کاهش سوء تفاهم‌ های مدیر منابع انسانی شرکت با استفاده از یک نرم ‌افزار حضور غیاب خوب

مدیران منابع انسانی نقش مهمی در عملکرد موثر سازمان ایفا می ‌کنند. آن ها مسئول استخدام، مدیریت کارکنان، حقوق و دستمزد، آموزش، مدیریت عملکرد و حصول اطمینان از مطابقت فعالیت‌ های سازمان با مقررات قانون کار می‌ باشند. گاهی اوقات، در طی انجام فرایند های این وظایف و مسئولیت ها، سوء تفاهم‌ هایی میان مدیر منابع انسانی شرکت و پرسنل به وجود می ‌آید. یکی از رایج ‌ترین عوامل این سوء تفاهم ‌ها، مدیریت حضور و غیاب منابع انسانی می ‌باشد؛ به ویژه در مورد مسائلی مانند غیبت ‌های مکرر، تنبلی و از کار گریزی، اضافه کاری و تفاضلات حقوق و دستمزد.

در سازمان های مدرن که میزان بازدهی و بهره ‌وری پرسنل ارتباط تنگاتنگی با مدیریت زمان دارد، استفاده از یک سیستم حضور و غیاب آنلاین کارامد جزو ضروریات محسوب می ‌شود. این سیستم‌ ها موجب کاهش چشمگیر سوء تفاهم ‌ها شده و از طریق فراهم نمودن داده ‌های دقیق در خصوص حضور و غیاب و ساعات کاری پرسنل، به بهبود عملکرد دپارتمان منابع انسانی کمک می‌ کنند. در این نوشتار، نقش سیستم‌ های کنترل تردد پرسنل آنلاین را در حل چالش ‌های پیش روی مدیران منابع انسانی‌و پرسنل بررسی می ‌کنیم. تا انتها با ما بمانید.

انواع سوء تفاهم ‌های رایج مدیر منابع انسانی شرکت در مدیریت حضور غیاب

سوء تفاهم ‌ها در حوزه مدیریت حضور و غیاب منابع انسانی از چند طریق به وجود می ‌آیند. برخی از رایج ‌ترین سوء تفاهم ها عبارت اند از:

ثبت نادرست زمان: ممکن است پرسنل فراموش کنند ورود و خروج خود را ثبت کنند یا حتی در مواردی سهوا زمان اشتباهی را در سیستم ثبت نمایند. زمانی که مدیران منابع انسانی این سوابق را بررسی می ‌کنند، از اختلافات به وجود آمده سوال می ‌کنند که که این امر می‌ تواند منجر به مخالفت با پرسنل در خصوص ساعات کاری حقیقی سپری شده گردد.

تفاوت در میزان غیبت‌ ها: در صورتی که پرسنل تقاضای مرخصی یا خروج از محیط کار را داشته باشند اما این غیبت ‌ها به طور مناسب ثبت نگردند، این امر می‌ تواند بعد ها منجر به سردرگمی مسئولان منابع انسانی شود. ممکن است مدیران منابع انسانی به اشتباه گمان کنند که پرسنل بدون اجازه غیبت کرده و از این رو، مطابق مقررات با آن ها رفتار نمایند.

عدم شفافیت: در بسیاری از سیستم‌ های سنتی حضور و غیاب، پرسنل امکان رویت و دسترسی محدودی به رکورد های حضور و غیاب خود داشتند. این عدم شفافیت می‌ تواند به شک و تردید و عدم اعتماد پرسنل به دپارتمان منابع انسانی منجر شود.

دشواری در رهگیری و ثبت حضور و غیاب پرسنل دور کار: با افزایش دور کاری و تنوع در شرایط و محیط‌ های کار، مدیران منابع انسانی با چالش ‌های عدیده ‌ای در رهگیری حضور و غیاب پرسنل دور کار یا در ماموریت خود مواجه شده اند. بدون بهره‌ مندی از یک سیستم حضور و غیاب مطمئن، به سختی می ‌توان مطمئن شد که آن دسته از پرسنلی که حضور فیزیکی در محیط کار ندارند، به ساعات کاری تعیین شده پایبند هستند.

این سوء تفاهم ها می ‌تواند منجر به شکل گیری روابط پر تنش میان مدیران منابع انسانی و پرسنل، کاهش بازدهی و بهره‌ وری و حتی منازعات حقوقی شود. سازمان ‌ها بایستی در جهت حل این مسائل از راهکار های مدرن جهت فراهم نمودن دقت، شفافیت و بازدهی بالا در مدیریت حضور و غیاب پرسنل خود استفاده کنند. یکی از بهترین راهکار ها در این باره، استفاده از یک سیستم نرم افزار حضور غیاب خوب است.

مزیت ‌های سامانه تردد آنلاین

سیستم‌ تردد پرسنل آنلاین که به عنوان سامانه حضور غیاب و ثبت زمان دیجیتالی نیز شناخته می ‌شوند، از فناوری ‌های پیشرفته ای نظیر تایید بیومتریکی، رهگیری موقعیت جغرافیایی پرسنل و همزمانی داده ‌های لحظه‌ ای جهت مدیریت مستقیم و اتوماتیک حضور و غیاب پرسنل استفاده می ‌کنند. در ادامه، به مزیت ‌های اصلی نرم افزار های حضور و غیاب آنلاین در کاهش سوء تفاهم های میان مدیران منابع انسانی و پرسنل خواهیم پرداخت.

ثبت دقیق و اتوماتیک زمان: یکی از مزیت‌ های اصلی سیستم حضور و غیاب آنلاین، قابلیت بی ‌نظیر آن در اتوماتیک سازی فرایند ثبت زمان می ‌باشد. پرسنل به جای ثبت دستی ورود و خروج خود که مستعد خطای انسانی می ‌باشد، می‌ توانند از تجهیزات دیجیتالی برای ثبت ورود و خروجشان استفاده کنند. در بسیاری از این سیستم‌ ها، از شیوه‌ های تایید بیومتریکی مانند ثبت اثر انگشت یا تشخیص چهره استفاده می ‌شود تا این اطمینان حاصل گردد که صرفاً پرسنل مورد نظر در حال ثبت ورود و خروج خود می ‌باشد.

به علاوه، سیستم های آنلاین ساعات کاری را به صورت لحظه ‌ای ثبت و ذخیره می‌ کنند؛ بدین شکل، احتمال تفاضلات و سوء تفاهم ‌ها کاهش می‌ یابد. مدیران منابع انسانی نیز به رکورد های دقیق و به روز دسترسی خواهند داشت؛ بنابراین محاسبات حقوق و دستمزد بر اساس داده ‌های دقیق انجام می ‌شود. بدین ترتیب، سوء تفاهم‌ های مربوط به ثبت غیر دقیق زمان ورود و خروج به طور چشمگیری کاهش می ‌یابد و این اطمینان حاصل می ‌شود که پرسنل دقیقا بر اساس ساعاتی که کار کرده ‌اند، حقوق و دستمزد دریافت می ‌کنند.

شفافیت و پیشخوان کارمند: سیستم ‌های آنلاین حضور و غیاب اغلب مجهز به پرتال‌ های پیشخوان کارمند می ‌باشند که به پرسنل این امکان را می ‌دهد تا رکورد های حضور و غیاب خودشان را هر زمان که بخواهند، مشاهده کنند. این شفافیت موجب تقویت اعتماد میان مدیران منابع انسانی و پرسنل می‌ شود؛ چرا که پرسنل می‌ توانند ساعات کاری، میزان مرخصی و پرداخت اضافه کاری های خود را بدون وابستگی به دپارتمان منابع انسانی برای کسب اطلاعات مدیریت نمایند.

سیستم حضور غیاب آنلاین با فراهم نمودن امکان دسترسی پرسنل به رکورد های خود، از بروز سوء تفاهم‌ ها و منازعات می ‌کاهد. شایان توجه هست که نوعی از سامانه تردد پرسنل وجود دارد که به صورت حضور غیاب بدون سرور است و نیازی به خرید و راه اندازی و نگهداری سرور در محل سازمان یا شرکت نیست و می توان به صورت سیستم تردد ابری از آن استفاده کرد.

رهگیری حضور غیاب و موقعیت جغرافیایی پرسنل دور کار: با افزایش میزان دور کاری، اهمیت سیستم‌ های حضور و غیاب آنلاین بیش از پیش نمایان می ‌شود. این سیستم‌ ها قادرند حضور پرسنلی را که از خانه یا سایر موقعیت ‌های جغرافیایی به جز محیط رسمی کار فعالیت می ‌کنند، ثبت نمایند.

بسیاری از این سیستم ‌ها از رهگیری موقعیت جغرافیایی جهت مشخص نمودن موقعیت مکانی پرسنل به هنگام ثبت ورود و خروج خود استفاده می ‌کنند و از این طریق اطمینان حاصل می‌ شود که پرسنل در همان موقعیت مکانی مورد نظر فعالیت می کنند. بنابراین، سوء تفاهم های مربوط به مدیریت حضور و غیاب منابع انسانی کاهش می ‌یابد؛ چرا که پرسنل نمی ‌توانند موقعیت مکانی یا ساعات کاری خود را انکار کنند.

درباره شرکت کسرا

یکی از شرکت ‌های نامی و پیشرو در زمینه طراحی و تولید و عرضه دستگاه های حضور و غیاب پیشرفته، شرکت مهندسی نرم افزار حضور و غیاب کسرا می ‌باشد. این شرکت علاوه بر نرم ‌افزار های حضور و غیاب آنلاین، انواع سامانه ‌های کنترل تردد پرسنل نظیر نرم ‌افزار های حضور و غیاب تحت وب و نرم ‌افزار های حضور و غیاب کلود یا ابری را نیز تولید و عرضه می ‌کند. مدیریت نیروی کار خود را با خیال راحت به شرکت کسرا بسپارید.