فرسایش نیروی انسانی
فرسایش نیروی کار، یا همان سندرم استرس شغلی مزمن، یکی از بحران های شغلی مهم محسوب می شود . سازمان بهداشت جهانی ، فرسایش نیروی کار را با سه مشخصه اصلی معرفی می کند : خستگی مزمن ، بدگمانی و افت بهره وری . در این شرایط ، پرسنل بیش از حد کار می کنند و پس از مدتی احساس می کنند تمام انرژی آن ها تخلیه شده و دیگر تمایلی به مشارکت در فعالیت ها از خود نشان نمی دهند .
جالب است بدانید هشتاد درصد نیروی کار ، تجربه فرسودگی را گزارش داده اند .
این خستگی مزمن و همه گیر ، صرفا یک مسئله فردی نیست ؛ بلکه عملکرد شرکت را تحت الشعاع قرار می دهد . نیروی کار فرسوده ، اشتباهات بیشتری مرتکب شده ، پروژه ها را در مورد معین تحویل نداده و 63 درصد بیش از سایر پرسنل از مرخصی های استعلاجی استفاده می کند ؛ همچنین ، تا 2.6 برابر بیش از سایر همکاران خود در پی یافتن شغلی دیگر می باشند . به طور خلاصه ، فرسایش نیروی کار عامل افت بهره وری ، انگیزه و کاهش سرمایه سازمان می گردد . چنانچه به این مسئله مهم منابع انسانی به طور جدی پرداخته نشود ، سود ، سرمایه و رشد شرکت به خطر می افتد .
راهکار هوشمند حضور و غیاب
یکی از موثر ترین راهکار های مقابله با فرسایش نیروی کار ، استفاده از سیستم های حضور و غیاب پیشرفته جهت مدیریت هر چه بهتر و دقیق تر زمان های کاری ، استراحت ، مرخصی و تخصیص بهینه شیفت های کاری می باشد . این سیستم ها با قابلیت های اتوماسیون ، تحلیل و گزارشگری و دسترسی از راه دور ، جایگزین کاغذ و روش های قدیمی مدیریت حضور و غیاب و اوقات کاری نیروی کار شده اند .
از ویژگی های اصلی این سامانه های حضور و غیاب می توان به موارد زیر اشاره کرد :
پیگیری لحظه ای : پرسنل ورود خروج خود را از طریق اپلیکیشن یا دستگاه نصب شده در محل ثبت می کنند و سیستم بلافاصله ، به روزرسانی های لازم را انجام می دهد . مدیران به داده ها به طور لحظه ای و زنده دسترسی دارند و بدین ترتیب ، همواره در جریان حضور و غیاب هر یک از پرسنل خود در شیفت های تخصیص داده شده خواهند بود . چنانچه یکی از کارکنان غیبت کند یا با تاخیر وارد شود ، مدیران از طریق هشدار های ارسال شده توسط سیستم حضور و غیاب ، فورا مطلع خواهند شد .
تجزیه و تحلیل داده ها و گزارشگری : نرم افزار های حضور و غیاب پیشرفته ، داده های ساعت زنی خام را به بینش های کاربردی تبدیل می کنند . داشبورد های داخلی و گزارشگری های سیستم ، الگو های مختلف مانند اضافه کاری های بیش از حد ، غیبت های مکرر و حجم کاری نابرابر را نشان می دهند . مسئولان منابع انسانی می توانند با یک نگاه اجمالی ، مشکلاتی از قبیل شیفت های طولانی را شناسایی کنند و به تبع آن ، نیاز های پرسنلی را برآورده سازند . این رویکرد مبتنی بر داده ها و اطلاعات دقیق ، به استفاده بهینه از نیروی کار کمک می کند .
دسترسی بیومتریکی و از راه دور : بسیاری از سیستم های حضور و غیاب مدرن ، دارای اپلیکیشن حضور و غیاب در گوشی های هوشمند و کیوسک های مجهز به جی پی اس و ساعت زنی بیومتریکی می باشند . کارکنان می توانند ساعات شروع و پایان کار خود را از طریق گوشی های هوشمند خود ( اغلب با احراز موقعیت مکانی ) یا از طریق اسکن اثر انگشت و تشخیص چهره ثبت کنند . این قابلیت ، کار را برای پرسنل دور کار ، در ماموریت و ساعتی آسان کرده و در عین حال ، از ساعت زنی حضور و غیاب به جای یکدیگر ( بادی پانچینگ ) جلوگیری می کند .
یکپارچگی با سیستم های محاسبه حقوق و دستمزد و سامانه های مدیریت منابع انسانی : نرم افزار های حضور و غیاب ، یکپارچگی کاملی با پلتفرم های حقوق و دستمزد و مدیریت منابع انسانی دارند . اطلاعات مربوط به ساعات کاری ، اوقات استراحت و مرخصی به طور خودکار وارد محاسبات دستمزد و گزارشات قانونی می شوند . اضافه کاری ها ، استراحت و مقررات قانون کار نیز لحاظ شده و ریسک های ممیزی کاهش می یابد . یک سیستم یکپارچه ، از ورود مجدد داده ها و خطا های مرتبط جلوگیری نموده ، و در زمان پرسنل منابع انسانی صرف جویی می شود .
راهکار حضور و غیاب و پشتیبانی از رفاه کارکنان
ابزار های هوشمند مدیریت حضور و غیاب نیروی کار ، به طور فعالانه مانع از فرسایش نیروی کار می گردند . زمانی که مدیران قادر به مشاهده شیفت ها و برنامه های کاری به روزرسانی شده باشند ، می توانند حجم کاری را به طور برابر میان تمام اعضای تیم توزیع کنند و از قرار دادن بیشترین حجم کاری بر روی افرادی معدود خودداری کنند . چنانچه یکی از اعضای تیم ، شصت ساعت در هفته کار کند و سایرین نصف این زمان را ، داشبورد های زمان سنج این موضوع را هشدار داده و موجب تخصیص منصفانه وظایف می گردند .
افزون بر این ها ، کارکنان از محدوده مشخص شروع و پایان روز کاری خود مطلع می شوند . آن ها با علم به آن که روز کاری آن ها به دقت محاسبه می شود ، آسوده خاطر می شوند . یک مطالعه در این باره نشان داده که صرفا عمل ساده ساعت زنی خروج و مشاهده ساعات کاری ثبت شده ، حس « به انجام رساندن تمام و کمال کار » را به پرسنل القا می کند که این امر ، عاملی موثر در پیشگیری از اضافه کاری های غیر ضروری می باشد .
سیستم های حضور و غیاب همچنین پشتیبان سیاست های کاری انعطاف پذیر می باشند . از آنجا که پرسنل می توانند از خانه ساعت شروع و پایین کار خود را ثبت کنند یا شیفت های خود را از طریق اپلیکیشن ها جا به جا کنند ، شرکت ها می توانند امکان دور کاری و برنامه های کاری متغیر را بدون آن که هرج و مرجی ایجاد شود ، فراهم کنند . برنامه های کاری منعطف ، یکی از پادزهر های فرسایش نیروی کار محسوب می شود .
هشتاد درصد پرسنل گزارش داده اند که زمانی که از گزینه های متعدد و شرایط کاری انعطاف پذیر برخوردار باشند ، احساس تعلق و وفاداری بیشتری به سازمان خواهند داشت . به علاوه ، شرکت هایی که سیاست های کاری انعطاف پذیری را دنبال می کنند ، نرخ جایگزینی نیروی کار خود را تا 25 درصد کاهش داده اند.
یک سرمایه گذاری استراتژیک
رهبران آینده نگر ، به سامانه های حضور و غیاب هوشمند نه فقط به چشم یک ابزار ارزشمند مدیریت منابع انسانی ؛ که یک سرمایه گذاری راهبردی می نگرند . اتوماسیون کنترل تردد ، با حذف فرآیند های دستی و روتین ، زمان بیشتری را در اختیار تیم ها جهت تمرکز بر رشد و فعالیت های مهم تر قرار می دهند . به نقل از یکی از شرکت های تولید کننده اتوماسیون کنترل تردد ، پیگیری زمان و حضور و غیاب اعضا به شیوه دستی ، زمان بر بوده و فضا را برای بروز خطا ایجاد می کند . به علاوه ، داده های حضور و غیاب را می توان منبعی ارزشمند جهت تصمیم گیری ها تلقی نمود .
مدیران با در دست داشتن اطلاعات موثق و به روز از زمان و نحوه فعالیت کارکنان ، می توانند برنامه ریزی های کاری بهتری را انجام دهند و از اضافه کاری های غیر ضروری ، استخدام های فوری و هرج و مرج جلوگیری کنند . برنامه ریزی و زمان بندی های دقیق ، همچنین موجب رعایت قوانین می گردد . سیستم های حضور و غیاب خودکار با ثبت هر ساعت ، استراحت و مجوز ، شرکت ها را در برابر جریمه های سنگین ناشی از نقض مقررات و قوانین بیمه می کنند .