آموزش صفحه پرسنلی

آموزش صفحه پرسنلی 

یکی از مهم ترین موارد در نرم افزار حضور و غیاب، (آموزش صفحه پرسنلی نرم افزار حضور و غیاب کسرا) نحوه ی ذخیره اطلاعات پرسنلی افراد در سازمان است. در سامانه حضور و غیاب کسرا ابزاری را برای این مورد در اختیار سازمان ها قرار می دهد که بتوانند تمامی مشخصات فردی مانند (نام،نام خانوادگی،آدرس و…)، اطلاعات کارت حضور و غیاب فرد، اطلاعات سوابق بیمه فرد، اطلاعات واحد سازمانی که فرد درون آن مشغول به کار است و سمت و … را در سیستم حضور و غیاب کسرا به صورت یکپارچه بایگانی و در صورت نیاز از آن ها گزارش تهیه کرد و یا بر اساس آن جست و جو بر روی پرسنل انجام دهد. یکی از مزایای نرم افزار حضور و غیاب کسرا تعریف نامحدود پرسنل در صفحه پرسنلی و بایگانی و گزارش گیری از اطلاعات پرسنلی است که دیگر در سازمان حضور ندارند و یا قطع همکاری کرده اند؛ در این صفحه امکان مشخص کردن تاریخ شروع به کار و خاتمه کار برای همه پرسنل مهیا است و می توان بر اساس آن گزارش گیری های لازمه را انجام داد.

در ویدیوی آموزش صفحه پرسنلی یادمیگیریم که:

• چگونه پرسنل جدیدی را به نرم افزار حضور و غیاب اضافه کنیم.
• چگونه اطلاعات عمومی پرسنل را در سیستم وارد کنیم.
• چگونه اطلاعات«شماره کارت فرد»،«تاریخ استخدام»و «سوابق کاری» فرد را در سامانه وارد کنیم.
• چگونه افراد را به «گروه پرسنلی» و یا «گروه شیفتی» اضافه کنیم.
• چگونه در صورت نیاز حساب کاربری جدید ایجاد کنیم.
• چگونه فرد را به چارت سازمانی سیستم حضور و غیاب اضافه کنیم.
• چگونه سطح دسترسی افراد به سامانه حضور و غیاب را مشخص کنیم.
• چگونه اطلاعات پرسنل را در صفحه پرسنلی نرم افزار حضور و غیاب ویرایش کنیم.
• چگونه پرسنل را به صورت دسته ای و از طریق فایل اکسل به سیستم اضافه کنیم.
• چگونه پرسنل مورد نظر را با استفاده از مشخصات جست و جو کنیم.

نحوه تعریف یک پرسنل و وارد کردن اطلاعات 

در نرم افزار کسرا برای تعریف یک پرسنل از منو اصلی وارد سامانه/ عمومی/ پرسنلی و چارت سازمانی/ پرسنلی می شویم.

تعریف پرسنل در اتوماسیون حضور و غیاب کسرا

 بعد از انجام این مرحله، صفحه پرسنلی به شکل زیر برای ما باز میشود:

نمایش صحه پرسنلی در نرم افزار کنترل تردد کسرا

برای تعریف یک پرسنل جدید، کافیست گزینه «ایجاد» را انتخاب کنید و تب زیر برای وارد کردن مشخصات برای شما باز می شود.

تعریف پرسنل در نرم افزار حضور غیاب کسرا

در این تب امکان ورود اطلاعات پرسنلی اصلی وجود دارد. ورود 3 پارامتر مشخص شده «شماره پرسنلی، نام و نام خانوادگی» اجباری است. و مابقی اطلاعات اجباری نیست و با توجه به نیاز سازمان می توان آن را پر کرد. مشخصات را با توجه به نیاز سازمان در این تب وارد می کنید. برای بارگذاری عکس برای هر پرسنل کافیست گزینه «انتخاب تصویر» را انتخاب کنید. تب زیر برای شما باز خواهد شد:

نحوه ورود پرسنل در در اتوماسیون کنترل تردد پرسنل کسرا

مسیر عکس را انتخاب کرده و عکس را بارگذاری می کنید. توجه داشته باشید که امکان ذخیره عکس فقط با فرمت های «ping-gif-bmp-jpg» وجود دارد. پس از بارگذاری عکس گرینه تایید را انتخاب می کنیم و عکس مورد نظر در نرم افزار بارگذاری می شود. در پایین صفحه دو «وضعیت» فعال و غیر فعال را مشاهده می کنید.

انتخاب گزینه فعال یا غیر فعال

اگر وضعیت «فعال» انتخاب شده باشد، به معنی حضور فعال پرسنل در سازمان و امکان گزارش گیری از فرد وجود دارد و همچنین در صفحات مهم نرم افزار مانند: صفحه کارکرد ماهانه، کارکرد روزانه، ثبت مجوز و… امکان جست و جوی آن فرد وجود دارد. اگر وضعیت «غیر فعال» انتخاب شده باشد به معنی عدم حضور فرد در سازمان می باشد و امکان گزارش گیری از وضعیت کارکرد فرد و جست و جوی شخص در صفحات اصلی نرم افزار مانند: صفحه کارکرد ماهانه، کارکرد روزانه، ثبت مجوز، چارت سازمانی و … وجود ندارد. تب بعدی برای تعریف پرسنل جدید، تب سوابق کاری داخلی است که در این تب شما امکان وارد کردن اطلاعات سوابق پرسنل را در سیستم دارید.

تب سوابق کاری در صفحه پرسنلی سیستم ورود و خروج پرسنل کسرا

تاریخ استخدام: تاریخی است که فرد در سازمان به صورت رسمی و با توجه به تاریخ قرارداد در سازمان شروع به کار می کند.

تاریخ شروع به کار: در این تاریخ ممکن است فرد به صورت غیر رسمی مانند کارآموزی در سازمان شروع به کار کند.

نکته1: ممکن است «تاریخ شروع به کار» و «تاریخ استخدام» فرد متفاوت باشد و «تاریخ استخدام» بعد از «تاریخ شروع به کار» فرد در سازمان باشد.

نکته2: وارد کردن فیلد «تاریخ استخدام» اجباری است.

تاریخ خاتمه: تاریخی است قرار داد فرد با سازمان به پایان رسیده و عدم همکاری فرد با سازمان است و از این تاریخ به بعد امکان گزارش گیری کارکردی و جست و جوی فرد در صفخات مهم نرم افزار وجود ندارد.

نکته: اگر فرد تاریخ خاتمه کار داشته باشد اما وضعیت« فعال» باشد؛ میتوانید در گزارش گیری کارکردی در تاریخ قبل از خاتمه کار ،فرد را مشاهده کنید و در صفحات مهم، شخص قابل جست و جو میباشد؛ اما اگر وضعیت «غیر فعال» باشد؛ امکان گزارش گیری در تاریخ کاری فرد وجود ندارد و شخص در صفحات سامانه قابل جست و جو نمی باشد.

میزان سابقه ماه: اختلاف بین تاریخ روز جاری با «تاریخ استخدام» و یا اختلاف «تاریخ خاتمه کار» با «تاریخ استخدام» است (این فیلد با وارد کردن «تاریخ استخدام»به صورت خودکار پر میشود)