ژئوفنسینگ  و حضور و غیاب : چطور فناوری های مکانی قاعده بازی را تغییر داده اند ؟

مقدمه

در دنیای کسب و کار های مدرن ، مدیریت بهینه و موثر نیروی کار جزو ملزومات موفقیت سازمانی به شمار می رود . در شرکت هایی که دارای تیم های کاری میدانی ، پرسنل دور کار یا کارکنان مشغول در شعب مختلف هستند ، رهگیری و مدیریت دقیق و لحظه ای حضور و غیاب همواره چالش برانگیز بوده است .

روش های سنتی مدیریت حضور و غیاب مانند دستگاه های کارت زنی یا ثبت ورود و خروج در برگه و به صورت دستی ، مشکلات خاص خود را دارند ؛ از جمله خطا های انسانی ، ناکارامدی و احتمال دستکاری و تقلب . از فناوری ژئوفنسینگ استفاده کنید. یک فناوری مکانی نوین که نحوه مدیریت حضور و غیاب و نظارت بر کنترل تردد پرسنل را به طور اساسی متحول کرده است .

در ژئوفنسینگ از جی پی اس ،  RFID ( رادیو شناسه ) یا سیگنال های وای فای جهت ایجاد مرزهای مجازی پیرامون یک منطقه جغرافیایی مشخص استفاده می شود . زمانی که پرسنل وارد این مرز ها شده یا از آن خارج می شوند ، سیستم به صورت اتوماتیک و بدون نیاز به مداخله انسانی ، ورود و خروج پرسنل را ثبت می نماید . فناوری ژئوفنسینگ به طور فزاینده ای قاعده بازی در مدیریت نیروی کار را تغییر داده است و ماحصل آن افزایش دقت و اعتبار ، کارامدی و امنیت فوق العاده بوده است . اما ژئوفنسینگ چطور توانسته نحوه کنترل تردد پرسنل را دگرگون کند و کاربرد های گسترده این فناوری در مدیریت نیروی کار به طور کلی چیست ؟

مفهوم ژئوفنسینگ  و نقش آن در کنترل تردد پرسنل

ژئوفنسینگ در اصل ،  فرایند ایجاد یک حصار مجازی در اطراف یک محوطه جغرافیایی خاص با به کارگیری فناوری های مکانی از قبیل جی پی اس ، رادیو شناسه و بلوتوث می باشد . این حصار های جغرافیایی را می توان با هر اندازه یا موقعیت مکانی متناسب سازی نمود ؛ از یک ساختمان یا دفتر کوچک گرفته تا مناطق وسیع تر مانند کارخانه ،  محوطه ساخت و ساز و یا حتی یک شهر . زمانی که پرسنل به محوطه حصاربندی شده وارد یا از آن خارج می شود ، سیستم حضور و غیاب موقعیت مکانی وی را شناسایی کرده و به تبع آن و به صورت خودکار حضور پرسنل را ثبت می نماید .

 این فناوری به  گوشی همراه پرسنل مانند گوشی هوشمند یا تبلت نیاز دارد تا ورود و خروج پرسنل را از محوطه تعیین شده ثبت نماید . با این فرایند اتوماتیک ، دیگر نیازی به سیستم های ساعت زن یا ثبت دستی زمان ورود و خروج نمی باشد . بدین شکل ، مدیران کسب و کار ها بدون نیاز به مداخلات انسانی حضور و غیاب کارکنان خود را پیگیری می کنند.

 کاربرد ژئوفنسینگ در کنترل تردد پرسنل

رهگیری لحظه ای و دقیق حضور و غیاب

از جمله مزیت های چشمگیر ژئوفنسینگ ، قابلیت آن در پیگیری وضعیت حضور و غیاب پرسنل به طور لحظه ای می باشد.  برخلاف سیستم های قدیمی کنترل تردد که پرسنل می بایست زمان ورود و خروج خود را به طور دستی ثبت می کردند ، ژئوفنسینگ از قابلیت شناسایی خودکار موقعیت جهت ثبت ورود و خروج پرسنل به محض وارد شدن یا ترک محیط تعیین شده استفاده می کند .  با این روش ، خطا ها و ناهمخوانی ها به صفر می رسد ؛ چرا که دیگر نیازی به ثبت دستی داده ها یا تایید شخص ثالث نمی باشد .

پیگیری لحظه ای نرم افزار حضور و غیاب آنلاین همچنین به این معناست که مدیریت می تواند فورا و بدون نیاز به بررسی رکورد های دستی آگاه شود که کدام پرسنل در محل خود حضور دارند ، کدام پرسنل دور کار هستند و چه کسانی غایب می باشند ‌. این فناوری در کسب و کار هایی که پرسنل دور کار یا تیم های میدانی دارند ، نقش یک نجات دهنده را ایفا می کند ؛ چرا که شفافیتی ایجاد می کند که تا پیش از آن و در سیستم های قدیمی سابقه نداشت .

امنیت بالا و کاهش تقلب

در صنایعی که تقلب در حضور و غیاب جز دغدغه های اصلی مدیریت محسوب می شود ، ژئوفنسینگ  راهکاری قدرتمند و موثر می باشد که به مدیران اطمینان می دهد پرسنل در محلی که بایستی باشند ، حقیقتا حضور دارند . با وجود سیستم های قدیمی ساعت زنی ، احتمال بادی پاچینگ زیاد است .

شرایطی که در آن فرد غایب از همکاران خود درخواست می کند که حضور وی را نیز در محیط کار ثبت نمایند . ژئوفنسینگ با این قبیل تخلفات مقابله‌ می کند و آن ها را به حداقل رسانده است ؛ چرا که حضور پرسنل به صورت خودکار و اتوماتیک و بر مبنای موقعیت مکانی وی ثبت می گردد . چنانچه پرسنل در داخل محیط حصار بندی شده نباشد ، حضور وی به هیچ عنوان ثبت نمی گردد .

به علاوه ،  ژئوفنسینگ  از طریق اطمینان یافتن  از آن که صرفا پرسنل مجاز می توانند وارد محیط تعیین شده شوند ، امنیت کنترل تردد را افزایش می دهد . به عنوان مثال ، کسب و کار هایی که دارای مناطق ممنوعه هستند ؛ مانند تاسیسات تولیدی یا پژوهشکده ها ، می توانند از فناوری ژئوفنسینگ جهت نظارت بر ورود و خروج افراد به اماکن حساس خود استفاده کنند و از این طریق ریسک دسترسی های غیر مجاز را کاهش دهند .

مقرون به صرفگی و مقیاس پذیری

از دیگر مزیت های عمده ژئوفنسینگ می توان به مقیاس پذیری و مقرون به صرفگی آن اشاره کرد . سیستم های حضور و غیاب قدیمی اغلب مستلزم نصب سخت افزار های گران قیمت بودند ؛ مانند دستگاه های ساعت زنی ، اسکنر های بیومتریک یا نوار های رادیو شناسه . تمامی این موارد به نگهداری و به روزرسانی های مداوم نیاز داشتند . ژئوفنسینگ اما ، صرفا به دستگاه های موبایل احتیاج دارد ؛ مانند گوشی هوشمند یا تبلت . از این رو ، احتیاجی به سرمایه گذاری های سخت افزاری نمی باشد .

افزون بر این ، می توان فناوری ژئوفنسینگ  را نسبت به نیاز های جدید کسب و کارهای در حال توسعه مقیاس پذیر نمود .  خواه شرکت دارای پرسنل کم باشد یا زیاد و خواه نیروی کار پراکنده داشته باشد ، ژئوفنسینگ  را می توان در موقعیت های مکانی یا محوطه های کاری مختلف بدون نیاز به زیر ساخت های اضافی فعال نمود . این مزیت در اصل راهکاری مطلوب و ایده آل برای سازمان هایی است که در حال گسترش و توسعه بوده یا دارای نیروی کار فعال در نقاط جغرافیایی پراکنده می باشند .

یکپارچگی با نرم افزار های پرداختی و منابع انسانی

فناوری ژئوفنسینگ را می توان به سهولت با سیستم های پرداخت حقوق و دستمزد و سایر سیستم های مدیریت منابع انسانی هماهنگ و یکپارچه نمود . داده ها و اطلاعات مربوط به حضور و غیاب که از طریق ژئوفنسینگ  در سیستم حضور غیاب ابری ثبت و ذخیره شده اند ، به طور مستقیم وارد سیستم های پرداختی شده و بدین ترتیب با حذف ورود دستی داده ها ، خطای انسانی به صفر می رسند .‌ این یکپارچگی اطمینان می دهد که پرسنل در موقع مقرر و بدون تاخیر های ناشی از فرایند های اجرایی ، حقوق خود را دریافت می کنند .

همچنین ، یکپارچگی ژئوفنسینگ  با سیستم های مدیریت منابع انسانی ،  اطلاعات ارزشمندی را در خصوص رفتارها ، روندها و وضعیت حضور و غیاب ، میزان بهره وری و فعالیت پرسنل در اختیار مدیران قرار می دهند و آن ها بر اساس همین اطلاعات می توانند تصمیماتی آگاهانه و حتی پیشگیرانه در خصوص مسائل مربوط به پرسنل ، برنامه ریزی های کاری و تخصیص منابع اتخاذ کنند .

نتیجه گیری

در نتیجه‌گیری، می‌توان گفت که فناوری ژئوفنسینگ به‌عنوان یک ابزار نوآورانه، توانسته است مدیریت حضور و غیاب را متحول کند. این فناوری با حذف مشکلات روش‌های سنتی، دقت، امنیت و بهره‌وری را افزایش داده و هزینه‌ها را کاهش داده است. شرکت کیمیاگران سرزمین رایانه با بهره‌گیری از این فناوری، راهکارهایی هوشمندانه و کارآمد برای سازمان‌ها ارائه می‌دهد که به مدیران امکان می‌دهد نیروی کار خود را به بهترین شکل مدیریت کرده و از مزایای فناوری‌های نوین بهره‌مند شوند.