در شرکت های بزرگ و چند شعبه ای چه راهکاری برای حضور و غیاب مناسب است ؟

مقدمه

مدیریت حضور وغیاب منابع انسانی شرکت های بزرگ و چند شعبه ای ، همواره چالش برانگیز بوده است . با این حال ، سازمان های بزرگ با یافتن و به کارگیری راهکارهای مناسب جهت کنترل تردد پرسنل خود نه فقط وضعیت حضور و غیاب و زمان ورود و خروج نیروی کار خود را پیگیری می کنند ؛ بلکه میزان بهره وری ، عمل به قوانین و مقررات کار و کارایی عملیاتی خود را نیز ارتقا می بخشند. در شرکت هایی که دارای نیروی کار فعال در شعب مختلف و نقاط جغرافیایی متفاوت هستند، انتخاب سیستم حضور و غیاب مناسب و کارامد بیش از هر زمان دیگری اهمیت دارد . مقاله پیش رو به این موضوع اختصاص دارد . تا انتها همراه ما باشید .

 

نیاز به کارگیری سیستم های حضور  و غیاب در شرکت های بزرگ

پیش از پرداختن به انواع گوناگون راهکار های کنترل تردد ، بیایید علل لزوم به کارگیری این راهکار ها را در شرکت های بزرگ و چند شعبه ای بررسی کنیم .

 

پیگیری دقیق : پیگیری پیوسته زمان دقیق ورود و خروج و ساعت زنی پرسنل در شعبه های مختلف شرکت، اهمیت بسیاری به لحاظ مدیریت امور پرداختی ، رعایت مقررات کار و جلوگیری از دزدی زمان دارد.

کنترل مرکزی : وجود یک سیستم واحد و یکپارچه که تمامی داده های حضور و غیاب را از موقعیت های مکانی مختلف جمع آوری و ذخیره کند، جهت مدیریت و نظارت بر وضعیت رفت و آمد نیروی کار و تصمیم گیری های راهبردی از سوی مدیران و پرسنل منابع انسانی ضرورت دارد.

مقیاس پذیری : هم زمان با رشد و توسعه شرکت ها و بازگشایی شعب جدید ، راهکار انتخابی مدیریت حضور و غیاب بایستی مقیاس پذیر باشد ؛ بی آن که خللی در عملکرد یا دقت عمل آن پدید آید.

 اطلاع رسانی در خصوص بهره وری : یک نرم افزار حضور و غیاب آنلاین قادر به ارائه اطلاعاتی سودمند در خصوص وقت شناسی، روند غیبت ها و سایر الگو های رفتاری پرسنل می باشند که مدیران می توانند با استناد به این داده ها ، نیروی کار خود را به نحو موثرتری سازماندهی نموده و عملکردشان را ارتقا دهند.

 

انواع سیستم های کنترل تردد

اکنون که با اهمیت و ضرورت راهکار های مدیریت حضور و غیاب آشنا شده اید ، بیایید نگاهی داشته باشیم به انواع سیستم های حضور و غیاب و چگونگی پاسخگویی هر یک از این آن ها به نیازهای ویژه شرکت های بزرگ.

 

سیستم حضور و غیاب بیومتریک

 در سیستم های بیومتریک ، از خصوصیات بیولوژیکی منحصر به فرد نظیر اثر انگشت تشخیص ، چهره و اسکن عنبیه جهت تایید هویت پرسنل استفاده می شود. این سیستم ها محاسن گوناگونی دارند، از جمله:

دقت بالا : از آن جایی که سیستم های بیومتریک از شناسه های بیولوژیکی استفاده می کنند، احتمال تقلب هایی نظیر بادی پانچینگ ( شرایطی که در آن پرسنل حاضر، حضور پرسنل غایب را در سیستم ثبت می کنند) به طور چشمگیری کاهش می یابد.

امنیت بالا : امکان جعل داده های بیومتریکی بسیار دشوار است و این امر ، موجب امنیت بالای فرایند احراز هویت و پیگیری حضور و غیاب شده است.

سهولت استفاده : با به کارگیری این سیستم ها،  پرسنل دیگر نیازی به یاد آوردن رمز های شخصی و استفاده از کارت های فیزیکی نخواهند داشت؛ بدین شکل، تاخیر های احتمالی و بروز خطا به هنگام ثبت ورود و خروج کاهش می یابد .

 

معایب : هزینه اولیه نصب و راه اندازی سیستم های بیومتریک ممکن است زیاد به نظر برسد؛ به ویژه زمانی که در شعب مختلف راه اندازی می شوند. با این حال ، در شرکت های بزرگ ،‌ مزایای بلندمدت این سیستم ها به خوبی جبران کننده هزینه های اولیه خواهد بود .

 

سیستم های حضور و غیاب RFID و مبتنی بر کارت

سیستم های RFID ( رادیو شناسه ) و سیستم های مبتنی بر کارت ، جزو پر کاربردترین راهکارهای کنترل تردد به شمار می آیند.  در این روش ها ، پرسنل از کارت های رادیو شناسه یا کارت های هوشمند جهت ساعت زنی خود استفاده می کنند. راه اندازی این سیستم ها آسان بوده و مزیت های گوناگونی دارند؛ از جمله :

مقرون به صرفگی : تهیه و راه اندازی سیستم های رادیو شناسه در مقایسه با سیستم های بیومتریک مقرون به صرفه تر می باشد.

مقیاس پذیری : این سیستم ها را می توان  به راحتی در شعب و موقعیت مکانی مختلف به کار برد و مقیاس پذیر نمود؛ بی آن که اختلالی در عملکرد آن به وجود آید .

کاربری آسان : در این راهکارها، پرسنل صرفا  بایستی از کارت های مخصوص خود استفاده کنند که این امر، فرایند ساعت  زنی را سرعت می بخشد.

 

معایب : سیستم های رادیو شناسه و مبتنی برکارت علی رغم سهولت در استفاده ،مستعد خطا و بادی پانچینگ هستند. با این حال، با به کارگیری شیوه های احراز هویت اضافی مانند پین کد یا تشخیص چهره می توان این چالش ها را برطرف نمود .

سیستم های حضور و غیاب کلود یا ابری

سیستم های حضور و غیاب ابری راهکاری ایده آل برای شرکت های بزرگ و چند شعبه ای محسوب می شوند. این سیستم های قدرتمند داده ها را بر روی سرورهای ابری ایمن ذخیره می کنند و مزایای چشمگیری دارند؛ نظیر:

دسترسی لحظه ای : مدیران و تیم های مدیریتی منابع انسانی با استفاده از سیستم های ابری قادر به دسترسی به داده ها در هر زمان و از هر موقعیت مکانی خواهند بود و از این طریق، بر دفاتر دور از مرکز و سایر شعب نظارت و کنترل خواهد داشت.

مدیریت متمرکز : داده های به دست آمده از تمامی شعب در یک پلتفرم مرکزی جمع آوری می شوند. بدین ترتیب، گزارشگری، رعایت قانون کار و پردازش حقوق و دستمزد تسهیل می شود.

یکپارچگی:  سیستم های حضور و غیاب کلود به سهولت با دیگر نرم افزار های شرکت از جمله سیستم محاسبه پرداخت حقوق و دستمزد و ابزار های مدیریت و برنامه ریزی منابع انسانی یکپارچه شده و فرایندهای مرتبط را تسریع می بخشند.

معایب : عملکرد سیستم های حضور و غیاب کلود به ارتباط اینترنتی ثابت متکی می باشند که این امر، استفاده از سیستم های مذکور را در مناطقی با اتصال اینترنتی نامناسب چالش برانگیز می کند. با این حال، بسیاری از این سیستم ها دارای قابلیت های آفلاین و همزمانی داده ها به هنگام برقراری مجدد ارتباط اینترنتی می باشند.

 

سیستم های حضور و غیاب موبایل

در عصر حاضر که می توان تقریبا تمامی امور خود را از طریق گوشی های هوشمند انجام داد، بسیاری از پرسنل به صورت دور کار مشغول به فعالیت هستند یا اغلب به ماموریت ها و سفرهای کاری می روند. سیستم های حضور و غیاب موبایلی به منظور ضبط و ذخیره داده های حضور و غیاب از طریق گوشی های هوشمند یا تبلت طراحی شده اند. این سیستم ها به طور خاص مناسب شرکت هایی با پرسنل در ماموریت یا مشغول در نقاط مکانی مختلف می باشند. مزیت های اصلی این سیستم ها عبارت اند از :

مکان یابی جغرافیایی: پرسنل می توانند ورود و خروج خود را از طریق گوشی های هوشمندشان ثبت می کنند و این سیستم ها با استفاده از جی پی اس، از حضور آن ها در مکان مورد نظر اطمینان می یابند.

 انعطاف پذیری : سیستم حضور و غیاب موبایلی انعطاف پذیری بالایی دارد؛ به ویژه در مورد پرسنلی که همواره بین بخش های متعدد و اماکن مختلف در تردد هستند.

مقرون به صرفگی: شرکت های بزرگی که پرسنل دور کار دارند با بکارگیری این نوع سیستم حضور و غیاب،  دیگر احتیاجی به نصب سخت افزار های اضافی در موقعیت های متعدد نخواهند داشت.

 

معایب : سیستم های حضور و غیاب موبایلی می توانند مستعد اشتباه باشند؛ مانند زمانی که پرسنل فراموش می کنند زمان شروع و پایان کار خود را ثبت نمایند ؛ به ویژه چنانچه در محیط هایی با دسترسی محدود به اینترنت مشغول به کار باشند.

 بهترین راهکار مدیریت حضور و غیاب در شرکت‌های بزرگ

مدیریت حضور و غیاب منابع انسانی در شرکت های بزرگ و چند شعبه ای، چالشی اجتناب‌ناپذیر اما قابل‌حل است. انتخاب یک سیستم کارآمد و مقیاس‌پذیر، تأثیری مستقیم بر بهره‌وری سازمان، رعایت قوانین کار و رضایت نیروی انسانی دارد. از سیستم‌های پیشرفته بیومتریک و راهکارهای ابری گرفته تا راهکارهای موبایلی و RFID، هر یک مزایا و چالش‌های خود را دارند. اما انتخاب سیستمی که به نیازهای خاص سازمان شما پاسخ دهد، کلید موفقیت در مدیریت حضور و غیاب است.

 اگر شما نیز به دنبال ارتقای مدیریت منابع انسانی و بهره‌وری سازمان خود هستید، هم‌اکنون با شرکت کیمیاگران سرزمین رایانه تماس بگیرید. ما با ارائه سیستم‌های پیشرفته و سفارشی‌سازی‌شده حضور و غیاب، آماده‌ایم تا شما را در مسیر موفقیت همراهی کنیم.