سیستم ERP چیست؟ همه چیز در مورد برنامه ریزی منابع سازمانی

هر شرکت و سازمانی برای رشد و پیشرفت کردن لازم است که اقدامات لازم برای تحلیل و ارزیابی آن به صورت دوره ای و مرتب انجام شود. در واقع بدیهی است که بررسی و آنالیز کردن عملیات ها و فرایندهای مختلف به صورت دستی و سنتی کار آسانی نیست. این موضوع با بزرگ تر شدن شرکت ها و سازمان های مختلف و به ویژه با افزایش تعداد کارمندان و پرسنل پیچیده و سخت تر نیز شده است. به همین دلیل لازم است که از سیستم ERP برای مدیریت و یکپارچه شدن فرایندهای سازمان های مختلف استفاده شود. برای تعریف دقیق تر و درک بهتر ERP که مخفف عبارت Enterprise resource planning است می توان گفت که ERP یک سیستم برنامه ریزی منابع سازمان است. این سیستم شامل نیروی انسانی، مواد اولیه، سرمایه، دارایی و هر چیزی است که سازمان از آن استفاده می کند یا آن را در اختیار دارد.

نرم افزارهای erp یا سیستم ERP بر اساس پایگاه داده اشتراکی کار می کند. بنابراین با استفاده از این پایگاه داده اشتراکی می توان مجموعه ای از اطلاعات را برای هر کسب و کاری به منظور مدیریت کردن فرایندهای اساسی از جمله حسابداری، مدیریت مالی، مدیریت موجودی کالا، تولید، سفارشات، منابع انسانی و … از آن می توان استفاده نمود. کاربرد سیستم ERP دارای ویژگی های منحصر به فردی است که مزایای ویژه ای برای سازمان ها به همراه دارد. به همین منظور در ادامه این مطلب به بررسی همه چیز در مورد erp از جمله تعریف سیستم ERP، مزایا، و قیمت سیستم ERP می پردازیم. 

تعریف سیستم های ERP؛  تعریف erp

همان طور که در پاراگراف بالا هم به صورت مختصر ذکر شد، سیستم ERP مخفف عبارت Enterprise resource planning و به معنای سیستم برنامه ریزی است. این نرم افزار یا سیستم برنامه ریزی به سازمان ها کمک می کند که فرایندهای کاری مختلف خود را با استفاده از یک یا چند نرم افزار کاربردی مختلف به بهترین نحو مدیریت نمایند. همان طور که می دانید در برخی از سازمان ها لازم است که اطلاعات بین بخش های مختلف یک سازمان به اشتراک گذاشته شود. بنابراین با استفاده از سیستم یکپارچه سازی ERP می توان این فرایند را به بهترین نحو مدیریت کرد. در واقع می توان گفت که هدف استفاده از ERP توجه کردن به اهداف بلند مدت و کوتاه مدت در سازمان های بزرگ با فعالیت های گسترده و زیاد و پیچیده است.

همان طور که می دانید عملا بررسی کردن و ایجاد یکپارچگی بین پایگاه های داده بخش های مختلف سازمان به راحتی امکان پذیر نیست. با مدیریت کردن اهداف بلند مدت و کوتاه مدت سازمان می توان به آن سازمان در بخش های مختلف قدرت بخشید تا بتوانند به صورت یکپارچه از اطلاعات پایگاه داده در بخش های مختلف سازمان استفاده کنند. در واقع هدف از سیستم ERP در سازمان ثبت و نگه داری کردن جریان اطلاعات و فرایندهای آن سازمان به صورت یکپارچه و منظم است.

علاوه بر این، با استفاده از این اطلاعات یکپارچه که توسط سیستم یکپارچه سازی ERP ارائه می شود، می توان گزارش هایی گزارش هایی از وضعیت کسب و کار تهیه و تنظیم کرد. استفاده و تهیه کردن این اطلاعات و گزارش ها تاثیر زیادی در بهبود فعالیت های اقتصادی آن سازمان در فضای رقابتی امروزه بین کسب و کارهای مختلف دارد. بنابراین در تعریف دقیق تر می توان گفت که مهم ترین دلیل استفاده از سیستم ERP ایجاد کردن یک جریان اطلاعاتی واحد و مشترک بین بخش های مختلف از جمله بین فرایندهای مختلف در واحدهای فروش، واحد برنامه ‌ریزی و عملیات، حسابداری و مالی، مدیریت موجودی مواد اولیه و محصولات نهایی، مدیریت ارتباط با مشتری و تامین ‎کنندگان، مدیریت منابع انسانی و سایر واحدهای مهم دیگر است. 

بیشتر بخوانید: 10 نرم افزار برتر مدیریت منابع انسانی (HR)

ویژگی های سیستم ERP چیست؟

با توجه به تعاریف ذکر شده در مورد سیستم ERP می توان گفت که این سیستم از طریق یکپارچه کردن اطلاعات پایگاه داده در بخش های مختلف سازمان، مزایای مختلفی برای سازمان ها به همراه دارد. علاوه بر این، از جمله بهترین و مهم ترین ویژگی های سیستم ERP می توان موارد زیر را نام برد:

• یکی از بهترین اصول کاری سیستم یکپارچه سازی ERP این است که از طریق برنامه ‌ریزی کردن و ایجاد هماهنگی بهتر منابع کسب و کار، باعث به دست آوردن حداکثر سود برای سازمان ها می شود. چون این سیستم باعث کاهش خطا در کل سیستم کاری سازمان می شود. 
• سامانه ERP از طریق یکپارچه کردن داده ها در بخش های مختلف، اطلاعات واقعی و مورد نیاز برای سازمان را طی تدارکاتی آماده و منظم می کند. 
• سامانه ERP از طریق مدیریت کردن بهتر منابع سازمانی مطابق با نیازمندی های آن، باعث بهبود عملکرد و افزایش کارایی در کل کسب و کار می شود. 
• این سیستم از طریق کنترل کردن مؤثرتر و تبادل روان ‌تر داده ‌ها در سطح سازمان، باعث بازگشت سرمایه در بخش مالی سازمان خواهد شد. 

چرا برنامه ریزی منابع سازمانی مهم است؟

یکی از مشکلات رایج و متداولی که ممکن است به دلیل عدم برنامه ریزی صحیح در سازمان ها رخ دهد، افزایش هزینه ها، عدم پیشرفت و ناکام ماندن کلیه اقداماتی که سازمان به منظور بهبود وضعیت خود به دنبال آن بوده است. همان طور که در پاراگراف های بالاتر هم به صورت مختصر ذکر شد، سیستم ERP به سازمان های بزرگ که فرایندهای پیچیده و زیادی دارند، کمک می کند که جریان اطلاعاتی بین بخش های مختلف یکپارچه و منظم شود. بنابراین با استفاده از این اطلاعات یکپارچه در بخش ها و واحدهای مختلف سازمان، علاوه بر این که می توان فرایندهای موجود را به صورت همه جانبه بررسی و تنظیم کرد؛ با استفاده از سیستم یکپارچه سازی ERP می توان به تعهدات و اهداف سازمان در سریع ترین زمان ممکن دست پیدا کرد.

به طور کلی می توان گفت که از طریق برنامه ریزی کردن برای منابع سازمانی می توانید شاهد تغییرات عمده و مهمی در بخش های مختلف سازمان باشید. علاوه بر این، از جمله بهترین مزایای برنامه ریزی منابع سازمانی، کاهش هزینه ها در کل سازمان، بهبود کیفیت محصولات تولیدی، بهبود فرایند تحویل به موقع محصولات خریداری شده به مشتریان، بهبود فرایند ارائه خدمات به مشتریان، افزایش فروش، بهبود و افزایش کسب سود، و گسترش بازار و … را می توان نام برد. 

مهترین مزایای نرم افزار ای آر پی (نرم افزار ERP) برای سازمان ها

همان طور که در تعریف سیستم ERP نیز ذکر شد، سیستم ERP نرم افزاری است که داده های موجود در یک سازمان بزرگ که فرایندهای پیچیده و زیادی دارد را یکپارچه می کند. سپس تمام اطلاعات مورد نیاز کاربران (پرسنل و کارمندان) در بخش های مختلف را بدون محدودیت مکانی و زمانی برای پیشبرد اهداف کل سازمان در اختیار آن ها قرار می دهد. در واقع می توان گفت یکی از بهترین مزایای erp این است که تمام افراد و پرسنل فعال در یک سازمان با وجود فواصل زمانی و مکانی از یک دیگر می توانند به صورت یکپارچه، واحد و هماهنگ با یک دیگر برای دستیابی به اهداف سازمان تلاش کنند.

به طور کلی می توان گفت تاثیر استفاده از نرم افزار ERP به گونه ای است که باعث بهبود عملکرد تجاری آن کسب و کار و ایجاد یک مزیت رقابتی برای آن در مقایسه با سایر رقبای دیگر می شود. چون erp system دارای چند نرم افزار تجاری است که شرایطی را فراهم می کند تا جریان اطلاعات در بخش‌های مالی و حسابداری، نیروی انسانی، زنجیره تامین و مشتریان به بهترین نحو به صورت یکپارچه و واحد جریان داشته باشد. علاوه بر این، از جمله بهترین مزایای نرم افزار ERP برای سازمان های بزرگ و با فرایندهای پیچیده می توان موارد زیر را نیز نام برد:

1. ایجاد یک کاتالیزور برای نو آوری در کسب‎ ‌و ‌کار
2. کاهش هزینه ها در همه بخش های کسب و کار 
3. افزایش و بهبود بازدهی در کل کسب و کار
4. بهبود وضعیت مدیریت زنجیره تامین 
5. کاهش بروز ریسک های احتمالی
6. بهبود فرایند مدیریت کسب و کار از طریق مدیریت کردن فرایندهای پیچیده در آن تجارت 
7. ایجاد یکپارچگی بین اطلاعات و داده ها و قابلیت به اشتراک گذاری آسان و سریع داده ها بین بخش های مختلف
8. رعایت استاندارد سازی های مورد نیاز در کل بخش های سازمان 
9. افزایش و بهبود کارایی کسب و کار
10. صرفه جویی در هزینه ها از طریق ساده کردن فرایندها در بخش های مجزا و مختلف
11. افزایش امنیت داده ‌ها با اصلاح پایگاه داده در واحدهای مختلف سازمان 
12. بهبود و افزایش رضایت کارمندان و پرسنل از طریق امکان کنترل حقوق کارمندان 
13. قابلیت محاسبه و نظارت آنی و سریع بر سود آوری کسب‌ و کار و بهای تمام شده کالاهای فروش رفته
14. بهبود فرایند گزارش گیری به دلیل دسترسی داشتن سریع و راحت به اطلاعات پایگاه داده 
15. ایجاد افق گسترده و وسیع در کسب و کار برای برآورده کردن نیازهای مشتریان 

علاوه بر این توجه به موارد زیر نیز از جمله مهم ترین مزایای سیستم یکپارچه ERP محسوب می شود:

کاهش هزینه های غیرمستقیم و مستقیم در سازمان

یکی از بهترین مزایای استفاده از سامانه ERP این است که به دلیل این که امکان اتوماتیک و بهینه کردن بسیاری از فرایندها را فراهم می کند، تاثیر زیادی در کاهش هزینه های مستقیم و غیر مستقیم در سازمان های مختلف دارد. در واقع عملکرد سیستم ای آر پی به صورتی است که انجام بسیاری از فرایندهای پیچیده و سخت را به راحتی فراهم می کند. علاوه بر این، این سیستم کمک می کند فرایندها و اقداماتی که باعث ارزش افزوده برای سازمان نمی شود، به طور کلی از فرایند کاری حذف شود. علاوه بر این، یکی از بهترین مزایای این سیستم این است که با پشتیبانی کردن از فرایندهای تکرار پذیر و استاندارد باعث بهبود کیفیت و کاهش اتلاف زمان برای پرسنل و نیروهای انسانی می شود. 

حذف نرم افزارهای اضافه (و گاها بی مصرف)

یکی از مهم ترین مشکلاتی که برخی از سازمان ها به دلیل عدم نا آشنایی با سیستم اداری و همچنین به دلیل عدم مدیریت صحیح با آن روبرو هستند، این است که به جای استفاده از یک نرم افزار یا سیستم واحد از چند نرم افزار مختلف است. برای می توان گفت یکی از بهترین مزایای استفاده از سیستم یکپارچه سازی erp این است که با استفاده از این نرم افزار واحد، تعداد ارتباطاتی که باید با شرکت‌ های سرویس ‌دهنده داشته باشد، کاهش پیدا می کند. در نهایت نیز این کار باعث کاهش هزینه ها و کاهش مدت زمان لازم برای پرسنل خواهد شد. 

ایجاد فرصت های جدید برای افزایش درآمد

از جمله مهم ترین مزایای استفاده از سامانه erp می توان به ایجاد فرصت های جدیدی که باعث افزایش درآمد می شود، را نام برد. در واقع این سیستم زمینه ای را فراهم می کند تا با اطمینان کامل بتوانید به تقاضا و سوالات مشتریان پاسخ داده و به ایجاد تجربه کاربری بهتر کمک زیادی می کند. علاوه بر این، ایجاد این بستر کمک می کند تا احتمال تعامل مجدد با مشتریان جدید و مشتریان فعلی نیز افزایش یابد. تداوم این فرایند باعث رشد فروش کسب و کار می شود. همچنین تیم پشتیبانی می تواند با سرعت و روند بهتری پاسخگوی درخواست و سوالات مشتریان باشد. این سیستم با اتوماتیک کردن فرایندهای سفارش دادن باعث می شود که مشتریان هر زمان بخواهند یا بتوانند اقدام به خرید کنند. 

بیشتر بخوانید: شاخص رضایت مشتری یا CSAT چیست + شاخص های رضایت مشتری

افزایش اثر بخشی کسب و کار

سیستم ERP با فراهم کردن بستری هوشمند و یکپارچه کمک می کند که همکاری در بخش های مختلف با سرعت و روند بهتری انجام شود. به همین دلیل می توان گفت سامانه ای آر پی باعث افزایش اثر بخشی کسب و کار و بهبود عملکرد کارکنان در بخش های مختلف سازمان می شود. چرا که این سیستم کمک می کند که مدیران بتوانند فرصت های ناب و مهم را شناسایی کرده و در بهترین زمان استراتژی های مناسب و کاربردی را تنظیم و پیاده کنند. بنابراین تداوم این فرایند تاثیر زیادی در تحول و رشد سیستم کاری مورد نظر دارد. 

بیشتر بخوانید: سیستم BPMS چیست؟ مدیریت فرآیند کسب و کارها چگونه ممکن میشود؟

معایب استفاده از سیستم ERP چیست؟

استفاده از سیستم ERP برای برخی از سازمان ها و کسب و کارها یک ضروریت محسوب می شود. چون این نرم افزار قادر است که حجم زیادی از داده های شرکت را ثبت کرده و طبقه بندی کند. علاوه بر این، با گزارش های مختلفی که آماده و ارائه می کند، تاثیر زیادی در ساده تر شدن فرایندهای مختلف دارد. اما در صورتی که یک سازمان به ضرورت های استفاده از سامانه ERP پی نبرده و همچنین اقدامات لازم برای ایجاد بستری مناسب را برای اجرای آن فراهم نکند، باعث بروز مشکلات مختلف دیگری نیز می شود. بنابراین می توان گفت که استفاده از سیستم ERP معایب مختلفی نیز دارد که به شرح زیر است:

1. پیاده سازی کردن ERP دشواری ها و مراحل خاص خود را دارد.
2. ایجاد تغییرات لازم در مدیریت سازمان جهت پیاده سازی هر چه بهتر این نرم افزار ضروری و لازم است. 
3. اجرا و پیاده سازی نرم افزار ERP در آینده هزینه های زیادی به همراه خواهد داشت. 

چند مثال از پیاده سازی سیستم erp در سازمان ها

 

آیا سازمان شما به سیستم erp احتیاج دارد؟

یکی از مهم ترین سوالاتی که برای سازمان ها و شرکت های بزرگ و کوچک مطرح می شود، این است که می پرسند آیا سازمان ما نیز به سیستم ERP نیاز دارد یا خیر؟ برای بررسی این مورد و اطمینان حاصل کردن از این نیاز کافی است که نشانه های زیر را بررسی کنید:

برای مدیریت کردن کسب و کارتان از پلتفرم های مختلف می کنید؟

در صورتی که برای فرایندهای مختلف در کسب و کارتان از سیستم ها و پلتفرم های مختلف به صورت جزیره ای استفاده می کنید، پس از مدتی نمی توانید تشخیص دهید که کدام پلتفرم چه فرایندهایی را مدیریت می کند؟ در واقع این کار باعث می شود که اطلاعات جزیره ای و گسترده ای در سازمان روی یک دیگر جمع شود که تشخیص آن ها آسان نیست. علاوه بر این، در صورتی که برای بخش های مختلف سازمان خود از سیستم های مختلف به صورت جزیره ای استفاده می کنید، لازم است زمان و انرژی زیادی را صرف آموزش دادن به پرسنل و کارکنان کنید تا نحوه استفاده از این سیستم ها و نرم افزارها را یاد بگیرند. بنابراین با تهیه کردن یک سیستم یکپارچه به نام ERP می توانید به صورت یکپارچه شرایط استفاده کردن از سیستم ها را به صورت واحد برای پرسنل و کارکنان سازمان خود فراهم کنید. بنابراین مدت زمان و هزینه های کم تری برای یادگیری نحوه استفاده از سیستم ERP نیاز است. همچنین کارکنان زمان و فرصت بهتری برای فرایندهای مختلف خواهند داشت. 

برای تصمیم گیری لازم است که از داده ها استفاده کنید؟

در دسترس بودن داده های اطلاعاتی کمک می کند تا مدیران سازمان ها به داده های مورد نیاز خود در طول دوره ها و بازه های زمانی مختلف برای تصمیم گیری کردن از آن استفاده کنند. بنابراین با تهیه کردن و استفاده از سامانه ERP می توان سایر فرایندهای داده محور را جمع آوری و از آن ها استفاده کرد. این کار تاثیر زیادی در بهبود فرایند گزارش گیری و تحلیل داده ها دارد. بنابراین مدیران سازمان ها برای بهبود فرایند تصمیم گیری از داده هایی که سیستم ای آر پی ارائه می کند، استفاده کنند. 

بیشتر بخوانید: ۸ ویژگی مدیرانی که شجاعانه تصمیم گیری می کنند

انباشت داده ها باعث ایجاد معضل برای کسب و کار شده است؟

یکی از مهم ترین مشکلات رایجی که برخی از سازمان ها با آن روبرو هستند، ایجاد سیلوهای داده ای است. بدین صورت که اگر در چنین سازمان های بزرگ و با فرایندهای پیچیده ای از سیستم ERP استفاده نکنند؛ همچنین در صورتی که این وضعیت ادامه داشته باشد، همکاری کردن بین تیم ها و واحدهای مختلف در یک سازمان عملا امکان پذیر نخواهد بود. علاوه بر این، در صورتی که از یک پلتفرم متمرکز در سازمان خود استفاده نکنید، همه داده هایی که جمع آوری می کنید در معرض خطر قرار خواهند گرفت. اما در صورتی که برای هر بار جمع آوری کردن این داده از سیستم یکپارچه ERP استفاده کنید، باعث می شود که پس از چندین بار سرمایه ای بی نظیر و بسیار منحصر به فرد برای سازمان خود داشته باشید. یکی از بهترین مزایای استفاده از سامانه ERP این است که تاثیر بسزایی در افزایش امنیت داده های آن سازمان دارد. 

آیا فرایندهای حسابداری دست و پا گیر و زمان بر است؟

یکی از مهم ترین چالش هایی که برخی از سازمان ها به دلیل یکپارچه نبودن با آن روبرو هستند، این است که فرایندهای حسابداری زمان بر و دشوار خواهد بود. در واقع نکته مهم و مد نظر این است که اگر سازمان ها یا شرکت های کوچک و بزرگ از سیستم های یکپارچه استفاده نکنند، وضعیت حسابداری آن ها عملا پر ریسک خواهد بود. بدین صورت که کوچک ترین خطا باعث بروز مشکلات مختلفی برای آن کسب و کار  خواهد شد. بنابراین می توان گفت در صورتی که در سازمان خود با چنین مشکلاتی از قبیل مشکلات حسابداری روبرو هستید، با تهیه کردن و استفاده از سیستم ERP آن دسته از فرایندهایی که را که می توان خودکار کرد، به بهترین نحو فرایندهای حسابداری را اتوماتیک کنید. همچنین در صورتی که امکان خودکار کردن این فرایندها وجود نداشته باشد، با استفاده از این سیستم می توان فرایندهای حسابداری را به بهترین نحو بهینه کرد. به طور کلی می توان گفت که بهترین مزیت این قابلیت برای کسب و کارها این است که می توان اطمینان حاصل کرد که اطلاعات ثبت شده در دفتر اسناد حسابداری و دفتر کل دقیق و کامل است. 

بیشتر بخوانید: تفکر سیستمی چیست؟ مزایای تفکر سیستمی

تیم فناوری اطلاعات سازمان بیش از حد درگیر شده اند

کار کردن با پلتفرم های مختلفی که باید کارکنان یک سازمان از آن استفاده کنند، برای پرسنل زمان بر و سخت خواهد بود. علاوه بر این، تیم فناوری در سازمان های مختلف باید کلیه نکات و فرایندهای درونی و بیرونی سازمان را به بهترین نحو یاد بگیرند و اجرا کنند. بنابراین در چنین شرایطی لازم است که با استفاده از سیستم ERP در شرایطی آسان و راحت می توان به تعمیر و نگهداری سرور، پشتیبانی فنی و سایر فرآیندها و هزینه‌ های مرتبط با فناوری اطلاعات را بهینه و مدیریت کرد. 

چه سازمان هایی به سیستم های یکپارچه ERP نیاز دارند؟

همواره با رشد و پیشرفت تکنولوژی در سازمان ها و شرکت های مختلف، بسیاری از کسب و کارهای بزرگ و پیچیده برای بهبود فرایندهای خود از سیستم ERP استفاده می کنند. چرا که نرم افزار ERP با قابلیت های منحصر به فردی که برای سازمان ها فراهم می کند، تاثیر به سزا و ویژه ای در یکپارچه ‌سازی کردن اطلاعات و ایجاد بستری برای موثر کردن فرآیندها دارد. بنابراین در صورتی که به هر دلیلی در سازمان های مختلف تغییراتی رخ دهد، قابلیت تطبیق پذیری با فرایندهای جدید و همچنین رقابت پذیری به بهترین نحو فراهم خواهد شد. بنابراین می توان گفت سازمان هایی که دارای شرایط زیر هستند، به سیستم های یکپارچه ERP نیاز دارند:

نیاز به دخالت کم تر در سازمان ها است

یکی از مهم ترین مواردی که باعث می شود سازمان ها به سراغ استفاده از سیستم یکپارچه ERP می روند، این است که دیگر نیازی به دخالت و استفاده از نیروهای انسانی نیست. بنابراین برای این که نیروهای انسانی زمان و انرژی کم تری را صرف انجام امور ضروری کسب و کار خود نمایند، لازم است که از سیستم یکپارچه ای آر پی استفاده شود. برای مثال با استفاده از سیستم های ERP می توان روند پاسخگویی به سوالات و نیازهای مشتریان، رسیدگی به شکایات مشتریان و به طور کلی مدیریت ارتباط با مشتریان را به بهترین نحو مدیریت و اجرا کرد. 

شرکت هایی که نیاز به تحولات گسترده و افزایش سود و درآمد دارند

همان طور که می دانید همه شرکت ها و سازمان های خصوصی و دولتی با هدف کسب درآمد و سود راه اندازی می شوند. بنابراین عدم برنامه ریزی صحیح یا عدم اطلاع از داده ها و اطلاعات موجود در سازمان نه تنها باعث رشد و پیشرفت شرکت نمی شود؛ بلکه در طولانی مدت باعث ایجاد روندی کٌند و پس رفت عملکرد تیم می شود. بنابراین شرکت ها و سازمان هایی که به دنبال تحولاتی گسترده و افزایش درآمد و سود دارند، با استفاده از سیستم یکپارچه ERP می توانند شاهد بهبود عملکرد کارکنان، بهبود روند اتخاذ تصمیمات مهم و ضروری و به ویژه افزایش و کسب سود و درآمد باشند. 

سازمان هایی که میزان کیفیت ارائه خدمات به مشتری آن ها کاهش یافته است

در برخی از سازمان به دلیل عدم نظارت و مدیریت صحیح در بخش های مختلف به ویژه بخش فروش و بخش پشتیبانی و خدمات پس از فروش، ممکن است میزان رضایت خریداران و مشتریان به مرور کاهش یابد. همین موضوع در بلند مدت باعث کاهش تعداد مشتریان یا از دست رفتن همه آن ها و در نهایت کاهش درآمد خواهد شد . بنابراین با استفاده از سیستم ERP می توان از همان ابتدای کار اقدامات لازم را جهت اتوماتیک و خودکار سازی کردن خدمات فروش را اجرا و پیاده سازی کند. 

بیشتر بخوانید: منظور از روش تجزیه و تحلیل swot چیست؟ | آشنایی با ماتریس swot

عوامل تعیین کننده در قیمت نرم افزار erp چیست؟

یکی از مشکلات متداولی که باعث می شود برخی از مدیران از تهیه کردن و استفاده از نرم افزار و سیستم های ERP خودداری کنند، قیمت نرم افزار erp است. چرا که در این مورد نیز چالش ها و سوالات مختلفی مطرح می شود که آیا تعرفه erp چقدر است؟ بدیهی است که هر سازمان و شرکت نیازهای مختلفی داشته و در مسیر کاری خود با چالش های مختلفی روبرو است. بنابراین می توان گفت که عوامل زیر تعیین کننده و تاثیر گذار در قیمت erp هستند:

اندازه شرکت

بدیهی است که شرکت ها و سازمان های بزرگ برای پیاده سازی و استفاده از نرم افزار erp به ماژول ها و امکانات و ویژگی های کامل تر و پیشرفته تری برای بهبود کسب و کار خود نیاز دارند. بنابراین میزان هزینه لازم برای خرید نرم افزار erp برای سازمان های بزرگ بیشتر خواهد بود. 

نوع سازمان یا صنعت 

نوع سازمان یا صنعت نیز در تعیین قیمت نرم افزار erp نیز تاثیر گذار هستند. برای مثال شرکت هایی که در زمینه خرده فروشی و بخش تولید فعالیت می کنند، هزینه اجرایی بالاتری را متحمل خواهند شد. 

فناوری و فرایندهای موجود 

تعیین هزینه نرم افزار تحت افزار با توجه به  میزان کاری که باید انجام شود تا سیستم جدید با فرآیندها و فناوری موجود یکپارچه شود، بستگی دارد. برای مثال در صورتی که نیاز به سفارشی سازی کردن باشد، هزینه نرم افزار erp افزایش می یابد. اما در صورتی که به راحتی سیستم را با فناوری های موجود در کسب و کار بتوانید ادغام کنید، هزینه نرم افزار کاهش می یابد. 

نوع نرم افزار erp

یکی از مهم ترین عوامل دیگر در تعیین نرم افزار erp، تعیین نوع نرم افزار است. برای مثال اگر نرم افزار  مبتنی بر ابر باشد یا قابل نصب در سرور محل شرکت، هزینه آن نیز متفاوت خواهد بود. برای مثال سیستم های مبتنی بر ابر یا نرم افزار ERP تحت وب معمولا نسبت به سیستم های داخلی هزینه کم تری برای خرید و نگهداری در سازمان دارند. 

نیاز یا عدم نیاز به ماژول های اضافه

برخی از سازمان ها با توجه به عملکرد مورد نظر خود نیاز به پیاده سازی و اجرای ماژول های اضافه دارند تا مدیریت زنجیره تامین آن ها بهبود یابد. بنابراین هزینه خرید نرم افزار برای چنین شرکت هایی در مقایسه با شرکت هایی که صرفا به نرم افزار حسابداری نیاز دارند، بیشتر است. 

تعداد کاربران احتمالی

در ابتدای کار باید در نظر داشته و تخمین بزنید که ممکن است چند کاربر به سیستم erp دسترسی داشته باشند. برخی از ارائه کنندگان این نرم افزار، هزینه نرم افزار erp را بر اساس تعداد کاربران تخمین زده و نرم افزار را ارائه می کنند. بدین صورت که هر چه تعداد کاربران افزایش یابد، قیمت نرم افزار نیز افزایش می یابد. علاوه بر این، باید هزینه اضافه کردن کاربران جدید را نیز به سیستم erp در نظر داشته باشید. 

نوع استراتژی پیاده سازی نرم افزار erp

با توجه به میزان مهارت و تخصص کارمندان، ممکن است لازم باشد تا برای هموارسازی فرآیند از استراتژی پیاده سازی مناسب برای پیاده سازی و اجرای نرم افزار erp استفاده کنید. در برخی موارد فروشندگان سیستم erp همراه با این نرم افزار هزینه اموزش و نگهداری را نیز از شما دریافت کنند. اما این نکته را در نظر داشته باشید که اگر برای اولین بار می خواهید از این سیستم برای کسب و کار خود استفاده کنید، لازم است تا از مشاوره های یک متخصص بهره مند شوید.

بیشتر بخوانید: BOM محصول یا درخت محصول چیست و چه کاربردی دارد؟

خرید نرم افزار erp از چه شرکت هایی امکان پذیر است؟

 

اهمیت استفاده از سیستم ERP برای حضور و غیاب

یکی از مهم ترین فرایندهایی که در سازمان ها و ادارات مختلف باید با دقت و عملکرد صحیح و مناسب به آن پرداخت، پرداختن به فرایند برنامه ریزی و زیر نظر گرفتن عملکرد کارکنان و پرسنل در ادارات مختلف است. همان طور که می دانید در سازمان ها و نهادهای بزرگ برنامه ریزی منابع سازمان (erp) زمان و انرژی زیادی صرف می شود. به همین منظور استفاده از سیستم یکپارچه سازی (erp) که دارای ماژول های تخصصی و مناسب حضور و غیاب است، تاثیر زیادی در بهبود فرایند حضور و غیاب و مکانیزه کردن برنامه ریزی های لازم و حذف اشتباهات دارد. یکی از بهترین ویژگی های سامانه ERP این است که با استفاده از آن می توان مشاغل را در واحدهای مختلف طبقه بندی و مشخص نمود و سپس از این طریق اطلاعات کارکنان در این بخش ها را مدیریت و کنترل کرد.

علاوه بر این، در صورتی که در سازمان مورد نظر نیاز به گروه بندی و تعریف شیفت وجود داشته باشد، با استفاده از این سامانه می توان به بهترین نحو فرایند برنامه ریزی و به ویژه حضور و غیاب را مدیریت و کنترل کرد. بنابراین می توان گفت که بهترین مزیت استفاده از سیستم ERP جهت حضور و غیاب در سازمان ها و نهادهای بزرگ این است که باعث کاهش و جلوگیری از دوباره کاری ها، کاهش هزینه ها، افزایش دقت و سرعت در پردازش اطلاعات حضور و غیاب، و … با استفاده از بهترین نرم افزار حضور و غیاب آنلاین می شود.

جمع بندی

همه شرکت ها و کسب و کارهایی که در حوزه های مختلف راه اندازی می شوند، بدیهی است که به دنبال کسب درآمد و سودهای بیشتر با گذشت زمان دارند. در این میان برخی از سازمان به منظور پیشبرد اهداف خود و بهبود عملکرد کارکنان لازم است که اقدامات مهم و کاربردی در این زمینه انجام دهند که یکی از بهترین روش ها تهیه کردم سیستم ERP است. در این مقاله به بررسی کامل و جامع سیستم ERP مزایا و معایب آن، و نیاز سازمان های مختلف برای تهیه این نرم افزار و همچنین قیمت نرم افزار ERP پرداختیم. با مطالعه این مطلب می توانید اطلاعات جامع در این زمینه پیدا کرده و به بهترین نحو با شناخت کامل اقدام به خرید نمایید.