آیا سیستم های کنترل تردد مدرن در جلوگیری از دزدی از زمان موفق بوده اند‌ ؟

مقدمه

در یکی از روز ها ، جیمز ، مدیر دپارتمان منابع انسانی شرکت تولید نرم افزار هاریزون تِک ، که به داشتن فرهنگ کاری پویا معروف است ، تصمیم گرفت گزارشات پرداختی ماه اخیر را بررسی کند . او در این گزارش ، متوجه نوعی ناهمخوانی شد . اعداد با یکدیگر جور در نمی آمدند . برای برخی از پرسنل ، به ویژه پرسنل دور کار ، علیرغم فعالیت اندک ، روز های کاری کامل ثبت شده بود . ساعات صرف ناهار و استراحت برخی از کارکنان نیز علیرغم طولانی تر شدن ، بدون تغییر در سیستم مانده بود .

جیمز که حالا کنجکاو تر شده ، مصمم شد دقیق تر این موضوع را بررسی کند و با استفاده از لاگ های دسترسی پرسنل ، فیلم های امنیتی ، داده های حضور و غیاب و پیگیری زمان ، توانست الگویی را کشف کند : برخی از پرسنل ساعاتی را در سیستم حضور و غیاب ثبت کرده بودند که عملا در آن ساعات هیچ کاری انجام نداده و بدین شکل ، از سیستم مدیریتی دستی و قدیمی کنترل تردد پرسنل شرکت سوء استفاده کرده بودند . شرکت پول از دست می داد و بهره وری وضعیت نامطلوبی داشت .

این پدیده که به دزدی از زمان معروف است ، کسب و کار ها را در تمامی صنایع تحت تاثیر قرار داده و سالانه ضرر های میلیونی به شرکت ها وارد می کند . از طولانی کردن زمان استراحت ها تا ثبت حضور پرسنل غایب‌ ( بادی پانچینگ یا همان ساعت زنی دوستانه ) ، کارکنان دانسته یا نادانسته مرتکب دزدی از زمان می شوند . اما آیا سیستم کنترل تردد مدرن در جلوگیری از دزدی از زمان موفق بوده اند ؟ این سوالی است که در این نوشتار بدان پاسخ می دهیم . پس لطفا تا انتها همراه ما باشید .

دزدی از زمان چیست ؟

دزدی از زمان هنگامی اتفاق می افتد که پرسنل بابت کاری که انجام نداده است ، حقوق دریافت می کند . برخلاف تخلفات و کلاهبرداری های آشکار ، دزدی از زمان نامحسوس است ؛ چرا که در فواصل و مقادیر کوچک اتفاق می افتد _ یک روز ده دقیقه زمان استراحت بیشتر ، یک روز خروج زود هنگام _ اما همین مقادیر به ظاهر ناچیز ، به مرور زمان مبلغ قابل توجهی را شامل می شود .

اشکال رایج دزدی از زمان  

بادی پانچینگ : بادی پانچینگ که به آن ساعت زنی حضور و غیاب دوستانه نیز می گویند ، زمانی اتفاق می افتد که پرسنل به جای یکدیگر ( معمولا به جای فرد غایب ) ساعت زنی می کنند . این اتفاق در محیط های کاری دارای سیستم مدیریت حضور و غیاب کارکنان دستی یا قدیمی رایج است .

طولانی تر شدن زمان استراحت : همان طور که از عنوان پیداست ، پرسنل زمان بیشتری ( بیشتر از زمان تخصیص داده شده ) را صرف ناهار و استراحت خود می کنند .

ورود با تاخیر به محیط کار و خروج زود هنگام : در این حالت ، پرسنل علیرغم  ورود با تاخیر یا خروج قبل از پایان شیفت کاری ،  زمان کاری کامل و دقیق را در سامانه حضور و غیاب ثبت می کنند .

انجام بیش از حد فعالیت های شخصی : در این شرایط ، پرسنل زمان کاری شرکت را به تلفن زدن های شخصی ، گذران وقت در شبکه های اجتماعی و حتی انجام کار های جانبی و از راه دور برای سایر شرکت ها اختصاص می دهند .

دزدی از زمان دور کاری : پرسنل دور کار ، شروع کار خود را به موقع در دستگاه حضور و غیاب ثبت می کنند ، اما به فعالیت های غیر مرتبط با کار می پردازند .

چطور سیستم های کنترل تردد مدرن با دزدی از زمان مقابله می کنند ؟

 نرم افزار حضور و غیاب بیومتریک : مقابله با بادی پانچینگ 

در سیستم کنترل تردد بیومتریک ،  از اسکن اثر انگشت ، عنبیه یا تشخیص چهره برای احراز هویت پرسنل پیش از ثبت ورود یا خروج در سیستم استفاده می شود .

عملکرد سیستم های بیومتریک در جلوگیری از دزدی از زمان

عدم امکان بادی پانچینگ : از آن جایی که داده های بیومتریک منحصر به فرد هستند ، پرسنل نمی توانند به جای یکدیگر ساعت زنی حضور و غیاب را انجام دهند .

 کاهش خطا های دستی : این سیستم ها ، با خودکار سازی فرآیند های پیگیری ، هرگونه ناهمخوانی ناشی از روش های دستی مدیریت حضور و غیاب منابع انسانی را نا ممکن می سازند .

 تقویت پاسخگویی : پرسنل می دانند که وضعیت حضور و غیاب شان به دقت تحت نظر قرار دارد .

در مطالعه ای که موسسه  نیروی کار کرونوس انجام داد ، مشخص شد که در شرکت هایی که از سیستم های حضور و غیاب بیومتریکی استفاده می کنند ، بادی پانچینگ تا نود درصد کاهش می یابد و بدین شکل ، از خطا های پرداختی نیز جلوگیری می شود .

فناوری جی پی اس و ژئو فنسینگ برای مدیریت نیروی دور کار و در ماموریت

سیستم های ساعت زنی حضور و غیاب ساده ، کارایی لازم را برای شرکت هایی که دارای نیروی دور کار یا در ماموریت هستند ، ندارند . در مقابل  اپ حضور و غیاب با قابلیت جی پی اس و ژئو فنسینگ ، از حضور پرسنل در مکان مورد نظر به هنگام ثبت ورود یا ثبت زمان شروع کار اطمینان حاصل می کنند .

مزیت های جی پی اس و ژئوفنسینگ

پیشگیری از تخلفات در شرایط دور کاری : پرسنل بایستی به هنگام ثبت زمان شروع کار در محدوده تعیین شده ( دفتر کار یا محوطه کاری ) حضور فیزیکی داشته باشند .

پیگیری مکانی لحظه ای : این قابلیت موجب تقویت پاسخگویی پرسنل دور کار مانند کارکنان پخش یا تیم های فروش می گردد .

هماهنگی با نرم افزار پرداخت حقوق و دستمزد : سیستم های مذکور به طور خودکار ساعات کاری را بر اساس پیگیری مکانی ثبت می نمایند .

 سیستم های حضور و غیاب بر پایه هوش مصنوعی : شناسایی هوشمندانه موارد غیرعادی

نرم افزار های حضور و غیاب مدرن و مبتنی بر هوش مصنوعی ، رفتار های حرفه ای کارکنان را با هدف تشخیص موارد غیر معمول در الگو های حضور و غیاب تجزیه و تحلیل می کنند .

عملکرد هوش مصنوعی در مقابله با دزدی از زمان

تشخیص الگو ها : هوش مصنوعی می تواند خروج زود هنگام ، استراحت های طولانی مدت یا تاخیر در ثبت ورودی را شناسایی کند .

تشخیص چهره از طریق تشخیص زنده : بدین شکل ، می توان اطمینان یافت که پرسنلی که در حال ثبت ورود خود در سیستم حضور و غیاب هستند ، حضور حقیقی دارند و از ویدئو یا عکس هایی که از قبل ضبط شده ، استفاده نمی کنند .

ارسال خودکار هشدار ها : این سیستم ها به محض شناسایی رفتار های غیر معمول در رفت و آمد ، هشدار هایی را به دپارتمان منابع انسانی ارسال می کنند .

نتیجه‌گیری: راهکارهای مدرن برای جلوگیری از دزدی از زمان 

همان‌طور که دیدیم، دزدی از زمان یک چالش جدی برای سازمان‌هاست که می‌تواند منجر به کاهش بهره‌وری و افزایش هزینه‌های عملیاتی شود. خوشبختانه، فناوری‌های مدرن مانند سیستم‌های حضور و غیاب بیومتریک، جی‌پی‌اس و هوش مصنوعی، توانسته‌اند تا حد زیادی این مشکل را کنترل کنند. با استفاده از این راهکارها، سازمان‌ها نه‌تنها از سوءاستفاده‌های احتمالی جلوگیری می‌کنند، بلکه با افزایش شفافیت و مسئولیت‌پذیری کارکنان، بهره‌وری کلی کسب‌وکار را بهبود می‌بخشند. 

اگر شما نیز به دنبال افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌های نیروی انسانی و جلوگیری از دزدی از زمان در سازمان خود هستید، شرکت کیمیاگران سرزمین رایانه با ارائه پیشرفته‌ترین سیستم‌های کنترل تردد، می‌تواند راهکاری مطمئن و کارآمد برای شما فراهم کند. همین امروز با ما تماس بگیرید و یک قدم بزرگ به سوی مدیریت هوشمند نیروی کار بردارید

بخش تولید محتوا کسرا

تیم تولید محتوای کسرا با تخصص در حوزه نرم‌افزارهای حضور و غیاب و کنترل تردد، محتوایی دقیق و به‌روز برای کسب‌وکارها ارائه می‌دهد. کارشناسان ما با تجربه در فناوری اطلاعات و مدیریت منابع انسانی، نیازهای کاربران را تحلیل کرده و راهکارهای عملی و قابل اعتماد تهیه می‌کنند. هدف ما ارائه محتوایی ارزشمند برای افزایش دانش و بهبود تصمیم‌گیری شماست.