سیستم تردد پرسنل مناسب شرکت های مسافرتی

کنترل تردد پرسنل شرکت های مسافرتی

در فضای رقابتی تجارت‌های امروزی، آژانس‌ های مسافرتی نیز همچون سایر شرکت‌ها، پیوسته به دنبال ارتقای کارایی عملیاتی خود هستند. یکی از حیطه‌هایی که اغلب اهمیت آن نادیده گرفته می‌شود، اما در حقیقت نقش پررنگی در فعالیت‌های روزانه ایفا می‌کند، سیستم تردد پرسنل مناسب شرکت های مسافرتی است. یک سیستم کنترل تردد پرسنل کارآمد، صرفاً به پیگیری ثبت زمان ورود و خروج پرسنل محدود نمی‌شود؛ بلکه دارای پتانسیلی جهت بهینه‌سازی و ارتقای فعالیت‌ها، کاهش اشتباهات و خطاهای انسانی و تسهیل فرآیندهای اجرایی می‌باشد. اما وجود چه مولفه‌هایی در یک سیستم کنترل تردد پرسنل باعث می‌شود تا آن را مناسب شرکت‌های مسافرتی بدانیم؟ مقاله پیش رو به این پرسش پاسخ می‌دهد. پس تا انتها همراه ما باشید.

آشنایی با چالش های شرکت های مسافرتی

پیش از پرداختن به قابلیت های ایده آل یک نرم افزار حضور و غیاب آنلاین لازم است ابتدا با چالش های پیش روی شرکت های مسافرتی در مدیریت حضور و غیاب کارمندانشان آشنا شویم . شرکت های مسافرتی معمولا در محیط هایی پویا و پر رفت و آمد و با ساعات کاری متغیر فعالیت می کنند . ممکن است این شرکت ها از پرسنل خود بخواهند که شب ها ، آخر هفته یا حتی تعطیلات نیز کار کنند ؛ به ویژه زمانی که هماهنگی های لازم مربوط به سفر های نقاط زمانی مختلف را انجام می دهند .

این شرایط بر پیچیدگی مدیریت حضور و غیاب می افزاید . به علاوه ، آژانس های مسافرتی اغلب دارای کارمندان تمام وقت ، کارکنان پاره وقت ، پرسنل فصلی و پرسنل دور کار در مجموعه تیم های کاری خود هستند . تمامی این افراد برنامه های کاری و زمانی متفاوتی دارند . با توجه به این گوناگونی ، مدیریت حضور و غیاب پرسنل به صورت دستی یا با استفاده از سیستم های قدیمی ، تنها منجر به خطا و اشتباهات متعدد ، ناهمخوانی ها در امور پرداختی و افزایش بار اجرایی مسئولان منابع انسانی می گردد .

 آنچه یک سیستم کنترل تردد پرسنل را مناسب شرکت های مسافرتی می کند 

یک سیستم حضور و غیاب ایده آل برای شرکت های مسافرتی ، بایستی منعطف ، مقیاس پذیر و هماهنگ با جریان های کاری موجود باشد . سیستم مذکور همچنین بایستی پاسخگوی الزامات فنی و عملیاتی کسب و کار یاد شده باشد . توصیه می گردد به هنگام انتخاب سیستم کنترل تردد مناسب برای شرکت مسافرتی خود ، قابلیت های زیر را در نظر بگیرید :

 انعطاف پذیری در پیگیری و ثبت زمان

کارگزاران شرکت های مسافرتی اغلب در ساعات کاری متغیر فعالیت دارند ؛ به ویژه زمانی که سفر ها را در مناطق زمانی مختلف هماهنگ می کنند . یک سیستم رهگیری زمان منعطف اطمینان حاصل می کند که رکورد های به دست آمده دقیق و قابل اطمینان هستند ؛ چه پرسنل در دفتر رسمی مشغول به کار باشند وچه  به صورت دور کار فعالیت کنند . به عنوان مثال ، یک سیستم کنترل تردد ایده آل بایستی هم پرسنلی را که در شیفت های آخر شب کار می کنند و هم پرسنلی را که در ساعات غیر رسمی و استاندارد مشغول به کار هستند را تحت پوشش قرار دهد .

 افزون بر این ها ، از طریق سیستم حضور و غیابی  که به پرسنل این امکان را می دهد که ساعات خود را بر اساس موعد پروژه یا فعالیت های مجزا ثبت کنند به جای این که صرفا زمان ورود و خروج خود را به ثبت برسانند ، می توان میزان بهره وری را نیز مورد سنجش قرار داد . برای آن دسته از شرکت های مسافرتی که سفر های از پیش رزرو شده یا تور های اختصاصی را مدیریت می کنند ، چنین سیستم هایی می توانند مدت زمان اختصاص داده شده به هر یک از مشتریان یا پروژه ها را اندازه گیری کنند .

رهگیری بر اساس موقعیت جغرافیایی و دسترسی  موبایل

در صنعت مسافربری ، شرایطی پیش می آید که پرسنل مجبور می شوند از موقعیت های مکانی مختلفی کار کنند ؛ از جمله ملاقات با مشتریان در خارج از محیط کار یا زمانی که خود نیز در سفر حضور دارند . سیستمی که دارای قابلیت رهگیری بر اساس موقعیت جغرافیایی باشد ، اطمینان می یابد که آژانس به طور دقیق بر وضعیت حضور و غیاب پرسنل خود نظارت دارد ؛ حتی در مواقعی که پرسنل حضور فیزیکی در دفتر کار ندارند .

دسترسی موبایل نیز از اهمیت بسیاری برخوردار است ؛ چرا که کارگزاران شرکت های مسافرتی طی سفر بایستی بتوانند ساعات کاری یا درخواست مرخصی خود را از طریق تبلت یا گوشی هوشمند خود ثبت کنند . سیستم حضور و غیابی که مبتنی بر موبایل باشد ، ثبت ورود و خروج را تسهیل نموده و اطلاعاتی لحظه ای ارائه می دهد . بدین شکل ، مدیران در همه اوقات از دسترسی تیم خود اطلاع خواهند داشت .

 در آژانس هایی که دارای پرسنل دور کار یا در شعب مختلف هستند اپ حضور غیاب بدون دستگاه به پرسنل این امکان را می دهد که حضور خود را از هر کجا که باشند ، ثبت کنند .

گزارشگری سفارشی و تجزیه و تحلیل

شرکت های مسافری اغلب با موضوعات متعددی دست به گریبان اند ؛ از جمله تارگت  های فروش ،  رضایت مشتری و عملکرد پرسنل . سیستم کنترل تردد نه تنها بایستی ساعات کاری را رهگیری و ثبت نماید ؛ بلکه گزارشات دقیق و جامعی نیز ارائه دهد که مدیران بتوانند با استناد به آن ها تصمیم های آگاهانه ای بگیرند . قابلیت های گزارشگری سفارشی برای مدیران امکان تجزیه و تحلیل الگو های حضور و غیاب پرسنل ، پیگیری روند هایی مانند از کارگزاری و غیبت های پی در پی و شناسایی مسائل بالقوه پرسنلی را پیش از آن که دردسر ساز شوند ، فراهم می کند .

این سیستم ها همچنین قادرند پیشینه دقیقی از وضعیت حضور و غیاب کارکنان را ارائه دهند و از این  طریق به آژانس های مسافری کمک می کنند تا میزان بهره وری پرسنل را ارزیابی ، ناکارامدی ها را شناسایی و برنامه های کاری را بهینه سازی کنند .

قابلیت های امنیتی

با توجه به حساس بودن داده های حضور و غیاب ، حفظ امنیت این داده ها اهمیت فوق العاده ای دارد . سیستم های کنترل تردد بایستی از قابلیت های امنیتی بالایی برخوردار باشند ؛ قابلیت هایی از قبیل احراز هویت چند عاملی ، دسترسی کنترل بر اساس نقش پرسنل و همین طور رمزگذاری داده ها . از این طریق ، این اطمینان حاصل می شود که صرفا پرسنل مجاز می توانند به رکورد ها دسترسی داشته باشند . همچنین ، داده های شخصی پرسنل تحت حفاظت کامل قرار خواهند داشت .

برای آن دسته از شرکت های مسافری که با حجم زیادی از اطلاعات مشتریان سروکار دارند ، حفظ حریم شخصی کارمندانشان نیز به همان اندازه اهمیت دارد . یک سیستم حضور و غیاب ایمن ریسک نشت اطلاعات و دسترسی های غیرمجاز را تا حد قابل ملاحظه ای کاهش می دهد .

نتیجه گیری

در صنعت رقابتی آژانس‌های مسافرتی، استفاده از سیستم‌های کنترل تردد پرسنل پیشرفته، بهبودی چشمگیر در مدیریت منابع انسانی، افزایش بهره‌وری و کاهش خطاهای انسانی را به همراه دارد. چنین سیستمی باید انعطاف‌پذیر، مقیاس‌پذیر، مجهز به رهگیری موقعیت جغرافیایی و دسترسی موبایلی، قابلیت گزارشگری سفارشی و همچنین سطح بالایی از امنیت داده‌ها باشد. این امکانات به شرکت‌ها کمک می‌کند تا چالش‌های مدیریتی مرتبط با حضور و غیاب کارکنان را به‌طور مؤثری مدیریت کنند و بهره‌وری کلی کسب‌وکار خود را ارتقا دهند.

شرکت کیمیاگران سرزمین رایانه با ارائه راهکارهای تخصصی در زمینه سیستم‌های کنترل تردد و حضور و غیاب، آماده است تا نیازهای خاص شرکت‌های مسافرتی را برآورده کند. برای مشاوره رایگان و کسب اطلاعات بیشتر در مورد این سیستم‌های نوآورانه، همین امروز با تیم ما تماس بگیرید و گامی مؤثر در جهت تحول دیجیتال سازمان خود بردارید.

بخش تولید محتوا کسرا

تیم تولید محتوای کسرا با تخصص در حوزه نرم‌افزارهای حضور و غیاب و کنترل تردد، محتوایی دقیق و به‌روز برای کسب‌وکارها ارائه می‌دهد. کارشناسان ما با تجربه در فناوری اطلاعات و مدیریت منابع انسانی، نیازهای کاربران را تحلیل کرده و راهکارهای عملی و قابل اعتماد تهیه می‌کنند. هدف ما ارائه محتوایی ارزشمند برای افزایش دانش و بهبود تصمیم‌گیری شماست.