تفاوت تجزیه و تحلیل داده های حضور غیاب به صورت دستی و سیستم نرم ‌افزاری

مدیریت حضور و غیاب پرسنل و تحلیل داده های حضور غیاب، بخش جدایی ناپذیر فعالیت‌ های هر سازمانی به شمار می ‌آید که نقشی محوری در نظارت بر میزان بهره‌ وری پرسنل، اطمینان از پردازش دقیق فرایند های مربوط به حقوق و دستمزد و نیز حفظ کارایی سازمانی ایفا می ‌کند. طی سالیان اخیر، دستاورد های فناوری در حوزه سیستم ‌های کنترل تردد پرسنل منجر به پیدایش سیستم‌ های حضور و غیاب نرم ‌افزاری شده است و این سیستم‌ ها، تحولی بزرگ در چگونگی نظارت و مدیریت حضور و غیاب منابع انسانی ایجاد نموده اند.

با این حال، همچنان از شیوه ‌های دستی و سنتی رهگیری حضور و غیاب پرسنل در برخی سازمان ‌ها به ویژه محیط‌ های کاری کوچک و غیر رسمی استفاده می‌ شود. در این نوشتار بر آنیم تا تفاوت‌ های اصلی میان روش ‌های سنتی و سیستم نرم ‌افزاری در تجزیه و تحلیل داده های حضور و غیاب، با تمرکز ویژه بر مولفه های دقت، مقیاس پذیری، مقرون به صرفه بودن و امنیت داده ‌ها بپردازیم. با ما همراه باشید.

دقت

یکی از مهم ترین جنبه‌ هایی که بایستی به هنگام مقایسه روش ‌های دستی و سیستم نرم‌ افزاری در تجزیه و تحلیل داده ‌های نرم افزار حضور غیاب آنلاین مد نظر قرار داد، میزان دقت در تجزیه و تحلیل این داده ‌هاست. روش ‌های دستی ثبت حضور و غیاب پرسنل مانند استفاده از برگه های ورود و خروج یا پانچ کارت، به شدت مستعد بروز خطاهای انسانی هستند.

ممکن است پرسنل سهوا یا عمدا زمان‌ های اشتباه را ثبت نموده یا در کل فراموش کنند ساعات ورود و خروج خود را ثبت کنند و این تفاوت ‌ها و ناهم‌خوانی ‌ها تنها به هنگام پردازش امور مربوط به حقوق و دستمزد مشخص می ‌شود. همچنین، مدیران یا پرسنل منابع انسانی نیز ممکن است به هنگام وارد نمودن یا محاسبه داده ‌های حضور و غیاب دچار اشتباه شده و مسائلی مانند پرداخت بیش از حد یا کمتر از ساعات کاری سپری شده پیش بیاید.

از آن سو، سیستم‌ های کنترل تردد پرسنل نرم ‌افزاری از تکنولوژی های پیشرفته ای نظیر اسکن های بیومتریک، کارت‌های RFID (مبتنی بر فناوری رادیو شناسه) و اپلیکیشن ‌های نصب شده در گوشی های هوشمند جهت ثبت و ضبط اتوماتیک داده‌ های حضور و غیاب استفاده می ‌کنند. بدین شکل، احتمال بروز خطا های انسانی به حداقل می ‌رسد؛ چرا که کارکنان دیگر مجبور نیستند ساعات کاری خود را به طور دستی ثبت کنند.

به علاوه، سیستم‌ های نرم ‌افزاری نظارت لحظه ‌ای بر فرایند ثبت حضور و غیاب دارند؛ بدین صورت که هرگونه ناهمخوانی نظیر ورودی های چندباره یا عدم ثبت ورودی و خروجی را بلافاصله هشدار می ‌دهند. سیستم ‌های نرم‌افزاری با دقت بی‌نظیر خود در جمع آوری و تحلیل داده‌ها، احتمال خطا در پرداخت حقوق و دستمزد و نارضایتی پرسنل را به حداقل می‌رسانند.

مقیاس پذیری

مقیاس پذیری یکی دیگر از تمایزهای کلیدی میان تجزیه و تحلیل دستی و نرم ‌افزاری داده‌های حضور و غیاب است. سیستم‌ های دستی مانند رکورد های کاغذی یا جدول یا فایل صفحه گسترده، معمولا جوابگوی نیازهای سازمان های کوچک با تعداد محدودی از پرسنل می ‌باشند، اما با گسترش سازمان، مدیریت و تحلیل داده‌ها به طور دستی به فرایندی دشوار بدل می ‌شود.

مدیریت حجم قابل توجه داده‌های به دست آمده از نیروی کار بزرگتر، چالشی برای دپارتمان‌های منابع انسانی می ‌باشد که ناگزیر منجر به بروز ناکارآمدی‌ها، تاخیر و افزایش بالقوه بروز خطاهای گوناگون می ‌شود. به علاوه، گسترش سازمان‌ها اغلب در  موقعیت‌ های مکانی یا دپارتمان ‌های مختلف صورت می ‌گیرد که این امر ادغام داده های حضور و غیاب را به طور دستی بسیار چالش برانگیز می‌کند.

سیستم‌های کنترل تردد پرسنل نرم‌افزاری اما، به گونه‌ای مقیاس پذیر با سازمان طراحی شده اند. این سیستم ها قادرند به سهولت حجم انبوهی از داده‌ها را صرف نظر از اندازه نیروی کار یا تعداد موقعیت‌های مکانی مدیریت کنند. نرم‌افزار حضور و غیاب کلود Cloud یا ابری و نرم افزار حضور غیاب تحت وب Web به طور خاص، دارای انعطاف بالایی در ذخیره و پردازش داده‌های نامحدود بوده و گزینه ای ایده‌آل برای سازمان‌ها جهت مدیریت داده‌های حضور و غیاب منابع انسانی خود در مناطق و شعبه‌های مختلف می ‌باشند.

مقرون به صرفه بودن

بدون شک، هزینه نیز در مقایسه سیستم‌های نرم ‌افزاری و روش‌های دستی در پردازش و تحلیل داده‌ها مطرح است. نظر به ظاهر، سیستم‌های دستی مقرون به صرفه به نظر می رسند؛ چرا که احتیاج به سرمایه گذاری قبلی بر روی نرم‌افزار، سخت‌افزار و زیرساخت‌های فناوری اطلاعات (آی تی) ندارند. با این حال، هزینه ‌های مربوط به رهگیری و ثبت دستی حضور و غیاب به شیوه دستی هر بار افزایش می‌یابد.

به عنوان مثال، مدت زمانی که پرسنل دپارتمان منابع انسانی صرف وارد کردن داده‌ها، حفظ رکوردها و محاسبات می‌کنند، خود مشمول هزینه‌های قابل توجه نیروی کار می‌شود. بی دقتی در رکوردهای حضور و غیاب نیز منجر به خطاهای پرداختی خواهد شد که می‌تواند پرداخت بیش از حق الزحمه یا حتی مسائل حقوقی را برای سازمان در پی داشته باشد.

از آن سو، سیستم‌های حضور و غیاب نرم‌افزاری با آن که نیازمند یک سرمایه‌گذاری اولیه بر روی اسکنرهای بیومتریک، ریدرهای RFID یا مجوز های نرم‌افزاری می باشند، اما  بازگشت سرمایه فوق العاده ای خواهند داشت. با خودکار ساختن فرایند رهگیری و ثبت حضور و غیاب توسط سیستم‌های نرم‌ افزاری، دیگر نیازی به وارد کردن دستی داده‌ها نیست و بالطبع، هزینه‌های نیروی کار کاهش می ‌یابد. به علاوه، دقت بالای این نرم‌ افزارها در فرایندهای پرداختی، از بروز خطاهای پرهزینه جلوگیری می‌کند.

بسیاری از سیستم‌های حضور و غیاب نرم‌افزاری دارای مدل‌های قیمت‌گذاری بر اساس حق اشتراک می‌باشند که به سازمان‌ها امکان سرمایه‌گذاری بیشتر بر اساس نیازهای ویژه‌شان را می‌دهند. بنابراین، سیستم‌های نرم‌افزاری در بلند مدت بسیار مقرون به صرفه‌تر از شیوه‌های دستی و سنتی خواهند بود؛ چرا که با استفاده از آن ها در زمان و نیروی کار صرفه‌جویی شده و احتمال بروز خطا کاهش می‌یابد.

امنیت داده‌ها

امنیت داده‌ها به دغدغه مهم در جهان دیجیتالی امروز تبدیل شده است. در زمینه تجزیه و تحلیل داده‌های حضور و غیاب، روش‌های دستی مبتنی بر رکوردهای کاغذی مانند برگه‌های کاغذی یا پانچ کارت هستند که فی نفسه امنیت داده‌ها را تضمین نمی‌ کنند. این رکوردها ممکن است به آسانی گم شده، به سرقت رفته و دستکاری شوند که این امر انسجام داده‌های حضور و غیاب را از بین می‌برد. به علاوه، این احتمال نیز وجود دارد که افراد غیرمجاز به داده‌های حساس ذخیره شده در فایل‌های فیزیکی دسترسی پیدا کرده و حقوق حریم خصوصی پرسنل به خطر بیفتد.

امنیت سیستم ‌های نرم‌افزاری در حفاظت از داده‌ها بسیار بالاتر از روش‌های دستی می‌باشد. رکوردهای دیجیتالی حضور و غیاب عمدتاً در پایگاه‌های داده رمزگذاری شده ذخیره می‌شوند و تنها پرسنل مجاز امکان دسترسی به آن ها را خواهند داشت. بسیاری از سیستم‌های نرم‌افزاری مدرن دارای قابلیت دسترسی بر اساس نقش پرسنل می‌ باشد که به سازمان‌ها این امکان را می‌دهند که دسترسی به داده‌های خاص را بر اساس نقش پرسنل در شرکت محدود کنند. افزون بر این ها، نرم‌افزار حضور و غیاب کلود یا ابری یعنی دستگاه حضور غیاب بدون سرور به طور منظم پشتیبان‌گیری کرده و این اطمینان حاصل می‌شود که داده‌ها به دلیل خطاهای سخت‌افزاری یا حذف تصادفی از بین نمی‌ روند.

چرا برای تحلیل داده های حضور غیاب شرکت کسرا را انتخاب کنیم؟

شرکت مهندسی مدیریت حضور و غیاب کسرا در راستای ارائه خدمت به سازمان‌ها و کسب و کارهای بزرگ، انواع سامانه حضور و غیاب پیشرفته را متناسب با نیازهای آنان طراحی و تولید نموده است. این شرکت به عنوان تولید کننده اولین نرم‌افزار حضور و غیاب کشور (بی‌نیاز از کاغذ) طی ۲۳ سال تجربه و به کارگیری فناوری های روز دنیا، بر قابلیت‌های نوین کنترل تردد پرسنل تولیدی خود افزوده و با پشتیبانی ۲۴ ساعته از نرم‌افزار حضور و غیاب آنلاین، آماده ارائه خدمت به مشتریان عزیز می‌باشد. برای کسب اطلاعات بیشتر و دریافت مشاوره با کارشناسان کسرا در ارتباط باشید.