کنترل دسترسی به تجهیزات و نظارت بر تردد پرسنل، مراجعان و مهمانان همواره از موضوعات حساس و چالش‌برانگیز در سازمانها بوده است و مدیران را با مسائل متعددی روبه‌رو می‌کند. تقریباً تمام سازمانها دارای بخش‌ها و محیط‌های حساسی هستند که حفاظت از اطلاعات و دارایی‌های آنها ضروری است.
علاوه بر حفظ دارایی‌ها و اطلاعات، کنترل دقیق دسترسی نقش مهمی در افزایش ایمنی و امنیت افراد دارد. با این حال، سیستم‌های مدیریت تردد و تجهیزات کنترل دسترسی باید به گونه‌ای طراحی شوند که در کنار امنیت، عملیات روزمره را نیز ساده‌تر کنند؛ به‌گونه‌ای که وظایفی مانند مدیریت درگاه‌ها، تأمین امنیت محیط و حفاظت از داده‌ها با حداکثر سرعت، دقت و حداقل خطای انسانی انجام شوند.
در این مقاله، نحوه عملکرد سیستم متمرکز مدیریت سخت افزارهای کنترل تردد، موسوم به نرم افزار بایووشن کسرا، مورد بررسی قرار خواهد گرفت.
فرآیند ثبت تردد افراد
دلیل اصلی پیدایش سامانه های تردد و کنترل تردد مراجعین، شناسایی افراد هنگام ورود به مجموعه و ثبت رفت و آمد آنها بود. در گذشته این عملیات و روند بصورت دستی و کاغذی انجام می شد و شرکت ها و سازمانها را در حضور و غیاب کارکنان، اندازه گیری مدت زمان حضور، احتساب مرخصی و محاسبات حقوق و دستمزد پرسنل دچار مشکلات عدیده‌ای میکرد.
پس از پیدایش سامانه های تردد و دستگاه های کنترل تردد قسمت عمده مشکلات گفته شده حل شد و این مهم باعث کاهش هزینه های سازمان ها در بلند مدت، کم شدن مدت زمان مورد نیاز و به حداقل رسیدن خطای انسانی شد. همانطور که گفته شد شناسایی افراد و ثبت تردد آنها مهم ترین بخش سامانه های تردد است.
کنترل ورود و خروج پرسنل در سازمان و محاسبه صحیح کارکرد هر فرد
کنترل ورود و خروج پرسنل، مراجعان و مهمانان همواره یکی از چالش‌های مهم سازمانها به‌ویژه در مجموعه‌های بزرگ و چندبخشی است. در چنین محیط‌هایی، امنیت اهمیت ویژه‌ای دارد و لازم است هر فرد تنها در محدوده‌ی مجاز و مرتبط با وظایف خود تردد داشته باشد.
برای تحقق این هدف، ابزارها و نرم‌افزارهای گوناگونی جهت ثبت و کنترل تردد توسعه یافته‌اند. نرم افزار حضور و غیاب با ثبت ساعات ورود و خروج کارکنان و انجام محاسبات مرتبط بر اساس قوانین داخلی هر سازمان، نقش مهمی در دقت سیستم حقوق و دستمزد ایفا می‌کنند.
یکی از متداول‌ترین ابزارهای ثبت تردد، دستگاه حضور و غیاب بیومتریک هستند که با استفاده از اثر انگشت، چهره، کف دست یا کارت شناسایی، هویت افراد را با دقت بالا احراز می‌کنند. به دلیل یکتا بودن ویژگی‌های بیومتریک، امکان تقلب تقریباً از بین می‌رود و این موضوع باعث افزایش اطمینان سازمان و مسئولیت‌پذیری پرسنل می‌شود.
با این حال، دستگاه‌های حضور و غیاب برندهای مختلف معمولاً به نرم‌افزارهای مجزایی برای مدیریت و تخلیه اطلاعات نیاز دارند. این موضوع، به‌ویژه در سازمان‌هایی که از چندین برند استفاده می‌کنند، باعث پیچیدگی و افزایش خطا می‌شود.
در این میان، نرم‌افزار بایوویشن کسرا با ارائه‌ی یک سامانه‌ی یکپارچه‌ی مدیریت تردد، این مشکل را برطرف کرده است. این نرم‌افزار امکان مدیریت و تخلیه اطلاعات دستگاه‌های حضور و غیاب داخلی و خارجی نظیر Suprema، ZK، Virdi، دنیای پردازش، علم و صنعت و پالیز را در یک محیط واحد فراهم می‌کند.
تخلیه‌ی اطلاعات در بایوویشن کسرا به‌صورت کاملاً آنلاین انجام می‌شود و انتقال داده‌ها به نرم‌افزار حضور و غیاب بدون نیاز به تعریف Job یا Trigger در SQL صورت می‌گیرد. این قابلیت ضمن حذف خطاهای سیستمی و کاهش کندی، فرآیند مدیریت تردد را برای سازمانها سریع‌تر، دقیق‌تر و کارآمدتر می‌سازد.
ثبت ورود و خروج مهمان ها در سازمان
در بسیاری از سازمان ها، افرادی وجود دارند که پرسنل سازمان نیستند اما به دلایل مختلفی از قبیل کار های پروژه ای، ساخت و ساز و … در سازمان تردد می کنند؛ به عنوان مثال پیمانکار سازمان هستند و تردد در سازمان به منظور انجام خدمات الزامی است. در نرم افزار کنترل تردد بایویشن شما می توانید افرادی را به عنوان مهمان تعریف کنید و امکان عبور از گیت ها و ثبت تردد روی دستگاه ها را بدهید؛ مهمان ها افرادی هستند که پرسنل سازمان شما نیستند اما شما مجوز ورود به سازمان را به آنها می دهید.
شما می توانید برای افرادی که مهمان هستند بازه ی مجاز ثبت تردد در سازمان مشخص کنید.
پشتیبانی از مانیتورینگ افراد و مشاهده تردد به صورت لایو
در سازمانها و مراکز حساس، نظارت دقیق بر ورود و خروج افراد برای حفظ امنیت اهمیت ویژه‌ای دارد. به همین منظور، در بخش مانیتورینگ افراد قابلیت مشاهده‌ی ترددها به‌صورت زنده (Live) فراهم شده است.
به کمک این قابلیت، به محض ثبت تردد در هر یک از دستگاه‌های کنترل تردد، اطلاعات مربوطه به‌صورت لحظه‌ای در سامانه نمایش داده می‌شود. این ویژگی امکان رصد فوری رویدادها، افزایش سرعت واکنش در شرایط بحرانی و ارتقای سطح امنیت سازمان را فراهم می‌سازد.
جلوگیری از ورود افراد غیر پرسنل به سازمان (ورود و خروج ارباب رجوع)
در دنیای امروز، کنترل تردد افراد یکی از الزامات اصلی در حفظ امنیت سازمانها محسوب می‌شود. تفکیک میان پرسنل و ارباب‌رجوع و جلوگیری از ورود افراد بدون هماهنگی، تنها با استفاده از سیستم‌های هوشمند کنترل تردد امکان‌پذیر است.
در سازمان‌های بزرگ، این فرآیند معمولاً با استفاده از گیت‌های ورود و خروج انجام می‌شود. در چنین سیستمی، اگر ارباب‌رجوع فاقد مجوز یا ثبت احراز هویت در دستگاه حضور و غیاب باشد، گیت به‌صورت خودکار از باز شدن جلوگیری می‌کند.
تخلیه ترددهای افراد به صورت آنلاین در هر ساعت از شبانه روز
یکی از مهم‌ترین قابلیت‌های هر سامانه‌ی کنترل تردد، تخلیه و ثبت آنلاین اطلاعات تردد افراد در لحظه است. از آنجا که ساعت ورود و خروج کارکنان یکی از شاخص‌های اصلی در سیستم‌های حضور و غیاب و محاسبات حقوق و دستمزد محسوب می‌شود، لازم است داده‌های مربوط به تردد، در هر ساعت از شبانه‌روز ( حتی در شیفت‌های شبانه) به‌صورت آنلاین و همزمان در سیستم ثبت و قابل مشاهده باشند.
نرم‌افزار بایوویشن کسرا این قابلیت را به شکلی ساده و کارآمد فراهم کرده است تا مدیران بتوانند در هر لحظه، اطلاعات دقیق تردد پرسنل را مشاهده و مدیریت کنند.
گزارش گیری کامل از ورود و خروج افراد در سازمان
گزارش‌های دقیق تردد، از ضروری‌ترین ابزارهای مدیریتی در هر سازمان هستند. این گزارش‌ها نشان می‌دهند که در هر روز چه افرادی وارد سازمان شده‌اند، چه کسانی تلاش ناموفق برای ورود داشته‌اند، و هر فرد از کدام روش احراز هویت (اثر انگشت، کارت، چهره و…) استفاده کرده است.
در سامانه بایوویشن کسرا امکان گزارش‌گیری کامل از ترددها به‌صورت کلی یا بر اساس معیارهایی مانند تاریخ، دستگاه، گروه دستگاه‌ها، فرد یا گروه افراد فراهم شده است. همچنین می‌توانید ترددهای مجاز، غیرمجاز، تبدیل‌شده یا تبدیل‌نشده را به‌صورت جداگانه مشاهده و تحلیل کنید.
برای سهولت استفاده، تمام گزارش‌ها قابل خروجی‌گیری در قالب فایل‌های Excel و PDF هستند. با استفاده از فیلترهای پیشرفته و انعطاف‌پذیر بایوویژن کسرا، می‌توانید دقیقاً به داده‌های مورد نیاز خود دسترسی پیدا کرده و مدیریت تردد در سازمان را سریع‌تر و هوشمندتر انجام دهید.
تعریف ادمین
در هر سازمان، گروهی از کارکنان مسئول نظارت بر ترددها و کنترل اطلاعات ثبت‌شده هستند. برای انجام این وظیفه، لازم است برخی از پرسنل بر اساس نیاز و ساختار سازمان، به نقش ادمین (مدیر سیستم) ارتقا یابند تا به امکانات مدیریتی سامانه بایوویژن کسرا دسترسی داشته باشند.
از آنجا که همه‌ی ادمین‌ها لزوماً نیازی به دسترسی به تمامی دستگاه‌ها یا اطلاعات تمام پرسنل ندارند، سامانه بایوویشن کسرا امکان تعریف سطوح مختلف دسترسی را فراهم کرده است. در این بخش می‌توان دستگاه‌ها و افراد را در قالب گروه‌های مجزا دسته‌بندی و برای هر گروه نام و سطح دسترسی مشخصی تعیین کرد.
سپس مدیر اصلی می‌تواند تعیین کند که هر ادمین به کدام گروه از افراد یا دستگاه‌ها دسترسی داشته باشد و چه نوع عملیات کنترلی یا نظارتی را انجام دهد. این قابلیت باعث افزایش امنیت، نظم و شفافیت در مدیریت ترددها شده و از دسترسی غیرمجاز جلوگیری می‌کند.
ریدرهای برد بلند RFID چگونه در بایویشن قابل استفاده است؟
سامانه‌های RFID (شناسایی با فرکانس رادیویی) امکان تبادل اطلاعات بین یک تگ (Tag) متصل به کارت، شیء یا وسیله نقلیه و یک ریدر (Reader) یا آنتن را فراهم می‌کنند. این فناوری با استفاده از سیگنال‌های الکترونیکی، داده‌ها را بدون تماس فیزیکی خوانده و ثبت می‌کند و یکی از روش‌های شناسایی خودکار و نگهداری داده‌ها (AIDC) محسوب می‌شود.
برای راه‌اندازی یک سیستم RFID به اجزای زیر نیاز است:
تگ یا شناسه
ریدر یا بازخوان برچسب
آنتن
نرم‌افزار مدیریت اطلاعات (در اینجا بایویژن)
با استفاده از RFID، پرسنل سازمان می‌توانند بدون نیاز به ثبت دستی ورود و خروج، تنها با عبور از مقابل آنتن و داشتن تگ مخصوص، تردد خود را ثبت کنند. این قابلیت در محیط‌هایی مانند پارکینگ‌ها نیز کاربرد دارد؛ خودروها بدون توقف و صرف وقت زیاد شناسایی شده و اطلاعات ورود و خروج به صورت خودکار ثبت می‌شود.
مزایای استفاده از فناوری RFID در بایویشن:
کاهش هزینه‌ها و فعالیت‌های دستی
افزایش سرعت ثبت تردد
امکان کنترل فرآیندهای غیرقابل رویت
افزایش امنیت و یکپارچگی سیستم
دستگاه های حضور غیاب بایومتریک چیست و کاربرد آن در بایویشن کسرا چیست؟
دستگاه‌های حضور و غیاب بایومتریک ابزارهایی هستند که با استفاده از ویژگی‌های منحصر به فرد افراد مانند اثر انگشت، چهره، عنبیه چشم یا صدا هویت آنها را تشخیص می‌دهند. این فناوری به دلیل دشواری جعل شناسه، امنیت بسیار بالایی فراهم می‌کند و برای محیط‌هایی که کنترل تردد در آنها اهمیت ویژه دارد، ایده‌آل است.
در سامانه بایویشن کسرا، این دستگاه‌ها امکان ثبت و مدیریت دقیق تردد پرسنل را فراهم می‌کنند. هر فرد با ارائه شناسه بیومتریک خود می‌تواند، در صورت داشتن مجوز، به محیط‌های مشخص دسترسی پیدا کند و درب‌ها، گیت‌ها و قفل‌ها فعال شوند.
دستگاه‌های بایومتریک معمولاً در مکان‌هایی مانند ادارات حساس، بیمارستان‌ها، مراکز امنیتی و محیط‌های نظامی استفاده می‌شوند، جایی که ثبت دقیق و ایمن ورود و خروج افراد اهمیت بالایی دارد. استفاده از این فناوری در بایویشن کسرا، علاوه بر افزایش امنیت، سرعت و دقت فرآیند حضور و غیاب را نیز به‌طور قابل توجهی افزایش می‌دهد.
مزایای استفاده از بایویشن کسرا
مدیریت یکپارچه دستگاه‌ها
امکان کنترل و مدیریت همزمان دستگاه‌های حضور و غیاب مختلف (داخلی و خارجی) در یک نرم‌افزار واحد.
پشتیبانی از برندهایی مانند Suprema، ZK، Virdi، دنیای پردازش، علم و صنعت و پالیز.
ثبت و تخلیه آنلاین ترددها
ثبت تردد پرسنل و مراجعان به صورت آنلاین و لحظه‌ای در هر ساعت از شبانه‌روز.
کاهش خطاهای انسانی و افزایش دقت سیستم حضور و غیاب و محاسبات حقوق و دستمزد.
مانیتورینگ و امنیت پیشرفته
مشاهده تردد افراد به صورت زنده (Live) و امکان نظارت بر مراکز حساس.
جلوگیری از ورود افراد غیرمجاز و کنترل دسترسی پرسنل و مراجعان.
گزارش‌گیری جامع و منعطف
تهیه گزارش‌های دقیق از تردد افراد، شامل مجاز و غیرمجاز، تبدیل شده یا نشده.
خروجی‌گیری آسان به فرمت‌های Excel و PDF و امکان فیلتر کردن گزارش‌ها بر اساس دستگاه، گروه افراد یا بازه زمانی.
مدیریت نقش‌ها و دسترسی‌ها
تعریف ادمین‌ها و سطوح دسترسی مختلف برای کنترل و نظارت بر گروه‌های خاص افراد و دستگاه‌ها.
پشتیبانی از تکنولوژی‌های مدرن حضور و غیاب
امکان استفاده از دستگاه‌های بایومتریک (اثر انگشت، چهره، عنبیه چشم، صدا).
پشتیبانی از RFID و ریدرهای برد بلند برای ثبت تردد سریع و بدون تماس، حتی در پارکینگ‌ها و محیط‌های پرتردد.
راه‌اندازی ساده و سریع
نصب آسان دستگاه‌ها و اتصال به سرور بایویژن کسرا با کمترین تجهیزات.
نیاز به زیرساخت شبکه پایه‌ای بدون پیچیدگی و تجهیزات اضافی.
جمع بندی نحوه عملکرد سیستم متمرکز مدیریت سخت افزار های کنترل تردد کسرا
سامانه بایویشن کسرا با مدیریت یکپارچه تردد، امکان ثبت سریع و دقیق ورود و خروج پرسنل، مراجعان و مهمانان را فراهم می‌کند. پشتیبانی از دستگاه‌های بایومتریک و RFID، مانیتورینگ زنده، گزارش‌گیری جامع و سطوح دسترسی قابل تنظیم، امنیت و کنترل کامل سازمان را تضمین می‌کند.
با تخلیه آنلاین ترددها، راه‌اندازی ساده و پشتیبانی از چندین برند دستگاه، بایویژن کسرا تجربه‌ای سریع، دقیق و مطمئن برای مدیریت تردد در سازمان‌های کوچک تا بزرگ ارائه می‌دهد.