محرک خاموش بهره وری : نقش پیگیری حضور و غیاب در شکل گیری فرهنگ شرکت

مقدمه

در عصر حاضر که چشم انداز کسب و کار های مدرن پیوسته در حال تغییر و تحول است ، سازمان ها بی وقفه در پی یافتن راه های جدید برای ارتقای میزان بهره وری ، افزایش مشارکت نیروی انسانی خود و ساختن فرهنگ های مقاوم سازمانی هستند . با آن که راهبرد های برجسته ای مانند سیاست های کاری انعطاف پذیر ، انجام اقداماتی در رابطه با بهبود سلامت روان و تدارک برنامه هایی به منظور تقدیر از کارکنان در این باره بی تاثیر نیستند ، اما یک عمل به ظاهر ساده و روتین به عنوان محرکی خاموش در سراسر بخش ها وجود دارد و آن چیزی نیست جز پیگیری و مدیریت حضور و غیاب منابع انسانی نیروی کار .

حضور و غیاب در شکل گیری فرهنگ شرکت یکی از کار های اجرایی روزمره شناخته می شود ، طی سال های اخیر دستخوش تغییرات و پیچیدگی های زیادی شده است و دیگر صرفا یک شیوه برای نظارت بر وقت شناسی یا غیبت ها نیست ، بلکه امروزه به عنوان ابزاری استراتژیک جهت آشکار سازی الگو ها ، تقویت پاسخگویی و مسئولیت پذیری و موثر در شکل گیری یک فرهنگ کاری سالم تر و شفاف تر عمل می کند.

در صورتی که از پیگیری حضور و غیاب به نحو موثر و هوشمندانه ای استفاده گردد ، می تواند نقش یک محرک خاموش و در عین حال قدرتمند را در افزایش بهره وری و شکل گیری فرهنگ شرکت ایفا کند .

فرا تر از ساعت زنی :

پیگیری حضور و غیاب در اصل ، شامل ثبت زمان های شروع و پایان کار پرسنل در یک روز کاری می باشد که شامل مرخصی ، از کار گریزی و استراحت های طولانی مدت می شود . قبلا این کار از طریق پانچ کارت و برگه های کاغذی ثبت دستی ورود و خروج انجام می شد ، اما امروزه سیستم حضور غیاب از تنوع بسیاری برخوردارند ؛ از اسکنر های بیومتریک گرفته تا اپلیکیشن های مخصوص حضور و غیاب متصل به پلتفرم های ابری . اما در پس این ابزار های فناوری ، عملکردی مهم تر نهفته است _ ایجاد شفافیت و دید بهتر نسبت به میزان مشارکت کارکنان ، توازن حجم کاری و فعالیت های تیم های کاری .

سامانه های حضور و غیاب تنها وضعیت حضور و غیاب افراد را پایش نمی کنند ، بلکه الگو ها ، لاگین های از راه دور ، زمان صرف شده بر روی فعالیت ها ، غیبت های مکرر و غیره را نیز تحت نظر قرار می دهند . چنانچه از این داده ها به طور مسئولانه استفاده شود ، به تصویر ارزشمندی از رفتار افراد و سلامت سازمانی دست می یابیم .

فرهنگ ، با ثبات و پیوستگی آغاز می شود

یکی از مزیت های اساسی پیگیری حضور و غیاب ، نقش آن در افزایش پیوستگی و ثبات می باشد . یک حضور مستمر ، موجب اعتماد و شکل گیری یک فرهنگ مبتنی بر احترام متقابل می شود . چنانچه پرسنل بدانند که وضعیت حضور و غیاب آن ها به طور شفاف و منصفانه رصد می شود ، تمایل بیشتری به رعایت نظم حرفه ای از خود نشان می دهند . همچنین ، الگو های حضور مستمر در بین اعضای تیم نیز به همکاری های بهتر و آسان تر می انجامد .

شرکت نکردن در جلسات کاری ، عدم تکمیل پروژه ها و تاخیر در تایید و انجام امور محول شده ، مانعی بر سر راه بهره وری می باشد . از طریق پیگیری حضور و غیاب می توان مطمئن شد که نقش ها و مسئولیت ها به قوت خود ادامه دارند و به تبع آن ، فرهنگی را ایجاد نمود که در آن هر یک از افراد ، بتوانند به مشارکت و نقش آفرینی دیگری تکیه کنند.

شفافیت موجب جلب اعتماد می شود

برخلاف ترس های رایج در خصوص تهاجمی بودن ابزار های پیگیری ، در صورتی که نرم افزار های حضور و غیاب به خوبی نصب و استفاده شوند ، می توانند در اصل موجب ارتقای شفافیت و اعتماد گردند . زمانی که پرسنل بتوانند سابقه حضور و غیاب خود را ببینند و شاهد آن باشند که مدیران ، سیاست های حضور و غیاب را در مورد همه به طور یکسان و منصفانه اعمال می کنند ، اصل انصاف در محیط کار رعایت می شود . در چنین محیطی ، پرسنل می دانند که با آن ها بر اساس همان استاندارد هایی رفتار می شود که با همکارانشان و هیچ گونه تبعیض و تعصبی در کار نیست .

سازمان هایی که داده های حضور و غیاب را در بررسی های عملکردی به کار می برند ، بر اعتبار عملیاتی خود می افزایند . زمانی که تشویقی ها و ارتقا بر اساس داده های شفاف باشد ، فرهنگ شایسته سالاری تقویت می شود . این امر به نوبه خود ، مشوق پرسنل برای مشارکت بیشتر و وفادار ماندن می شود و فرهنگ انصاف بیش از پیش تقویت می گردد .

تقویت پاسخگویی بدون مدیریت ریزبینانه

پاسخگویی و وظیفه شناسی ، سنگ بنای فرهنگ عملکرد عالی می باشد . پیگیری وضعیت حضور و غیاب ، بستری عینی برای پاسخگویی افراد بدون متوسل شدن به مدیریت جز به جز و ریزبینانه فراهم می کند .

 زمانی که سازمان ، انتظارات خود را به صراحت بیان کند و از داده ها کمک بگیرد ، پرسنل تمایل بیشتری به مدیریت و قبول مسئولیت برنامه های کاری خود نشان می دهند .

انضباط فردی زمانی رعایت می شود که پرسنل مطمئن باشند زمانشان به طور منصفانه ، ولی نه موشکافانه ، پیگیری می شود . ابزار هایی مانند داشبورد های سلف سرویس حضور و غیاب ، به پرسنل امکان مدیریت زمان خود را به طور پیشگیرانه می دهند و بدین شکل ، رعایت قوانین و مقررات به یک نوع استقلال عمل تبدیل می شود .

پشتیبانی از تیم های دور کار و مدل های کاری ترکیبی

با روی کار آمدن مدل های متغیر و دور کاری ، پرسش هایی در رابطه با درستی و شمولیت تعریف همیشگی از مفهوم « حضور داشتن » مطرح می شود . در چنین شرایطی ، پیگیری و مدیریت حضور و غیاب نیروی کار ، حتی بیش از پیش اهمیت می یابد ؛ نه به لحاظ نظارتی ، بلکه به منظور هماهنگی و انسجام کاری .

اپلیکیشن های زمان سنجی با قابلیت یکپارچگی با ابزار های مدیریت پروژه ، به تیم های دور کار کمک می کنند تا در تمامی موقعیت های مکانی ، هماهنگ و همسو با سایر پرسنل باشند . با دانستن آن که چه کسی و چه موقع در دسترس است ، از ارتباطات اشتباه و ناکارآمدی ها جلوگیری می شود . از طریق نرم افزار حضور غیاب ابری همچنین اطمینان حاصل می شود که پرسنل دور کار ، علیرغم عدم حضور فیزیکی در محیط کار ، از رادار نظارتی خارج نیستند و این امر ، در کسب و کار های دارای تیم های پراکنده ، منجر به ایجاد فرهنگ شمولیت و همه پذیری می گردد .

محرک تصمیم گیری های استراتژیک

داده های جمع آوری شده از وضعیت حضور و غیاب نیروی کار ، منبع بزرگی از بینش های استراتژیک محسوب می شود . مسئولان منابع انسانی و تیم های مدیریتی می توانند روند ها را در همه دپارتمان ها ، در همه فصول و موقعیت های مکانی ، شناسایی کنند . آیا فلان تیم ، علائمی از اضافه کاری های افراطی را نشان می دهد ؟ آیا ارتباطی میان برخی از وظایف ، با نرخ بالای غیبت وجود دارد ؟ آیا فلان سیاست ،  تاثیری معکوس بر وقت شناسی دارد ؟

این اطلاعات ، تصمیم گیری های کسب و کار را تغذیه می کنند ؛ تصمیماتی اعم از نیاز های استخدامی ، تغییر برنامه های کاری و زمانی و آموزش های مدیریتی . بدین شکل ، سیستم های پیگیری حضور و غیاب و پیگیری زمان ، از یک ابزار واکنشی ، به یک محرک فعال در فرهنگ و عملکرد تبدیل می شوند .

نتیجه‌گیری

در دنیای پرشتاب امروز، موفقیت سازمان‌ها در گروی بهره‌گیری هوشمندانه از ابزارهایی‌ست که نه‌تنها عملیات را تسهیل می‌کنند، بلکه بر فرهنگ سازمانی نیز اثرگذارند. پیگیری حضور و غیاب، به‌عنوان یکی از این ابزارهای استراتژیک، فراتر از نظارت بر زمان ورود و خروج پرسنل، به عاملی کلیدی در افزایش بهره‌وری، شفاف‌سازی ارتباطات، و تقویت مسئولیت‌پذیری تبدیل شده است.

شرکت کیمیاگران سرزمین رایانه با ارائه راهکارهای نوین، هوشمند و یکپارچه در زمینه حضور و غیاب، سازمان‌ها را در مسیر ایجاد فرهنگی شفاف، منصفانه و پاسخگو یاری می‌رساند. با انتخاب سامانه‌های حضور و غیاب کیمیاگران، نه‌تنها از فناوری روز بهره‌مند می‌شوید، بلکه گامی مؤثر در ساختن سازمانی بهره‌ور، منعطف و قابل اعتماد برمی‌دارید.

همین امروز با تیم متخصص کیمیاگران تماس بگیرید تا زیرساخت فرهنگ سازمانی خود را با راهکاری قابل اتکا، هوشمند و آینده‌نگرانه تقویت کنید.
کیمیاگران سرزمین رایانه؛ محرک خاموش، تحول‌آفرینِ بهره‌وری.