ساعت و دستگاه حضور و غیاب کسرا
امروزه انواع دستگاه ثبت ساعت جهت مدیریت تردد پرسنل سازمان ها مورد استفاده قرار میگیرد. دستگاه ساعت زنی با بهره مندی از فناوری بیومتریک مثل تشخیص چهره، اثر انگشت، کارت، تشخیص کف دست و تشخیص عنبیه میتواند قابلیت های بسیاری را در مورد ثبت زمان ورود و خروج افراد همراه با سیستم حضور غیاب در اختیار مدیران سازمان ها قرار دهد. دستگاه های کنترل دسترسی پیشرفته کسرا سال هاست در بسیاری از سازمان های بزرگ مورد استفاده قرار میگیرد.
انواع سخت افزار حضور غیاب کسرا
برخی از محبوب ترین دستگاه های تردد و ساعت کنترل تردد کسرا
همه چیز در مورد دستگاه حضور و غیاب + خرید و قیمت انواع دستگاه حضور غیاب
فهرست مطالب
- دستگاه حضور غیاب چیست؟
- انواع دستگاه حضور غیاب
- مزایا و معایب دستگاه کارت ساعت‌زنی
- مزایای دستگاه حضور و غیاب در پرداخت دستمزدها
- تاریخچه دستگاه حضور غیاب
- فناوری بیومتریک در دستگاه‌های حضور و غیاب چیست؟
- دستگاه‌های ساعت‌زنی و کنترل تردد امروزی
- انواع روش‌های احراز هویت با فناوری بیومتریک
- دلایل خرید دستگاه حضور و غیاب
- ارتباط دستگاه حضور و غیاب و نرم‌افزار حضور و غیاب
- نحوه انتخاب بهترین دستگاه حضور و غیاب
- دستگاه حضور و غیاب ایرانی یا خارجی؟ کدام مقرون به صرفه‌تر است؟
- معایب دستگاه حضور و غیاب ارزان
- ویژگی‌های اساسی دستگاه حضور غیاب برای کسب‌وکارهای کوچک
دستگاه حضور غیاب چیست؟
دستگاه کنترل تردد به کارکنان اجازه می‌دهد تا ساعت ورود و خروج خود را به صورت الکترونیکی و با استفاده از دستگاه کارت ساعت‌زنی، کامپیوتر متصل به اینترنت، دستگاه‌های متحرک و تلفن همراه ثبت کنند. داده‌ها بلافاصله به نرم‌افزار انتقال می‌یابند که میتواند به صورت یکپارچه به لیست حقوق و دستمزد شما وارد شود. این دستگاه بیش از ثبت زمان ورود و خروج کارکنان، کارایی‌های متعددی دارد از جمله:
- دریافت داده‌های واقعی درباره میزان کارکرد کارکنان، تأخیرها و اضافه‌کاری‌ها
- مدیریت پرداخت استعلاجی و مرخصی (PTO)
- برنامه‌ریزی کارکنان
- ارائه داده‌های دقیق نیروی کار
همچنین، دستگاه به کارکنان خدماتی ارائه می‌دهد که آن‌ها اجازه دسترسی به بسیاری از اطلاعات کاری خود شامل بررسی ساعت‌های کاری، برنامه‌های جاری و آینده و میزان مرخصی و استعلاجی را دارند. بسیاری از دستگاه‌های کنترل حضور و غیاب به صورت ابری (Cloud-based) و یا on-premise کار می‌کنند. دستگاه‌های on-premise بر روی سرور محل کار نصب می‌شود در حالی که اپلیکیشن‌های ابری توسط ارائه‌دهنده محصول کنترل تردد شما و به صورت آنلاین در دسترس هستند.
انواع دستگاه حضور غیاب
دستگاه‌های ساعت‌زنی انواع مختلفی دارند که در سازمان‌های مختلف بنا بر نیاز کسب‌وکارها هر کدام می‌توانند مورد استفاده قرار گیرند.
دستگاه کارتی یا دستگاه کارت ساعت‌زنی
دستگاه کنترل کارتی بدون تماس و لمس اثر انگشت و تشخیص چهره بوده و شناسایی تنها از طریق کد و کارت انجام می‌شود. این نوع دستگاه‌های تردد ارزان‌ترین نمونه‌های موجود در بازار هستند که بیشتر مورد استفاده کسب‌وکارهای کوچک با تعداد پرسنل کم می‌باشند. با توجه به قابلیت‌ها و امکانات کم و نیز خطاها و مشکلاتی که دارند، در سال‌های اخیر کمتر مورد توجه قرار می‌گیرند. پیشنهاد می‌شود با پرداخت هزینه بیشتر، دستگاه‌های دیگر را نیز بررسی کنید.
ساعت اثر انگشتی
دستگاه اثرانگشتی از سه طریق اثر انگشت، کد و کارت شناسایی را انجام می‌دهند. ایرادات و مشکلات دستگاه‌های کارتی در این دستگاه‌ها رفع شده و از تکنولوژی بهتری برخوردار هستند. این دستگاه‌ها اندازه‌گیری‌های دقیق اثر انگشت را از میان مدارکی که قبلاً در ترمینال ساعت‌زن ذخیره شده‌اند، به منظور تایید هویت کارمند در زمان ورود به کار می‌برند. دستگاه‌های بیومتریک جایگزین مناسب ساعت RFID یا سیستم‌های رمز دار هستند و مانع تقلب در ساعت زدن و سوء استفاده زمانی می‌شوند.
ساعت کنترل تردد تشخیص چهره
این دستگاه‌ها پیشرفته‌ترین نوع دستگاه‌های موجود در بازار هستند. دستگاه تشخیص چهره با شناخت ویژگی‌های فیزیولوژیکی کارکنان امنیت را در محل کار برقرار می‌کند. برخلاف دستگاه‌های کارتی، وجود خود فرد نیز ضروری است. این نوع دستگاه‌ها تصویر چهره را دریافت کرده و آنالیز سه‌بعدی یا دو‌بعدی را انجام می‌دهند و سپس الگوی بدست آمده را با الگوهای از پیش تعریف شده مطابقت می‌دهند.
دستگاه آنلاین
راهکاری خلاقانه برای افزایش بهره‌وری کسب‌وکارها است که با تحلیل عملکرد کارکنان، به کنترل پرسنل کمک می‌کند. سامانه‌های آنلاین نیازی به سخت‌افزار ندارند و از این رو به صورت کاملاً کم‌هزینه و مقرون به صرفه می‌توانند ورود و خروج پرسنل را مدیریت کنند.
دستگاه سیار
برخی از کسب‌وکارها بنا به اقتضائات شغلی خود لازم است از دستگاه‌های کنترل تردد مثل دستگاه ساعت‌زنی سیار استفاده کنند. این دستگاه‌ها می‌توانند به صورت شارژی و بدون اتصال به سامانه تردد اطلاعات ورود و خروج را ثبت کرده و پس از اتصال به نرم‌افزار، تخلیه شوند.
دستگاه سیم‌کارت‌خور
این دستگاه‌ها با استفاده از ارتباط میان دستگاه و سامانه کنترل تردد می‌توانند به صورت لحظه‌ای اطلاعات ورود و خروج پرسنل را ثبت و تخلیه کنند. این نوع دستگاه‌ها در کنار دیگر انواع دستگاه‌های ساعت‌زنی مانند تشخیص چهره، اثر انگشت و کارتی، یکی از کاربردی‌ترین دستگاه‌های ثبت ورود و خروج کارمندان محسوب می‌شوند.
مزایا و معایب دستگاه‌های ساعت‌زنی
با وجود مزایای فراوان استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب، ممکن است معایبی نیز برای سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ و کوچک به همراه داشته باشد. در ادامه به برخی از مهم‌ترین مزایا و معایب این دستگاه‌ها می‌پردازیم.
مزایای سیستم‌های ثبت ورود و خروج
- دقت بالا: ثبت دقیق حضور و غیاب کارکنان از اشتباهات دستی جلوگیری می‌کند و دقت در کار را افزایش می‌دهد.
- صرفه‌جویی در زمان و هزینه: کاهش نیاز به ثبت دستی زمان کار و محاسبات دستی، باعث صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌ها می‌شود.
- مدیریت آسان‌تر نیازهای زمانی: مدیریت مرخصی‌ها، اضافه‌کاری‌ها و برنامه‌ریزی کارکنان به صورت الکترونیکی انجام می‌شود.
- ساده‌سازی وظایف اداری رایج: کاهش نیاز به ثبت دستی زمان‌های کاری و محاسبات مربوطه.
- حفاظت از مسائل امنیتی: ثبت دقیق و کنترل تردد کارکنان، امنیت سازمان را تضمین می‌کند.
مزایای ثبت ورود و خروج در پرداخت دستمزدها
- دقت: جلوگیری از اشتباهات در ثبت ساعات کاری و افزایش دقت در پرداخت دستمزدها.
- کاهش هزینه‌ها: کاهش هزینه‌های ناشی از محاسبات دستی و رفع اشتباهات.
- مطابقت با قوانین: جلوگیری از جریمه‌های احتمالی ناشی از ثبت نادرست ساعات کاری.
- صحت بالا: اطمینان از صحت ثبت ساعات کاری کارکنان.
معایب دستگاه‌های ورود و خروج ارزان
- کارایی پایین‌تر: دستگاه‌های ارزان قیمت معمولاً کارایی کمتری نسبت به دستگاه‌های گران‌تر دارند.
- ظرفیت محدود: ظرفیت کاربر و تردد پایین‌تر، مناسب برای سازمان‌های کوچک.
- عدم گارانتی و خدمات پس از فروش: دستگاه‌های دست دوم معمولاً گارانتی ندارند و مشکلات احتمالی حل نمی‌شوند.
- توانایی اتصال محدود: عدم سازگاری با نرم‌افزارهای پیشرفته و نیاز به ارتقاء تکنولوژی.
- امکان مدیریت میکرو: دستگاه‌های ارزان ممکن است کارکنان را به صورت میکرو مدیریت کنند که میتواند روحیه کاری را تحت تأثیر قرار دهد.
تاریخچه دستگاه حضور غیاب
تاریخچه دستگاه‌های حضور و غیاب به قرن نوزدهم بازمی‌گردد. در آن زمان، با رشد کارخانه‌های بزرگ در اروپا و آمریکا، نیاز به نظارت دقیق بر حضور و غیاب کارکنان احساس شد. اولین دستگاه‌های ثبت ساعت به صورت دستی و مکانیکی بودند که با مشکلاتی چون خطاهای انسانی مواجه بودند.
در نوامبر ۱۸۸۸، ویلارد باندی جواهر فروش اهل آبرن، نیویورک، دستگاه کلید و نوار (کاغذی) را اختراع کرد که قادر به چاپ زمان دقیق ورود و خروج کارکنان بر روی نوار کاغذی بود. در سال ۱۸۹۴، دانیل ام کوپر اولین دستگاه کارتی را اختراع کرد که با نام ساعت روچستر شناخته شد و توانست زمان ورود و خروج را بر روی کارت‌های مقوایی ثبت کند.
در سال ۱۹۱۱، شرکت بین‌المللی کسب‌وکار (IBM امروزی) از این دستگاه‌ها برای تولید انبوه استفاده کرد و در دهه ۱۹۲۰، دستگاه‌های کنترل تردد به طور گسترده‌ای در کارخانه‌ها و ادارات جایگزین ثبت دستی شدند. در سال ۱۹۳۸، اولین دستگاه تمام‌اتوماتیک معرفی شد که زمان حضور کارکنان را به صورت دقیق‌تری ثبت می‌کرد.
امروزه، با پیشرفت تکنولوژی، دستگاه‌های حضور و غیاب با قابلیت‌های بیومتریک همچون تشخیص چهره و اثر انگشت به بازار عرضه می‌شوند که امنیت و کارایی بالاتری را فراهم می‌کنند.
فناوری بیومتریک در دستگاه‌های حضور و غیاب چیست؟
فناوری بیومتریک به معنای استفاده از ویژگی‌های منحصر به فرد جسمی یا رفتاری افراد برای احراز هویت آن‌ها است. در دستگاه‌های حضور و غیاب، فناوری بیومتریک از طریق اثر انگشت، تشخیص چهره، و سایر ویژگی‌ها، به شناسایی دقیق کارکنان کمک می‌کند.
اهمیت استفاده از فناوری بیومتریک در دستگاه‌ها
- افزایش امنیت: استفاده از ویژگی‌های بیومتریک مانند اثر انگشت و تشخیص چهره، احتمال تقلب در ثبت حضور و غیاب را به حداقل می‌رساند.
- دقت بالا: شناسایی دقیق افراد با استفاده از ویژگی‌های بیومتریک، دقت در ثبت ساعات کاری را افزایش می‌دهد.
- راحتی و سرعت: فرآیند احراز هویت سریع‌تر و راحت‌تر از روش‌های سنتی مانند کارت و رمز عبور است.
- کاهش خطاها: استفاده از فناوری بیومتریک، احتمال خطاهای انسانی در ثبت حضور و غیاب را کاهش می‌دهد.
دلایل خرید دستگاه حضور و غیاب
خرید دستگاه حضور و غیاب برای هر سازمانی دلایل متعددی دارد که میتواند به بهبود مدیریت منابع انسانی و افزایش بهره‌وری کمک کند:
- افزایش دقت در ثبت ساعات کاری: جلوگیری از اشتباهات انسانی و افزایش دقت در ثبت ورود و خروج کارکنان.
- کاهش هزینه‌ها: کاهش هزینه‌های ناشی از محاسبات دستی و رفع اشتباهات در پرداخت دستمزدها.
- افزایش امنیت سازمان: جلوگیری از دسترسی غیرمجاز به مکان‌های حساس سازمان.
- بهبود مدیریت نیروی کار: امکان برنامه‌ریزی بهتر و مدیریت دقیق‌تر زمان کاری کارکنان.
- سهولت در گزارش‌گیری: ارائه گزارش‌های دقیق و جامع در مورد حضور و غیاب کارکنان.
ارتباط دستگاه حضور و غیاب و نرم افزار حضور و غیاب
اتصال دستگاه‌های حضور و غیاب به نرم‌افزارهای مدیریت منابع انسانی، امکان مدیریت دقیق‌تر و یکپارچه‌تر تردد کارکنان را فراهم می‌کند. این ارتباط به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا داده‌های ثبت‌شده را به راحتی تحلیل کرده و تصمیمات بهتری در زمینه مدیریت نیروی انسانی اتخاذ کنند.
نحوه انتخاب بهترین دستگاه حضور و غیاب
انتخاب بهترین دستگاه حضور و غیاب بستگی به نیازها و شرایط سازمان دارد. در اینجا چند نکته کلیدی برای انتخاب دستگاه مناسب آورده شده است:
- انعطاف‌پذیری در ثبت ساعت ورود و خروج: انتخاب دستگاهی که امکان ثبت زمان از روش‌های مختلف مانند کارت، کد، اثر انگشت و تشخیص چهره را فراهم کند.
- حفظ زمان دقیق: اطمینان از دقت بالا در ثبت زمان ورود و خروج کارکنان.
- ردیابی کامل مسائل زمانی: امکان مدیریت مرخصی‌ها، اضافه‌کاری‌ها و برنامه‌ریزی کارکنان.
- سازگاری با موبایل: انتخاب دستگاهی که با دستگاه‌های متحرک و اپلیکیشن‌های موبایل سازگار باشد.
- سادگی در کاربرد: انتخاب دستگاهی که کاربری ساده و رابط کاربری راحتی داشته باشد.
- قابلیت یکپارچه‌سازی: اطمینان از سازگاری دستگاه با نرم‌افزارهای موجود در سازمان.
- هشدارهای فعال: قابلیت ارسال هشدارهای مربوط به اضافه‌کاری و ناهنجاری‌ها.
- ویژگی‌های مرتبط با حسابرسی: امکان مشاهده تغییرات و دسترسی مدیران به گزارش‌های دقیق.
دستگاه حضور و غیاب ایرانی یا خارجی؟ کدام مقرون به صرفه‌تر است؟
با افزایش قیمت دلار و تغییرات اقتصادی، بسیاری از سازمان‌ها به فکر خرید دستگاه‌های حضور و غیاب ایرانی هستند. در این بخش به مقایسه دستگاه‌های ایرانی و خارجی می‌پردازیم:
مقایسه دستگاه ایرانی با خارجی در بخش نرم افزاری
- امکانات نرم‌افزاری: دستگاه‌های خارجی معمولاً امکانات پیشرفته‌تری مانند تشخیص اثر انگشت ضد تقلب و سرعت تشخیص بالا دارند. در حالی که دستگاه‌های ایرانی اغلب از امکانات پایه‌تر برخوردارند.
- دیتابیس و گزارش‌گیری: برندهای خارجی معمولاً دارای دیتابیس‌های قوی‌تر و قابلیت گزارش‌گیری دقیق‌تر هستند.
- جابجایی اطلاعات: برخی از برندهای خارجی امکان انتقال اطلاعات بین دستگاه‌ها به صورت اتوماتیک را دارند که در دستگاه‌های ایرانی کمتر دیده می‌شود.
بخش سخت‌افزاری ساعت
- پورت‌های خروجی: دستگاه‌های خارجی اغلب پورت‌های متنوع‌تری برای اتصال به سایر سیستم‌ها دارند.
- کنترل تردد پیشرفته: قابلیت‌هایی مانند اتصال به سنسور عایق حرارتی و ماژول‌های جانبی بیشتر در دستگاه‌های خارجی موجود است.
معیارهای انتخاب
- کارایی دستگاه: دستگاه‌های خارجی معمولاً کارایی بالاتری دارند اما هزینه بیشتری نیز دارند.
- ظرفیت کاربر و تردد: دستگاه‌های خارجی معمولاً ظرفیت بالاتری برای ثبت تردد و کاربران دارند.
- گارانتی و خدمات پس از فروش: دستگاه‌های خارجی معمولاً دارای گارانتی و خدمات پس از فروش بهتری هستند.
معایب دستگاه حضور و غیاب ارزان
دستگاه‌های ارزان قیمت معمولاً دارای معایب زیر هستند:
- کارایی پایین‌تر: عملکرد کمتر و قابلیت‌های محدود نسبت به دستگاه‌های گران‌تر.
- ظرفیت محدود: مناسب برای سازمان‌های کوچک با تعداد پرسنل کم.
- عدم گارانتی و خدمات پس از فروش: مشکلات احتمالی حل نمی‌شوند و دستگاه‌ها نیاز به تعمیر دارند.
- توانایی اتصال محدود: سازگاری کمتر با نرم‌افزارهای پیشرفته و نیاز به ارتقاء تکنولوژی.
- امکان مدیریت میکرو: دستگاه‌های ارزان ممکن است کارکنان را به صورت میکرو مدیریت کنند که میتواند روحیه کاری را تحت تأثیر قرار دهد.
ویژگی‌های اساسی دستگاه حضور غیاب برای کسب‌وکارهای کوچک
در کسب‌وکارهای کوچک، انتخاب دستگاه حضور و غیاب مناسب اهمیت ویژه‌ای دارد. ویژگی‌های کلیدی که باید در انتخاب دستگاه حضور و غیاب برای کسب‌وکارهای کوچک مد نظر قرار گیرد عبارتند از:
- ساده‌سازی وظایف اداری: دستگاه باید به راحتی قابل استفاده باشد و فرآیندهای ثبت حضور و غیاب را ساده کند.
- سازگاری با نرم‌افزارهای موجود: امکان یکپارچه‌سازی با نرم‌افزارهای مدیریت منابع انسانی و حقوق و دستمزد.
- مقیاس‌پذیری: قابلیت افزایش ظرفیت با رشد کسب‌وکار.
- ماژول‌های نرم‌افزاری متنوع: ارائه امکاناتی مانند مدیریت مرخصی‌ها، اضافه‌کاری‌ها و برنامه‌ریزی کارکنان.
- قابلیت سلف‌سرویس برای کارکنان: امکان دسترسی کارکنان به اطلاعات حضور و غیاب خود به صورت آنلاین و خودکار.
- ترمینال‌های چندگانه: انتخاب دستگاهی که امکان نصب ترمینال‌های متعدد برای کنترل تردد را فراهم کند.
نتیجه‌گیری و جمع‌بندی
در پایان، اهمیت پشتیبانی نرم‌افزار حضور و غیاب به عنوان یکی از ستون‌های اساسی موفقیت سازمان‌ها در مدیریت منابع انسانی برجسته شد. از افزایش رضایت مشتریان و بهبود بهره‌وری تا به‌روزرسانی‌های منظم و صرفه‌جویی در هزینه‌ها، پشتیبانی قوی نقش حیاتی در تضمین عملکرد بی‌نقص این نرم‌افزارها ایفا می‌کند. سازمان‌ها با انتخاب نرم‌افزارهایی که دارای سیستم پشتیبانی جامع و حرفه‌ای هستند و همکاری با شرکت‌های معتبر می‌توانند از تمامی مزایای ارائه شده بهره‌مند شوند و از چالش‌های احتمالی پیشگیری کنند.
به منظور ارتقاء کیفیت مدیریت حضور و غیاب و تضمین بهره‌وری سازمانی، توصیه می‌شود که مدیران منابع انسانی به دقت به بررسی و انتخاب نرم‌افزار همراه با پشتیبانی مناسب بپردازند. به عنوان یک گام مؤثر در جهت بهینه‌سازی فرآیندهای سازمانی خود، از شما دعوت می‌کنیم تا با تیم پشتیبانی کیمیاگران سرزمین رایانه تماس بگیرید و تجربه عملی از طریق تست دموی نرم‌افزار ما را به دست آورید. با انتخاب صحیح، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که سیستم حضور و غیاب شما همیشه در بهترین حالت ممکن عمل می‌کند و سازمان شما در مسیر موفقیت پایدار قرار میگیرد.