آیا سامانه تردد پرسنل و نرم افزار حضور و غیاب آنلاین می تواند تکرار تاخیر و غیبت را کاهش دهد ؟

در جهان امروز که همه چیز بر پاشنه تکنولوژی می چرخد، پاسخگویی و کارامدی اهمیت فوق العاده ای دارد؛ به ویژه در محیط های کاری و نهادهای آموزشی. با تبدیل سازمان ها به محیط های کاری ترکیبی، دورکار و منعطف، پیگیری و مدیریت حضور و غیاب کارکنان یا دانشجویان هم یک چالش و هم اولویت محسوب می شود.

این نیاز، شرکت های طراح و تولیدکننده نرم افزار های حضور غیاب را بر آن داشت تا خط تولید نرم افزار حضور غیاب آنلاین را راه اندازی کنند.سیستم آنلاین حضور و غیاب با قابلیت کاهش خطای انسانی، انجام خودکار فرایند پیگیری حضور و غیاب و افزایش وقت شناسی، با هدف کاهش تکرار غیبت و تاخیر طراحی شده اند. در این جا این سوال مطرح می شود که آیا این سیستم ها توانسته اند به این هدف تحقق بخشند؟ برای یافتن پاسخ این سوال تا انتهای این نوشتار با ما همراه باشید.

تاثیرات  مخرب غیبت و تاخیر

غیبت و تاخیر همواره عملکرد سازمان ها و نهادها را با اختلال مواجه کرده است که ماحصل آن بروز مشکلات عدیده مالی و عملیاتی بوده است. در بافت کاری، غیبت منجر به کاهش بهره وری و تولید، افزایش هزینه ها و اختلال در جریان کار می گردد. تیم کاری برای جایگزینی نیروی غایب خود به زحمت افتاده و دچار فرسودگی و کاهش بهره وری می گردد. همان طور، تاخیر نیز نتایج سویی از جمله تاخیر در انجام و تحویل پروژه ها، کاهش انسجام و همبستگی تیم کاری و تضعیف فرهنگ سازمانی به همراه دارد.

در بافت آموزشی، غیبت ارتباط معناداری با عملکرد آکادمیک ضعیف، کاهش مشارکت دانش آموزان و نرخ فارغ التحصیلی  دارد. غیبت و تاخیر روند آموزشی را تحت تاثیر قرار داده و باعث کاهش کیفیت کلی آموزشی می گردد. پیش تر، نظارت بر حضور و غیاب پرسنل از طریق روش های دستی مانند پانچ کارت، صدا زدن اسامی یا ثبت در دفتر انجام می گرفت. این روش ها علی رغم کاربری آسان، با خطاها و ناهمخوانی های بسیاری همراه بودند. خطای انسانی، تاخیر در بروزرسانی رکوردها و حتی عدم صداقت، درستی و تاثیر این روش ها را زیر سوال می برد. این جا بود که نیاز به سیستمی کارامد، مطمئن و مقیاس پذیر بیش از پیش احساس می شد.

 نرم افزار حضور و غیاب آنلاین

نرم افزار حضور  و غیب آنلاین از ابزار و پلتفرم های دیجیتالی به منظور پیگیری و ثبت خودکار حضور و غیاب پرسنل ، دانشجویان و منابع انسانی استفاده می کند. این سیستم ها معمولا تلفیقی از تکنولوژی های مختلف مانند تشخیص بیومتریکی، رادیو شناسه، رهگیری از طریق جی پی اس و پلتفرم های نرم افزاری جهت رهگیری پرسنل دور کار  را به کار می برند. خواه از طریق اپلیکیشن های نصب شده بر گوشی های هوشمند، خواه از طریق دسکتاپ یا اسکنرهای بیومتریک، این سیستم ها در هر شرایطی داده های لحظه ای را جمع آوری کرده، در یک پایگاه داده متمرکز ذخیره نموده و گزارش های قابل تحلیل و بررسی برای مدیران فراهم می کنند.

مزیت اصلی  نرم افزار حضور و غیاب آنلاین در اتوماتیک بودن و شفافیت آن است. این سیستم ها با حذف فرایند ها و ورودی های دستی، احتمال خطای انسانی  و  دست کاری های تعمدانه داده ها را کاهش می دهند. به علاوه، از داده های جمع آوری شده می توان به منظور شناسایی الگوهای غیبت استفاده نمود و از این رهگذر، مدیران به درک و شناخت بهتری از رفتار پرسنل می رسند. نرم افزار حضور و غیاب به طور خاص مناسب محیط های کاری ترکیبی و دارای پرسنل دور کار می باشد؛ چرا که در غیر این صورت، پیگیری و ثبت حضور پرسنل بدون حضور فیزیکی آن ها چالش برانگیز می شد.

 حال این سوال مطرح می شود که نرم افزار حضور و غیاب آنلاین چطور موجب کاهش غیبت و تاخیر می گردد؟

 افزایش پاسخ گویی و شفافیت

تقویت فرهنگ پاسخگویی، یکی از روش های اصلی کاهش غیبت و تاخیر توسط نرم افزار حضور و غیاب آنلاین می باشد. پرسنل با علم به آن که حضور و غیاب شان با دقت و به طور لحظه ای تحت نظر قرار داشته و به طور الکترونیکی ثبت می گردد، تمایل بیشتری به دنبال کردن برنامه های زمانی و کاری خود نشان می دهند.

 افزون بر این، سیستم کنترل تردد بدون سرور پرسنل با ارسال  آنی هشدارها و پیام ها به منظور یادآوری شیفت ها، جلسات یا کلاس های پیش رو به افراد، به وقت شناسی کمک می کند. از آن سو، مدیران نیز می توانند با استفاده از این قابلیت، در صورت تاخیر مداوم یا غیبت های مکرر افراد، بازخورد و هشدارهایی را به آنان ارسال نموده و از این طریق موجب تقویت فرهنگ پاسخگویی شوند. قابلیت رؤیت  داده های حضور و غیاب توسط پرسنل و مدیریت، به ایجاد محیط کاری ساختاری و قانون مند کمک می کند؛ محیطی که تاخیر و غیبت در آن جایی ندارد.

سازگار بودن سیستم کنترل تردد بدون سرور با محیط های کار ترکیبی و دورکاری

با افزایش دورکاری و پیداش محیط های کاری ترکیبی، مدیریت حضور و غیاب منابع انسانی به شیوه های دستی بسیار دشوار شده است .نرم افزار حضور و غیاب آنلاین به پرسنل امکان ثبت شروع و پایان کارشان را در هر موقعیت مکانی که باشند،  از طریق گوشی های هوشمند، لپ تاپ یا سایر تجهیزات را داده و بدین شکل، این دشواری را برطرف نموده است.

فناوری GPS و ژئوفنسینگ  هم به کمک آمده و بررسی می کند که آیا پرسنل از موقعیت مکانی مجاز فعالیت می کنند و بدین ترتیب، حتی در موقعیت های مکانی دیگر نیز پرسنل پاسخگوی حضور و فعالیت های خود خواهند بود. این سازگاری و انعطاف پذیری، رضایت بیشتر پرسنل را به همراه خواهد داشت؛ چراکه آن ها می توانند از هر موقعیت مکانی، بر اساس شرایطشان کار کنند، بی آنکه شفافیت و اصل اعتماد به خطر بیفتد.

 در بافت آموزشی نیز نرم افزار حضور و غیاب آنلاین به مدیریت کلاس های مجازی کمک می کند. دانشجویان این امکان را خواهند داشت که حضور خود را در این کلاس ها همچون کلاس های حقیقی ثبت نمایند. بدین شکل حضور دانشجو در طول کلاس به طور پیوسته رهگیری می شود.

 یکپارچگی و تطابق با متریک های عملکرد و پرداخت

در سازمان ها، نرم افزار حضور و غیاب با نرم افزارهای پرداختی هماهنگ شده و این اطمینان را می دهد که پرسنل دقیقا بر اساس ساعاتی که کار کرده اند حقوق دریافت می کنند. این امر احتمال منازعات قانونی بر سر ساعات کاری سپری شده را کاهش داده و اطمینان می دهد که کارفرمایان به داده های دقیق در خصوص غیبت و تاخیر پرسنل دسترسی دارند؛ داده هایی که ارزیابی های عملکردی را تغذیه می کنند.

سازمان ها با پیوند دادن داده های حضور و غیاب با متریک های عملکردی قادر خواهند بود شناخت بهتری از ارتباط میان حضور و غیاب، بهره وری و خروجی نهایی پیدا کنند. به عنوان مثال، غیبت و تاخیرهای مکرر با بهره وری پایین مرتبط است و از این داده ها می توان در جهت اتخاذ راهبردهای آگاهانه به منظور بهبود عملکرد استفاده نمود. در محیط های آموزشی نیز از داده های حضور و غیاب می توان به منظور ارزیابی رابطه میان حضور و غیاب و عملکرد تحصیلی استفاده نمود و به این شکل این داده ها بستری برای مداخلات هدفمند خواهند بود.

 کلام آخر

همانطور که خواندیم، نرم افزار حضور و غیاب آنلاین راهکاری مطمئن برای مدیریت غیبت و تاخیر محسوب می شود. این سیستم ها با تقویت پاسخگویی و کمک به شناخت مدیران از رفتار پرسنل از طریق داده هایی که ارائه می دهند، غیبت و تاخیر را هم در محیط کار و هم در بافت آموزشی به طور چشمگیری کاهش می دهند. در این راستا، شرکت مهندسی نرم افزار حضور و غیاب کسرا با در نظر گرفتن نیازهای سازمانی و کمک به مدیریت موثر حضور و غیاب منابع انسانی، نرم افزارهای حضور و غیاب آنلاین را طراحی و تولید نموده است. برای راهنمایی بیشتر با کارشناسان کسرا در ارتباط باشید.