مدیریت کنترل تردد در حوزه بهداشت و درمان : بهینه سازی تخصیص شیفت ها و رعایت مقررات

پای مرگ و زندگی در میان است !

در یکی از بیمارستان های بزرگ و شلوغ یک کلان شهر ، بخش اورژانس جایی برای سوزن انداختن ندارد . دکتر ها و پرستار ها از بیماری به بیمار دیگر سر می زنند و از آن سو پرسنل اجرایی با زحمت بسیار در حال تنظیم شیفت ها بوده و باید از تعداد کافی کادر درمان در هر ساعت و هر بخش مطمئن شوند .

ناگهان بیماری بد حال به جراحی نیاز پیدا می کند ، اما جراح را نمی توان در هیچ یک از بخش های بیمارستان یافت . با تلفن همراه او تماس می گیرند ، اما پاسخ نمی دهد و سیستم مدیریت و برنامه ریزی شیفت ها اطلاعات ضد و نقیضی را نشان می دهد . زمان طلایی به سرعت در حال از دست رفتن است و بیمار با مرگ دست و پنجه نرم می کند .

این یک سناریوی تخیلی نیست ؛ بلکه واقعیتی است که نهاد های بهداشت و درمان روزانه با آن سر و کار دارند . مدیریت حضور و غیاب نیروی انسانی و مدیریت کنترل تردد آن ها در حوزه بهداشت و درمان ، صرفا یکی از وظایف دپارتمان منابع انسانی به شمار نمی آید ،  بلکه مولفه ای حیاتی است که کیفیت خدمات رسانی به بیماران ، میزان رعایت مقررات و قانون کار و کارآمدی عملیاتی را تعیین می کند . در حوزه بهداشت و درمان که هر ثانیه ارزشمند است ،‌ اطمینان یافتن از آن که اعضای کادر درمان در زمانی که باید ، حضور دارند ، اهمیت فوق العاده ای دارد .

در این مقاله ، ‌بنا داریم به تاثیر مدیریت کنترل تردد در حوزه بهداشت و درمان و به طور ویژه در امر بهینه سازی تخصیص شیفت ها و رعایت مقررات بپردازیم . ادامه مطالب را از دست ندهید .

چالش های مدیریت تردد و حضور و غیاب پرسنل حوزه بهداشت و درمان

نهاد های درمانی ، از بیمارستان های بزرگ گرفته تا درمانگاه های کوچک ، محیط های پر ریسکی هستند که برنامه ریزی حضور و غیاب نیروی انسانی بسیار ضروری است . برخلاف سایر محیط های اداری ، سازمان های بهداشت و درمان بایستی شیفت های پیچیده را مدیریت نمایند ؛ قوانین کار سخت گیرانه را رعایت نموده و از خدمات رسانی پیوسته به بیماران اطمینان یابند . با این حال ، مدیریت و کنترل تردد پرسنل در چنین محیط پر تنشی ، چالش های خاص خود را دارد ، از جمله :

پیچیدگی شیفت ها و کمبود پرسنل

پرسنل بهداشت و درمان در ساعات متغیری کار می کنند که اغلب به صورت شیفت های روزانه ، شبانه و آخر هفته ها می باشد . تغییرات در لحظه آخر ، به دلیل شرایط اضطراری ، مرخصی استعلاجی یا حضور بیماران در جا به جایی شیفت ها ، فرآیند برنامه ریزی شیفت ها را پیچیده تر از قبل می کند . مدیران بدون در اختیار داشتن یک اتوماسیون حضور و غیاب کارآمد ، قادر نخواهند بود تا خلا ها را سریعا پر کنند که این امر منجر به فرسودگی نیروی کار حاضر و به خطر افتادن امنیت جانی بیماران می شود .

رعایت مقررات قانون کار

بر طبق قوانین کار سخت گیرانه و مقررات جدی حوزه بهداشت و درمان ، حداکثر ساعات کاری ، دوره های استراحت اجباری و توزیع منصفانه حقوق و دستمزد الزامی است . عدم رعایت این موازین ، منجر به تحمیل جریمه های سنگین ، تشکیل پرونده های قضایی و آسیب به اعتبار بیمارستان می شود . کنترل تردد پرسنل به طور دقیق ، تضمین کننده رعایت این مقررات و جلوگیری از فرسودگی پرسنل درمان می باشد .

پاسخ گویی و بهره وری پرسنل درمان

در محیط های درمانی که غالبا حجم و فشار کاری بالاست ، پرسنل بایستی پاسخگوی شیفت ها ، تاخیر ها و زمان های استراحت غیر مجاز خود باشند . یک نرم افزار حضور و غیاب قدرتمند ، فرهنگ پاسخگویی ، مسئولیت پذیری و شفافیت را ارتقا می بخشد .

نرم افزار حضور و غیاب چگونه به بهینه سازی شیفت ها کمک می کند ؟

در نرم افزار های حضور و غیاب مدرن ، جهت بر طرف نمودن چالش های یاد شده ، از اتوماسیون ، تحلیل داده و یکپارچگی با نرم افزار های مدیریت نیروی کار استفاده شده است .  در ادامه ، به نقش این سیستم های پیشرفته در بهینه سازی برنامه ریزی شیفت ها در بافت بهداشت و درمان می پردازیم .

شفافیت فعالیت های نیروی کار به صورت لحظه ای

نرم افزار حضور و غیاب مدرن ،  داده هایی لحظه ای در خصوص وضعیت دسترسی پرسنل ارائه داده و بدین شکل ، به تصمیم گیری های آگاهانه مدیران و ارائه برنامه ریزی شیفت ها کمک می کند . به عنوان مثال ، چنانچه یکی از پرستاران بیمار شده و اعلام کند که نمی تواند در شیفت خود حاضر شود ، سیستم کنترل تردد بلافاصله جایگزین های در دسترس را بر اساس قابلیت ها و پیشینه شیفت ها ، شناسایی نموده و بدین شکل ، از کمبود پرسنل جلوگیری می کند .

تخصیص خودکار شیفت ها

ابزار های سامانه حضور و غیاب با به کار گیری هوش مصنوعی و تحلیل های پیش بینی کننده قادر به بهینه سازی تخصیص شیفت ها بر اساس روند های گذشته ، نیاز های کاری و اولویت های پرسنل می باشند . این امر سبب به حداقل رسیدن تنش ها ، کاهش تغییرات و جا به جایی های  ناگهانی و رسیدن به تعادلی مناسب میان کار و زندگی پرسنل درمان می شود .

کاهش اضافه کاری ها و فرسودگی نیروی کار

پرسنلی که بیش از حد کار می کنند ، مستعد خطا و اشتباه در انجام وظایف خود هستند که این امر ، سلامت و امنیت جانی بیماران را در معرض خطر قرار می دهد . پیگیری خودکار وضعیت تردد پرسنل ، این اطمینان را می دهد که اعضای کادر درمان فراتر از چارچوب زمانی تعیین شده کار نمی کنند و بدین ترتیب ،  از بروز اشتباهات مرتبط با فرسودگی و خستگی پرسنل و به تبع آن ، مجازات های قانونی جلوگیری می شود .

اطمینان از رعایت قانون کار  و مقررات از طریق سیستم کنترل تردد

لزوم رعایت مقررات جدی حوزه بهداشت و درمان بر هیچکس پوشیده نیست . نرم افزار های حضور و غیاب بیمارستانی از طرق زیر سازمان ها در رعایت الزامات قانونی کمک می کنند :

نظارت بر محدوده ساعات کار

مقررات سفت و سختی بر تعداد ساعات کاری پرسنل درمان در یک دوره مشخص حاکم است . نرم افزار های حضور و غیاب دیجیتالی به طور خودکار ، ساعات کاری بیش از حد مجاز را هشدار داده و بدین ترتیب موجب رعایت مقررات کار و پیشگیری از فرسودگی پرسنل درمان می گردد .

رکورد های حضور و غیاب ، آماده برای ممیزی

در صورت لزوم انجام ممیزی و بررسی های قانونی ، نرم افزار های حضور و غیاب مدرن قادر به ارائه رکورد های قابل اعتبار سنجی در خصوص ساعات کار ، درخواست های مرخصی و تغییرات شیفت های کادر درمان می باشد . این شفافیت ،  پرسنل و کارفرما را از منازعات حقوقی مصون نگه می دارد .

پیشگیری از کلاهبرداری و دزدی از زمان

احراز هویت بیومتریکی ، نوار های رادیو شناسه  و فناوری ژئوفنسینگ ( حصار جغرافیایی ) در نرم افزار حضور و غیاب ، این اطمینان خاطر را می دهد که صرفا نیروی انسانی مجاز امکان ثبت ورود و خروج خود را دارند و از این طریق ، کمتر شاهد مواردی از قبیل بادی پانچینگ ( ساعت زنی حضور و غیاب دوستانه ) و طرح ادعا های نادرست در خصوص وضعیت حضور و غیاب خواهیم بود .

نتیجه گیری

در نتیجه‌گیری این مقاله، می‌توان گفت که استفاده از نرم‌افزارهای پیشرفته مدیریت حضور و غیاب و کنترل تردد، برای بهبود کیفیت خدمات رسانی در حوزه بهداشت و درمان و کاهش چالش‌های موجود ضروری است. این سیستم‌ها نه تنها از بروز مشکلات قانونی و فرسودگی نیروی کار جلوگیری می‌کنند، بلکه به بهینه‌سازی شیفت‌ها و تخصیص مناسب منابع انسانی کمک می‌کنند. با بهره‌گیری از چنین فناوری‌هایی، بیمارستان‌ها و مراکز درمانی می‌توانند سلامت و امنیت بیماران را در اولویت قرار دهند و در عین حال، به مدیریت مؤثرتر نیروی کار و رعایت مقررات قانونی بپردازند.

برای رسیدن به این اهداف، شرکت کیمیاگران سرزمین رایانه با ارائه نرم افزارهای پیشرفته و سفارشی‌سازی شده، آماده است تا شما را در این مسیر همراهی کند. برای مشاوره و آشنایی بیشتر با راهکارهای ما، همین حالا با ما تماس بگیرید.

بخش تولید محتوا کسرا

تیم تولید محتوای کسرا با تخصص در حوزه نرم‌افزارهای حضور و غیاب و کنترل تردد، محتوایی دقیق و به‌روز برای کسب‌وکارها ارائه می‌دهد. کارشناسان ما با تجربه در فناوری اطلاعات و مدیریت منابع انسانی، نیازهای کاربران را تحلیل کرده و راهکارهای عملی و قابل اعتماد تهیه می‌کنند. هدف ما ارائه محتوایی ارزشمند برای افزایش دانش و بهبود تصمیم‌گیری شماست.