تسلط بر مدیریت منابع انسانی با استفاده از نرم‌ افزار حضور و غیاب آنلاین

در جهان پرهیاهوی کسب و کار ها که تغییر تنها اصل ثابت آن است، مدیریت منابع انسانی از یک کار معمول دفتری به یک نقش استراتژیک و متمرکز تبدیل شده است. مسئولان دپارتمان منابع انسانی دیگر صرفاً با استخدام، اخراج و امور پرداختی سر و کار ندارند؛ بلکه وظایف مهم دیگری همچون شکل دهی به فرهنگ سازمانی، ترغیب پرسنل به مشارکت بیشتر، ارتقای بهره‌ وری و اطمینان از رعایت تمامی موازین و مقررات کار که روز به روز بر تعداد آن ها افزوده می‌ شود را نیز بر عهده دارند. تسلط بر مدیریت منابع انسانی به چیزهایی فراتر از دانش فنی نیاز دارد، مواردی از جمله درک عمیق از رفتار انسانی، تفکر راهبردی و توانایی استفاده از فناوری ‌های نوظهور.

در این نوشتار قصد داریم روش‌ های مختلف تسلط بر مدیریت منابع انسانی از جمله به کارگیری استراتژی‌ های کلیدی مانند بهره‌ مندی از فناوری‌ های جدید، تقویت مشارکت پرسنل، یادگیری مستمر و یکسو سازی منابع انسانی با اهداف سازمانی بزرگ تر را بررسی کنیم.

چشم انداز در حال تغییر مدیریت منابع انسانی

پیش از پرداختن به روش ‌های تسلط بر مدیریت منابع انسانی، لازم است از تغییر و تحول در نحوه انجام امور توسط مدیران منابع انسانی آگاه شویم. در عصر دیجیتالی حاضر، نحوه تعاملات میان سازمان ‌ها و کارکنان دستخوش تحولات زیادی شده است. جهانی سازی، دور کاری و معرفی روز به روز دستاورد های جدید در حوزه فناوری، مدیریت منابع انسانی را بیش از هر زمان دیگری چالش برانگیز کرده است. با این همه، این تغییرات فرصت ‌های بی‌ نظیری را نیز برای رهبران منابع انسانی به منظور تسهیل در انجام امور و تاثیر گذاری بیشتر فراهم نموده است.

به عنوان مثال، امروزه مدیران منابع انسانی به ابزار های دیجیتالی قدرتمندی نظیر سیستم مدیریت منابع انسانی، نرم‌ افزار های تحلیل عملکرد و نرم‌ افزار حضور غیاب آنلاین دسترسی دارند که به آن ها این امکان را می‌ دهد تا در خصوص استخدام، آموزش،  مدیریت عملکرد و ارتقای مشارکت پرسنل تصمیماتی مبتنی بر داده‌ های لحظه‌ ای و دقیق بگیرند.

بهره‌مندی از فناوری؛ روشی مطمئن در تسلط بر مدیریت منابع انسانی

یکی از دلایل تغییرات قابل توجه در مدیریت منابع انسانی، ظهور و اهمیت روزافزون دستاورد های فناوری‌ می ‌باشد. روزهایی که مدیریت منابع انسانی بر فرایند های دستی و کاغذی جهت رهگیری و ثبت داده‌ های حضور و غیاب و عملکرد پرسنل متکی بود، سر آمده است. امروزه مدیران منابع انسانی از نرم ‌افزار های پیشرفته به منظور اتوماتیک سازی بسیاری از فرایند های اجرایی خود استفاده می ‌کنند. از این طریق، مدیران فرصت بیشتری برای تمرکز بر مسائل راهبردی دیگر خواهند داشت. این نرم‌ افزار ها عبارت اند:

• نرم ‌افزار حضور و غیاب آنلاین: در حوزه مدیریت منابع انسانی، یکی از حیطه هایی که عمیقاً تحت تاثیر پیشرفت ‌های فناوری قرار گرفته است، رهگیری و ثبت حضور و غیاب پرسنل می‌ باشد.سیستم حضور و غیاب به مدیران منابع انسانی امکان نظارت لحظه ‌ای بر حضور پرسنل چه آن ها که در محیط رسمی کار می‌ کنند و چه پرسنل دور کار را می‌ دهد. این سیستم‌ ها همچنین داده‌ هایی مفید در خصوص رفتار پرسنل ارائه می ‌دهند. به عنوان مثال، از کارگریزی یا غیبت‌ های مکرر می‌ تواند نشانگر عدم مشارکت، فرسودگی یا حتی مشکلات مربوط به سلامتی باشد. مدیران منابع انسانی با استفاده از سیستم های هوشمند می ‌توانند مشکلات مذکور را زود هنگام شناسایی کرده و از طریق مشاوره، تعدیل برنامه کاری یا تهیه برنامه‌ های رفاه و سلامتی مداخلات لازم را انجام دهند. از این رو، تسلط بر مدیریت منابع انسانی از طریق استفاده از این سیستم ‌ها صرفاً با رهگیری و ثبت حضور و غیاب پرسنل به دست نمی ‌آید؛ بلکه مدیران بایستی از داده‌ های حاصل از این سیستم‌ ها جهت تصمیم‌ گیری ‌های آگاهانه و استراتژیک در خصوص مدیریت نیروی کار استفاده کنند.
  مدیران میتوانند با استفاده از سامانه تردد بدون سرور هزینه های مربوط به خرید و نگهداری سرور برای حضور و غیاب را کاهش دهند . این سامانه نیاز به زیرساخت های سنگین را حذف کرده و به صورت ابری اطلاعات را ذخیره و مدیریت می کند.

• سیستم‌ های اطلاعات منابع انسانی (HRIS): این نرم‌ افزار های پیشرفته، فعالیت‌ های متعدد حوزه مدیریت منابع انسانی مانند استخدام، مدیریت اطلاعات پرسنل، مدیریت مزایا ، ارزیابی عملکرد پرسنل را در یک پلتفرم واحد ادغام نموده اند. تسلط بر این نرم ‌افزار به مدیران منابع انسانی این امکان را می‌ دهد تا چرخه کاری پرسنل خود را به نحو موثرتری مدیریت کرده و تصمیماتی مبتنی بر اطلاعات و داده ‌های دقیق و نیز همسو با اهداف راهبردی شرکت اتخاذ کنند.

به عنوان مثال، مدیران می‌ توانند با استفاده  از نرم ‌افزار های HRIS عملکرد پرسنل را در بلند مدت پیگیری و ارزیابی کنند؛ پرسنل فعال و توانمند را شناسایی کرده و برنامه‌ ریزی های دقیق تری داشته باشند. به علاوه، این نرم ‌افزار ها متریک ‌هایی استاندارد جهت ارزیابی میزان اثر بخشی برنامه‌ های آموزشی، ساختار های پرداخت حقوق و دستمزد و راهبرد های بقای سازمانی ارائه می‌ دهند.

تقویت و افزایش مشارکت پرسنل با نرم افزار حضور غیاب آنلاین

با آن که فناوری نقشی محوری در مدیریت مدرن منابع انسانی ایفا می‌ کند، اما برقراری نظم و تسلط بر اوضاع نیازمند درک و شناخت بخش انسانی کسب و کار است. مشارکت، یکی از مهم ترین عوامل دخیل در عملکرد پرسنل، بقا و موفقیت کلی سازمان می ‌باشد. پرسنل فعال به لحاظ عاطفی و ذهنی نسبت به تحقق اهداف و ارزش‌ های سازمان متعهد می ‌باشند. افزایش و تقویت مشارکت پرسنل در سطوح بالا برای مدیران منابع انسانی ضرورت دارد.

یادگیری مستمر و توسعه حرفه ‌ای

دنیای منابع انسانی پیوسته در حال تغییر و تحول است و مدیران منابع انسانی بایستی همواره یک قدم جلوتر از روند های جدید، پیشرفت ‌های تازه و الزامات قانونی باشند. مدیران منابع انسانی با متعهد بودن به یادگیری مستمر از طریق به روز رسانی اطلاعات و آگاهی خود در خصوص قوانین و مقررات جدید و نیز با کسب و ارتقای مهارت ‌ها بر مدیریت منابع انسانی تسلط کافی پیدا می کنند.

یکسو سازی راهبرد های منابع انسانی با اهداف سازمانی

در آخر، تسلط بر مدیریت منابع انسانی مستلزم توانمندی در یک سو ساختن استراتژی‌ های منابع انسانی با اهداف سازمانی بزرگ تر می‌ باشد. این بدان معناست که مدیران منابع انسانی بایستی شناخت عمیقی از جهت استراتژیکی سازمان داشته و اطمینان حاصل کنند که راهبرد های آنان از این هدف پشتیبانی می ‌کند.

یکی از اقدامات موثر در این باره، ارزیابی تاثیر منابع انسانی بر خروجی کسب و کار می ‌باشد. این امر از طریق پیگیری متریک‌ های اصلی صورت می ‌پذیرد؛ مانند اندازه‌ گیری نرخ جایگزینی نیروی کار، امتیاز مشارکت پرسنل و میزان استخدام نیرو های جدید. آن دسته از رهبران منابع انسانی که اهداف و ارزش های کار خود را صریحاً با مدیران ارشد در میان می‌ گذارند، شانس بیشتری در حفظ منابع انسانی، پشتیبانی از احتیاجات آنان و در نهایت موفقیت خود دارند.

درباره شرکت کسرا

در این جا، نوبت به معرفی شرکت مهندسی نرم افزار حضور و غیاب کسرا به عنوان طراح و تولید کننده نرم‌ افزار های حضور و غیاب پیشرفته می‌رسد. این شرکت با بیش از دو دهه سابقه درخشان و با بهره‌ گیری از دانش و فناوری روز دنیا، همواره بر قابلیت های نرم‌ افزار های حضور و غیاب خود افزوده است. اگر انتخاب شما برای مدیریت منابع انسانی خود نرم‌ افزار حضور و غیاب آنلاین می ‌باشد، همین حالا با مشاوران کسرا تماس بگیرید.