خداحافظی با ساعت زنی : تحول آفرینی هوش مصنوعی در پیگیری حضور و غیاب

مقدمه

بیش از یک قرن است که صدای آشنای پانچ زنی حضور و غیاب ، از شروع یک روز کاری دیگر حکایت دارد . ساعت زنی حضور و غیاب ، به یک رسم و عادت متداول در سازمان ها و شرکت ها تبدیل شده ؛ نوعی ثبت مرحله مکانیکی و تمیز دهنده بین اوقات شخصی و اوقات کاری .

از کارت پانچ گرفته تا کارت خوان و اسکنر های بیومتریکی اثر انگشت ، صاحبان کسب و کار ، شیوه های متعددی را جهت مدیریت زمان و حضور و غیاب نیروی کار خود امتحان کرده اند . اما امروزه ، که هوش مصنوعی جای خود را به خوبی در زندگی روزمره ما باز کرده ، مفهوم ساعت زنی فیزیکی ، دیگر معنای سابق خود را از دست داده است .

ظهور هوش مصنوعی نه تنها جانی دوباره به صنایع داده ( از خدمات مشتری گرفته تا زنجیره های تامین ) ، بلکه اساسی ترین فعالیت های ما را نیز همچون پیگیری کار و مدیریت نیروی انسانی ، دچار تحولاتی نموده است . سیستم های حضور و غیاب که زمانی ابزار هایی محسوب می شدند که در انتهای دفتر کار نصب می شدند ، امروزه در تلفیق با هوش مصنوعی ، معنای جدیدی از حضور ، بهره وری و عملکرد در محیط  کار را ارائه داده اند .

گارد سابق : خداحافظی با سیستم های قدیمی پیگیری و ثبت زمان

سیستم های حضور و غیاب قدیمی ، صرفا به تعاملات و صداقت کاربران متکی بودند . پرسنل ، ورود و خروج و ساعات کاری خود را به طور دستی ثبت کرده یا اثر انگشت خود را اسکن می کنند . اما این سیستم ها معایب متعددی نیز دارند ؛ از جمله دزدی از زمان ، ساعت زنی حضور و غیاب به جای یکدیگر ، فراموش کردن ثبت ورود و خروج ، خرابی های سخت افزاری و عدم ارائه بینش ها و گزارشات لحظه ای .

برای دپارتمان های منابع انسانی ، اصلاح خطا های مربوط به  ساعات کاری و مرخصی ها می تواند به لحاظ لجستیکی دشوار باشد ؛  به ویژه در سازمان های بزرگ یا محیط های دور کار .

افزون بر این ها سیستم حضور غیاب آنلاین اغلب حضور و غیاب افراد را می سنجند ، و نه میزان بهره وری آن ها را . صرف ثبت شدن زمان ورود به محل کار، تضمین کننده انجام کار حقیقی نیست . از این رو، در جایی که نتایج و خروجی ها ، بیش از زمان صرف شده در پشت میز اهمیت دارد ، مدل های قدیمی مدیریت حضور و غیاب نیروی انسانی کارآمد نمی باشند .

نقش آفرینی هوش مصنوعی ؛ فرا تر از ساعت زنی

 پیگیری و مدیریت حضور و غیاب نیروی کار بر معنای هوش مصنوعی ، چیزی فرا تر از ساعت زنی فیزیکی می باشد . این سیستم های هوشمند از یادگیری ماشینی ، تحلیل های رفتاری ، پردازش زبان طبیعی و‌مدل سازی پیش بینی کننده ، جهت ارائه دیدگاهی جامع ، دقیق و هوشمندانه  از وضعیت حضور و غیاب و میزان مشارکت پرسنل استفاده می کنند .

هوش مصنوعی به طرق زیر ، قاعده بازی را تغییر داده است :

تشخیص چهره با نقشه برداری حسی

ابزار های تشخیص چهره برپایه هوش مصنوعی ، قادر به احراز هویت کارکنان در کسری از ثانیه و بدون نیاز به قرار دادن کارت شناسایی بر روی ریدر و اسکن اثر انگشت می باشند . عملکرد این سیستم ها از طریق دوربین گوشی های هوشمند ، وب کم و سنسور های نصب شده در نقاط مختلف محل کار می باشد .

اما این سیستم ها از این نیز فرا تر رفته اند : نقشه برداری پیشرفته حسی ، قادر به تشخیص علائم فرسودگی ، اضطراب و عدم مشارکت کارکنان می باشد . این قابلیت ، این سیستم ها را به ابزار های تشخیصی قدرتمند برای نظارت بر سلامت و رفاه کارکنان تبدیل کرده است .

موقعیت یابی و حصار بندی جغرافیایی هوشمند

سیستم های هوش مصنوعی  و اپ موبایل حضور غیاب مجهز به جی پی اس و ابزار های ژئوفنسینگ ، حضور آن دسته از پرسنل دور کار یا در ماموریت را به هنگام ورود آنها به محوطه کار از قبل تعیین شده ، به طور اتوماتیک ثبت می کنند. در این حالت ، هیچ نیازی به ثبت دستی ورود و خروج نمی باشد . این سیستم ها به طور خاص ، مناسب بخش های بهداشت و درمان ، ساخت و ساز و محوطه های لجیستیکی می باشد که در آن ها محیط کار پیوسته تغییر می یابد .

بیومتریک رفتاری

به جای اتکای صفر به داده های ثابت ، مانند اثر انگشت و اسکن عنبیه ، در بیومتریک رفتاری ، نحوه تعامل پرسنل با سیستم ها تجزیه تحلیل می شود ؛ مولفه هایی نظیر ریتم تایپ کردن ، الگو های حرکت موس و لمس صفحه مانیتور . بدین شکل ، با کاهش اختلال در کار ، احراز هویت کارکنان به طور ایمن و پیوسته صورت می گیرد .

 تحلیل حضور و غیاب پیش بینی کننده

هوش مصنوعی قادر به تحلیل داده های تاریخی ، جهت برآورد الگو های غیبت تاخیر در ورود ، فرسودگی و خستگی بالقوه کارکنان می باشد . مدیران نیز می توانند از طریق این سیستم ها ، هشدار هایی پیشگیرانه دریافت کرده و از این رو ، پیش از آن که معضلی کوچک ، به مشکلی بغرنج برای منابع انسانی تبدیل شود ، اقدامات مقتضی را انجام دهند .

یکپارچگی با ابزار های جریان کار

سیستم های کنترل تردد مبتنی بر هوش مصنوعی مدرن ، به طور مستقیم با ابزار های محیط کار ، مانند اسلک ، مایکروسافت تیمز و پلتفرم های مدیریت پروژه یکپارچه و هماهنگ می شوند . چنانچه پرسنل در یکی از این پلتفرم ها فعالیت کند ، یا به پیام های ارسال شده توسط این ابزار ها پاسخ دهد ، سیستم هوش مصنوعی ، فعالیت و مشارکت پرسنل را ثبت می کند و دیگر نیازی به روز رسانی های وضعیت به صورت دستی نمی باشد .

 از حضور تا عملکرد : تغییر الگو

بزرگ ترین تغییری که هوش مصنوعی در عرصه ی پیگیری و مدیریت حضور و غیاب نیروی کار ایجاد نموده است ، حرکت از پیگیری مکان کارکنان ، به سمت نحوه عملکرد آن ها می باشد . ممکن است در یک محیط دور کاری یا ترکیبی ، پرسنل اوقات کاری خود را از ساعت نه صبح تا پنج بعد از ظهر در نرم افزار حضور و غیاب ثبت کنند ؛ حال آن که نیمی از این زمان را عملا به کاری مشغول نبوده و فعالیتی نداشته باشند .

سیستم هوش مصنوعی ، از طریق تجزیه و تحلیل خروجی ها ، میزان پاسخگویی ، همکاری ها و الگو های فعالیت ، میزان بهره وری و باز دهی کارکنان را مورد سنجش قرار می دهد و تصویری حقیقی از مشارکت های کاری نشان می دهد .

به عنوان مثال ، داشبورد هوش مصنوعی می تواند نشان دهد که پرسنل ، نود و پنج درصد فعالیت هایی را که به وی محول شده است را با موفقیت به انجام رسانده ، در جلسات کاری تیم ها شرکت کرده و در اسرع وقت به پیام های ارسال شده پاسخ داده است ؛  حتی اگر این کار ها در ساعات کاری مشخص نبوده باشد . این رویکرد داده محور، مناسب کار های انعطاف پذیر بوده و در عین حال ، پرسنل را نیز پاسخگو نگه می دارد .

نتیجه‌گیری 

با نگاهی به مسیر تحول سیستم‌های حضور و غیاب، به‌وضوح درمی‌یابیم که زمان آن رسیده است که سازمان‌ها از فناوری‌های سنتی فاصله بگیرند و قدم در مسیر هوشمند‌سازی واقعی بردارند. استفاده از هوش مصنوعی در مدیریت حضور و غیاب نه تنها دقت و امنیت فرآیندها را ارتقاء می‌دهد، بلکه امکان تحلیل رفتاری، پیش‌بینی الگوهای کاری، و ارزیابی واقعی بهره‌وری را نیز فراهم می‌آورد.

در دنیای امروز که چابکی، سلامت روانی کارکنان و عملکرد تیم‌ها بیش از هر زمان دیگری اهمیت دارد، استفاده از سامانه‌های هوشمند حضور و غیاب، یک انتخاب نیست؛ یک ضرورت است.

اگر شما نیز به‌دنبال راهکاری یکپارچه، نوآور و متناسب با نیازهای سازمان‌تان هستید، اکنون بهترین زمان برای همکاری با شرکت کیمیاگران سرزمین رایانه است.

کسرا، با تکیه بر دانش تخصصی در حوزه نرم‌افزارهای حضور و غیاب، راهکارهایی ارائه می‌دهد که نه تنها با فناوری روز همراه‌اند، بلکه متناسب با واقعیت‌های محیط‌های کاری ایرانی طراحی شده‌اند.

همین حالا با ما تماس بگیرید یا از وب‌سایت شرکت بازدید کنید تا مشاوره تخصصی و دموی رایگان راهکارها را دریافت کنید.
مسیر تحول دیجیتال شما، از همین‌جا آغاز می‌شود.