تاثیرات قابل توجه سیستم های حضور غیاب
در فضای کاری مدرن که کارامدی حرف اول را می زند ، سامانه های حضور و غیاب ، ارتقای مدیریت محیط و نیروی کار در سازمان ها را فراهم نموده اند . این سیستم ها که داده های حضور و غیاب پرسنل را به طور لحظه ای ثبت می کنند ، مزیت های متعددی به طور ویژه در حوزه محاسبه حقوق و دستمزد و افزایش رضایت شغلی کارکنان دارند .
این سیستم ها علاوه بر راحتی و کارایی عملیاتی ، فرهنگ شفافیت ، دقت و اعتماد را در محیط کار تقویت می کنند . در این نوشتار بر آنیم تا تاثیرات قابل توجه سیستم های حضور و غیاب را در تسریع محاسبات حقوق و دستمزد و افزایش رضایت کارمندان مورد بررسی قرار دهیم .
دیگر دوره استفاده از کارت پانچ و رجیستر های دستی حضور و غیاب سر آمده ؛ دوره ای که در آن شاهد تاخیر و دیر کرد ، بی دقتی و ناکارامدی بودیم نرم افزار حضور و غیاب آنلاین از قابلیت های بی نظیری همچون محاسبه ابری ، تحلیل داده های بیومتریک و هوش مصنوعی جهت ثبت ، ذخیره سازی و پردازش داده های حضور و غیاب پرسنل استفاده می کنند .
این سیستم ها از طریق رهگیری خودکار زمان ورود و خروج ، فراغت از کار ، اضافه کاری و حتی محاسبه ساعات دور کاری ، به ابزاری ضروری جهت استفاده در انواع سازمان های کوچک و بزرگ تبدیل شده اند .
تاثیرات فزاینده این اتوماسیون ، به طور ویژه در دو حیطه مهم قابل توجه و مشهود است : اولین حیطه ، محاسبه سریع و دقیق میزان پرداخت حقوق و دستمزد و حیطه دیگر ، افزایش رضایت شغلی پرسنل می باشد .
زمانی که محاسبه و پرداخت حقوق و دستمزد پرسنل دقیق و بدون خطا باشد ، پرسنل رضایت بیشتری از سازمان و حرفه خود خواهند داشت و در عین حال ، از بخش عمده ای از وظایف مسئولان دپارتمان منابع انسانی نیز کاسته می شود . این نتایج به اتفاق ، منجر به رضایت کارمندان و افزایش بهره وری می گردد .
محاسبه سریع حقوق و دستمزد ؛ از ابهام و آشفتگی تا شفافیت و نظم
پیش تر ها ، مدیریت حقوق و دستمزد فرایندی دشوار و پیچیده و مستلزم توجه دقیق به جزئیات بود . داده های حضور و غیاب غیر دقیق اغلب منجر به خطا های پرداختی از جمله پرداخت ناکافی یا بیش از حد به پرسنل می شد .
چنین خطاهایی با آن که اغلب سهوی هستند ، اما اعتماد میان پرسنل و کارفرما را خدشه دار می کنند . پیدایش نرم افزار های حضور و غیاب اما ، فرایند های محاسبه حقوق و دستمزد را دگرگون کرده و آن را از فرآیندی پرزحمت به فعالیتی کارامد ، موثر و خالی از خطا تبدیل نموده است .
جمع آوری لحظه ای داده ها
سامانه حضور غیاب ، داده ها را به طور لحظه ای ثبت و ذخیره می کند ؛ بدین ترتیب ، جایی برای ابهام باقی نمی ماند . ساعات کاری پرسنل در هر شرایط کاری اعم از کار در محیط رسمی کار ، دور کاری یا شیفت کاری متغیر به طور آنی ثبت و در پایگاه های داده متمرکز ذخیره سازی می شوند . بدین شکل ، دیگر نیازی به ثبت دستی داده ها نبوده و احتمال بروز خطا های انسانی به طور چشمگیری کاهش می یابد .
به عنوان مثال ، در شرکتی با صد ها پرسنل ، محاسبه حقوق اضافه کاری بر اساس نرخ های ساعتی متغیر ، می تواند کابوسی لجستیکی باشد نرم افزار کنترل تردد ابری که محصول الگوریتم های از پیش تعیین شده هستند ، با لحاظ نمودن سیاست های شرکت و قانون کار ، حقوق اضافه کاری را به سرعت محاسبه می کنند. نتیجه چیست ؟ فرآیند های محاسبه حقوق و دستمزد که زمانی چندین روز به طول می انجامید، اکنون ظرف چند ساعت انجام می شود .
یکپارچگی با نرم افزار های پرداختی
بسیاری از نرم افزار های حضور و غیاب به گونه ای طراحی شده اند که به راحتی با نرم افزار های پرداختی هماهنگ شده و همگام سازی داده ها به طور خودکار اتفاق می افتد . این بدان معناست که به محض ثبت حضور پرسنل در سیستم حضور و غیاب آنلاین ، این داده مستقیما وارد سیستم پرداختی شده و حقوق و دستمزد با در نظر گرفتن کسورات ، امتیازات و مالیات به طور دقیق محاسبه می گردد . این یکپارچه سازی از داده های اضافی جلوگیری کرده و اطمینان حاصل می کند که الزامات قانونی رعایت شده است .
صرفه جویی در هزینه ها با نرم افزار کنترل تردد ابری
کارامدی فرایند های محاسبه حقوق و دستمزد به منزله صرفه جویی در هزینه هاست . شرکت ها با در اختیار داشتن سیستم های خودکار ، از تعداد پرسنل کمتری برای مدیریت امور حقوق و دستمزد استفاده خواهند کرد . همچنین ، شاهد خطا های پرهزینه که منجر به پرداخت جریمه و منازعات حقوقی می گردد ، نخواهند بود . به علاوه ، پردازش سریع حقوق و دستمزد به کسب و کار ها امکان مدیریت متمرکز نقدینگی را داده و از ثبات مالی بیشتری برخوردار خواهند شد .
با آن که مزیت های تکنیکی نرم افزار حضور و غیاب آنلاین انکارناپذیر است ، اما تاثیر این سیستم ها بر رضایت شغلی نیز به همان اندازه قابل توجه می باشد . پرسنل خواهان محیطی کاری هستند که در آن به زمان و تلاش ایشان ارج نهاده شود . این سیستم های پیشرفته و سرآمد ، به ایجاد یک فرهنگ کاری مثبت توام با وفاداری و مشارکت نیز کمک قابل ملاحظه ای می کنند .
اعتماد سازی از طریق ایجاد شفافیت
شفافیت، اصل لازم در رضایت کارمندان محسوب می شود و نرم افزار های حضور و غیاب آنلاین در ایجاد شفافیت از سایر سیستم ها پیشی گرفته اند . پرسنل می توانند هرگاه بخواهند ، به داده های حضور و غیاب خود از طریق پرتال های کاربری یا اپلیکیشن مخصوص دسترسی پیدا کنند .
این شفافیت اطمینان می دهد که مشارکت آن ها به طور دقیق ثبت شده و به لحاظ مالی جبران می گردد . زمانی که پرسنل بدانند که کارفرمایشان به دقت و منصفانه به امور آن ها ش می پردازد ، انگیزه بیشتری نسبت به مشارکت فعالانه در رسیدن به اهداف تعیین شده خواهند داشت .
ارتقای پاسخگویی با نرم افزار حضور غیاب آنلاین
نرم افزار های حضور و غیاب آنلاین با در دسترس قرار دادن داده های حضور و غیاب به تقویت فرهنگ پاسخگویی کمک می کنند . از طریق این سیستم ها ، پرسنل قادر به پیگیری وضعیت حضور و غیاب خود و اطلاع یافتن از برنامه های کاری و مهلت تحویل پروژه های خود می باشند . استقلال پرسنل در خصوص پیگیری برنامه های کاری خود و تصمیم گیری ، به نظم حرفه ای و افزایش رضایت شخصی ایشان کمک می کند ؛ چرا که مستقیما می بینند که چطور فعالیت هایشان به دریافت مزایای مالی می انجامد .
حرف آخر
برای مدیریت پیچیدگی خاص محیط های کاری امروزی ، استفاده از نرم افزار های حضور و غیاب آنلاین دیگر نه یک گزینه ، بلکه یک ضرورت محسوب می شود . تاثیر دوجانبه این سیستم ها هم بر کارامدی عملیاتی و هم ارتقای رضایت کارمندان ، ارزش و اهمیت استفاده از آن ها نشان می دهد .
در این رابطه شرکت مهندسی کسرا را به شما معرفی می کنیم که طراح و سازنده انواع نرم افزار های حضور و غیاب پیشرفته از جمله نرم افزار حضور و غیاب آنلاین می باشد . سازمان ها و نهاد های مهم بسیاری در کشور از سامانه های کنترل تردد پرسنل کسرا استفاده می کنند . شما هم به جمع مشتریان وفادار کسرا پیوسته و بخشی از مسئولیت دپارتمان منابع انسانی خود را با خیال آسوده به کسرا بسپارید .