دستگاه کنترل تردد به کارکنان اجازه می‌دهد تا ساعت ورود و خروج خود را به صورت الکترونیکی و با استفاده از دستگاه کارت ساعت‌زنی، کامپیوتر متصل به اینترنت، دستگاه‌های متحرک و تلفن همراه ثبت کنند. داده‌ها بلافاصله به نرم‌افزار انتقال می‌یابند که می‌تواند به صورت یکپارچه به لیست حقوق و دستمزد شما وارد شود. این دستگاه بیش از ثبت زمان ورود و خروج کارکنان، کارایی‌های متعددی دارد از جمله:
همچنین، دستگاه به کارکنان خدماتی ارائه می‌دهد که آن‌ها اجازه دسترسی به بسیاری از اطلاعات کاری خود شامل بررسی ساعت‌های کاری، برنامه‌های جاری و آینده و میزان مرخصی و استعلاجی را دارند. بسیاری از دستگاه‌های کنترل حضور و غیاب به صورت ابری (Cloud-based) و یا on-premise کار می‌کنند. دستگاه‌های on-premise بر روی سرور محل کار نصب می‌شود در حالی که اپلیکیشن‌های ابری توسط ارائه‌دهنده محصول کنترل تردد شما و به صورت آنلاین در دسترس هستند.
دستگاه‌های ساعت‌زنی انواع مختلفی دارند که در سازمان‌های مختلف بنا بر نیاز کسب‌وکارها هر کدام می‌توانند مورد استفاده قرار گیرند.
دستگاه کنترل کارتی بدون تماس و لمس اثر انگشت و تشخیص چهره بوده و شناسایی تنها از طریق کد و کارت انجام می‌شود. این نوع دستگاه‌های تردد ارزان‌ترین نمونه‌های موجود در بازار هستند که بیشتر مورد استفاده کسب‌وکارهای کوچک با تعداد پرسنل کم می‌باشند. با توجه به قابلیت‌ها و امکانات کم و نیز خطاها و مشکلاتی که دارند، در سال‌های اخیر کمتر مورد توجه قرار می‌گیرند. پیشنهاد می‌شود با پرداخت هزینه بیشتر، دستگاه‌های دیگر را نیز بررسی کنید.
دستگاه اثرانگشتی از سه طریق اثر انگشت، کد و کارت شناسایی را انجام می‌دهند. ایرادات و مشکلات دستگاه‌های کارتی در این دستگاه‌ها رفع شده و از تکنولوژی بهتری برخوردار هستند. این دستگاه‌ها اندازه‌گیری‌های دقیق اثر انگشت را از میان مدارکی که قبلاً در ترمینال ساعت‌زن ذخیره شده‌اند، به منظور تایید هویت کارمند در زمان ورود به کار می‌برند. دستگاه‌های بیومتریک جایگزین مناسب ساعت RFID یا سیستم‌های رمز دار هستند و مانع تقلب در ساعت زدن و سوء استفاده زمانی می‌شوند.
این دستگاه‌ها پیشرفته‌ترین نوع دستگاه‌های موجود در بازار هستند. دستگاه تشخیص چهره با شناخت ویژگی‌های فیزیولوژیکی کارکنان امنیت را در محل کار برقرار می‌کند. برخلاف دستگاه‌های کارتی، وجود خود فرد نیز ضروری است. این نوع دستگاه‌ها تصویر چهره را دریافت کرده و آنالیز سه‌بعدی یا دو‌بعدی را انجام می‌دهند و سپس الگوی بدست آمده را با الگوهای از پیش تعریف شده مطابقت می‌دهند.
راهکاری خلاقانه برای افزایش بهره‌وری کسب‌وکارها است که با تحلیل عملکرد کارکنان، به کنترل پرسنل کمک می‌کند. سامانه‌های آنلاین نیازی به سخت‌افزار ندارند و از این رو به صورت کاملاً کم‌هزینه و مقرون به صرفه می‌توانند ورود و خروج پرسنل را مدیریت کنند.
برخی از کسب‌وکارها بنا به اقتضائات شغلی خود لازم است از دستگاه‌های کنترل تردد مثل دستگاه ساعت‌زنی سیار استفاده کنند. این دستگاه‌ها می‌توانند به صورت شارژی و بدون اتصال به سامانه تردد اطلاعات ورود و خروج را ثبت کرده و پس از اتصال به نرم‌افزار، تخلیه شوند.
این دستگاه‌ها با استفاده از ارتباط میان دستگاه و سامانه کنترل تردد می‌توانند به صورت لحظه‌ای اطلاعات ورود و خروج پرسنل را ثبت و تخلیه کنند. این نوع دستگاه‌ها در کنار دیگر انواع دستگاه‌های ساعت‌زنی مانند تشخیص چهره، اثر انگشت و کارتی، یکی از کاربردی‌ترین دستگاه‌های ثبت ورود و خروج کارمندان محسوب می‌شوند.
با وجود مزایای فراوان استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب، ممکن است معایبی نیز برای سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ و کوچک به همراه داشته باشد. در ادامه به برخی از مهم‌ترین مزایا و معایب این دستگاه‌ها می‌پردازیم.
تاریخچه دستگاه‌های حضور و غیاب به قرن نوزدهم بازمی‌گردد. در آن زمان، با رشد کارخانه‌های بزرگ در اروپا و آمریکا، نیاز به نظارت دقیق بر حضور و غیاب کارکنان احساس شد. اولین دستگاه‌های ثبت ساعت به صورت دستی و مکانیکی بودند که با مشکلاتی چون خطاهای انسانی مواجه بودند.
در نوامبر ۱۸۸۸، ویلارد باندی جواهر فروش اهل آبرن، نیویورک، دستگاه کلید و نوار (کاغذی) را اختراع کرد که قادر به چاپ زمان دقیق ورود و خروج کارکنان بر روی نوار کاغذی بود. در سال ۱۸۹۴، دانیل ام کوپر اولین دستگاه کارتی را اختراع کرد که با نام ساعت روچستر شناخته شد و توانست زمان ورود و خروج را بر روی کارت‌های مقوایی ثبت کند.
در سال ۱۹۱۱، شرکت بین‌المللی کسب‌وکار (IBM امروزی) از این دستگاه‌ها برای تولید انبوه استفاده کرد و در دهه ۱۹۲۰، دستگاه‌های کنترل تردد به طور گسترده‌ای در کارخانه‌ها و ادارات جایگزین ثبت دستی شدند. در سال ۱۹۳۸، اولین دستگاه تمام‌اتوماتیک معرفی شد که زمان حضور کارکنان را به صورت دقیق‌تری ثبت می‌کرد.
امروزه، با پیشرفت تکنولوژی، دستگاه‌های حضور و غیاب با قابلیت‌های بیومتریک همچون تشخیص چهره و اثر انگشت به بازار عرضه می‌شوند که امنیت و کارایی بالاتری را فراهم می‌کنند.
فناوری بیومتریک به معنای استفاده از ویژگی‌های منحصر به فرد جسمی یا رفتاری افراد برای احراز هویت آن‌ها است. در دستگاه‌های حضور و غیاب، فناوری بیومتریک از طریق اثر انگشت، تشخیص چهره، و سایر ویژگی‌ها، به شناسایی دقیق کارکنان کمک می‌کند.
خرید دستگاه حضور و غیاب برای هر سازمانی دلایل متعددی دارد که می‌تواند به بهبود مدیریت منابع انسانی و افزایش بهره‌وری کمک کند:
اتصال دستگاه‌های حضور و غیاب به نرم‌افزارهای مدیریت منابع انسانی، امکان مدیریت دقیق‌تر و یکپارچه‌تر تردد کارکنان را فراهم می‌کند. این ارتباط به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا داده‌های ثبت‌شده را به راحتی تحلیل کرده و تصمیمات بهتری در زمینه مدیریت نیروی انسانی اتخاذ کنند.
انتخاب بهترین دستگاه حضور و غیاب بستگی به نیازها و شرایط سازمان دارد. در اینجا چند نکته کلیدی برای انتخاب دستگاه مناسب آورده شده است:
با افزایش قیمت دلار و تغییرات اقتصادی، بسیاری از سازمان‌ها به فکر خرید دستگاه‌های حضور و غیاب ایرانی هستند. در این بخش به مقایسه دستگاه‌های ایرانی و خارجی می‌پردازیم:
دستگاه‌های ارزان قیمت معمولاً دارای معایب زیر هستند:
در کسب‌وکارهای کوچک، انتخاب دستگاه حضور و غیاب مناسب اهمیت ویژه‌ای دارد. ویژگی‌های کلیدی که باید در انتخاب دستگاه حضور و غیاب برای کسب‌وکارهای کوچک مد نظر قرار گیرد عبارتند از:
در پایان، اهمیت پشتیبانی نرم‌افزار حضور و غیاب به عنوان یکی از ستون‌های اساسی موفقیت سازمان‌ها در مدیریت منابع انسانی برجسته شد. از افزایش رضایت مشتریان و بهبود بهره‌وری تا به‌روزرسانی‌های منظم و صرفه‌جویی در هزینه‌ها، پشتیبانی قوی نقش حیاتی در تضمین عملکرد بی‌نقص این نرم‌افزارها ایفا می‌کند. سازمان‌ها با انتخاب نرم‌افزارهایی که دارای سیستم پشتیبانی جامع و حرفه‌ای هستند و همکاری با شرکت‌های معتبر می‌توانند از تمامی مزایای ارائه شده بهره‌مند شوند و از چالش‌های احتمالی پیشگیری کنند.
به منظور ارتقاء کیفیت مدیریت حضور و غیاب و تضمین بهره‌وری سازمانی، توصیه می‌شود که مدیران منابع انسانی به دقت به بررسی و انتخاب نرم‌افزار همراه با پشتیبانی مناسب بپردازند. به عنوان یک گام مؤثر در جهت بهینه‌سازی فرآیندهای سازمانی خود، از شما دعوت می‌کنیم تا با تیم پشتیبانی کیمیاگران سرزمین رایانه تماس بگیرید و تجربه عملی از طریق تست دموی نرم‌افزار ما را به دست آورید. با انتخاب صحیح، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که سیستم حضور و غیاب شما همیشه در بهترین حالت ممکن عمل می‌کند و سازمان شما در مسیر موفقیت پایدار قرار می‌گیرد.
لطفا برای دریافت مشاوره و خرید فرم را پر کنید.
