راهکارهای مقابله با ریسک های حقوقی مرتبط با استفاده از سیستم حضور غیاب Online
در این مطلب به بررسی راهکارهایی برای کاهش ریسک‌های قانونی مرتبط با سیستم‌های حضور و غیاب می‌پردازیم. استفاده از سیستم کنترل تردد دقیق و مطمئن می‌تواند از بروز مشکلات قانونی ناشی از اختلافات حقوقی مرتبط با ساعات کاری، اضافه‌کاری و حقوق کارکنان جلوگیری کند.
امروز، سیستم کنترل تردد پرسنل ابزار های ضروری برای سازمان ها در جهت مدیریت و رهگیری حضور و غیاب منابع انسانی و ساعات کاری آن ها محسوب می شوند. این سیستم ها که طیف گسترده ای را در بر می گیرند؛ از دستگاه ساعت زن حضور و غیاب ساده گرفته تا سیستم های مجهز به فناوری های پیشرفته دیجیتالی، بیومتریکی، آنلاین و تحت Web ، مزایای بسیاری به لحاظ کارایی عملیاتی، تقویت فرهنگ پاسخگویی و مسئولیت پذیری و دقت در فرایند های حقوق و دستمزد دارند.
با این حال، ممکن است استفاده از این سیستم ها ریسک های حقوقی متعددی را نیز در پی داشته باشد؛ از جمله ریسک های مرتبط با امنیت داده ها، حقوق پرسنل و رعایت و مطابقت با قانون کار. در این نوشتار قصد داریم ریسک های مهم حقوقی مرتبط با استفاده از سیستم حضور غیاب Online را برشمرده و راهکار های عملی جهت مقابله با آن ها را بررسی کنیم. با ما همراه شوید.
انواع ریسک های حقوقی مرتبط با استفاده از سیستم حضور غیاب Online
همان طور که اشاره شد، سیستم های کنترل تردد پرسنل در کنار مزایای ارزشمندی که برای سازمان به دنبال دارند، خالی از ریسک نیستند و ممکن است سازمان را با انواع ریسک های حقوقی مرتبط با حریم خصوصی و امنیت داده ها، رعایت و مطابقت با قانون کار، رضایت و حقوق پرسنل، نشت اطلاعات، مسائل مربوط به تبعیض و عدم رعایت اصل انصاف مواجه کند. در ادامه به چند مورد از این ریسک ها به طور مختصر اشاره کرده و راهکار های مقابله با آن ها را بررسی می نماییم.
حریم خصوصی و امنیت داده ها
یکی از مهم ترین ریسک های حقوقی مرتبط با استفاده از سیستم تردد پرسنل به ویژه سیستم هایی که بر اساس داده های بیومتریکی (اثر انگشت، تشخیص چهره و غیره) عمل می کنند، نقض بالقوه قوانین حافظت از داده ها می باشد. در حوزه قضایی، داده های بیومتریک به عنوان اطلاعات شخصی حساس دسته بندی می شوند و از استاندارد های مقرراتی سختگیرانه جهت حفاظت از آن ها استفاده می شود.
به عنوان مثال، بر طبق مقررات عمومی حفاظت از داده ها یا به اختصار GDPR در اروپا، شرکت ها بایستی پیش از جمع آوری داده های بیومتریکی پرسنل، رضایت کتبی پرسنل را به دست آورند و اطمینان یابند که چنین داده هایی به درستی از نشت یا دسترسی غیر مجاز محفاظت می شوند.
رعایت و مطابقت با قانون کار
فعالیت سیستم های حضور و غیاب بایستی در راستای مقررات و قانون کار صورت بگیرد که این مقررات بسته به قوانین هر کشوری ممکن است متفاوت باشد. در این مقررات، اغلب نحوه ثبت و ضبط ساعات کاری پرسنل، نحوه محاسبه اضافه کار و چگونگی مدیریت زمان های استراحت و مرخصی مشخص شده است. در صورتی که ثبت، ذخیره و گزارش دهی ساعات کار مطابق با مقررات تعیین شده نباشد، شرکت ها با مشکلات حقوقی عدیده ای از جمله جریمه، پرداخت خسارت یا طرح شکایت از سوی پرسنل مواجه می شوند.
نشت داده ها
ریسک نشت داده ها و اطلاعات حساس در مورد هر سیستمی که به جمع آوری و ذخیره داده های شخصی می پردازد، وجود دارد. چنانچه سیستم حضور غیاب پرسنل شرکتی هک شود یا داده ها به طور نامناسب مدیریت شوند، آن شرکت ناگزیر با شکایات و منازعات قانونی از سوی پرسنل متاثر مواجه و به پرداخت جریمه تعیین شده از سوی مقامات قضایی محکوم خواهد شد.
راهکار های مدیریت ریسک های حقوقی مرتبط با استفاده از سیستم حضور و غیاب
کسب رضایت پرسنل
پیش از راه اندازی سیستم کنترل ترددی که داده های شخصی، به ویژه داده های بیومتریکی را جمع می کند، لازم است رضایت پرسنل کسب شود. این رضایت بایستی به طور کتبی ثبت شده و پرسنل به خوبی از داده های در حال جمع آوری، چگونگی استفاده از آن ها و مدت زمان ذخیره این داده ها آگاه شوند. کارفرمایان بایستی اهمیت و ضرورت استفاده از سیستم حضور غیاب پرسنل را شرح داده و به کارکنان اطمینان خاطر بدهند که از داده های آن ها به طور ایمن محفاظت می شود.
محدود نمودن جمع آوری داده ها
کارفرمایان بایستی صرفاً داده های مورد نیاز جهت دسترسی به اهداف مشخص شرکت را جمع آوری کنند و این کار را در راستای مقررات و قانون کار انجام دهند. به عنوان مثال، چنانچه یک سیستم ساعت زن حضور و غیاب ساده بتواند پاسخگوی نیاز شرکت باشد، در این صورت، احتیاجی به استفاده از سیستم های بیومتریک پیشرفته نیست. محدود کردن جمع آوری داده ها ریسک چالش های حقوقی و احتمال نشت داده ها را کاهش می دهد.
به کار گیری اقدامات موثر جهت حفاظت از امنیت داده ها
شرکت ها بایستی به منظور کاهش ریسک نشت داده ها، اقدامات موثری انجام دهند. این اقدامات می تواند شامل رمز گذاری داده ها، محدود کردن دسترسی به صرفاً پرسنل مجاز و استفاده از سرور های امن برای ذخیره داده ها باشد. بررسی و ارزیابی منظم میزان آسیب پذیری جهت شناسایی و برطرف نمودن ضعف های سیستم توصیه می شود. به علاوه، ضرورت دارد یک برنامه پاسخ و واکنش فوری در صورت بروز نشت اطلاعات تدوین گردد؛ از جمله هشدار دادن به پرسنل متاثر از ریسک و نیز مقامات مربوط جهت رسیدگی فوری به مشکل پیش آمده.
فراهم کردن ساز و کار های جایگزین
در برخی موارد، به لحاظ حقوقی و اخلاقی ضرورت دارد تا برای آن دسته از پرسنلی که نمی خواهند از سیستم حضور غیاب پرسنل، به ویژه سیستم های بیومتریکی، به دلیل نگرانی از امنیت و حفاظت اطلاعاتشان استفاده کنند، ساز و کار های جایگزین تدارک دیده شود. در خصوص پرسنلی که دغدغه حریم خصوصی یا سایر مسائل مشابه را دارند، بایستی از شیوه های دیگر رهگیری و ثبت حضور و غیاب استفاده نمود. در نظر گرفتن ساز و کارهای جایگزین از منازعات حقوقی جلوگیری کرده و ریسک انجام اقدامات قانونی از سوی پرسنلی که حقوق خود را نقض شده می پندارند، کاهش می یابد.
شرکت مهندسی کسرا
شرکت مهندسی نرم افزاری حضور و غیاب کسرا با بیش از دو دهه سابقه درخشان در حوزه طراحی و تولید انواع سیستم حضور غیاب و نرم افزار های پیشرفته حضور و غیاب، از جمله نرم افزار حضور و غیاب کلود یا ابری که به عنوان سامانه حضور غیاب بدون نیاز به سرور است، نرم افزار حضور و غیاب آنلاین و نرم افزار حضور غیاب تحت وب و همین طور آشنایی کامل با نیاز های سازمانی و موارد حقوقی مرتبط با این سیستم ها، آماده ارائه مشاوره تخصصی و محصولات خود به مشتریان گرامی می باشد. برای مشاوره و کسب اطلاعات بیشتر با کارشناسان شرکت حضور و غیاب کسرا تماس بگیرید.
