مقدمه
در شکل گیری جریان کار ، بهره وری و حتی فرهنگ شرکت ، حضور و غیاب پرسنل نقشی تعیین کننده دارد . با آن که وقت شناسی به منزله یکی از معیار های نظم و انضباط فردی شناخته می شود ، اما گستره آن فراتر از صرفا حضور به موقع می باشد .
تاخیر افراد در شرکت می تواند تاثیرات سوئی بر کلیت سازمان داشته باشد و همه چیز را ، از روحیه و انگیزه تیم کاری گرفته تا خدمات مشتری و مهلت تحویل پروژه ، تحت الشعاع قرار دهد . به منظور مدیریت و کاهش موثر تاخیر ها ، بسیاری از شرکت ها در حال حاضر از سیستم های کنترل تردد پیشرفته استفاده می کنند . این سیستم ها افزون بر پیگیری و ثبت حضور و غیاب منابع انسانی ، ابزار هایی لازم در ارتقای کارامدی ، شفافیت و پاسخدهی محسوب می شوند .
اما ماهيت این سیستم ها چیست و چرا تا این اندازه اهمیت دارند ؟ در این نوشتار می خواهیم با ساز و کار سیستم های کنترل تردد ، نحوه نظارت این سیستم ها بر تاخیر و ضرورت استفاده از آن ها در کسب و کار های امروزی آشنا شویم .
معضل مهم تاخیر پرسنل
پیش از هر چیز ، بیاید بررسی کنیم که چرا تاخیر افراد به معضلی بغرنج در شرکت ها تبدیل شده است . تاخیر صرفا به ورود و حضور دیر هنگام پرسنل خلاصه نمی شود ، بلکه می تواند بستر ساز مشکلات متعددی باشد ؛ از جمله :
اختلال در جریان کار : در محیط های کاری تیمی ، تاخیر می تواند مشکلات عدیده ای را به وجود بیاورد . به عنوان مثال ، حضور دیر هنگام یکی از اعضای تیم می تواند زمان تحویل پروژه را به تاخیر بیندازد و به تبع آن ، مهلت پروژه های دیگر نیز تغییر یابد .
تجربه بد مشتریان : تاخیر پرسنلی که با مشتریان سر و کار دارند ، می تواند منجر به پاسخگویی دیر هنگام ، از دست رفتن قرار های ملاقات و در نهایت نارضایتی مشتریان گردد . تاخیر های مکرر پرسنل ، اعتبار و خوش نامی شرکت را خدشه دار کرده و در موارد خاص به ورشکستگی کسب و کار می انجامد .
کاهش انگیزه سایر پرسنل : زمانی که پرسنل شاهد عدم نظارت جدی بر تاخیر های مکرر همکاران خود باشند ، دلخوری و نارضایتی هایی پدید می آید . طولی نمی کشد که فرهنگ دیر حاضر شدن در محیط کار برای سایر پرسنل نیز جا افتاده و ماحصل آن چیزی جز کاهش انگیزه و حتی استقبال از تاخیر نخواهد بود .
پرداخت غیر دقیق حقوق و تخصیص نامناسب منابع : پیگیری وضعیت حضور و غیاب به طور دستی یا در کل عدم پیگیری دقیق می تواند تبعاتی همچون اشتباهات محاسباتی در پرداخت حقوق و دستمزد ، تخصیص نامناسب منابع و بررسی نامطلوب عملکرد افراد را به همراه داشته باشد .
تاخیر افراد در شرکت ؛ نظارت و مدیریت
سیستم های کنترل تردد و نرم افزار حضور و غیاب آنلاین ابزار هایی دیجیتالی و خودکار هستند که به منظور نظارت و مدیریت وضعیت حضور و غیاب و ساعات کاری پرسنل طراحی شده اند . این سیستم ها داده های مربوط به زمان ثبت ورود و خروج و اوقات فراغت از کار پرسنل را جمع آوری نموده و گزارشاتی پیرامون ورود با تأخیر و خروج زود هنگام را تهیه کرده و ارائه می دهند . در این سیستم ها طیفی از فناوری مختلف به کار رفته است ؛ از جمله :
سیستم های بیومتریکی : احراز هویت پرسنل از طریق اسکن اثر انگشت ، تشخیص چهره و عنبیه چشم
کارت های رادیو شناسه : استفاده از کارت های مخصوص جهت ثبت خودکار ورود و خروج پرسنل
اپلیکیشن موبایل : اپلیکیشن های مجهز به جی پی اس که به پرسنل امکان حضور غیاب بدون دستگاه را از هر نقطه مکانی که باشند ، می دهند و به همین خاطر ، سیستم هایی ایده آل برای پرسنل دور کار و در ماموریت به شمار می روند .
پورتال های تحت وب : پرسنل به صورت آنلاین وارد سیستم شده و حضور خود را ثبت می کنند . این پرتال ها قابلیت یکپارچگی با سایر سیستم های منابع انسانی را نیز دارا می باشند .
سیستم های کنترل تردد پرسنل چگونه تاخیر افراد را رصد می کنند ؟
عملکرد اصلی سیستم های حضور و غیاب در قابلیت آن ها در پیگیری و ثبت زمان ورود و خروج با دقت و کارآمدی هر چه تمام تر نهفته است . این سیستم ها به شیوه های زیر بر تاخیر افراد نظارت می کنند :
نظارت و ارسال هشدار های لحظه ای
برخلاف شیوه های قدیمی که در آن ها نظارت بر وضعیت حضور و غیاب از طریق بررسی اطلاعات موجود بر روی برگه های کاغذی انجام می شد ، نرم افزار های حضور و غیاب مدرن قادر به ارائه داده های در لحظه هستند . چنانچه یکی از پرسنل با تاخیر بر سر کار خود حاضر شود ، سیستم با ارسال ایمیل یا هشداری به گوشی همراه ، مدیریت را در جریان این تاخیر ها قرار می دهد . این بدان معناست که تاخیر پرسنل به محض وقوع شناسایی شده و در پی آن می توان سریعا اقدامات لازم را انجام داد .
پیگیری اتوماتیک زمان
از جمله شایع ترین علل تاخیر افراد ، فراموش کردن برگه های زمانی ، محاسبات اشتباه و خطا های دستی می باشد . با وجود سیستم های کنترل تردد خودکار در محل ، پرسنل ملزم به ورود و خروج در زمان های مشخص هستند و بدین شکل ، هرگونه ابهام در این فرآیند از بین می رود .
قابلیت جی پی اس برای پرسنل دور کار
برای شرکت هایی که دارای پرسنل دور کار یا در ماموریت هستند ، می توان سیستم های کنترل تردد را مجهز به رهگیری جی پی اس نمود تا از این طریق اطمینان حاصل شود که پرسنل حقيقتا در مکانی که می گویند حضور دارند ، هستند . این سیستم ها به محض ورود پرسنل به محوطه کاری تعیین شده یا محل مشتری ، به صورت خودکار زمان ورود را ثبت کرده و ریسک ورود همراه با تاخیر را کاهش می دهند .
داده های تاریخی و تحلیل روند ها
سیستم های کنترل تردد صرفا تاخیر ها را ثبت نمی کنند ؛ بلکه داده های تاریخی را نیز ذخیره نموده و از این طریق به پرسنل این امکان را می دهند تا روند های موجود را شناسایی کنند . شرکت ها می توانند با تجزیه و تحلیل این داده های ارزشمند ، الگو های تکرار شونده را شناسایی نمایند ؛ مانند وقتی که پرسنل مورد نظر در روز های خاصی از هفته یا در شیفت های معینی همراه با تاخیر حاضر می شود . از این طریق این فرصت در اختیار مدیران قرار می گیرد تا علل ریشه ای تاخیر ها را شناسایی و در جهت رفع آن ها اقدام کنند .
یکپارچگی با سیستم مدیریت مرخصی
سیستم های کنترل تردد اغلب با سیستم های مدیریت مرخصی هماهنگ و یکپارچه می شوند . این امر ، تفکیک تاخیر های حقیقی را از مرخصی های برنامه ریزی شده میسر می کند . مدیران می توانند از طریق پیگیری مرخصی ها ، استعلاجی ها و تعطیلات در یک پلتفرم ، از این که از کار گریزی و تاخیر پرسنل بخشی از یک مشکل حضور و غیابی گسترده تر می باشد یا خیر ، ارزیابی دقیق تری داشته باشند .
نتیجه گیری
در نتیجه، نرم‌افزارهای کنترل تردد نقش مهمی در شکل گیری جریان کار ، بهره وری و حتی فرهنگ شرکت ، حضور و غیاب پرسنل دارد با استفاده از این سیستم‌ها می‌توان از تاخیر افراد در شرکت جلوگیری کرده، امنیت را تقویت و روند رشد سازمان را تسهیل کرد. اگر به دنبال پیاده‌سازی یک راه‌حل پیشرفته و کارآمد در سازمان خود هستید، شرکت کیمیاگران سرزمین رایانه می‌تواند بهترین گزینه برای شما باشد. برای اطلاعات بیشتر و مشاوره تخصصی، هم‌اکنون با تیم متخصص شرکت کسرا تماس بگیرید و راه‌حل‌های هوشمندانه‌ای برای ارتقای عملکرد سازمان خود دریافت کنید.