یکپارچه سازی سیستم های سازمانی
در عصری که با تحولات دیجیتالی سریع شناخته می شود ، سازمان ها با فشاری مضاعف برای بهینه سازی عملیات های خود ، کاهش هزینه ها و تقویت فرهنگ مسئولیت پذیری رو به رو هستند . نرم افزار های پراکنده ، سیلو های داده و پردازش های جدا از هم ، مانع همکاری ها ، موجب کندی فرایند های تصمیم گیری و کاهش رقابت پذیری شده است .
در چنین شرایطی ، یکپارچه سازی سیستم ها یک ضرورت راهبردی محسوب می شود ؛ رویکردی جامع که موجب اتصال برنامه ها ، پایگاه های داده و جریان های کاری به یک اکوسیستم منسجم شده است . سازمان ها می توانند با هماهنگ سازی و یکپارچه نمودن برنامه ریزی منابع انسانی ، مدیریت ارتباط با مشتری ، مدیریت سرمایه انسانی ، سیستم های کنترل تردد و سایر سیستم ها، به بینش های عمیق تر دست یافته ، فرایند ها را سرعت بخشیده و میزان شفافیت در هر سطح را افزایش دهند . در این نوشتار ، به این مبحث می پردازیم . همراه ما باشید .
اهمیت یکپارچه سازی
در اصل ، یکپارچه سازی سیستم ها ، موانع موجود بین دپارتمان ها را از میان برداشته ، از وارد کردن داده های تکراری و تحویل های دستی جلوگیری می کند . زمانی که آمار و ارقام فروش ، برنامه ها و زمان بندی های تولید ، موجودی انبار و سوابق منابع انسانی در سیلو های جداگانه نگهداری شوند ، رهبران سازمان بر اساس اطلاعات ناقص یا قدیمی تصمیم گیری های راهبردی را انجام می دهند .
با یکپارچه سازی ، این اطمینان وجود دارد که سفارش فروش به طور خودکار ، حساب موجودی کالا را به روز کند ، روند خرید را فعال سازد ، دفاتر مالی را به روز رسانی کرده و مدیران مربوطه را مطلع کند و جالب اینجاست که همه این موارد بدون دخالت انسانی صورت می گیرد . این نوع هماهنگی علاوه بر کاهش خطا ها، چرخه های زمانی را کوتاه تر نموده و به سازمان ها امکان واکنش سریع در برابر تغییرات بازار را می دهد . در کل ، یکپارچگی سیستم ها در بازار های رقابتی ، منجر به ورود سریع تر محصول به بازار ، تجربه بهتر مشتریان و چابکی سازمان می شود .
افزایش بهره وری عملیاتی
یکی از مزیت های فوری یکپارچگی سیستم ها ، افزایش کارآمدی است . اتوماتیک سازی فرایند هایی مانند تولید فاکتور ، تایید سفارش خرید و محاسبه حقوق و دستمزد ، به کارکنان زمان بیشتری برای تمرکز بر فعالیت های مهمی از قبیل تجزیه و تحلیل ، ارتباط با مشتری و نوآوری را می دهد . فرایند ثبت و انجام سفارش را در نظر بگیرید : در یک مجموعه غیر یکپارچه ، دریافت سفارش خرید ممکن است مستلزم وارد کردن دستی داده ها و اطلاعات به سیستم صورت حساب ، پلتفرم جداگانه مدیریت انبار و یک ابزار گزارش دهی مالی مجزا باشد .
در هریک از این مراحل ، احتمال خطا در ورود اطلاعات ، تاخیر در تایید سفارش و سو تفاهم وجود دارد . در مقابل ، یک سیستم یکپارچه ، داده های سفارش را به طور کامل و منسجم به تمامی ماژول های مربوطه هدایت می کند ، هر تغییر وضعیت را بررسی نموده و به طور خودکار ، مقررات تجاری تایید شده ( تخفیف ها ، بررسی اعتبار مالی ، محاسبه مالیات ) را اعمال می کند . در نتیجه ، عملیات پیگیری سفارش به صورت کارامد تر ، با هزینه های اداری کمتر و سرعت پردازش به مراتب سریع تر انجام می شود و بدین شکل ، مدت زمان چرخه های تکمیل سفارش، از چند روز به چند ساعت تقلیل می یابد .
افزایش شفافیت و رعایت قوانین
شفافیت ، پایه و اساس اعتماد را تشکیل می دهد _ هم در داخل سازمان در میان تیم ها و هم در خارج از سازمان با تنظیم کنندگان قوانین ، شرکا و مشتریان . در سیستم های یکپارچه ، سوابق حسابرسی به طور جامع نگهداری می شود که نشان می دهد چه کسی ، چه اقدامی را ، در چه زمانی و به چه علت انجام داده است . برای سازمان هایی که تابع استاندارد های نظارتی هستند ، این پیگیری های دقیق برای نشان دادن رعایت صحیح مقررات از سوی این سازمان ها و گذراندن حسابرسی ها بدون اختلال عمده ضرورت دارد.
علاوه بر این ، روال کاری شفاف به مدیران کمک می کند تا تنگنا ها را شناسایی کنند ؛ تناسب عملکرد با معیار های سطح خدمات را بسنجند و موارد غیر عادی نظیر الگو های دسترسی غیر معمول و افزایش ناگهانی هزینه ها را تشخیص دهند . رهبران سازمان ها با دسترسی به داده های یکپارچه ، می توانند به تحلیل های ریشه ای بپردازند ، میزان مسئولیت پذیری را ارتقا دهند و ذهنیتی مبتنی بر بهبود و پیشرفت مستمر را نهادینه کنند که بر پایه شاخص های کلیدی عملکرد و قابل اندازه گیری استوار است .
اجزای اصلی یک اکوسیستم یکپارچه
با آن که چشم انداز هر سازمانی متفاوت است ، با این حال ، چندین سیستم اساسی غالبا نیاز به یکپارچه سازی دارند . سیستم هایی از جمله :
- سیستم برنامه ریزی منابع انسانی ( ERP ) :متمرکز سازی امور مالی ، تدارکات ، تولید و فرایند های زنجیره تامین
- سیستم مدیریت ارتباط با مشتری ( CRM ) : مدیریت خطوط فروش ، پویش های بازاریابی و تعاملات خدمات مشتری
- سیستم مدیریت سرمایه انسانی ( HCM ) : شامل استخدام ، ورود به سیستم ، بررسی عملکرد و مدیریت آموزش
- سیستم هوش تجاری ( BI ) و تجزیه و تحلیل : جمع آوری داده ها از ماژول های مختلف جهت ایجاد داشبورد ها ، گزارشات و مدل های پیش بینی کننده
- سیستم های حضور و غیاب : پیگیری ، ثبت و نگهداری سوابق ورود و خروج کارکنان ، مدیریت مرخصی ها و رعایت مقررات مربوط به ساعات کار
سازمان ها با پیوند دادن این عناصر ، ساختاری را ایجاد می کنند که در آن ، داده ها به صورت دو طرفه جریان می یابند ؛ به عنوان مثال ، به دپارتمان منابع انسانی امکان برآورد نیاز های نیروهای کار را بر اساس برنامه های تولید می دهد یا امور مالی را قادر می سازد تا بودجه را به طور لحظه ای و با به روز رسانی آمار فروش تنظیم نماید .