مفهوم قانون پارکینسون چیست؟ چگونه با اصل پارکینسون مقابله کنیم؟ 

یک عقیده رایج در مورد افزایش بهره وری و انجام دادن ایده آل کارها، داشتن زمان زیاد برای انجام یک کار است. قانون پارکینسون Parkinson’s) law) درست عکس این عقیده را بیان می کند. طبق این قانون انجام دادن هر کاری دقیقا به اندازه ی زمان اختصاص یافته به آن، زمان می برد. به طور مثال اگر شما برای انجام یک کار تنها به سه ساعت فرصت نیاز دارید هیچ لزومی ندارد در برنامه خود یک روز کامل را به آن کار اختصاص دهید.

چون آن کار واقعا در سه ساعت به طور کامل انجام می شود. این قانون در حال حاضر نقش پررنگی در مدیریت کاری دارد. برای دریافت اطلاعات بیشتر پیرامون قانون پارکینسون چیست؟ و نحوه استفاده از آن برای افزایش بهره وری در ادامه این مقاله با ما همراه باشید. 

قانون پارکینسون یا اصل پارکینسون (Parkinson’s law) چیست؟ 

در ساده ترین تعریف، قانون پارکینسون می گوید کار به گونه ای گسترش می یابد که زمان در دسترس برای تکمیل آن پر شود. این بدان معناست که تا زمانیکه فرصت برای انجام یک کار وجود داشته باشد افراد تمایل دارند کار را به تعویق بیندازند تا دقیقا در پایان فرصت مورد نظر کار به اتمام برسد.

به طور کلی در بیشتر امور ما بر اساس مدت زمانی که در اختیار داریم برنامه ریزی می کنیم و زمانی که ضرب الاجل نزدیک می شود، شروع به انتخاب و جا به جایی می کنیم تا کارهایی را که باید انجام شود را در موعد مقرر انجام دهیم. ضرب‌الاجل‌ها می‌تواند باعث به تعویق انداختن کار شود یا حتی افراد را وادار کند که وقت خود را با مسائل بی‌اهمیت پر کنند. همچنین، تمایل برای گسترش کارها باعث استخدام افراد بیشتر در یک سازمان می شود.   

بیشتر بخوانید: اصول مدیریت زمان برای داشتن زندگی بهتر

مبدع قانون پارکینسون چه کسی است؟

قانون پارکینسون را نخستین‌بار تاریخ‌دان و نویسنده نامدار بریتانیایی، سایریل نورث‌کوت پارکینسون، در سال ۱۹۵۵ مطرح کرد. او این مفهوم را ابتدا در مجلهٔ اکونومیست معرفی کرد و سپس در کتابی با عنوان «قانون پارکینسون: در تعقیب پیشرفت» بسط داد.

پارکینسون در کتاب خود با ذکر داستانی طنزآمیز درباره زنی که تمام کار روزانه‌اش ارسال یک کارت‌پستال بود، نشان داد که چگونه بوروکراسی تمایل به گسترش بی‌رویه دارد. به باور او، مدیران معمولاً به افزایش تعداد کارکنان گرایش دارند، حتی زمانی که حجم واقعی کار چنین نیازی را توجیه نمی‌کند. این روند به افزایش نیروهای غیرضروری، تکرار وظایف و پیچیده‌تر شدن ساختار اداری منجر می‌شود.

نقش قانون پارکینسون بر مدیریت زمان 

قانون پارکینسون بیان می‌کند که «کار به اندازه زمانی که برای آن در نظر گرفته می‌شود، گسترش می‌یابد.» به‌عبارت دیگر، اگر انجام کاری در واقع تنها سه ساعت زمان نیاز داشته باشد اما ما برای آن یک هفته فرصت تعیین کنیم، احتمالاً همان یک هفته طول خواهد کشید—نه به دلیل سختی کار، بلکه چون بیشتر آن زمان را صرف تعلل، استرس و فکر کردن درباره انجام آن می‌کنیم، بدون اینکه واقعاً اقدام کنیم.

در مقابل، اگر از ابتدا تنها سه ساعت برای انجام همان کار تعیین کنیم، معمولاً کار در همان بازه به پایان می‌رسد و تبدیل به چالشی طولانی‌مدت نمی‌شود. این موضوع نشان می‌دهد که افزایش زمان لزوماً به معنای افزایش کیفیت یا بهره‌وری نیست؛ بلکه اغلب باعث کاهش کارآمدی و بزرگ‌تر شدن بی‌دلیل یک فعالیت می‌شود.

به بیان دیگر، قانون پارکینسون تأکید می‌کند که زمان بیشتر برابر با کار بیشتر نیست. تعیین مهلت‌های منطقی و محدود نه‌تنها باعث می‌شود کار با تمرکز و سرعت بیشتری انجام شود، بلکه از اتلاف زمان جلوگیری کرده و به مدیریت بهتر زمان و افزایش بهره‌وری کمک می‌کند.

بیشتر بخوانید: کار عمیق (Deep Work) چیست و چه تفاوتی با کار سطحی دارد؟ 

معرفی راه های مقابله با قانون پارکینسون

با شناخت قانون پارکینسون یا همان اصل پارکینسون (Parkinson’s law) و روش های مقابله با آن می توان بهره کاری را افزایش داد. اختصاص زمان بیش از حد نیاز برای انجام یک کار باعث می شود انجام آن کار مدت زمان بیشتری طول بکشد البته بدون آنکه کیفیت و ماهیت کار تغییری کرده باشد. برای مقابله با قانون پارکینسون باید به نکات زیر توجه کرد. 

اهداف و ارزش های خود را تعیین کنید

یکی از راه های مقابله با قانون پارکینسون مشخص کردن اهداف بر اساس توانایی ها و ظرفیت افراد است. در ابتدا باید بر اساس توانایی های فردی خود و تجربیات گذشته اهداف و زمان کافی برای انجام آن ها را مشخص کنید. در این صورت زمان بندی انجام کارها به درستی انجام می شود و شاهد اتلاف وقت و کاهش بهره وری کمتری خواهیم بود. 

کارهای خود را اولویت بندی کنید

برای مدیریت پروژه ابتدا یک لیست از کارهایی که باید انجام دهید را تهیه کنید، سپس کارها را بر اساس اهمیت آن ها اولویت بندی کنید و بر اساس اولویت های مشخص شده اقدام نمایید.

برای مدیریت زمان از تکنیک پومودورو استفاده کنید

یکی از مؤثرترین روش‌ها برای مقابله با قانون پارکینسون و جلوگیری از اتلاف زمان، استفاده از تکنیک پومودورو است. این روش ساده و کاربردی به شما کمک می‌کند تا با تقسیم کار به بخش‌های زمانی کوتاه، تمرکز خود را حفظ کرده و بهره‌وری را افزایش دهید.

در تکنیک پومودورو، شما ۲۵ دقیقه به‌طور متمرکز کار می‌کنید و سپس ۵ دقیقه استراحت می‌کنید. این چرخه را چند بار تکرار می‌کنید و پس از تکمیل حدود ۱۰۰ دقیقه کار (چهار پومودورو)، یک استراحت طولانی‌تر برای بازیابی انرژی در نظر می‌گیرید.

این روش باعث می‌شود فشار کاری کاهش یابد، ذهن شما تازه بماند و کارها بدون کش‌دار شدن و اتلاف وقت پیش بروند. نتیجه نهایی نیز افزایش چشمگیر بازدهی و مدیریت بهتر زمان است.

برای انجام کارهای غیر ضروری محدودیت زمانی مشخص کنید

اگر شما بتوانید وقت های تلف شده و کارهای بیهوده آگاهی پیدا کنید و آن ها را خنثی کنید، بهره وری افزایش می یابد. برای اینکه بازدهی بیشتری داشته باشیم و همچنین زمان کمتری را صرف کنیم بهتر است از انجام امور غیرضروری بپرهیزیم. در غیر این صورت برای این کارها زمان مشخصی را تعیین کنیم.  

بیشتر بخوانید: OKR چیست و چه نقشی در رشد سازمان ها دارد؟

چگونه با استفاده از اصل پارکینسون تحولی در زندگی خود ایجاد کنیم؟

این یک تفکر بسیار مخرب است که برای افزایش بازدهی لزوما باید کار بیشتری انجام داد. اگر یاد بگیریم از قانون پارکینسون به درستی استفاده کنیم می توانیم با کمترین زمان بالاترین بهره را ببریم و تحولی در زندگی خود ایجاد کنیم. 

برای رسیدن به این نتیجه باید برای کارهای خود ضرب الاجل بسازیم تا کارها را با سرعت بیشتری انجام دهیم. سپس باید استفاده از این قانون را مرتبا تکرار و تمرین کنیم تا به عادت تبدیل شود. توجه به نکات زیر برای ایجاد تحول در زندگی خود با قانون پارکینسون ضروری است.

عواملی که باعث حواس پرتی می شود را به حداقل برسانید

اگر عوامل حواس پرتی را به حداقل برسانیم در واقع تمرکز خود را بالا برده ایم. در چنین شرایطی طبیعتا میتوانیم در کمترین زمان بیشترین نتیجه را به دست آوریم.

در صورت زیادبودن وظایف بخشی از آن را به دیگران بسپارید

انجام کارهای زیاد باعث ایجاد استرس و دستپاچگی و در نتیجه پایین آمدن راندمان کاری می شود. اگر احساس می کنید وظایف شما زیاد است و ممکن است از عهده آن برنیایید، بخشی از کار را به افراد دیگر واگذار کنید.

از تکنیک پومودورو  استفاده کنید

همان طور که توضیح دادیم تکنیک پومودورو با در نظر گرفتن زمان استراحت در بین کار سبب بالا رفتن تمرکز و بازدهی شما می شود. پس سعی کنید از این تکنیک استفاده کنید.

برای کارها برنامه ریزی داشته باشید

قبل از شروع به کار برای انجام وظایف خود یک برنامه مشخص در نظر بگیرید و سعی کنید مطابق با برنامه پیش بروید. برنامه ریزی شما باید کاملا آگاهانه و با در نظر گرفتن میزان سختی کارها، علایق و توانایی های افراد و نیز زمان کافی برای انجام هر کار تدوین شود. 

بر روی کارهای ضروری تمرکز کنید

طیق لیستی که از کارها تهیه کرده اید و اولویت بندی کارها، ابتدا کارهای ضروری را انجام دهید. تا در صورتی که دچار کمبود وقت شدید کارهای ضروری انجام شده باشد و کارهای غیر ضروری باقی بماند.

با انجام این امور و بسیاری از روش ها و برنامه ریزی های دیگر می توانید کارها را در کمترین زمان به بهترین شکل انجام دهید. با این تکنیک قطعا تحولی بزرگ در زندگی شما رخ خواهد داد.

بیشتر بخوانید: مهارت حل مسئله (Problem-solving skill) چرا انقدر مهم است؟

روش های استفاده از قانون پارکینسون

پس از درک اینکه قانون پارکینسون چیست؟ بهتر است از این قانون برای مدیریت بهتر امور بهره مند شوید. برای استفاده از قانون پارکینسون به نفع خود باید تفکر سخت کار کردن را با کار هوشمندانه تر و در زمان کمتر جایگزین کنید. اگر بتوانید از قانون پارکینسون به درستی استفاده کنید به زودی متوجه خواهید شد که کارها با سرعت شگفت انگیزی پیش می روند بدون آنکه کیفیت انجام کار افت کرده باشد. در زمینه  استفاده از قانون پارکینسون به موارد زیر توجه کنید. 

برخلاف جهت عقربه های ساعت پیش بروید 

یکی از دلایل اصلی پیچیده شدن کارها، زمانی است که بیش از حد برای انجام آن‌ها در نظر می‌گیریم. هرچه بازه زمانی بزرگ‌تر باشد، کار نیز بی‌دلیل گسترده‌تر و دشوارتر می‌شود. اما با اختصاص زمان منطقی و محدود، نه‌تنها کار به اندازه واقعی خود باقی می‌ماند، بلکه فرصت کافی برای انجام دیگر فعالیت‌ها نیز فراهم می‌شود.

برای استفاده مؤثر از قانون پارکینسون، ابتدا فهرستی از وظایف خود تهیه کنید و زمان تقریبی لازم برای انجام هر یک را مشخص نمایید. سپس نیمی از آن زمان را به عنوان مهلت واقعی خود تعیین کنید. این کار شما را وادار می‌کند تا با تمرکز و سرعت بیشتری کار کنید و اجازه ندهید وظایف بی‌جهت کش پیدا کنند.

به یاد داشته باشید که این مهلت جدید را جدی بگیرید، درست مانند هر موعد رسمی دیگر. طبیعی است که در ابتدا ممکن است با کاهش زمان دچار کمبود وقت شوید؛ در این صورت می‌توانید کمی زمان اضافه کنید، اما هرگز آن را به مقدار اولیه برنگردانید.

با گذشت زمان و کسب تجربه، توانایی شما در تخمین دقیق زمان مورد نیاز برای هر کار افزایش می‌یابد و می‌توانید برنامه‌ریزی واقع‌بینانه‌تری داشته باشید. این روش در نهایت به ساده‌تر شدن وظایف و افزایش چشمگیر بهره‌وری منجر می‌شود.

نقش ها و مسئولیت ها را مشخص کنید

برای اینکه کارها با حداکثر بهره وری انجام شوند باید وظیفه و مسئولیت هریک از اعضا به طور واضحی مشخص شود. اگر شما همکارانی دارید؛ وظایف و نقش هر یک را مشخص و به همه کارمندان ابلاغ کنید. بدین ترتیب از سردرگمی و قصور عمدی در انجام امور جلوگیری می شود و کارها با سرعت بهتری پیش می روند. 

برای رسیدن به اهدافتان اقدام کنید

وقتی اهداف خود را به‌گونه‌ای تعیین کرده‌اید که برای هر کار ضرب‌الاجلی درست به اندازه زمان لازم در نظر گرفته شده است، مرحله مهم بعدی اقدام جدی و پایبندی به اجرای برنامه است. شاید در آغاز پایبندی به این محدودیت‌های زمانی کمی دشوار باشد، اما با ادامه‌دادن و پیاده‌سازی قانون پارکینسون در بخش‌های مختلف زندگی، به‌وضوح متوجه افزایش چشمگیر بهره‌وری خود خواهید شد.

نکته کلیدی در این مسیر، تعیین صحیح ضرب‌الاجل‌هاست. باید مرزی دقیق میان «حداقل زمان لازم» و «زمان کافی» را بشناسید. هدف این نیست که کارها را با عجله و کیفیت پایین تمام کنید؛ بلکه باید آن‌ها را در یک بازه معقول و واقع‌بینانه انجام دهید تا هم کیفیت حفظ شود و هم زمان مدیریت گردد.

با تمرین و تکرار، توانایی شما در تعیین مهلت‌های درست و انجام کارها در همان زمان، تقویت شده و روند رسیدن به اهداف‌تان با سرعت و دقت بیشتری پیش خواهد رفت.

مواردی را که باعث اتلاف وقت می شوند از بین ببرید

برای اجرای مؤثر قانون پارکینسون، لازم است مزاحم‌های کوچک اما زمان‌بر را شناسایی و مدیریت کنید. کارهایی مانند چک‌کردن مداوم موبایل، سرزدن به شبکه‌های اجتماعی یا خواندن بی‌برنامه‌ی ایمیل‌ها شاید کم‌اهمیت به‌نظر برسند، اما در مجموع بخش زیادی از زمان شما را هدر می‌دهند و تمرکزتان را از بین می‌برند.

اگر انجام این کارهای کوچک برایتان اهمیت دارد، می‌توانید برای آن‌ها نیز زمان مشخص و محدود تعیین کنید. با این حال، بهترین شیوه آن است که ابتدا کارهای ضروری و مهم فهرست خود را به‌طور کامل انجام دهید و پس از به پایان رساندن آن‌ها، زمانی را برای بررسی ایمیل‌ها، پیام‌ها و شبکه‌های اجتماعی اختصاص دهید.

مدیریت این عوامل حواس‌پرتی، بخشی مهم از افزایش بهره‌وری است و به شما کمک می‌کند زمان خود را آگاهانه مصرف کنید و کیفیت عملکردتان را بالا ببرید.

بیشتر بخوانید: هرم نیازهای مازلو؛ سلسله مراتب نیازهای مازلو و خودشکوفایی انسان

جمع بندی 

قانون پارکینسون اولین بار توسط یک تاریخ‌دان بریتانیایی که برای دولت کار می کرد بیان شد. طبق این قانون انجام هر کار درست به اندازه ای طول می کشد که به آن زمان اختصاص داده‌ایم. این قانون به عنوان یک اصل مدیریتی، کار هوشمندانه و چابک را جایگزینی مناسب برای سخت کار کردن در نظر می گیرد. 

استفاده از این قانون و تعیین ضرب الاجل های منطقی برای به انجام رساندن کارها از به تعویق افتادن بی دلیل کارها جلوگیری می کند و بهره وری را افزایش می دهد. در این نوشتار اطلاعات جامعی پیرامون مقابله با قانون پارکینسون و نحوه کاربرد آن برای مدیریت امور مهم اشاره شد. با استفاده از این قانون قادر خواهید بود بهره وری خود را تا حد زیادی در همه زمینه ها افزایش دهید و تایم بیشتری برای انجام کارهای دلخواهتان ذخیره کنید.