اهمیت امنیت اطلاعات تردد کارکنان و استفاده از راهکار امن نرم‌افزار حضور غیاب
در دنیای دیجیتال امروز، داده‌های مربوط به تردد کارکنان از اهمیت و حساسیت بالایی برخوردارند. این داده‌ها که شامل اطلاعاتی مانند زمان ورود و خروج، ساعات کاری اضافه، و غیبت‌ها هستند، باید به‌طور دقیق مدیریت شوند تا از سوءاستفاده یا حملات سایبری جلوگیری شود. سیستم‌های مدرن حضور و غیاب با ویژگی‌هایی نظیر تأیید بیومتریک، ذخیره‌سازی ابری، رمزگذاری و کنترل دسترسی، امنیت داده‌ها را تضمین کرده و خطاهای انسانی را کاهش می‌دهند. در نتیجه، این سیستم‌ها به بهبود امنیت اطلاعات سازمان‌ها کمک شایانی می‌کنند.
در جهان دیجیتالی امروزی، سازمان ها و کسب و کارهای وابسته به تمامی صنایع، برای تصمیم گیری و عملکرد موثر خود به داده ها نیازمندند. در بین اشکال مختلف داده های جمع آوری شده، داده های مربوط به حضور و غیاب و تردد کارکنان از حساسیت ویژه ای به لحاظ امنیت اطلاعات برخوردار است.
این داده ها اطلاعات بسیاری از جمله زمان دقیق ورود و خروج پرسنل، ساعات کاری اضافه و الگوهای غیبت را در بر می گیرند.داده های مربوط به تردد پرسنل نیز همچون سایر انواع داده‌های شخصی، در صورت عدم نگهداری ایمن و مناسب، در معرض سوءاستفاده قرار دارند. با شیوع روزافزون تهدیدات سایبری و سوء مدیریت های داخلی، اطمینان یافتن از حفاظت این داده‌ها، به یکی از دغدغه‌های اصلی شرکت‌ها تبدیل شده است. یکی از مهمترین ابزارهای مدیریتی موجود جهت حفظ امنیت اطلاعات تردد کارکنان، سیستم های مدرن کنترل تردد پرسنل می باشد.
سیستم‌های حضور غیاب سنتی مانند برگه‌های ورود و خروج، مستعد دستکاری، خطا و سوء مدیریت بودند؛ حال آن که سیستم های امروزی کنترل تردد پرسنل مجهز به قابلیت های پیشرفته ای نظیر تایید بیومتریکی، ذخیره ابری و رمزگذاری هستند که این ویژگی‌ها نه تنها باعث انجام اتوماتیک فرایندها می گردند، بلکه ایمنی بالایی نیز در حفاظت از داده‌ها فراهم می کنند. در ادامه با ما باشید تا از اهمیت حفاظت و امنیت اطلاعات تردد پرسنل و نقش سیستم های حضور و غیاب در تضمین این امنیت بیشتر بدانیم.
امنیت اطلاعات داده‌های تردد کارکنان
داده‌های مربوط به حضور و غیاب و تردد پرسنل، فراتر از ثبت زمان ورود و خروج پرسنل از محیط کار می باشد. این داده‌ها اساس بسیاری از فعالیت‌های مهم سازمانی را تشکیل می دهند؛ از جمله محاسبه حقوق و دستمزد، مطابقت و رعایت قوانین و مقررات کار و ارزیابی عملکرد. مدیران با بررسی این داده‌ها می توانند اطلاعات ارزشمندی در خصوص میزان بهره وری، وقت شناسی و مشارکت موثر پرسنل در فعالیت های سازمان به دست آورند. به عنوان مثال، غیبت های مکرر می تواند زنگ خطر مسائل مهمی مانند نارضایتی پرسنل یا مشکلات شخصی آنان باشد.
از آن جا که داده های مربوط به حضور و غیاب لازمه پرداخت حقوق و دستمزد و نشان دهنده میزان رعایت موارد قانونی می باشد، عدم دقت کافی در مدیریت این داده‌ها می تواند تبعات جدی برای سازمان به همراه داشته باشند. اشتباه و خطا در پرداخت حقوق و دستمزد کارکنان می تواند موجب پرداخت بیشتر یا کمتر از میزان ساعات کاری سپری شده گردد که این امر هم به منابع مالی سازمان لطمه وارد می کند و هم منجر به منازعات، تظلم، نارضایتی و حتی شکایت قانونی می گردد.
خطرات امنیت ضعیف داده‌های تردد کارکنان
عدم حفاظت مناسب از داده‌های حضور و غیاب کارکنان، سازمان را در معرض خطرات متعددی قرار می دهد. مجرمان سایبری اغلب اطلاعات شخصی پرسنل را هدف قرار می دهند تا نفع مالی برده یا در مقاصد سوء دیگر از آنها استفاده کنند. هکرها نیز می توانند داده های تردد کارکنان را که به طور غیر مجاز منتشر شده، با سایر مشخصات شخصی پرسنل پیوند داده و از این طریق، هویت آنان را جعل نموده و حملات فیشینگ انجام دهند.
به علاوه مجرمان می توانند داده‌ها و اطلاعات حساس را در دارک وب به فروش رسانده یا از آنها در جهت تخریب اعتبار و شهرت سازمان استفاده کنند که این امر منجر به خسارات بلند مدت و ضررهای مالی هنگفت خواهد شد.
نرم‌افزار حضور و غیاب: راه حلی ایمن برای حفاظت از داده‌های تردد کارکنان
سیستم های مدرن کنترل تردد پرسنل از قابلیت های متنوعی برخوردارند که به منظور کاهش ریسک‌ها یاد شده طراحی شده اند. این سیستم‌ها از طریق اتوماتیک سازی و دیجیتالی نمودن فرایند رهگیری و ثبت حضور و غیاب پرسنل، احتمال بروز خطا های انسانی را کاهش داده و از آن سو دقت و اعتبار داده ها و پروتکل‌های امنیتی را ارتقا داده اند. این سیستم های مدرن همچنین از فناوری های پیشرفته‌ای برخوردارند که به مدیران این اطمینان خاطر را می دهند که داده‌های مربوط به حضور و غیاب منابع انسانی هم به طور دقیق ثبت می شوند و هم به شیوه ای مناسب حفاظت می شوند. از جمله این فناوری‌ها می توان به موارد زیر اشاره کرد:
تایید بیومتریکی: یکی از موثرترین ویژگی‌های سیستم‌های کنترل تردد امروزی، تایید بیومتریکی است. این قابلیت با پیوند دادن داده های حضور و غیاب با خصوصیات فیزیکی منحصر به فرد مانند اثر انگشت، الگوهای شبکیه یا تشخیص چهره، امنیت این داده‌ها را به حداکثر رسانده است. برخلاف کارت‌های ساعت زنی یا پسورد که ممکن است پرسنل آن ها را گم کنند، به سرقت روند یا از آن ها به طور مشترک استفاده گردد، داده‌های بیومتریک امکان تقلب و جایگزینی را به افراد نمی دهد. بدین ترتیب، سیستم‌های بیومتریکی، اقدامات غیر مجاز و نیز بادی پایینچینگ_ ثبت حضور پرسنل غایب توسط دیگری_ را به حداقل می رسانند.
ذخیره ابری و پشتیبان گیری: از دیگر ویژگی‌های مهم سیستم‌های کنترل تردد پرسنل می توان به قابلیت ذخیره سازی ابری در این سیستم‌ها اشاره کرد. فناوری کلود یا ابری، از چندین لایه محافظتی برای نگهداری از داده‌های تردد کارکنان استفاده می کند؛ از جمله رمزگذاری، احراز هویت چند عاملی و پشتیبان‌گیری منظم. قابلیت ذخیره سازی ابری مقیاس پذیر نیز می باشد؛ بدین معنا که شرکت می تواند حجم عظیمی از داده‌ها را به طور ایمن و بدون سرمایه گذاری بر زیرساخت‌های محلی ذخیره نماید.
رمزگذاری و مخفی سازی داده ها: قابلیت کاربردی دیگر که به منظور حفاظت از داده‌ها و اطلاعات تردد کارکنان در سیستم کنترل تردد پرسنل در نظر گرفته شده است، رمزگذاری می باشد. ساز و کار رمزگذاری به این شکل است که داده‌های تردد پرسنل به فرمت‌های کدگذاری شده تبدیل می گردد. این کدها صرفاً توسط افرادی رمزگشایی می شوند که کلید بازگشایی مخصوص را داشته باشند. این قابلیت اطمینان می دهد که اگرچه داده‌ها به شکل رمزی درآمده اند، اما هرگز توسط افراد غیر مجاز رمزگشایی و خوانده نشده و مورد سوء استفاده قرار نمی گیرند.
ساز و کار مخفی سازی داده‌ها ( (data masking که یکی دیگر از ویژگی‌های مهم امنیتی به شمار می رود، به این صورت است که بخش‌های حساس داده‌ها و اطلاعات پنهان می شوند. به عنوان مثال، سیستم کنترل تردد پرسنل به جای نمایش کامل اسامی یا اطلاعات هویتی پرسنل در گزارشات یا پایگاه‌های داده، صرفاً بخشی از اطلاعات را نشان می دهد. بدین ترتیب، کاربران غیر مجاز امکان استخراج اطلاعات مهم را نخواهند داشت.
نظارت و کنترل دسترسی: مکانیسم‌های کنترل دسترسی در نرم‌افزار حضور و غیاب به سازمان این امکان را می دهد تا تعیین نمایند چه افرادی می توانند به داده‌های تردد کارکنان یا داده‌های خاص دسترسی داشته باشند. این قابلیت از آن جهت اهمیت بسیاری دارد که از دسترسی‌های غیر مجاز جلوگیری کرده و این اطمینان را می دهد که صرفاً پرسنل مربوط مانند مدیران منابع انسانی یا مسئولان امور پرداختی می توانند رکوردهای تردد پرسنل را مشاهده یا اصلاح نمایند. کنترل دسترسی مبتنی بر نقش ( (RBAC به هر کاربر امکان دسترسی مشخص و تعریف شده را بر اساس نقش و مسئولیت وی در سازمان می دهد و بدین ترتیب، سوء مدیریت‌ها به طور چشمگیری کاهش می یابد.
شرکت مهندسی کسرا، پیشرو در زمینه تولید نرم‌افزارهای پیشرفته حضور و غیاب
اگر شما نیز همچون بسیاری از صاحبان کسب و کار، دغدغه حفاظت از داده‌های تردد پرسنل خود را دارید، شرکت کنترل تردد کسرا با تولید انواع نرم افزار های پیشرفته حضور و غیاب و پشتیبانی ۲۴ ساعته به کمک شما آمده است. این شرکت طیف گسترده ای از سامانه های حضور و غیاب از جمله نرم‌افزار حضور و غیاب آنلاین، نرم‌افزار تردد Cloud ابری یا کلود و نرم‌افزار حضور و غیاب تحت وب Web را طراحی و تولید نموده است. مدیریت منابع انسانی خود را با خیال آسوده به کسرا بسپارید.
