگیرند .

راهبرد های لازم جهت استفاده از سیستم کنترل تردد ابری

به منظور بیشینه سازی تاثیر سیستم های حضور و غیاب آنلاین ، سازمان ها می توانند از راهبرد های متعددی استفاده کنند ؛ راهبرد هایی نظیر :

 ایجاد شفافیت و ارتباط مستقیم

سازمان ها بایستی اهداف و مزیت های نرم افزار حضور و غیاب آنلاین را برای پرسنل خود بیان کنند . تاکید بر تاثیر این سیستم ها در برقراری انصاف و عدم تبعیض ، تشویق وقت شناسی و قابل اطمینان بودن آن ها  به جلب اعتماد پرسنل کمک می کند .

 آموزش پرسنل و پشتیبانی

با آموزش های جامع در خصوص نرم افزار حضور و غیاب آنلاین ، این اطمینان حاصل می‌ گردد که پرسنل به خوبی نحوه استفاده موثر از این سیستم ها را فرا گرفته اند . ارائه برنامه های آموزشی، دستورالعمل ها و پشتیبانی مستمر از مقاومت پرسنل نسبت به استفاده از این سیستم ها کاسته و کارکنان می توانند با کم ترین اصطکاک از این نرم افزار بهره ببرند .

 ادغام با سیستم های پرداختی و مدیریت منابع انسانی

یکپارچگی و ادغام سیستم های کنترل تردد پرسنل آنلاین با سیستم‌ های  پرداختی و مدیریت منابع انسانی ، فرایند های اجرایی را تسهیل نموده و موجب انسجام عملیاتی می گردد . از طریق این یکپارچگی ، محاسبه دستمزد و حقوق ، درخواست های مرخصی و تطبیق حضور و غیاب با مدیریت عملکرد به طور خودکار انجام می شود . چنین مطابقت هایی از طریق  تسهیل جریان کار در دپارتمان های مختلف، موجب ارتقای نظم سازمانی می شود .

 سفارش سازی سیستم کنترل تردد آنلاین  به منظور مطابقت با نیاز های سازمانی

 به منظور اطمینان از مطابقت نرم افزار های حضور و غیاب آنلاین با الزامات ویژه سازمان ، سفارشی سازی این سیستم ها ضرورت یافته است . به عنوان مثال ، شرکت هایی که دارای پرسنل دور کار یا برنامه های کاری منعطف و تغییر پذیری هستند ، پارامتر های متفاوتی نسبت به سازمان هایی با برنامه کاری ثابت و ایستا دارند . قابلیت  سفارشی سازی و متناسب سازی نرم افزار حضور و غیاب آنلاین جهت مطابقت و سازگاری با الگو های کاری متفاوت ، بدون بر هم زدن نظم سازمان ، تاثیر این سیستم ها را چندین برابر کرده است .

شرکت مهندسی کسرا ؛ تولید کننده برتر سیستم های حضور و غیاب در کشور

در این جا نوبت به معرفی شرکت مهندسی نرم افزار حضور و غیاب کسرا می رسد ؛ شرکتی مطرح با بیش از بیست و سه سال سابقه پربار در حیطه طراحی و تولید نرم افزار های حضور و غیاب با قابلیت هایی نوین و بر پایه آخرین تکنولوژی های روز دنیا . جهت کسب مشاوره و اطلاعات بیشتر با کارشناسان کسرا تماس بگیرید .