تقلب در حضور و غیاب کارکنان : چگونه آن را تشخیص دهیم و جلوگیری کنیم ؟
در این مقاله، به بررسی پدیده‌ی تقلب در حضور و غیاب کارکنان پرداخته شده است؛ مشکلی رایج و پرهزینه که می‌تواند بهره‌وری سازمان، دقت محاسبه حقوق و دستمزد، و اعتماد میان کارکنان و مدیریت را به‌شدت تحت تأثیر قرار دهد. اشکال مختلف این تقلب مانند «بادی پانچینگ»، دستکاری تایم‌شیت، کارکنان روح و استراحت‌های طولانی، مورد تحلیل قرار گرفته‌اند. در ادامه، راهکارهایی برای شناسایی و پیشگیری از این تخلفات، شامل تحلیل الگوهای رفتاری، استفاده از سیستم‌های بیومتریک، حضور و غیاب مبتنی بر GPS و راهکارهای ابری ارائه شده است.
مقدمه
در عصر حاضر که تکنولوژی امکان مدیریت هر چه موثر تر نیروی کار را میسر نموده است ، تقلب در حضور و غیاب کارکنان همچنان معضلی رایج و پر هزینه برای سازمان ها محسوب می شود . از ساعت زنی حضور و غیاب دوستانه گرفته تا دستکاری در برگه های سوابق ورود و خروج ، پرسنل از نقاط ضعف سیستم های حضور و غیاب _ چه به صورت عمدی و چه ناخواسته _ سو استفاده کرده و مشکلاتی از قبیل افت بهره وری ، اختلال در متریک های عملکرد و معضلات حقوقی پدید می آید .
در این مجال ، می خواهیم شما را با اشکال مختلف تقلب در حضور و غیاب کارکنان ، دلایل آن ، شیوه های تشخیص و جلوگیری از تقلب آشنا کنیم . لطفا تا انتها همراه ما باشید .
تقلب در حضور و غیاب چگونه است ؟
تقلب در حضور و غیاب زمانی اتفاق می افتد که پرسنل ، سوابق حضور و غیاب خود را به طمع دریافت حقوق به ازای ساعاتی که کار نکرده اند ، دستکاری می کنند . این عامل ، اعتماد میان پرسنل و مدیریت را خدشه دار می کند و تاثیری منفی بر ارزیابی عملکرد ، مهلت انجام و تحویل پروژه ها و دقت محاسبه حقوق و دستمزد بر جای می گذارد . در صنایعی مانند تولید ، بهداشت و درمان و فروش ، که پیگیری دقیق حضور و غیاب نیروی کار جزو اولویت های مهم است ، پیامد های تقلب در حضور و غیاب می تواند جدی باشد .
اشکال رایج تقلب در امر حضور و غیاب
اطلاع یافتن از نحوه بروز تقلب در حضور و غیاب ، اولین گام در پیشگیری از آن می باشد . رایج ترین اشکال این تقلب عبارتند از :
بادی پانچینگ : در این شکل از تقلب ، که به عنوان ساعت زنی حضور و غیاب دوستانه نیز شناخته می شود ، پرسنل حاضر در محل کار ، به جای همکار غایب یا در راه خود ساعت زنی را انجام می دهد . این نوع تقلب یکی از متداول ترین اشکال دزدی از زمان محسوب می شود ؛ به ویژه در سازمان هایی که همچنان از کارت یا سیستم حضور غیاب ساده مبتنی بر شماره پرسنلی استفاده می کنند .
دستکاری در تایم شیت : پرسنل ممکن است زمان های ورود و خروج خود را برای طولانی تر نشان دادن ساعات کاری خود ، به طور دستی تغییر دهند . به عنوان مثال ، زمان ورود خود را زود تر و زمان خروج خود را دیر تر از زمان واقعی ثبت کنند .
کارکنان روح : در برخی موارد نیز ، نام افرادی ناشناس به عنوان کارمند در فهرست پرداختی ها قرار می گیرد . ناظران یا پرسنل منابع انسانی ممکن است سوابق پرسنلی را که وجود خارجی ندارند ، جعل کرده و حقوق و مزایا را به نام آن ها به حساب خود واریز کنند .
استراحت های طولانی مدت : ممکن است پرسنل بیش از زمان مجاز از کار فاصله گرفته و مشغول استراحت شوند ، اما این مدت زمان را از سوابق خود حذف کرده یا کمتر از مدت حقیقی گزارش دهند .
پیامد های منفی تقلب در حضور و غیاب
طبق بررسی های انجام شده توسط انجمن حقوق آمریکا ، تقریبا هفتاد و پنج درصد مشاغل در ایالات متحده تحت تاثیر دزدی از زمان هستند که تنها بادی پانچینگ 2.2 % زیان های ناخالص حقوق و دستمزد را به صورت سالیانه در بر می گیرد .
تقلب در حضور و غیاب علاوه بر تحمیل ضرر های مالی ، پیامد های منفی زیر را به دنبال دارد :
- کاهش اعتماد بین اعضای گروه
- تاخیر در انجام و تحویل پروژه های کاری
- کاهش بهره وری سازمانی
- تشکیل پرونده های قضایی در صورت نقض قانون کار
چگونه تقلب در حضور و غیاب را تشخیص دهیم؟
سازمان ها می بایست برای مقابله با تقلب در حضور و غیاب ، رویکردی پیشگیرانه و داده محور اتخاذ کنند . در ادامه ، با چند شیوه اصلی تشخیص تقلب در حضور و غیاب آشنا می شویم .
تحلیل الگو
به دنبال الگو هایی باشید که موارد غیر عادی را نشان می دهند ؛ مواردی از قبیل :
- ساعت زنی ورود و خروج درست پیش از زمان تعیین شده
- پرسنلی که همواره به موقع و بدون لحظه ای تاخیر می رسند ( هشداری برای بادی پانچینگ )
- پرسنلی که پیوسته همان تعداد ساعات کاری را ثبت می کنند
برای شناسایی این روندها در طول زمان ، از تحلیل های منابع انسانی و ابزار های هوشمند کسب و کار استفاده کنید .
بررسی و ممیزی
بدون اطلاع قبلی ، تایم شیت ها را مورد بررسی و ممیزی قرار دهید و وضعیت ساعت زنی پرسنل را از نزدیک رصد کنید. در صورتی که پرسنل بدانند ممیزی ممکن است هر زمان صورت بگیرد ، برای انجام تقلب ، ریسک کمتری می کنند .
داده های سیستم های بیومتریک را جهت تحلیل تکرار و مدت زمان استراحت بررسی کنید
استراحت های طولانی مدت و غیر عادی می تواند نشان دهنده دزدی از زمان باشد .
نظارت از طریق دوربین
در محیط هایی که به لحاظ قانونی و اخلاقی منعی ندارد ، می توانید از تصاویر و فیلم های دوربین های مداربسته برای اطمینان از حضور کارکنان در محیط کار در بازه ثبت ورود و خروج در سیستم استفاده کنید .
معرفی ابزار ها و فناوری های لازم جهت تشخیص تقلب در حضور و غیاب
سیستم های حضور و غیاب بیومتریک
اثر انگشت ، تشخیص چهره و اسکن عنبیه چشم ، انجام ساعت زنی حضور و غیاب دوستانه را عملا ناممکن می سازد . سیستم های بیومتریک مدرن ، دقیق ، سریع و مقیاس پذیر می باشند .
جی پی اس و ژئوفنسینگ
سیستم های حضور و غیاب و اپ حضور و غیاب بر پایه جی پی اس ، ابزاری مناسب جهت مدیریت حضور و غیاب منابع انسانی دور کار یا در ماموریت می باشند . از طریق این سیستم ها می توان اطمینان یافت که کارکنان طی ساعات ثبت شده در سیستم ، در محل مورد نظر حضور دارند .
سیستم حضور و غیاب ابری
این سیستم ها ، فعالیت ها و داده های زمانی کارکنان را به طور لحظه ای ثبت کرده و به مدیران امکان بازبینی و صحت سنجی داده های حضور و غیاب را فوری و از هر کجا می دهند .
اقداماتی جهت پیشگیری از تقلب در حضور و غیاب
با آن که تشخیص ضروری است ، اما پیشگیری هدف اصلی ماست . در ادامه ، با راهکار هایی موثر جهت عدم تقلب در حضور و غیاب آشنا می شویم :
سیاست هایی روشن در قبال حضور و غیاب تعیین کنید
دستورالعمل هایی صریح و مشخص در رابطه با حضور و غیاب ، زمان های استراحت ، اضافه کاری و پیامد های نقض مقررات وضع شده در نظر بگیرید . اطمینان یابید که تمامی پرسنل به خوبی از این سیاست ها مطلع باشند .
از سامانه های حضور و غیاب اتوماتیک استفاده کنید
از روش های پیگیری دستی و قدیمی فاصله بگیرید . اتوماسیون ، خطا های انسانی و دستکاری را تا حد چشمگیری کاهش می دهد . سیستم های کنترل تردد بیومتریک ، مبتنی بر جی پی اس و سیستم حضور و غیاب کلود را انتخاب کنید .
آموزش مدیران و پرسنل منابع انسانی
در خصوص شناسایی و مدیریت تقلب در حضور و غیاب ، آموزش های لازم را ارائه دهید . مدیران بایستی به طور روزانه گزارشات را بررسی کرده و بتوانند آن ها را تفسیر کنند .
نتیجه‌گیری
همان‌گونه که دیدیم، تقلب در حضور و غیاب پدیده‌ای پیچیده و چندوجهی است که در صورت عدم شناسایی و پیشگیری، می‌تواند هزینه‌های قابل توجهی را به سازمان‌ها تحمیل کند؛ از کاهش بهره‌وری و آسیب به اعتماد درون‌سازمانی گرفته تا مشکلات قانونی و مالی. اما راه‌حل‌هایی هوشمندانه، مبتنی بر فناوری و داده‌محور وجود دارد که می‌تواند این چالش را به فرصت تبدیل کند.
شرکت کیمیاگران سرزمین رایانه با ارائه راهکارهای نوین حضور و غیاب، شامل سیستم‌های بیومتریک، راهکارهای ابری و جی‌پی‌اس، آماده است تا با دانش تخصصی و تجربه‌ی موفق خود، به سازمان شما در مسیر دیجیتالی‌سازی و ارتقای مدیریت منابع انسانی کمک کند.
اگر به دنبال افزایش دقت، کاهش تقلب و بهره‌وری بالاتر در فرآیندهای حضور و غیاب هستید، اگر می‌خواهید با یک راهکار یکپارچه، هوشمند و امن مدیریت نیروی کار را متحول سازید،
همین حالا با کیمیاگران سرزمین رایانه تماس بگیرید.
ما آماده‌ایم تا راهکار مناسب سازمان شما را طراحی و پیاده‌سازی کنیم.
منتظر تماس شما هستیم تا گامی مطمئن در مسیر تحول دیجیتال بردارید.
تیم تولید محتوای کسرا با تخصص در حوزه نرم‌افزارهای حضور و غیاب و کنترل تردد، محتوایی دقیق و به‌روز برای کسب‌وکارها ارائه می‌دهد. کارشناسان ما با تجربه در فناوری اطلاعات و مدیریت منابع انسانی، نیازهای کاربران را تحلیل کرده و راهکارهای عملی و قابل اعتماد تهیه می‌کنند. هدف ما ارائه محتوایی ارزشمند برای افزایش دانش و بهبود تصمیم‌گیری شماست.
