تسهیل در امور پرداختی : مزایای یکپارچگی سیستم های حضور و غیاب با نرم افزار های مالی

مقدمه

مدیریت امور مربوط به پرداخت حقوق  ودستمزد ، علیرغم ضرورت آن ، اغلب جزو فرایند های پیچیده و زمان بر در کسب و کار های کوچک و بزرگ به شمار می رود و دربردارنده فرایند های متعددی از جمله رهگیری ساعات کاری پرسنل ، محاسبه اضافه کاری ها ، مدیریت مرخصی های با حقوق و اطمینان از پرداخت به موقع و دقیق حقوق به پرسنل می باشد .

سابقا ، این فعالیت ها مستلزم مداخلات انسانی گسترده و ورود داده ها و اطلاعات به صورت دستی به سیستم ها بود که این امر باعث بروز خطا های متعدد ، اتلاف زمان و صرف هزینه های بالای عملیاتی می گشت . با روی کار آمدن تکنولوژی ، بسیاری از شرکت ها نرم افزار حضور و غیاب آنلاین و نرم افزار های پرداختی را جایگزین روش های دستی و ناکارآمد کردند . 

یکپارچگی سیستم های کنترل تردد با نرم افزار های پرداختی ، راهکاری موثر ، دقیق و مقیاس پذیر را به کسب و کار ها ارائه می دهد . این هماهنگی نه تنها موجب صرفه جویی در زمان می گردد ، بلکه بخشی از وظایف پرسنل منابع انسانی را نیز کم می کند ؛ دقت داده ها را بالا برده و فعالیت های سازمانی را ارتقا می بخشد .

این نوشتار ، مزیت های گوناگون یکپارچگی این سیستم ها را برشمرده و نشان می دهد که چطور این هماهنگی منجر به افزایش کارآمدی عملیاتی سازمان و جلب رضایت کارکنان می گردد . با ما همراه باشید .

دقت بالای داده ها و کاهش خطا های انسانی

یکی از مزیت های اصلی نرم افزار کنترل تردد ابری با نرم افزار های پرداختی ، کاهش قابل ملاحظه خطا های انسانی می باشد . در سیستم های پرداختی قدیمی ، اطلاعات به دست آمده از برگه های ثبت حضور و غیاب یا کارت پانچ به طور دستی وارد سیستم می شد ؛ روشی که موجب بروز خطا های متعدد ، ناهمخوانی ها و ایجاد رکورد های ناقص بود . در امور پرداختی ، حتی خطا های کوچک و جزئی نیز منجر به اختلافات مالی هنگفت ، پرداخت کمتر از حق الزحمه به پرسنل و منازعات حقوقی می گردد .

با یکپارچگی سیستم کنترل تردد و سیستم پرداختی ، داده های حضور و غیاب به طور خودکار ثبت و ذخیره شده و مستقیما به نرم افزار پرداختی منتقل می شوند . در این حالت ، دیگر نیازی به دخالت انسانی جهت ورود دستی داده ها به سیستم نیست . این سیستم یکپارچه تمامی کار ها را برای شما انجام می دهد ؛ از جمله پیگیری ورود و خروج پرسنل ، محاسبه اضافه کاری و لحاظ نمودن اوقات فراغت از کار . ‌نتیجه این یکپارچگی ، محاسبه دقیق میزان پرداختی ها ، به صفر رساندن اختلافات و ناهمخوانی ها و اطمینان از آن که پرسنل دقیقا بر اساس ساعات کاری خود حقوق دریافت می کنند ، می باشد .

کارامدی و تسریع فرآیند های پرداختی

 امور پرداختی اغلب به عنوان یکی از فعالیت های زمان بر در سازمان ها محسوب می شود ؛ به ویژه زمانی که از شیوه های دستی جهت انجام این امور استفاده گردد . انجام فرآیند های پرداختی به طور دستی شامل ساعت ها وارد نمودن داده ها در سیستم ، اعتبارسنجی و اعمال اصلاحات پیش از پرداخت حقوق به پرسنل می باشد . با یکپارچگی سیستم  حضور و غیاب با نرم افزار پرداختی ، تمامی فرایند ها به طور اتوماتیک و در کمترین زمان ممکن صورت می گیرند .

این یکپارچگی موجب می گردد جریان داده ها و اطلاعات میان سیستم کنترل تردد و نرم افزار پرداختی در کسری از ثانیه انجام گیرد . ساعت زدن ها ، اضافه کاری ها و تعداد غیبت های پرسنل به طور مستقیم وارد نرم افزار پرداختی می گردد که اطلاعات را به طور لحظه ای پردازش می کند . بدین شکل ، فرایند های پردازش و محاسبه حقوق و دستمزد سریع تر صورت گرفته و دیگر نیازی به مداخلات انسانی نمی باشد . در نتیجه ، کسب و کار ها می توانند مطمئن باشند که پرسنل حقوق خود را به موقع و بدون هیچ گونه تاخیری دریافت می کنند که این امر در افزایش رضایت پرسنل نقش بسزایی دارد .

شفافیت و مشارکت بالای پرسنل

در همه محیط های کاری ، شفافیت اصل لازم برای اعتماد سازی و کسب رضایت پرسنل محسوب می شود . کارکنان می خواهند مطمئن شوند که ساعات کاری ، وضعیت حضور و حقوق و دستمزدشان به دقت و عادلانه تحت نظارت  قرار دارد . سازمان ها با ادغام نمودن سیستم کنترل تردد پرسنل با نرم افزار پرداختی ، به پرسنل خود امکان روئیت اطلاعات مربوط به کار خود را می دهند که این امر به افزایش مشارکت و اعتماد پرسنل نسبت به فرایندهای جاری در سازمان کمک می کند .

یک سیستم یکپارچه و هماهنگ ، اغلب دارای پیشخوان مخصوص کارمند می باشد که پرسنل از طریق آن می توانند به رکورد های حضور و غیاب خود دسترسی داشته باشند ؛ ساعاتی را که خالص فعالیت کرده اند ، مشاهده نموده و میزان حقوق و حتی توازن مرخصی های خود را بررسی کنند .‌ این شفافیت موجب شود پرسنل همواره از وضعیت حقوق و دستمزد خود مطلع بوده و اطمینان یابند که به هرگونه ناهمخوانی فورا رسیدگی می گردد .

افزون بر این ، پیشخوان های مخصوص کارمندان از حجم وظایف مسئولان دپارتمان منابع انسانی و امور پرداختی می کاهد . پرسنل می توانند به طور مستقیم پاسخ سوالات خود در خصوص میزان حقوق و دستمزد و وضعیت حضور و غیاب خود را در این پیشخوان ها بیابند و دیگر نیازی چندانی به برقراری ارتباط مستقیم با مسئولان دپارتمان منابع انسانی نداشته باشند .

مقیاس پذیری جهت مدیریت رشد و پیچیدگی سازمان

با رشد و توسعه سازمان ها ، نیاز های مربوط به امور پرداختی و مدیریت حضور و غیاب پرسنل نیز پیچیده تر می گردد . پیگیری وضعیت حضور و غیاب تعداد محدودی از پرسنل نسبتا آسان است  اما مدیریت و کنترل تیم های بزرگ با برنامه های کاری متفاوت ، دپارتمان های متعدد و ساز و کار های پرداختی مختلف به راهکارهای جامع تر و پیچیده تری نیاز دارد . سیستم های یکپارچه کنترل تردد و پرداخت حقوق و دستمزد مقیاس پذیر بوده و به آسانی پاسخگوی نیازهای جدید کسب و کار ها می باشد .‌

چه سازمان پرسنل جدیدی استخدام کند ، چه دامنه فعالیتش را در شعب مختلف گسترش دهد و چه برنامه های مزایای جدیدی را تعریف نماید ، سیستم یکپارچه به سهولت و با حداقل اختلال ، خود را با تغییرات جدید به وجود آمده سازگار می کند . سیستم یکپارچه  می تواند انواع مختلفی از قرارداد‌ های استخدامی ، نرخ های پرداختی متفاوت ، قوانین پیچیده مربوط به اضافه کاری و پیگیری وضعیت حضور و غیاب پرسنل مشغول در شعب دیگر را مدیریت نماید و بدینن ترتیب ، گزینه ای محبوب و ایده آل برای سازمان های در حال توسعه محسوب می شود .

 درباره کسرا

اگر به دنبال سیستم حضور و غیابی هستید که دارای قابلیت یکپارچگی نه فقط با نرم افزار های پرداختی ، بلکه با سایر نرم افزار های مدیریت منابع انسانی باشد ، ما به شما شرکت مهندسی نرم افزار کیمیاگران سرزمین رایانه را معرفی می کنیم . شرکت کسرا بیش از دو دهه است که در زمینه طراحی ، تولید و عرضه سامانه های حضور و غیاب فعالیت دارد . تیم کارشناسان باتجربه کسرا آماده مشاوره و پاسخگویی به سوالات شما در این باره می باشند . مدیریت زمان ارزشمند خود را به کسرا بسپارید .

بخش تولید محتوا کسرا

تیم تولید محتوای کسرا با تخصص در حوزه نرم‌افزارهای حضور و غیاب و کنترل تردد، محتوایی دقیق و به‌روز برای کسب‌وکارها ارائه می‌دهد. کارشناسان ما با تجربه در فناوری اطلاعات و مدیریت منابع انسانی، نیازهای کاربران را تحلیل کرده و راهکارهای عملی و قابل اعتماد تهیه می‌کنند. هدف ما ارائه محتوایی ارزشمند برای افزایش دانش و بهبود تصمیم‌گیری شماست.