نقش نرم ‌افزار حضور غیاب آنلاین در مدیریت ریسک ‌های منابع انسانی در دوران دور کاری

تبدیل وضعیت کار به دور کاری، یکی از تغییرات قابل توجه در محیط‌ های کاری مدرن به شمار می ‌رود که حاصل پیشرفت‌ های فناوری و رویداد های جهانی نظیر همه ‌گیری کووید ۱۹ می ‌باشد. یکی از چالش‌ های بزرگی که سازمان ها همزمان با سازگاری با شرایط جدید با آن مواجه می ‌شوند، مدیریت موثر منابع انسانی خود است. یکی از جنبه‌ های مهم این مدیریت، نظارت بر حضور و بهره وری پرسنل می ‌باشد.

سیستم‌ های کنترل تردد پرسنل که زمان شروع و پایان کار کارکنان را ثبت و رهگیری می ‌کنند، ابزار هایی سودمند و حتی الزامی در مدیریت ریسک‌ های مرتبط با دور کاری شناخته می شوند. در این نوشتار می ‌خواهیم به نقش نرم‌ افزار حضور غیاب آنلاین در مدیریت ریسک ‌های منابع انسانی در دوران دور کاری و مزایای آن ها اشاره کنیم. با ما بمانید.

سیستم کنترل تردد و حضور غیاب پرسنل چیست؟

سیستم ‌های کنترل تردد پرسنل مانند حضور غیاب ابری cloud که از دیرباز در ادارات و کسب و کار های مختلف مورد استفاده قرار گرفته ‌اند، ابزار هایی هستند که با هدف نظارت و ثبت حضور پرسنل در محیط کار طراحی شده اند. این سیستم ‌ها اشکال مختلفی دارند؛ از دستگاه‌ های ساعت زنی ساده گرفته تا نرم ‌افزار های پیشرفته بیومتریکی.

به منظور سهولت در مدیریت حضور و غیاب کارمندان دور کار، این سیستم‌ ها مجهز به نرم ‌افزارها و اپلیکیشن ‌هایی شده اند  که کارمندان می توانند از طریق کامپیوتر یا گوشی ‌های هوشمند خود و در هر کجا که باشند، حضور خود را ثبت کنند. در برخی از سیستم‌ های پیشرفته کنترل تردد پرسنل، ابزار های مدیریت پروژه نیز تعبیه شده اند که به پرسنل این امکان را می‌ دهند که نه تنها حضور خود، بلکه مدت زمان سپری شده بر روی فعالیت‌های موردنظر را نیز ثبت کنند.

کاهش ریسک‌ های منابع انسانی از طریق سیستم ‌های حضور غیاب پرسنل

نرم‌ افزارهای حضور و غیاب از طرق زیر به کاهش ریسک‌ های منابع انسانی کمک می‌ کنند:

نظارت و افزایش بهره ‌وری

یکی از مهم ترین ریسک ‌های مرتبط با منابع انسانی در شرایط دور کاری، احتمال کاهش بهره‌ وری و فعالیت پرسنل است. بدون حضور فیزیکی مدیران یا ناظران، به سختی می ‌توان اطمینان یافت که پرسنل در ساعات کاری خود به نحو موثری فعالیت می‌ کنند. سیستم کنترل تردد پرسنل در حل این مشکل بسیار خوب عمل کرده؛ آن هم از طریق ارائه داده‌ هایی ارزشمند به مدیران درخصوص زمان دقیق ورود و خروج پرسنل در سیستم، مدت زمان صرف شده بر فعالیت ‌ها و میزان بهره ‌وری آن ها طی ساعات کاری.

سامانه حضور و غیاب پیشرفته همچنین به مدیران امکان شناسایی زود هنگام الگو های کم کاری و به تبع آن، انجام اقدامات اصلاحی مانند پشتیبانی و آموزش بیشتر را می ‌دهد. به علاوه، این سیستم ها با اطمینان یافتن از آن که پرسنل برنامه‌ های کاری خود را به خوبی دنبال می‌ کنند، میزان بهره وری را در شرایط دور کاری، درست مانند کار در محیط اداری حفظ می ‌کنند.

جلوگیری از کار بیش از حد و فرسودگی پرسنل

علی رغم آن که برخی گمان می‌ کنند دور کاری منجر به کاهش بهره ‌وری می ‌گردد، عکس این قضیه نیز می‌تواند صادق باشد. ممکن است پرسنل در کشیدن مرزی مناسب میان کار و زندگی شخصی خود دچار مشکل شوند که این عامل منجر به کار بیشتر و فرسودگی آن ها می ‌شود. فرسودگی در پرسنلی که بیش از حد کار می‌ کنند، نسبت به سایر پرسنل بالاست که این عامل در نهایت منجر به کاهش بهره‌ وری، غیبت ‌های مکرر و افزایش نرخ جایگزینی نیروی کار می ‌گردد.

سیستم ‌های کنترل تردد پرسنل این ریسک را کاهش می‌ دهند. چطور؟ این سیستم‌ ها نه تنها زمان شروع کار پرسنل را رهگیری و ثبت می ‌کنند، بلکه زمانی که آن ها دست از کار می ‌کشند را نیز ثبت می‌ کنند. مدیران با تحلیل این داده‌ ها اطمینان حاصل می‌ کنند که پرسنل از زمان استراحت خود به خوبی بهره ‌مند شده و ساعات طولانی به کار نمی ‌پردازند. سازمان ‌ها با کمک به برقراری یک توازن مطلوب میان ساعات کاری و زندگی شخصی، ریسک فرسودگی را کاهش داده و نیروی کار سالم ‌تر و پایدار تری خواهند داشت.

مدیریت پاسخگویی پرسنل دور کار

پاسخگویی و مسئولیت پذیری یکی از مسائل مهم در محیط ‌های دور کار می ‌باشد. با توجه به عدم نظارت فیزیکی در محیط‌ دور کار بر خلاف محیط اداری، این ریسک وجود دارد که برخی پرسنل در قبال کار و فعالیت خود  پاسخگو نباشند. این عدم پاسخگویی به شکل های مختلف نمود پیدا می‌ کند؛ از جمله تاخیر در شروع کار، زمان ‌های استراحت طولانی و یا عدم صرف زمان تعیین شده برای انجام فعالیت‌ های مورد نظر.

سیستم‌ های کنترل تردد پرسنل این مشکل را از طریق ایجاد رکورد های شفاف در خصوص زمان‌ های مشغول به کار پرسنل برطرف نموده اند. این شفافیت، فرهنگ پاسخگویی را تقویت می ‌کند؛ چرا که پرسنل می‌ دانند که الگو های کارشان تحت نظارت قرار دارد. همچنین می‌ توان این سیستم‌ ها را با ابزار های مدیریت عملکرد یکپارچه نمود تا مدیران بتوانند داده‌ های مربوط به حضور پرسنل را با خروجی کار آن ها مقایسه و تحلیل کرده و بدین شکل، دید جامع ‌تری نسبت به عملکرد پرسنل پیدا کنند.

افزایش امنیت داده ها

در محیط های دور کاری غالبا از تجهیزات شخصی و شبکه های خانگی استفاده می شود که این امر امنیت داده ها را با خطر جدی مواجه می کند. دسترسی های غیر مجاز، نشت اطلاعات و داده ها و مدیریت نامناسب اطلاعات حساس، از جمله تهدیدات احتمالی هستند که سازمان ها بایستی آن ها را مدیریت کنند. سیستم های کنترل تردد پرسنل به همراه استراتژی های دیگر، این ریسک ها را کاهش می دهد.

سازمان ها می توانند با استفاده از شبکه های ایمنی که تحت کنترل شرکت هستند و الزام پرسنل به ثبت حضور خود صرفا از طریق این سیستم ها، اطمینان یابند که دسترسی به داده ها و اطلاعات حساس تحت نظارت و کنترل قرار دارد. به علاوه، این سیستم ها از پروتکل های امنیتی مانند احراز هویت چند عاملی یا خروج خودکار از سیستم پس از وقفه های طولانی و عدم فعالیت پیروی می کنند و از این طریق، ریسک دسترسی های غیر مجاز به داده ها و اطلاعات شرکت کاهش پیدا می کند.

کلام آخر

همان طور که دیدیم، سیستم‌ های کنترل تردد پرسنل نقشی محوری در مدیریت و کاهش ریسک‌ های مرتبط با منابع انسانی در طی دوران دورکاری ایفا می ‌کنند. این سیستم‌ ها نه فقط ساعات کاری پرسنل را به طور دقیق رهگیری و ثبت می ‌کنند، بلکه اصل شفافیت، پاسخگویی و بهره‌ وری را در میان اعضای تیم دور کار تقویت می ‌کنند. اگر به دنبال یک راه حل درجه یک و تضمینی برای مدیریت چالش ‌ها و ریسک‌ های مربوط به منابع انسانی و نیروی دور کار خود هستید، شرکت مهندسی نرم افزار حضور و غیاب کسرا را به  شما معرفی می کنیم.

این شرکت انواع نرم افزار حضور و غیاب تحت وب Web و آنلاین پیشرفته‌ را ارائه می ‌دهد که متناسب با نیاز های نیروی کار امروزی طراحی شده اند؛ از جمله نرم افزار حضور و غیاب تحت وب، نرم افزار حضور و غیاب آنلاین و نرم افزار حضور و غیاب کلود. این سامانه‌ های حضور و غیاب با بهره‌ گیری از فناوری ‌های پیشرفته و روز دنیا و همچنین رابط‌ های کاربری آسان، از قابلیت هایی نظیر ادغام یکپارچه، رهگیری دقیق و گزارش دهی جامع برخوردار هستند و گزینه ای مطمئن برای پیشرفت و موفقیت سازمان شما محسوب می ‌شوند. برای مشاوره و کسب اطلاعات بیشتر با متخصصان کسرا در تماس باشید.