تعالی سازمانی چیست؟ | آشنایی با انواع مدل های تعالی سازمانی

هدف تمامی کسب و کارها ارائه بهترین خدمات و جلب رضایت مشتریان خود است. آنها میخواهند عالی‌ترین عملکرد را در میان رقبا داشته باشند، اما دستیابی به این سطح از کیفیت و رضایت، کار آسانی نیست. آن‌ها برای دستیابی به هدف خود، باید از راهکارهایی بهره بگیرند و تغییراتی در خود ایجاد کنند. یکی از این راهکارها، استفاده از مدل تعالی سازمانی است. امروزه، به دلیل افزایش رقابت میان کسب و کارها، استفاده از این مدل‌ها جهت بهبود عملکرد کسب و کارها، اهمیت بسیاری پیدا کرده است. پیاده سازی این مدل‌ها، ابزارهای جدیدی را برای جلو افتادن از رقبا در دسترس مدیران قرار می‌دهد. در این مقاله شرح می دهیم تعالی سازمانی چیست، چه مدل ها و کاربردهایی دارد و دارای چه مزایایی است. با ما همراه باشید.

تعالی سازمانی چیست؟

تعالی در لغت به معنی بلند و برترشدن است. تعالی سازمانی به معنای تعهد به رشد و توسعه پایدار و دائمی سازمان در راستای کسب رضایت مشتری و افزایش مستمر سودآوری در یک محیط ملی فراگیر و حمایت کننده است. این فرآیند شامل شرایط ویژه، فرهنگ، خصوصیات نیروی انسانی سازمان، محیط داخلی و خارجی، نقاط ضعف، نقاط قوت، فرصت ها و تهدیدهایی است که سازمان را احاطه می کند. به طور خلاصه، راه و روش برتری و تعالی یک سازمان شامل شناسایی، تشخیص، توسعه و گسترش موفقیت در سازمان می شود.

در واقع، تعالی سازمانی شامل تلاش‌های مستمر جهت ایجاد چهارچوبی داخلی از استانداردها است و فرآیندهای یک سازمان را تعریف می کند. این چارچوب به منظور تعامل و ایجاد انگیزه در کارکنان، برای ارائه محصولات و خدمات مورد نیاز مشتریان است. ماموریت و هدف نهایی تعالی سازمانی، حمایت از مدیران به عنوان عامل و محرک اصلی حرکت کیفیت و همچنین کمک به تمامی کسب و کار‌ها برای قرار گرفتن در مسیر توسعه و پیشرفت است. کسب‌وکارها برای دستیابی به برتری، لازم است تغییراتی را در زیرساخت سازمانی خود ایجاد کنند که امکان دارد با آرمان‌های آن‌ها هم سو نباشد. به همین دلیل دست یافتن به تعالی کار نسبتا سختی است و نیاز به دانش و تجربه دارد.

بیشتر بخوانید: فرهنگ سازمانی چیست و چرا در مدیریت کسب و کارها مهم است؟

تعالی سازمانی چه کاربردی دارد؟

دستیابی به تعالی در یک سازمان به آنها کمک می‌کند تا بفهمند در کدام قسمت مسیر قرار دارند و برای بهبود وضعیت خود، باید از کدام معیارها بهره ببرند. مدل‌های تعالی سازمانی به عنوان ابزاری جهت افزایش اعتبار سازمان معرفی می شوند. گواهی‌های مربوط به پیاده‌سازی این مدل ها، قادر است اعتبار کلی یک سازمان را هم در داخل و هم در خارج از آن را افزایش دهد. در واقع، هرگونه هزینه اضافی جهت پیاده‌سازی این مدل‌ها با افزایش بازدهی کارکنان، رضایت مشتریان و کارآمدی سازمان، جبران خواهد شد.

کارایی دیگر این مدل ها شامل کاهش هزینه‌ها، پاسخ‌گویی به نیازهای مشتریان، صرفه‌جویی در منابع و افزایش کیفیت عملکرد سازمان است. با توجه به چالش‌هایی که سازمان‌ها با آن روبرو است، بدیهی است که عملکرد مهم دیگر این مدل‌ها، حفظ برتری رقابتی سازمان است. نتایجی که از خود ارزیابی‌های این مدل ها حاصل می شود، می‌تواند به عنوان قسمتی از فرآیند برنامه‌ریزی کسب و کار استفاده شود. در آخر، این مدل‌ها در راستای بهبود عملکرد سازمان، تحقق اهداف آن و ارزیابی نقاط قوت و ضعف سازمان نیز بسیار کارآمد هستند.

همچنین بخوانید: معرفی نرم افزار حضور غیاب تحت وب کسرا

معرفی معروف ترین مدل های تعالی سازمانی

مدل‌های مورد استفاده در تعالی سازمانی، دستورات و مقررات ثابتی هستند که به یک سازمان کمک می‌کنند تا از معیارهای واضحی از آنچه که برای بهبود مداوم، نیاز دارند مطلع شوند و بتوانند ضمن گرد‌آوری منابع مورد نیاز، نیروی انسانی خود را جهت حرکت در مسیر تعالی سازمان تشویق و به این ترتیب منافع کلیه ذی‌نفعان را تضمین کنند. جهت ارزیابی تعالی سازمانی، 6 مدل اصلی و پرکاربرد وجود دارد که در ادامه به معرفی آن ها می‌پردازیم.

مدل مدیریت بر مبنای هدف

در مدل مدیریت بر مبنای هدف، ارزشیابی نیروی انسانی به جای بررسی خصوصیات شخصی و رفتاری آن‌ها، عملکردشان بر اساس میزان دستیابی به تعالی سازمانی، بررسی می شود. در مدیریت بر مبنای هدف، ابتدا اهداف کلان سازمان مشخص‌‌‌‌‌ و سپس از طریق بحث و مذاکره مدیران در سطوح گوناگون، این اهداف در ابعاد کوچک تر قرار میگیرند و در انتها به تمام سازمان نشر ‌‌‌‌می شود. در نهایت، افراد با توجه به میزان تحقق اهداف معین سازمانی، بدون توجه به چگونگی تحقق آن، مورد بررسی و ارزشیابی قرار می‌گیرند. در واقع میتوان گفت این روش،‌‌‌‌‌ یک روش مدیریتی نتیجه گراست نه مدیریت روندگرا. یعنی نتیجه نهایی، بیشتر از فرآیند دستیابی به نتیجه اهمیت دارد.

مدل مدیریت بر اساس شرایط جامعه

مدل مدیریت بر اساس شرایط جامعه، برای تعالی سازمانی یک مدل مدیریتی است که بر اساس شرایط و ویژگی‌های خاص جامعه و فضای فعالیت سازمان تعریف می‌شود. این مدل مدیریت تلاش می‌کند تا با توجه به نیازهای اجتماعی، محیط کسب و کار و مشاغل موجود در جامعه، به تعالی و بهبود کارایی سازمان‌ها برسد. به طور کلی، مدل مدیریت بر اساس شرایط جامعه  بستگی به عواملی مانند فرهنگ جامعه، شرایط اقتصادی و سیاست‌ها و قوانین بستگی دارد.

مدل مدیریت بر اساس شرایط جامعه سعی می‌کند با در نظر گرفتن ارزش‌ها و اعتقادات مردم و نیازهای جامعه به مدیریت سازمان‌ها پاسخ دهد. در شرایط اقتصادی محفوظ و پیشرفته، مدل مدیریت ممکن است بهبود کارایی سازمان‌ها را در نظر بگیرد. از طرفی، در شرایط اقتصادی نامطلوب، مدل مدیریت ممکن است بیشتر بر تعدیل نیرو و برنامه‌ریزی منابع تمرکز نماید. همچنین مدل مدیریت بر اساس شرایط جامعه به قوانین و سیاست‌های مربوط به حاکمیت و تنظیمات دولت و نظام قضایی نیز توجه می‌کند.

روش مدیریت هوشین (Hoshin management method)

در روش مدیریت هوشین، استراتژیها و اهداف بلندمدت یک سازمان به اهداف کوتاه مدت (معمولاً سالیانه) و برنامه‌های اجرایی تبدیل‌‌‌‌‌ می‌شود و به متولیان انجام فعالیتها منتقل می شود. این روش با تعیین شاخص ها، میزان تحقق اهداف و اجرای برنامه، سنجیده و کنترل‌‌‌‌‌ می‌شود. نتایج این سنجش در انتهای دوره ارزیابی بر اهداف و راهبردهای سازمان، اثر‌‌‌‌‌ می‌گذارد و آنها را ارتقاء می دهد. در واقع مدیریت هوشین، یک سیستم جهت شرح چشم انداز و اهداف سازمان به روش های علمی و قابل قیاس در تمام سازمان است. در این سیستم، اهداف کیفی و قابل حصول شرح داده می شوند و بر مسائل اساسی و مهم جهت بهبود تعالی سازمانی، تمرکز‌‌‌‌‌ دارند.

بیشتر بخوانید: منظور از روش ارزیابی عملکرد ۳۶۰ درجه چیست و چگونه باید آن را اجرا کرد؟

مدل تعالی بنیاد مدیریت اروپا (EFQM)

مدل تعالی بنیاد مدیریت اروپا، یک دستورات و مقررات ثابت برای اندازه گیری نقاط قوت و زمینه‌های بهبود سازمان است که باعث حرکت و هدایت فعالیت‌های سازمان به سمت بهبود می‌شود. این مدل جهت بررسی تعالی آنچه سازمان برای ارائه خدمات به مشتریان، کاربران یا سهامداران خود انجام می‌دهد از طریق خودارزیابی آغاز می‌شود. سازمان‌ها با خودارزیابی مستمر، الگوی مدیریتی‌شان را با مدل معرفی شده آزمایش، زمینه‌های بهبود خود را شناساییی و پروژه‌های بهبود را جهت دستیابی به تعالی در سازمان خود، اجرا می‌کنند. مدل تعالی بنیاد مدیریت اروپایی نسبت به دیگر مدل‌های تعالی سازمانی، از توانایی بیشتری در تعیین نواحیی قابل بهبود و امتیازدهی واحد‌های تولیدی و خدماتی برخوردار است.

مدل مالکولم بالدریج (Malcolm Baldrige National Quality Award: MBNQA)

مدل مالکولم بالدریج روشی است که به سازمان ها در جهت اجرای مفاهیم مدیریت کیفیت جامع در تعالی سازمانی یاری‌‌‌‌‌ می‌کند. در واقع، ارزیابی‌هایی که در این روش انجام‌‌‌‌‌ می‌شود جهت تعیین میزان پیاده سازی معیارهای بالدریج در سازمان ها است. در سال ۱۹۷۸ طی مطالعات انجام شده در وزارت بازرگانی آمریکا در خصوص دلایل موفقیت ژاپن نسبت به آمریکا، جایزه ملی کیفیت آمریکا مهیا شد. این جایزه با توجه به نقش مالکولم بالدریج در تهیه آن به نام جایزه ملی کیفیت مالکولم بالدریج نام‌گذاری شد. معیار‌های مدل بالدریج بر مبنای مجموعه‌ای از مفاهیم اساسی و در راستای تحقق آن‌ها تنظیم شده است. این ارزش‌ها، شامل رهبری هدفمند، مشتری مداری، آموزش فردی و سازمانی، ارزش‌ دهی به نیروی انسانی و شرکا، سرعت عمل، قابلیت انعطاف در عمل، نوآفرینی، مدیریت بر مبنای واقعیات، مسئولیت‌پذیری عمومی و شهروندی، تمرکز بر نتایج و ایجاد ارزش و نگرش سیستمی می‌شود.

مدل تعالی دمینگ (Deming Prize)

برترین جایزه بهبود کیفیت در ژاپن، به مدل تعالی سازمانی دمینگ تعلق گرفت. این جایزه در سال ۱۵۹۱ توسط مهندسان و دانشمندان ژاپن به پاس قدردانی از خدمات دکتر ادوارد دمینگ در کنترل کیفیت و تحت تأثیر نظر‌ها و عقاید او طرح‌ریزی و پیشنهاد شد. دمینگ یکی از قدیمی‌ترین جایزه های بهبود کیفیت در سطح جهان است که بر اساس به مفاهیم‌ جدید مدیریت و شرایط نوین اقتصادی برای بهبود وضعیت صادرات کشور ژاپن، شکل گرفت. بهبود کیفیت از نظر دمینگ، شامل بهبود کیفیت محصولات، ترویج کنترل کیفیت فراگیر در سطح شرکت، کنترل کیفیت جامع در میان صنایع، شناخت استراتژی ‌های موفقیت‌آمیز کیفیت، بهبود آگاهی در مورد اهمیت و روش‌های مدیریت کیفیت است. با است از موارد مذکور، مدل تعالی دمینگ به عنوان یک روش مدیریتی برای بهبود کیفیت و بهبود مستمر فرآیندها در سازمان ها با تمرکز بر رضایت مشتریان و جامعه، استفاده می شود.

بیشتر بخوانید: منظور از روش تجزیه و تحلیل swot چیست؟ | آشنایی با ماتریس swot

چه عواملی به سازمان برای رسیدن به اهداف و نتایج عالی کمک میکند؟

مهم ترین عوامل تعالی سازمانی، شامل 8 مورد اساسی است که سازمان را برای دستیابی به اهداف و نتایج عالی کمک میکند. در واقع هر سازمان برای توسعه و اجرای استراتژی‌ های خود نیازمند دانستن این معیارهاست. در ادامه هر کدام از این عوامل را جداگانه شرح می دهیم.

رهبری

رهبران سازمان‌های متعالی آینده را شکل و آن را محقق می‌سازند. این رهبران، شامل افرادی است که الگویی برای ارزش‌ها و اخلاقیات سازمان هستند و به آن ها عمل می‌کنند. آنها قابل انعطاف هستند و باعث می شوند سازمان آینده را به‌موقع پیش‌بینی کند و در مواقع حساس به خوبی واکنش نشان دهد. به‌این‌ترتیب می‌توان از موفقیت مداوم سازمان مطمئن شد.

فرآیند کار

فرآیند‌‌هایی که در یک سازمان انجام می شود تا یک محصول یا خدمت نهایی به مشتری ارائه شود باید موثر‌‌ترین و پربازده‌‌ترین فرآیندها باشند. این فرآیندها باید در مسیر کسب رضایت ذی‌نفعان و مشتریان طرح‌ریزی و اجرا شده و در صورت لزوم اصلاح شوند. سازمان‌های متعالی در این فرایند، موضوعات مهم را طراحی، مدیریت و اصلاح می‌کنند تا ارزش فزاینده‌ای برای مشتریان و ذی‌نفعان خود ایجاد کنند.

منابع انسانی

سازمان‌های متعالی به منابع انسانی خود ارزش می دهند و فرهنگی ایجاد می‌کنند که امکان دستیابی متقابل به اهداف سازمانی و فردی را هم‌زمان فراهم می‌کند. این سازمان‌ها ظرفیت‌های منابع انسانی خود را افزایش و عدالت و برابری را رواج می‌دهند. آنها به‌ صورتی به ارتباط، انتقال، پاداش و رسمیت کارکنان خود اهمیت می‌دهند که باعث انگیزه دهی، ایجاد تعهد ایجاد و افزایش مهارت‌ها کارکنان برای منفعت سازمان می شوند.

ایجاد استراتژی

سازمان‌های متعالی با توسعه و گسترش راهبردهای متمرکز بر ذی‌نفعان، اهداف و چشم‌انداز خود را اجرایی می کنند و با این کار سیاست‌ها، برنامه‌ها، اهداف و فرایندهای خود را ایجاد و گسترش می‌دهند.

مشارکت افراد و منابع

سازمان‌های متعالی برای مشارکت افراد و عرضه‌کنندگان و منابع درونی‌شان برنامه‌ریزی می‌کنند و آنها را مدیریت می‌کنند تا از استراتژی و سیاست‌ها و عملیات مؤثر فرایندها پشتیبانی کنند.

نظرات مشتریان

سازمان‌های متعالی با دستیابی به نتایجی عالی در مقابل نظرات مشتریان و حفظ آنها، پاسخ‌گوی نیازها و انتظارات آنها هستند.

نظرات کارکنان

نظرات کارکنان برای سازمان های متعالی اهمیت بسیاری دارد. زیرا این سازمان ها با رسیدگی و بررسی نظرات کارکنان به نتایجی دست می یابند که پاسخ‌گوی نیازها و انتظارات کارکنان آنها است.

نظرات جامعه

سازمان‌های متعالی با دستیابی به نتایجی عالی در مقابل نظرات جامعه و حفظ آنها، نتایجی که پاسخ‌گوی نیازها و انتظارات ذی‌نفعان مرتبط در درون جامعه یا حتی فراتر از آن هستند.

بیشتر بخوانید: تفکر سیستمی چیست؟ مزایای تفکر سیستمی

مفاهیم بنیادین تعالی سازمانی

مفاهیم بنیادی تعالی سازمانی، هر سازمان را برای دستیابی به تعالی پایدار یاری می‌کنند. این مفاهیم را می‌توان به‌عنوان پایه‌ای برای شرح خصوصیات فرهنگ سازمانی متعالی استفاده کرد. همچنین می‌توان از آن ها به ‌عنوان یک زبان مشترک میان کارکنان و مدیران رده‌بالا، استفاده کرد. در کل ۸ مفهوم بنیادی برای ایجاد یک سازمان متعالی وجود دارد:

افزایش ارزش دهی به مشتریان: سازمان‌های متعالی با درک نیازها، پیش‌بینی انتظارات و پاسخ‌دهی به فرصت‌‌ها، باعث افزایش ارزش دهی به مشتریان می شوند.

ساخت آینده‌‌ای پایدار: سازمان‌های متعالی به طور مداوم با بهبود عملکرد، پیشبرد شرایط اقتصادی، زیست‌محیطی و اجتماعی درون جامعه هدف خود، تاثیر مثبتی بر جهان اطراف‌ می‌گذارند.

توسعه‌ی ظرفیت سازمانی: سازمان‌های متعالی ظرفیت‌های خود را با مدیریت مؤثر در داخل و خارج از مرزهای سازمانی افزایش و تغییر می‌دهند.

کنترل خلاقیت و ابتکار: سازمان‌های متعالی با مدیریت خلاقیتِ ذی‌نفعان خود و از طریق بهبود مستمر و ابتکار منسجم، ارزش افزوده ایجاد و سطوح عملکردی را بهبود میدهند.

هدایت با چشم‌انداز، الهام و انسجام: سازمان‌های متعالی دارای رهبرانی هستند که آینده را می سازند و به‌عنوان الگویی برای ارزش‌ها و آرمان های سازمان عمل می‌کنند.

مدیریت زیرکانه: سازمان‌های متعالی به‌ علت توانایی در شناخت و پاسخ‌گوییِ مؤثر به فرصت‌ها و تهدیدها، بسیار کارآمد هستند.

جانشین‌پروری براساس استعداد کارکنان: سازمان‌های متعالی به کارکنان خود ارزش می دهند و در محیط خود، فرهنگی از قدرت و اختیار ایجاد می‌کنند تا هرکس بتواند به اهداف سازمانی و فردی خود برسد.

پشتیبانی از نتایج برجسته: سازمان‌های متعالی به نتایجی شاخص و محکمی در محیط عملیاتی خود می‌رسند که تمامی نیازهای کوتاه‌مدت و نیز بلندمدت کلیه ذی‌نفعان را پاسخگو است.

مدل تعالی سازمانی چه مزایایی دارد؟

مدل تعالی سازمانی بیشتر ابزاری است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا عملکرد خود را ارتقا دهند و به سمت استفاده بهینه از منابع، افزایش کیفیت و خدمات، رشد پایدار و توسعه حرکت کنند. با اجرای این مدل، سازمان می‌تواند جایگاهی منحصر به فرد در بازار رقابتی به دست آورد و بهبود و پیشرفت مستمر خود را تضمین کند. برخی از مهم ترین مزایای این مدل به شرح زیر است.

از روش خودارزیابی استفاده میکنند.

مدل تعالی سازمانی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا خودشان را ارزیابی کرده و نقاط قوت و ضعف خود را شناسایی کنند. این خودارزیابی، به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که بر روی نقاط ضعف خود تمرکز کنند و با تلاش برای بهبود، به سمت تعالی حرکت کنند.

میان کارکنان و مدیران زبانی مشترک ایجاد میکند.

یکی از مهم ترین مزایای مدل تعالی سازمانی، ایجاد زبان و فهم مشترک بین کارکنان و مدیران رده بالا است. این زبان باعث می شود کارهای روزمره ساده‌تر و موثرتر انجام شود. وجود این زبان مشترک در سازمان، ارتباطات را بهبود می دهد و موجب افزایش هماهنگی و کارآیی تیم می‌شود.

در انجام امور سازمان مشارکت اولویت است.

یکی از ویژگی‌های مدل تعالی سازمانی، تأکید بر مشارکت همه افراد در سازمان است. این به معنی این است که تمام اعضای سازمان در فرآیندهای تصمیم‌گیری و اجرا قرار می‌گیرند و مشارکت از ویژگی‌های اساسی کارکرد سازمان خواهد بود.

زمینه های رشد سازمان مشخص می شوند.

مدل تعالی سازمانی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا هدف‌های خود را به طور واضح تعیین کنند و بر روی زمینه‌های رشد و بهبود تمرکز کنند. این مسئله به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به موفقیت و پیشرفت بیشتر دست یابند.

جمع بندی

همانطور که تا اینجا خواندید تعالی سازمانی، چارچوبی مفهومی است که برای ارزیابی و بهبود عملکرد سازمان‌ها به کار گرفته می‌شود. این مدل بر اساس اصول و مفاهیمی مانند ارزش افزوده برای مشتریان، رهبری تحول‌آفرین، مدیریت استراتژیک، مدیریت منابع انسانی، مدیریت فرآیندها و فرایندهای کسب‌وکار و بهبود مستمر تمرکز دارد. مدل های تعالی سازمانی شامل چندین بعد مهم مانند رهبری، استراتژی، مشتریان، اندازه‌گیری عملکرد، مدیریت منابع انسانی، فرایندهای کسب‌وکار و … هستند. این مدل ها شامل ابزارهایی می شود که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا عملکرد خود را ارتقا دهند و به سمت استفاده بهینه از منابع، افزایش کیفیت و خدمات، رشد پایدار و توسعه حرکت کنند. با اجرای این مدل ها، سازمان می‌تواند جایگاهی منحصر به فرد در بازار رقابتی به دست آورد و بهبود و پیشرفت مستمر خود را تضمین کند.

نظر شما در مورد تعالی سازمانی و به کارگیری آن چیست؟ آیا در سازمان خود از این روش ها استفاده میکنید؟ به نظر شما کدام مدل موثر تر است؟ نظرات خود را با ما در میان بگذارید.