مهارت های HRIS برای مدیران منابع انسانی
در عصر رقابتی کسب و کار های امروزی ، سیستم های اطلاعاتی منابع انسانی (HRIS) جزو ملزومات مدیریت موثر افراد به شمار می روند . با تکیه روز افزون سازمان ها به تصمیمات داده محور ، مدیران منابع انسانی می بایست مهارت های مربوط به استفاده از سیستم های اطلاعاتی منابع انسانی را به منظور اطمینان از انجام صحیح فعالیت ها ، بهینه سازی فرایند ها و ارائه بینش های راهبردی توسعه دهند . در این نوشتار ، به مهارت هایی می پردازیم که مدیران منابع انسانی برای تسلط بر سیستم های اطلاعات منابع انسانی بایستی به آن ها تجهیز شوند . تا انتها همراه ما باشید .
طی یک دهه گذشته ، فناوری های منابع انسانی ، از سیستم های ساده نگهداری سابق به پلتفرم های پیشرفته ای ارتقا یافته اند که قادرند تمامی طیف فعالیت های درازمدت پرسنل را _ از استخدام و آموزش تا مدیریت عملکرد و پایان خدمت _ مدیریت کنند .
با توسعه سیستم های اطلاعات منابع انسانی ، وظایف مدیران منابع انسانی نیز بیشتر می شود . امروزه ، حیطه فعالیت های رهبران منابع انسانی دیگر محدود به اجرای سیاست ها یا مدیریت فایل های پرسنل نمی گردد ؛ بلکه مدیران بایستی آشنا و مسلط بر فناوری های مربوط ، تجزیه و تحلیل ، آموزش و تغییر عوامل باشند .
تسلط بر سیستم های اطلاعاتی منابع انسانی ، به یکی از مجموعه مهارت های انکار ناپذیر در موفقیت های سازمانی تبدیل شده است .
سواد فنی و استفاده از سیستم
اهمیت
سیستم های اطلاعاتی منابع انسانی در اصل نرم افزار هستند . مدیران منابع انسانی بدون تسلط کافی و لازم در استفاده و مدیریت رابط ها ، تنظیمات ، عیب یابی ها و رفع اشکالات جزئی، از قافله عقب می مانند .
صلاحیت های لازم
- آشنایی با رابط های کاربر ( UI) : آشنایی با ساز و کار فهرست ها ، داشبورد ها و ماژول ها
- عیب یابی : حل مشکلات معمول و رایج کاربران ، بازنشانی رمز عبور ، رفع خطا های ورود داده ها و دسترسی ها
- آگاهی از ماژول ها : آشنایی با ماژول های اصلی ( مانند سوابق پرسنل ، مدیریت مزایا ، رابط های پرداخت ) و ارتباط متقابل آن ها
مدیریت داده ها و گزارشگیری
اهمیت
داده های دقیق ، سوخت تمامی فعالیت های منابع انسانی به شمار می روند . گزارش های تولید شده توسط سیستم های اطلاعات منابع انسانی، در تدوین راهبرد های جذب استعداد ها ، برآورد بودجه و ممیزی رعایت قوانین مفید واقع شده اند .
صلاحیت های لازم
- منسجم نمودن داده ها : تعیین قوانین اعتبارسنجی جهت جلوگیری از تکرار داده ها ، فیلد های ناقص و فرمت های ناسازگار
- مهارت در تهیه گزارش : استفاده از ابزار ها یا پرسشنامه های SQL جهت استخراج ، فیلتر و مرتب سازی داده ها به منظور تهیه گزارش های سفارشی
- ایجاد داشبورد : طراحی داشبورد های تصویری ( از جمله نرخ فرسایش شغلی و استعفا ، تعداد کارکنان ) جهت دسترسی به بینش ها
تحلیل و تفسیر
اهمیت
مدیران منابع انسانی بایستی بتوانند علاوه بر جمع آوری آمار ، داده های خام را به پیشنهادات استراتژیک تبدیل کنند . آن ها همچنین بایستی بتوانند نقاط ترک شغل و جایگزینی نیرو را شناسایی کنند ، نیاز های استخدامی را پیش بینی نموده ، و میزان بازدهی سرمایه گذاری در برنامه ها را ارزیابی کنند .
صلاحیت های لازم
- آشنایی با اصول و مبانی آمار : شناخت مفاهیمی چون میانگین ، میانه ، انحراف معیار ، همبستگی و مدل سازی بر مبنای پیش بینی
- تحلیل روند ها : شناسایی الگو های سرعت استخدام ، متریک های گوناگونی و امتیاز مشارکت
- شرح داده ها : شرح و تفسیر حرفه ای داده ها ، جداول و نمودار ها جهت متقاعد نمودن ذی نفعان و انجام فعالیت ها
پیکربندی و سفارشی سازی سیستم ها
اهمیت
هر سازمانی منحصر به فرد است . تنظیمات از پیش تعیین شده سیستم های اطلاعات منابع انسانی ، به ندرت با سیاست ها ، روند های کاری و الزامات قانونی موجود هماهنگ می شوند .
صلاحیت های لازم
- طراحی فرم ها و گردش کار : تهیه یا اصلاح فرم های الکترونیکی ( درخواست مرخصی ، ارزیابی عملکرد ) مطابق با فرآیند های داخلی
- پیکربندی قوانین کسب و کار : تنظیم زنجیره های تایید ، اعلان های خودکار و تعیین معیار های صلاحیت
- بومی سازی : ایجاد تغییرات لازم به منظور مطابقت با قوانین کار محلی ، زبان ، ارز رایج و نظام های مالیاتی
هماهنگی و آگاهی از API
اهمیت
سیستم های اطلاعاتی منابع انسانی به ندرت به تنهایی عمل می کنند . سیستم های پرداخت حقوق و دستمزد ، پلتفرم های مدیریت یادگیری ، ابزار های پیگیری متقاضیان و حتی سیستم های حضور و غیاب ، بایستی ارتباط متقابل و هماهنگی با یکدیگر داشته باشند .
صلاحیت های لازم
- آشنایی با اصول API: آشنایی با چگونگی تبادل داده بین سیستم ها توسط رابط های برنامه نویسی اپلیکیشن
- بستر های میانی : آشنایی با ابزار های یکپارچه سازی برای اتوماتیک سازی جریان های داده
- نقشه برداری داده ها : تعیین نمودن تطابق فیلد های یک سیستم با سیستم دیگر
ایمنی ، رعایت قوانین و حریم شخصی
اهمیت
سیستم های اطلاعات منابع انسانی ، در بردارنده حساس ترین داده های شخصی و مالی سازمان می باشند . هرگونه نشت اطلاعاتی یا نقض قوانین مربوط ، می تواند به تحمیل جریمه های سنگین ، تشکیل پرونده های حقوقی و لطمه به اعتبار سازمان منجر شود .
صلاحیت های لازم
- کنترل دسترسی : تعیین مجوز های مبتنی بر وظیفه و اطمینان از آن که پرسنل صرفا به اطلاعات مورد نیاز دسترسی خواهند داشت .
- زنجیره های ممیزی : نظارت بر افرادی که به سوابق مهم دسترسی داشته یا آن ها را اصلاح می کنند .
- آشنایی با قوانین حفاظت از داده ها
اهمیت نرم افزار های حضور و غیاب
سیستم های حضور و غیاب _ از اسکنر های بیومتریکی گرفته تا دستگاه های ساعت زنی تحت وب _ داده های مربوط به ساعات کاری پرسنل را مستقیما وارد اکوسیستم اطلاعات منابع انسانی و نرم افزار های پرداخت حقوق و دستمزد می کنند .
مدیر منابع انسانی بایستی اطمینان یابد که این ورودی ها دقیق و به موقع بوده و به درستی به کد های پرداختی مرتبط شده اند . حتی اختلافات جزئی نیز می تواند منجر به بروز خطا های پرداخت ، نقض مقررات و نارضایتی کارکنان گردد .
سوالات متداول
1. چرا مهارتهای HRIS برای مدیران منابع انسانی ضروری است؟
زیرا سیستمهای اطلاعاتی منابع انسانی پایه تصمیمگیری دادهمحور هستند و بدون تسلط بر آنها مدیران نمیتوانند فرآیندها را بهینه یا اطلاعات دقیق ارائه کنند.
2. مهمترین مهارتهای فنی HRIS کداماند؟
آشنایی با رابط کاربری، عیبیابی اولیه، شناخت ماژولها و نحوه استفاده درست از بخشهای مختلف سیستم.
3. چرا مدیریت داده و گزارشگیری در HRIS اهمیت دارد؟
دادههای دقیق برای برنامهریزی منابع انسانی، جذب نیرو، بودجهبندی و رعایت قوانین ضروری هستند.
4.نرمافزارهای حضور و غیاب چه نقشی در HRIS دارند؟
اطلاعات ساعات کاری را بهصورت مستقیم به سیستم منتقل میکنند و دقت پرداخت حقوق و انطباق با قوانین را افزایش میدهند.