چطور حضور و غیاب شرکت های چند شعبه ای را کنترل کنیم؟

کنترل تردد و حضور و غیاب پرسنل برای حفظ امنیت، برقراری نظم و انضباط و محاسبه دقیق کارکرد پرسنل حائز اهمیت است. استفاده از امکاناتی مانند سامانه کنترل تردد آنلاین، گیت ها و دستگاه های کنترل تردد برای ثبت حضور و غیاب کارکنان در بسیاری از شرکت ها و سازمان ها  باعث تسهیل فرآیند حضور و غیاب شده است. نقش کلیدی حضور و غیاب پرسنل در مدیریت منابع انسانی و افزایش بهره وری کسب و کار، توجه ویژه مدیران را به این مهم معطوف کرده است. ثبت تردد و حضور و غیاب شرکتهای چند شعبه ای به دلیل تعداد زیاد پرسنل و فاصله جغرافیایی موقعیت های کاری، یک چالش جدی برای مدیران این شرکت هاست. در ادامه ضمن معرفی یک راهکار ایده آل برای حل مشکل حضور و غیاب شرکت های چند شعبه ای، یکی از بهترین نرم افزار حضور و غیاب تحت وب در این زمینه را معرفی خواهیم کرد.  

منظور از کنترل تردد شرکت های چند شعبه ای چیست؟ 

با پیشرفت و گسترش یک کسب و کار معمولا شعبه ها و کارمندان بیشتری به آن اضافه می شوند. برای کنترل موفقیت آمیز این شعب مدیران باید به ثبت حضور و غیاب توجه ویژه ای داشته باشند. حضور و غیاب شرکتهای چند شعبه ای معمولا به این شکل انجام می شود که کارکنان  در هریک از شعب اطلاعات حضور و غیاب خود را ثبت می کنند و این اطلاعات به صورت جامع در نرم افزار حضور و غیاب شعبه مرکزی گردآوری می شوند. تعداد زیاد کارکنان و دور بودن موقعیت های شغلی  از جمله مشکلات ثبت تردد در کسب و کارهای چند شعبه ای هستند.  جمع آوری اطلاعات حضور و غیاب تمام کارمندان در شعب مختلف و یکپارچه سازی آن ها یکی از دغدغه های اصلی مدیران کسب و کارهای چند شعبه ای است. جمع آوری این اطلاعات از شعب مختلف سازمان و نظارت بر تردد پرسنل در ساختمان های مختلف مستلزم بهره بردن از یک سیستم کنترل تردد هوشمند است. این سیستم ضمن متمرکز کردن داده های حضور و غیابی تمام شعب باید قادر به پردازش و دسته بندی این حجم از داده ها را هم داشته باشد.  

مشکلات کنترل تردد شرکت های چند شعبه ای یا مولتی کمپانی ها چیست؟ 

شرکت های چند شعبه ای یا مولتی کمپانی ها برای ثبت حضور و غیاب و کنترل تردد تعداد بالای پرسنل خود با مشکلات و محدودیت هایی مواجه هستند. برخی از مشکلات عبارتند از : 

هزینه های مربوط به خرید دستگاه حضور و غیاب و گیت های کنترل تردد

برای کنترل تردد پرسنل در شرکت هایی که چند شعبه فعال دارند، باید در هر شعبه تعدادی دستگاه حضور و غیاب نصب شود. تهیه و نگهداری دستگاه های حضور و غیاب برای این شرکت ها بسیار پرهزینه خواهد بود. بنابراین می توان گفت یکی از مهم ترین مشکلات ثبت تردد در شرکت های چند شعبه ای، هزینه تامین سخت افزارهایی چون دستگاه حضور و غیاب و گیت کنترل تردد است. 

یکپارچه سازی اطلاعات حضور و غیاب کارکنان در تمام شعب 

زمانی که در شعب مختلف یک کسب و کار از دستگاه ها و گیت های کنترل تردد مختلف استفاده می‌شود، برای استفاده مفید از اطلاعات تمامی پرسنل، اطلاعات تک تک دستگاه‌ها باید تخلیه و سپس یکپارچه‌سازی شوند. تخلیه اطلاعات از دستگاه‌های حضور و غیاب مختلف و انتقال و بررسی آنها در یک سامانه یکپارچه نیازمند صرف زمان و انرژی زیادی است.

بیشتر بخوانید: ۳ شیوه کاربردی تخلیه اطلاعات دستگاه حضور و غیاب در سازمان ها

ثبت تردد کارمندانی که به صورت همزمان در چند شعبه کار می کنند

در بسیاری از موقعیت های کاری، بعضی از کارمندان در خارج از ساختمان اداره مشغول به کار هستند و یا اینکه برای انجام وظایف خود روزانه به شعب مختلف شرکت رفت و آمد دارند. به دلیل نیاز به حضور فیزیکی افراد برای ثبت تردد با دستگاه ،ثبت تردد این کارمندان یکی از چالشهای شرکت های چند شعبه ای است. 

هزینه های تغییر لوکیشن جهت حضور و غیاب شرکت های چند شعبه ای

 در برخی از کسب و کارهای چند شعبه ای، محل ساختمان شرکت پس از مدتی تغییر می کند به طور مثال در کارهایی مانند پیمانکاری محل دفتر یا همان ساختمان شرکت، معمولا با پایان هر پروژه تغییر می کند در چنین حالتی نصب دستگاه های حضور و غیاب و کنترل تردد در لوکیشن های جدید بسیار پرهزینه و زمان‌بر خواهد بود. بنابراین استفاده از دستگاه های کنترل تردد ثابت یا گیت های کنترل تردد برای شرکت های چند شعبه ای که به طور مداوم لوکیشن آنها تغییر می کند یک مشکل اساسی به حساب می آید. چون با هر بار تغییر لوکیشن باید هزینه مضاعفی برای نصب دستگاه و گیت های کنترل تردد جدید صرف شود. 

مشکلات کنترل تردد شرکت های چند شعبه ای یا مولتی کمپانی ها چیست ؟ 

عدم امکان رصد لحظه ای عملکرد پرسنل 

یکی دیگر از مشکلات حضور و غیاب شرکتهای چند شعبه ای  عدم امکان نظارت لحظه ای بر عملکرد و تردد کارکنان است. سیستم‌های حضور و غیاب مبتنی بر دستگاه حضور و غیاب، حضور فیزیکی کارمندان برای ثبت زمان و کنترل ورود و خروج کارکنان در ساختمان محل کار الزامی است؛ از طرف دیگر یکی از مشکلاتی که در ثبت حضور و غیاب مبتنی بر دستگاه و سخت‌افزارهای فیزیکی وجود دارد عدم امکان رصد عملکرد لحظه ای  پرسنل است. در شرکت های چند شعبه ای مدیران می‌توانند اطلاعات حضور و غیابی کارمندان خود را در شعبه های مختلف از طریق دستگاه های حضور و غیاب دریافت کنند اما این امکان وجود ندارد که یک مدیر در شعبه مرکزی به صورت لحظه‌ای عملکرد کارکنان خود را در شعب دیگر رصد کند. 

بیشتر بخوانید: نرم افزار ردیابی آنلاین ویزیتور و بازاریاب کسرا آوید چگونه به سازمان ها کمک می کند؟

حضور و غیاب کسرا راهکاری مناسب برای مدیریت حضور و غیاب شرکت های چند شعبه ای

همانطور که در قسمت قبل خواندید شرکت های چند شعبه ای برای ثبت و یکپارچه سازی اطلاعات حضور و غیابی پرسنل خود با چالش های مختلفی روبرو هستند. مدیریت کسب و کارهای چند شعبه ای با یک سامانه تردد که قابلیت ثبت چندین محل کار و متمرکز کردن اطلاعات حضور و غیاب پرسنل را داشته باشد، بهترین راهکار برای حل مشکل تردد در شرکت های چند شعبه ای است. شرکت مهندسی کسرا در راستای کاهش هزینه ها و متمرکز سازی اطلاعات پرسنل در شرکت های چند شعبه ای نرم افزار حضور و غیاب کسرا را ارائه کرده است. سامانه حضور و غیاب تحت وب کسرا، یک سیستم مدیریت حضور و غیاب و کنترل تردد با قابلیت های منحصر بفرد است که امکانات متنوعی را به شرکت های چند شعبه ای ارائه می‌دهد.

امکان ثبت چند محل کار در نرم افزار کسرا باعث می شود بدون نیاز به نصب دستگاه های حضور و غیاب در شعب مختلف یک سازمان اطلاعات حضور و غیاب تمام پرسنل را به طور یکپارچه و متمرکز جمع آوری کرد. این نرم افزار با قابلیت های بی نظیر خود کنترل تردد و مدیریت کارکرد پرسنل در شرکت های چند شعبه ای را تسهیل کرده است. قابلیت ثبت حضور و غیاب پرسنل در لوکیشن های مختلف و یکپارچه سازی اطلاعات تمام پرسنل در شعب مختلف، دسترسی و نظارت بر عملکرد پرسنل  را برای مدیران کسب و کارهای چند شعبه ای امکان پذیر کرده است. همچنین نرم افزار حضور و غیاب کسرا دارای قابلیت های متنوع دیگری برای کنترل تردد و محاسبه کارکرد پرسنل است که در ادامه معرفی خواهند شد.  

حضور و غیاب کسرا راهکاری مناسب برای مدیریت حضور و غیاب شرکت های چند شعبه ای

قابلیت ها و مزایای نرم افزار کنترل تردد کسرا برای مولتی کمپانی ها 

نرم افزار حضور و غیاب کسرا یکی از بهترین نرم افزارهای طراحی شده در زمینه  است که امکانات متفاوتی را برای ثبت حضور و غیاب  در شرکتهای چنچند شعبه ای فراهم آورده است. برخی از مزایا و قابلیت های این نرم افزار عبارتند از:

امکان تعریف نامحدود افراد و ثبت اطلاعات پرسنلی 

از آنجایی که مولتی کمپانی ها تعداد زیادی نیروی انسانی دارند ثبت اطلاعات مربوط به حضور و غیاب همه پرسنل در شعب مختلف به صورت یکپارچه و متمرکز نقش مهمی در بهبود مدیریت شرکت و افزایش سرعت و دقت در بررسی داده های حضور و غیابی پرسنل دارد. امکان تعریف تعداد نامحدود پرسنل باعث شده است،‌ نرم افزار حضور و غیاب کسرا یک گزینه ایده آل برای کنترل تردد در شرکت های چند شعبه ای باشد. همچنین این نرم افزار قابلیت ثبت اطلاعات پرسنلی افراد از جمله اطلاعات مربوط به استخدام ، نوع پست، مرخصی ها  و… را دارد.

 ارائه گزارش کارکرد به صورت جمعی و انفرادی 

یکی از قابلیت های منحصر به فرد نرم افزار حضور و غیاب کسرا امکان گزارش گیری از عملکرد پرسنل به صورت انفرادی یا دسته جمعی در بازه های زمانی مختلف است. گزارشات آماری متنوعی که این نرم افزار در اختیار مدیران قرار می دهد، امکان نظارت دقیق بر عملکرد پرسنل و افزایش بهره وری در سازمان را فراهم می آورد استفاده از این نرم افزار همچنین محاسبه کارکرد پرسنل را واقعی می کند. 

کاهش هزینه های ثبت حضور و غیاب  

شرکت های چند شعبه ای با  استفاده از نرم افزار کسرا نیازی به خرید دستگاه های حضور و غیاب و یا گیت های کنترل تردد ندارند. این نرم افزار با قابلیت ثبت لوکیشن های مختلف قادر است تردد پرسنل در تمامی شعب سازمان را به صورت متمرکز کنترل کند. عدم نیاز به سخت افزارهایی مانند دستگاه حضور و غیاب و گیت های کنترل تردد سبب صرفه جویی در هزینه های کنترل تردد در سازمان می شود. 

بیشتر بخوانید: سیستم مدیریت چندشرکتی (مولتی کمپانی)

پنل مدیریتی پیشرفته و امکان تعریف سطوح دسترسی متنوع 

نرم افزار حضور و غیاب کسرا، دارای  یک فضای کاربری راحت است و کارکردن با آن برای هر شخصی به راحتی ممکن است. همچنین این نرم افزار دارای داشبورد مدیریتی پیشرفته برای نظارت بر دورکاری، تعریف شیفت های کاری، محاسبه مرخصی و … است. تعریف سطوح مختلف دسترسی برای افراد مختلف نیز از دیگر قابلیت های مهم نرم افزار حضور و غیاب کسرا است. به کمک این قابلیت می توان  سطح دسترسی به داده های حضور و غیابی برای افراد مختلف را به صورت جداگانه تعریف کرد. بدین ترتیب این نرم افزار علاوه بر ثبت متمرکز اطلاعات حضور و غیابی شعبه های مختلف، قابلیت های مدیریتی متنوعی را در اختیار مدیران سازمان قرار می دهد. برخی دیگر از قابلیت های این نرم افزار شامل ثبت و پیگیری انواع درخواست، مشاهده مرخصی، ثبت تردد فراموشی، مشاهده اطلاعات پرسنلی و…هم برای کارکنان سازمان فعال هستند. 

بیشتر بخوانید: دورکاری چیست؟ مزایای دورکاری برای کارمندان و سازمان ها

پنل مدیریتی پیشرفته و امکان تعریف سطوح دسترسی متنوع 

سخن پایانی پیرامون حضور و غیاب شرکت های چند شعبه ای

در این نوشتار اطلاعاتی پیرامون کنترل تردد و ثبت حضور و غیاب در شرکتهای چند شعبه ای  ارائه شد. به دلیل تعداد زیاد پرسنل و دور بودن لوکیشن های کاری از یکدیگر کنترل تردد در این شرکت ها مستلزم استفاده از یک سیستم حضور و غیاب کارآمد است. سامانه حضور و غیاب آنلاین کسرا در مراکز چند شعبه ای با داشتن قابلیت های متنوع ، ثبت تردد کارکنان را در شعب مختلف را تسریع و تسهیل نموده است. ثبت چند محل کار در نرم افزار تردد کسرا، صاحبان کسب و کارهای چند شعبه ای را از پرداخت هزینه های اضافی برای تهیه سخت افزارهای مرتبط معاف نموده است. همچنین این نرم افزار دارای قابلیت های چون شیفت بندی و طول، محاسبه کارکرد و مرخصی، ثبت درخواست و… است. فضای کاربر پسند، سرعت و دقت عملکرد فوق العاده از دیگر ویژگی های قابل ذکر نرم افزار حضور و غیاب کسرا است.