روش تعریف تعطیلات رسمی و شرکتی در حضور و غیاب
برای سهولت در محاسبات و مشاهدهی سریع ترددها و مجوزها، بهتر است تعطیلات رسمی و شرکتی را در نرم افزار حضور و غیاب مشخص کنیم. این کار باعث میشود تمامی اطلاعات حضور کارکنان با دقت و نظم بیشتری ثبت و مدیریت شوند.
تعریف تعطیلات رسمی و شرکتی در نرمافزار حضور و غیاب کسرا بسیار ساده است. کافی است پس از مطالعهی راهنمای نرمافزار، وارد محیط برنامه شوید، از منوی ساختار به بخش پیکربندی بروید و گزینهی تعطیلات رسمی و شرکتی را انتخاب کنید.
تمام شرکتها و سازمانهای دولتی و خصوصی، علاوه بر تعطیلات رسمی مندرج در تقویم، ممکن است تعطیلات خاص خود را نیز داشته باشند؛ مانند تعطیلات مناسبتی داخلی یا تعطیلات استانی که از قبل مشخص نشدهاند. از طریق این بخش میتوانید تمام تعطیلات رسمی را در ابتدای سال ثبت کنید و در صورت نیاز، تعطیلات شرکتی یا غیررسمی جدید را نیز در طول سال بهراحتی به سیستم اضافه نمایید.
راهنمای حضور و غیاب کسرا برای ایجاد و اضافه کردن تعطیلات رسمی و شرکتی
در مرحله ی اول همانطور که در بالا گفته شد از طریق اتوماسیون تردد نرم افزار حضور و غیاب وارد گزینه ی تعطیلات رسمی و شرکتی می شویم؛ سپس دکمه ی ایجاد را انتخاب می کنیم. اگر تعطیل رسمی کشوری است دکمه ی تعطیل رسمی را انتخاب کرده اما اگر تعطیلی مختص شرکت شماست؛ گزینه ی شرکتی را انتخاب می کنیم. در مرحله بعد باید در قسمتی که مربوط به تاریخ است؛ تاریخ تعطیلی را مشخص شود.
نکته: نیازی نیست که در ابتدای هر سال لزوما همه ی تعطیلات رسمی را در صفحه ایجاد کنید؛ بلکه در هر زمانی که تمایل داشتید؛ می توانید وارد صفحه ی تعطیلات شوید و آن را تعریف کنید.
روش تعریف تلورانس در حضور و غیاب کسرا
تصور کنید در یک روز سرد زمستانی سر ساعت ۸:۰۰ صبح یکی از کارمندان شما در محل دستگاه حضور و غیاب حاضر شده است؛ اما با چند بار تلاش موفق به ثبت حضور خود نمی شود؛ در این فاصله مسئول مربوطه سعی در بررسی و رفع خطا دارد و کارمند شما منتظر است تا ورود خود را ثبت و در محل کارش حضور پیدا کند. در این فاصله سیستم برای وی کسر حضور می زند و به این ترتیب در محاسبه آخر ماه مبلغی به دلیل کسر حضور از حقوق وی کم می شود؛ بدون اینکه دخالتی در این موضوع داشته باشد.
شما چه راه حلی برای این موضوع سراغ دارید که تا حد امکان پرسنل به حق و حقوق خود برسند و بتوانید ضریب خطای محاسبات را به کمترین حد خود برسانید. تلورانس راهکاری است که در این مواقع کاربرد زیادی دارد.
زمانی که تلورانس را در سیستم حضور و غیاب خود تعریف کنید می توانید زمان مشخصی را برای احتمال بروز این خطاها در نظر بگیرید.
در سیستم حضور غیاب کسرا علاوه بر اینکه امکان تعریف این صفحه را دارید می توانید آن را برای گروه واحد یا حتی افراد خاصی تعریف کنید. به عنوان مثال یک سازمان یا شرکتی که چندین واحد دارد می تواند این امتیاز را تنها برای مدیران میانی خود قرار دهد یا برای کارمندان واحد یا بخش خاصی آن را تعریف کند.
روش تعریف تلورانس روی شیفت ها
پس از تعریف ساختارها و شیفتهای کاری مورد نظر و اختصاص آنها به گروههای مختلف، ممکن است بخواهید برای هر شیفت، تلورانس زمانی (محدودهی مجاز تأخیر یا تعجیل) تعریف کنید.
بهعنوان مثال، اگر برای ورود کارکنان ۱۵ دقیقه تلورانس در نظر گرفته شود و زمان شروع شیفت ساعت ۷ صبح باشد، کارمند میتواند بین ۷:۰۰ تا ۷:۱۵ اثر انگشت خود را ثبت کند، بدون آنکه کسری حضور برای او ثبت شود. اما اگر ثبت ورود در ۷:۱۶ انجام شود، سیستم ۱۶ دقیقه تأخیر را محاسبه خواهد کرد.
برای تعریف تلورانس در نرمافزار حضور و غیاب کسرا، مراحل زیر را دنبال کنید:
از منوی اصلی وارد بخش اتوماسیون تردد شوید.
گزینهی مدیریت برنامه کاری را انتخاب کنید.
سپس بر روی گزینهی تعریف تلورانس کلیک نمایید.
برای افزودن تلورانس جدید، دکمهی ایجاد را انتخاب کنید و بازهی زمانی مورد نظر را وارد نمایید.
نکته: هنگام تعریف تلورانس، نیازی به تکمیل بخشهای مربوط به روز قبل و روز بعد وجود ندارد.
نتیجه گیری
تعریف تعطیلات رسمی و شرکتی در نرم افزار حضور و غیاب، در کنار تنظیم دقیق تلورانسها، از مهمترین گامها برای مدیریت هوشمند تردد و حضور کارکنان است. با انجام این تنظیمات، نهتنها محاسبات حضور و غیاب با دقت بیشتری انجام میشود، بلکه از بروز خطاهای انسانی و اختلافات احتمالی در پرداختها نیز جلوگیری خواهد شد.
نرم افزار حضور و غیاب کسرا با فراهم کردن امکاناتی مانند ثبت آسان تعطیلات، تعریف تلورانس برای واحدها و افراد خاص، و پشتیبانی از ساختارهای متنوع سازمانی، به مدیران کمک میکند تا فرآیند مدیریت زمان و حضور را به شکلی دقیق، منظم و شفاف انجام دهند.
در نهایت، استفاده درست از این قابلیتها باعث افزایش رضایت کارکنان، صرفهجویی در زمان و بهبود بهرهوری کلی سازمان خواهد شد.
3 پاسخ
خیلی کاربردی بود
ممنون از توضیحات خوبتون. اگر فیلم آموزشی هم برای استفاده از این ترم افزار بزارید خیلی عالی میشه
باسلام
شما میتوانید با مراجعه به صفحه آموزش کسرا برخی از فیلم های آموزشی نرم افزار حضور و غیاب، نرم افزار بایوویشن، نرم افزار مدیریت تغذیه و… را مشاهده کنید. همچنین شما میتوانید با در اختیار داشتن نام کاربری و کلمه عبوری که پیش از این در اختیار شما قرار گرفته است وارد پنل آموزش شده و از کلیه آموزش های نرم افزارهای کسرا استفاده کنید.