استاندارد سازی مدیریت تردد پرسنل با نرم افزار حضور غیاب آنلاین
در این مقاله به اهمیت استانداردسازی مدیریت تردد پرسنل با سیستم حضور و غیاب پرداخته و نقش آن در ارتقای کیفیت، هماهنگی، و بهره‌وری سازمان‌ها بررسی می‌شود. این مقاله ضمن توضیح استانداردسازی، مراحل اجرایی آن شامل ارزیابی نیازهای سازمان، انتخاب نرم‌افزار مناسب، تدوین سیاست‌ها، آموزش کارکنان و ارزیابی بازخورد را معرفی می‌کند و نشان می‌دهد که چگونه استفاده از نرم‌افزارهای آنلاین می‌تواند به بهبود مدیریت تردد و دقت اطلاعات منابع انسانی کمک کند.
استاندارد سازی به فرایند گسترش و اعمال استاندارد ها و معیار های فنی جهت ارتقای کیفیت، سازگاری، انسجام و تداوم محصولات، خدمات یا فعالیت های مختلف اطلاق می شود و آن، راهبردی استراتژیک به منظور ایجاد هماهنگی میان فرآیند ها و اقدامات گوناگون جهت دسترسی به یکپارچگی و انسجام، به ویژه در بخش های صنعتی و کسب و کار می باشد.
در بافت مدیریت حضور و غیاب کارکنان، استاندارد سازی این اطمینان را می دهد که رهگیری و مدیریت حضور و غیاب منابع انسانی منسجم و دقیق بوده و منجر به اعتلای کارامدی و بهره وری و کاهش ناهمخوانی ها و اختلافات می گردد. چگونگی رهگیری، ثبت و مدیریت حضور و غیاب پرسنل سازمان ها با روی کار آمدن نرم افزار حضور غیاب آنلاین دست خوش تغییرات عمده ای شد. این نرم افزار ها راهکاری استاندارد برای تلفیق فناوری با فعالیت های مدیریتی منابع انسانی محسوب می شوند. در این مقاله قصد داریم به مفهوم استاندارد سازی و چگونگی استاندارد سازی مدیریت منابع انسانی با استفاده از نرم افزار کنترل تردد پرسنل آنلاین بپردازیم. با ما همراه باشید.
استاندارد سازی و مزیت های نرم افزار حضور غیاب
استاندارد سازی به تعیین و اعمال مجموعه ای از قواعد، دستورالعمل ها و انتظارات گفته می شود که افراد در یک حیطه مشخص بایستی به آن پایبند باشند. این کار به منظور کارامدی فرایند ها، کاهش اختلافات و انحرافات و بهبود فعالیت های متقابل صورت می گیرد. استاندارد سازی در محیط کسب و کار اهمیت ویژه ای دارد؛ چرا که موجب افزایش کارامدی و بهره وری، کنترل کیفیت و اطمینان از انسجام و تداوم چارچوب های کاری می گردد. از مزیت های استاندارد سازی می توان موارد زیر را برشمرد:
انسجام: استاندارد سازی این اطمینان را می دهد که تمامی فرایند ها به طور هماهنگ و یکپارچه صورت می گیرد؛ از این رو، خطا ها یا ناهمخوانی های حاصل از اقدامات غیرمنسجم و ناهماهنگ کاهش می یابد.
هماهنگی فعالیت ها: در دنیای امروز که همه چیز با یکدیگر ارتباطی دوسویه دارد، استاندارد سازی این امکان را برای سیستم ها، سازمان ها ودپارتمان های مختلف فراهم می کند تا هماهنگ با یکدیگر کار کنند.
تضمین کیفیت: استاندارد سازی، شاخصی از کیفیت ارائه می دهد و این اطمینان را می دهد که تمامی فرایند ها و خروجی ها بر اساس عملکردهای استاندارد تعیین شده می باشند.
رعایت قوانین و نظارت: در بسیاری از صنایع، انجام فرایند ها و فعالیت های استاندارد الزامی قانونی می باشد. این امر به سازمان ها کمک می کند تا درگیر مسائل و مشکلات حقوقی و قانونی نشوند.
نرم افزار حضور و غیاب آنلاین
نرم افزار کنترل تردد پرسنل آنلاین به عنوان راهکاری موثر، مطمئن و اتوماتیک در خصوص مدیریت حضور و غیاب منابع انسانی شناخته می شود. در طراحی و ساخت این سیستم ها از فناوری هایی نوین مانند اسکنر های بیومتریک، اپلیکیشن گوشی همراه و یا پرتال های تحت وب به منظور ثبت و رکورد زمان ورود ، خروج و حضور غیاب پرسنل استفاده شده است. داده ها سپس در یک سیستم مرکزی ذخیره می شوند که بعد ها مورد استفاده مدیران منابع انسانی جهت نظارت و شناخت الگو های رفتاری رایج پرسنل، غیبت و میزان وقت شناسی قرار می گیرد.
مراحل استاندارد سازی مدیریت تردد پرسنل با استفاده از نرم افزار حضور و غیاب آنلاین
استاندارد سازی حضور و غیاب پرسنل با استفاده از سیستم های کنترل تردد بدون سرور پرسنل نیازمند رویکردی ساختاری می باشد که به بررسی نیاز های سازمان پرداخته و در عین حال، استاندارد های قانونی و عملیاتی را رعایت کند. در ادامه، مراحل اصلی استاندارد سازی حضور و غیاب از طریق این سیستم ها را بررسی می کنیم.
-
ارزیابی نیاز های سازمانی
بیش از راه اندازی و استفاده از نرم افزار حضور و غیاب آنلاین، لازم است برآوردی از نیاز های سازمان داشته باشیم. برخی سوالاتی که در این باره می توان مطرح کرد عبارت اند از:
- در حال حاضر، رهگیری و مدیریت حضور و غیاب منابع انسانی به چه طریقی انجام می شود و شکاف ها و نقاط ضعف این روش چیست؟
- چه تعداد از پرسنل در محیط کار مشغول و چه تعداد دور کار هستند؟
- آیا شرایط کاری سازمان متغیر و انعطاف پذیر بوده و دارای شیفت های متعدد می باشیم؟
بررسی مولفه های ذکر شده شما را در انتخاب مناسب ترین نرم افزار حضور و غیاب آنلاین که به خوبی پاسخ گوی نیاز های سازمانی شماست، راهنمایی می کند.
-
انتخاب نرم افزار حضور و غیاب مناسب
پس از شناسایی نیاز ها، نوبت به انتخاب نرم افزار حضور و غیاب مناسب می رسد. فاکتور هایی که در این باره بایستی مدنظر قرار داد، به صورت زیر است:
- سازگاری سیستم کنترل تردد: سیستم های کنترل تردد پرسنل بایستی با نرم افزار های منابع انسانی و پرداختی موجود به جهت یکپارچگی و هماهنگی، سازگار پذیر باشد.
- کاربری آسان: سیستم کنترل ترددی که کاربری آسانی داشته باشد، پرسنل را به استفاده از آن ترغیب می کند.
- مقیاس پذیری: نرم افزار حضور و غیاب آنلاین بایستی همگام با توسعه سازمان پیش رفته و تعداد فزاینده پرسنل را مدیریت کند.
-
تعیین سیاست های استاندارد برای کنترل تردد بدون
سیاست های حضور بایستی دقیق، استاندارد و قابل فهم همگان باشد. این سیاست ها بایستی موارد زیر را شامل شود:
- ساعات کار: تعداد ساعات کاری روزانه و مورد انتظار بایستی قید گردد.
- نحوه ثبت ورود و خروج : زمان و چگونگی ثبت ورود و خروج پرسنل بایستی در این سیاست ها تعیین گردد.
- سیاست های مربوط به غیبت و مرخصی: در این مورد نیز پرسنل بایستی آگاهی لازم از نحوه صحیح درخواست مرخصی و گزارش دهی در رابطه با غیبت خود را داشته باشند.
- عواقب عدم رعایت سیاست ها: پیامد های عدم رعایت قوانین و سیاست های سازمان بایستی اطلاع رسانی شود.
-
آموزش پرسنل
پرسنل بایستی نحوه استفاده از نرم افزار حضور و غیاب آنلاین را بیاموزند. این آموزش بایستی موارد زیر را در بر گیرد:
- نحوه لاگین و استفاده از سیستم (در صورت امکان، نحوه دسترسی از طریق گوشی همراه نیز آموزش داده شود)
- اقدامات لازم جهت تصحیح اشتباهات و برطرف نمودن مشکلات مربوط به ثبت حضور و غیاب
- اهمیت استفاده صحیح از نرم افزار حضور و غیاب آنلاین
ارائه دفترچه راهنمای کاربر یا میز خدمت، به پرسنل کمک می کند تا نحوه کار با سیستم کنترل تردد پرسنل را بهتر و سریع تر فرا گیرند.
-
نصب، نظارت و بازخورد
پس از نصب و راه اندازی نرم افزار حضور و غیاب پرسنل، مراحل زیر بایستی دنبال شوند:
- اطمینان یابید که تمامی دپارتمان ها به طور یکسان از سیستم استفاده می کنند.
- به منظور شناسایی ناهمخوانی ها و مشکلات احتمالی، داده های حضور و غیاب را به طور دقیق بررسی کنید.
- به طور منظم با پرسنل خود در ارتباط باشید و بازخورد ها و نظرات آن ها را در مورد عملکرد سیستم جویا شوید.
شرکت مهندسی کسرا
نرم‌افزار حضور و غیاب، که توسط شرکت مهندسی کسرا توسعه یافته، با طیف گسترده‌ای از نسخه‌ها مانند آنلاین، تحت وب و ابری، به مدیران امکان رهگیری لحظه‌ای و ثبت دقیق حضور کارکنان را در هر مکان و زمان فراهم می‌کند. نرم‌افزار حضور و غیاب کسرا با قابلیت‌های نوین و کاربری آسان خود، تجربه‌ای متفاوت از مدیریت حضور و غیاب را ارائه می‌دهد. برای بهره‌مندی از این راهکار پیشرفته و مشاوره با تیم پشتیبانی کسرا، می‌توانید با شرکت تماس بگیرید.
