بهبود و مدیریت زمان و نیروی انسانی در پروژه های بزرگ
در پروژه های بزرگ ، چه در حوزه ساخت و ساز ، فناوری اطلاعات ، تولید یا تحقیق و توسعه ، شبکه پیچیده ای از فعالیت های مرتبط ، تیم های کاری چندگانه و زمان بندی های فشرده وجود دارد . با گسترش پروژه ، بر پیچیدگی مدیریت زمان و منابع انسانی نیز افزوده می شود .
برنامه ریزی های ناکارآمد ، نقش های غیر منطبق و عدم رسیدگی به وضعیت حضور و غیاب نیروی کار ، منجر به تعویق موعد ها ، افزایش بودجه و سلب اعتماد ذی نفعان می گردد . در این مقاله ، مجموعه ای از راهکار های موثر و در عین حال نوآورانه را معرفی می کنیم که سازمان ها می توانند برای بهینه سازی مدیریت زمان و نیروی کار خود به کار گیرند تا پروژه های بزرگ ، از مرحله آغاز تا تکمیل ، مطابق با برنامه و به درستی پیش برود . همراه ما باشید .
برنامه ریزی همه جانبه پروژه و تقسیم بندی کار
1.تعیین محدوده به طور دقیق و با جزئیات کامل
ساختار شکست کار : در این مرحله ، می بایست فعالیت های بزرگ را به بخش های کوچک تر و قابل مدیریت تفکیک نمود . یک ساختار شکست کار ، از طریق تقسیم فعالیت ها با زمان بندی حداکثر یک هفته ای ، به تیم ها در انجام دقیق وظایف خود کمک نموده و تخصیص منابع با دقت بیشتری صورت خواهد گرفت .
وابستگی وظایف و مسیر بحرانی : از تحلیل مسیر بحرانی جهت شناسایی فعالیت هایی استفاده کنید که تاخیر در انجام آن ها ، می تواند به طور مستقیم تاریخ تکمیل و تحویل پروژه را به عقب بیندازد . ابزار هایی که به طور خودکار وابستگی وظایف را به صورت نموداری نشان می دهند ( مانند نمودارهای جهت دار غیر مدور ) به تشخیص زود هنگام موانع احتمالی کمک می کنند .
2. بسته های کاری چند تخصصی
تشکیل تیم های ماتریسی : در پروژه های بزرگ ، نیاز به همکاری متخصصان حوزه های مختلف ( مهندسی ، تضمین کیفیت ، تدارکات و غیره ) وجود دارد . با ایجاد بسته های کاری که در آن ها علاوه بر تعیین وظایف ، مجموعه مهارت های مورد نیاز نیز مشخص شده است ، می توان اطمینان حاصل نمود که هیچ یک از فرآیند ها از قلم نخواهد افتاد .
برنامه ریزی موجی غلطان : برای سامان دادن به مراحل آتی پروژه ، از برنامه ریزی موجی استفاده کنید ؛ به این صورت که فعالیت های قریب الوقوع ( حدودا 4 تا 6 هفته آینده ) را با جزئیات برنامه ریزی کنید ، سپس در مقاطع بعدی پروژه ، اهداف کلان را تعیین نمایید . با این نوع برنامه ریزی ، از تعهدات زود هنگام و غیردقیق بر اساس پیش فرض های نامشخص در بلند مدت جلوگیری می کنید .
تخصیص منابع به صورت پویا
1.مشاهده و دسترسی لحظه ای به حجم منابع
داشبورد های مخصوص استفاده از منابع : از داشبورد هایی استفاده کنید که میزان مصرف کنونی منابع را تا سطوح فردی نشان داده و نیز قادر به نمایش درصد تخصیص ، تعهدات آتی و بازه های زمانی در دسترس باشد . زمانی که یک متخصص 120% بهره برداری داشته باشد ، مدیران پروژه می توانند فعالیت هایی با اولویت کمتر را به وی محول کنند.
2.تامین منابع به صورت انعطاف پذیر برای دوره های پر کار
قرارداد های تخصصی بر حسب تقاضا : آن بخش از مراحل پروژه را که تقاضا برای استفاده از نیروی متخصص زیاد است ( از قبیل یکپارچه سازی سامانه یا آزمون پذیرش کاربران ) ، شناسایی نموده و با پیمانکاران یا فریلنسر هایی که آماده همکاری ظرف 48 ساعت هستند ، قرارداد های از پیش تنظیم شده منعقد کنید .
کاربرد نرم افزار های پیشرفته مدیریت پروژه
پلتفرم های مدولار با رابط های برنامه ریزی (API )
جریان کاری قابل تنظیم : بهتر است به جای یک نرم افزار حاضر و آماده ، یک مجموعه مدیریت پروژه مدولار با قابلیت یکپارچه سازی با رابط های برنامه ریزی را انتخاب کنید . از این طریق ، تیم ها می توانند جریان کاری سفارشی و مناسب خود را ایجاد کنند ؛ مانند ارجاع اتوماتیک کارهای عقب افتاده به مدیران ارشد یا ارسال هشدارهای پیامکی به متخصصین آماده به کار .
جمع آوری خودکار داده ها: رابط های برنامه ریزی با انتقال داده های به دست آمده از سیستم های پیگیری و سنجش زمان به یک داشبورد واحد، ورود دستی داده ها و به تبع آن، خطاهای ناشی از دخالت انسانی را به حداقل می رسانند .مدیران از طریق بینش جامع به دست آمده ، فورا از سلامت پروژه مطلع می شوند .
برنامه ریزی و پیش بینی بر مبنای هوش مصنوعی
برنامه ریزی پیش بینانه : برخی از پلتفرم ها با به کارگیری یادگیری ماشینی ، می توانند مدت زمان انجام یک فعالیت را بر اساس پیشینه داده ها برآورد کنند . به عنوان مثال ، چنانچه ماژول های مشابه در پروژه های قبلی ، 25% بیش از زمان تخمین شده ، صرف می کردند ، سیستم به طور خودکار برآوردهای جدید را تغییر داده و هشدار هایی برای بررسی بیشتر ارسال می کند .
سیستم های حضور و غیاب پیشرفته
با آن که تصور عموم افراد از سیستم حضور و غیاب، صرفا به عنوان ابزاری برای ثبت ساعات ورود و خروج می باشد ، اما در حقیقت، کاربردهای سیستم های حضور و غیاب مدرن بسیار بیشتر از یک پیگیری ساده زمان می باشد .به کارگیری نرم افزارهای حضور و غیاب پیشرفته در پروژه های بزرگ ، بینش های جدیدی در رابطه با رفتار نیروی کار ارائه می دهد.
فراتر از مهر زمان : تشخیص الگوهای رفتاری
شناسایی موارد غیر معمول با هوش مصنوعی: به جای ثبت صرف اطلاعاتی مانند «ورود در ساعت هشت و پنج دقیقه صبح » و «خروج در ساعت شش بعد از ظهر»، سیستم های حضور و غیاب امروزی با بهره گیری از الگوریتم های هوش مصنوعی، الگوهای غیر عادی را شناسایی می کنند. به عنوان نمونه، اگر گروهی از تکنسین ها به طور معمول سه شنبه ها اندکی پس از ساعت 9 صبح ورود خود را ثبت می کنند، اما یکی از آن ها بدون مرخصی تایید شده در ساعت 11 صبح حضور خود را ثبت کند، سامانه حضور و غیاب این رفتار را به عنوان یک مشکل احتمالی تلقی می کند و ناظران را از این موضوع باخبر می کند.
ژئوفنسینگ
ثبت ورود بر اساس موقعیت جغرافیایی : در پروژه های بزرگی که در چندین مکان فعالیت دارند ( مانند پروژه های ساختمانی، کارخانه های تولیدی و آزمایشگاه های دورافتاده ) ، سیستم کنترل تردد توسط اپلیکیشن حضور و غیاب در تلفن همراه، از قابلیت ژئوفنسینگ برای ثبت وضعیت حضور و غیاب پرسنل استفاده می کند .
مثلا در صورتی که یک گروه از متخصصان جهت تراز نمودن یا کالیبراسیون بایستی در محلی معین حضور داشته باشند، سامانه حضور و غیاب به محض ورود دستگاه های تلفن همراهشان به محدوده حصاربندی شده ( به طور مجازی) حضور آن ها را به طور خودکار ثبت می کند. حال در صورتی که یکی از متخصصان در محدوده زمانی تعیین شده در محل حاضر نشود، سیستم یک هشدار خودکار به مدیر سایت و مسئول برنامه ریزی مرکزی ارسال می کند تا آنها بدون معطلی، متخصص جایگزین و در دسترس را اعزام کنند.
برآورد نیازهای پرسنلی بر پایه تحلیل آماری حضور و غیاب
نقشه تراکم حضور: سیستم ها می توانند با تحلیل و بررسی داده های حضور و غیاب طی شش ماه گذشته، نقشه ای از ساعات اوج حضور هر یک از گروه های متخصصان ایجاد کنند. برای مثال ، اگر مهندسان برق معمولا بین ساعات 9 تا 11 صبح در سایت حضور فعالی دارند، اما بعد از ساعت 3 بعد از ظهر حضورشان کمرنگ می شود، مدیران می توانند بر اساس همین اطلاعات ، بازرسی های مهم را در این بازه زمانی قرار دهند و بدین شکل ، از حضور حداکثری نیروهای متخصص برای پوشش امور اطمینان یابند .