متناسب سازی شیفت های کاری کارگران و پرسنل با نرم افزار حضور و غیاب آنلاین

در سازمان هایی که دارای نیروی کار ساعتی یا شیفتی هستند، متناسب سازی شیفت کاری از اهمیت فوق العاده ای برخوردار است. برنامه ریزی مناسب سبب بهره وری بالا، رضایت پرسنل و کاهش هزینه های نیروی کار می گردد.  پیش تر، مدیریت شیفت ها از طریق فرایند های دستی و زمان بر انجام می شد؛ روش هایی که خالی از خطا نبودند. با این حال با توسعه نرم افزار های حضور و غیاب آنلاین، کسب و کار ها از ابزاری قدرتمند جهت انجام خودکار برنامه ریزی شیفت های کاری خود برخوردار شدند.

در این مجال، قصد داریم تاثیر نرم افزار حضور غیاب آنلاین را بر متناسب سازی شیفت های کاری بررسی کنیم. با ما همراه باشید.

 اهمیت برنامه ریزی موثر شیفت های کاری

با برنامه ریزی موثر شیفت، این اطمینان حاصل می‌ شود که کسب و کار از تعداد مناسب پرسنل در هر شیفت برخوردار است؛ به گونه ای که به خوبی پاسخ گوی نیاز های عملیاتی شرکت می باشد. برنامه ریزی نامناسب منجر به مسائل  پرهزینه ای مانند حضور تعداد بالای پرسنل و بیش از حد نیاز که موجب  اتلاف در منابع نیروی کار می گردد و یا تعداد پرسنل کمتر از حد مورد نیاز که این عامل نیز به نوبه خود منجر به خدمات مشتری ضعیف، کاهش بهره وری،  خستگی و فرسودگی  پرسنل حاضر می شود.

برنامه ریزی شیفت ها همچنین بر توازن میان زندگی شخصی و کار پرسنل و نیز رضایت آنان از حرفه خود تاثیر می گذارد. برنامه های منسجم ، دقیق و قابل پیش بینی به پرسنل کمک  می کند تا برنامه ریزی های شخصی خود را به خوبی انجام دهند؛ حال آن که برنامه ریزی های کاری نامنظم و ناعادلانه موجب سردرگمی، اضطراب و بالا رفتن نرخ جایگزینی پرسنل می شود. از این رو، کسب و کار ها در پی برنامه ریزی هایی هستند که هم پاسخگوی  نیاز های عملیاتی  و کاری باشد و هم اولویت های پرسنل را مد نظر قرار دهد؛ دقیقا همان برنامه ریزی که نرم افزار های حضور و غیاب آنلاین فراهم می کنند.

 آشنایی با نرم افزار حضور غیاب آنلاین

نرم افزار حضور و غیاب آنلاین، پلتفرم هایی دیجیتالی هستند که به کسب و کار ها امکان مدیریت و نظارت بر حضور و غیاب و ساعات  کاری پرسنل را به طور لحظه ای می دهند. این نرم افزار ها قابلیت  رهگیری حضور و غیاب، مدیریت زمان، برنامه ریزی و ادغام با سیستم های پرداختی را در یک پلتفرم واحد ارائه می دهد. با استفاده از این سیستم ها دیگر نیازی به برنامه ریزی به صورت دستی و توسط پرسنل مربوط نمی باشد. این برنامه ریزی خودکار با حذف خطا های انسانی این اطمینان را می دهد که پرسنل به تعداد کافی و بر اساس نیاز های جاری کسب و کار توزیع شده اند.

مزیت های نرم افزار های حضور و غیاب آنلاین

متناسب سازی شیفت های کاری از طریق سیستم حضور و غیاب مزیت های متعددی دارد؛ از جمله:

برنامه ریزی خودکار و کاهش بار اجرایی پرسنل

یکی از مزیت های ارزشمند نرم افزار های حضور و غیاب آنلاین و یا ابری، پردازش و برنامه ریزی خودکار و اتوماتیک توسط این سیستم هاست. با استفاده از این نرم افزار ها، دیگر مدیران منابع انسانی مجبور به صرف زمان های زیاد جهت برنامه ریزی شیفت ها به طور دستی و بر اساس دسترسی به پرسنل و مجموعه مهارت ها و نیازهای سازمان نیستند؛ در عوض این سیستم ها قادرند از طریق الگوریتم هایی خاص، برنامه هایی بهینه و در کمترین زمان ممکن ارائه دهند. این برنامه ریزی ها همچنین منطبق بر مقررات و قوانین کاری می باشد

 قابلیت برنامه ریزی شیفت  های کاری به صورت خودکار، به طور چشمگیری از میزان مسئولیت و  بار اجرایی مدیران دپارتمان منابع انسانی می کاهد و زمان بیشتری را به آن ها جهت انجام سایر فعالیت های راهبردی و مهم می دهد. در مشاغلی مانند فروشندگی و حتی در حوزه بهداشت و درمان، کارایی حاصل از استفاده از سیستم های خودکار منجر به صرفه جویی در زمان می شود.

 دقت بالا و رعایت مقررات

برنامه ریزی شیفت های کاری به طور دستی مستعد بروز اشتباهات زیادی است ؛ مانند تنظیم شیفت ها به گونه ای که مغایر با مقررات و قوانین کار باشد یا در نظر نگرفتن درخواست های مرخصی و استراحت پرسنل. نرم افزار حضور و غیاب آنلاین از طریق برجسته سازی خودکار تناقضات احتمالی این مشکلات را برطرف نموده است. به عنوان مثال، چنانچه ساعات کاری پرسنل بیش از میزان مجاز باشد و یا مدت زمان استراحت کافی میان شیفت ها وجود نداشته باشد، نرم افزار حضور و غیاب به هنگام برنامه ریزی این موارد را در نظر می گیرد.

قابلیت سیستم در تطبیق برنامه ریزی شیفت ها با مقررات و قوانین کار، ریسک جریمه های سنگین و منازعات حقوقی مربوط به نقض مقررات اضافه کاری، استراحت یا مرخصی را کاهش می دهد. به علاوه، تهیه رکورد های دقیق از ساعات کاری سپری شده و برنامه ریزی شیفت های متعدد، این اطمینان را می دهد که فرایند های پرداختی به دقت انجام شده و خطاهای پرهزینه کاهش می یابد.

 انعطاف پذیری لحظه ای

یکی از نقاط قوت نرم افزار های حضور و غیاب آنلاین ، توانایی آن ها در تنظیم برنامه شیفت های کاری به طور لحظه ای می باشد. چنانچه یکی از پرسنل، یک دقیقه مانده به ثبت شیفت در سامانه، درخواست مرخصی استعلاجی یا جا به جایی شیفت خود را داشته باشد، نرم افزار حضور و غیاب آنلاین بلافاصله  جایگزین هایی را بر اساس میزان دسترسی به پرسنل و صلاحیت های آنان پیدا می کند.‌با این قابلیت ارزشمند، مدیران می توانند هر زمان که بخواهند، جا به جایی های لازم را انجام دهند؛ بی آن که مجبور شوند زمان زیادی را صرف بررسی گزینه های مختلف کنند.

 از آن طرف، پرسنل نیز از این میزان انعطاف پذیری سود می برند. بسیاری از سیستم های کنترل تردد ابری پرسنل قابلیت  هایی دارند که به پرسنل این امکان را می دهند تا شیفت های خود را با همکارانشان جا به جا کنند یا در صورت نیاز، درخواست تغییر در شیفت تعیین شده بدهند. تمامی  این دست موارد در چارچوب یک سری پارامتر های مشخص امکان پذیر می باشد؛ به گونه ای که تمامی نیاز ها و اولویت های سازمان براورده شوند. کنترل و آزادی عمل پرسنل در برنامه های کاری موجب افزایش رضایت شغلی و کاهش نرخ غیبت و جایگزینی نیروی کار می گردد.

 تصمیم گیری بر اساس داده ها و اطلاعات دقیق سیستم های کنترل تردد ابری

 نرم افزار حضور و غیاب آنلاین داده هایی ارزشمند در خصوص الگو های توزیع پرسنل و شیفت ها، عملکرد پرسنل و نرخ حضور و غیاب آنان جمع آوری می کند. از این داده ها به منظور برنامه ریزی های آتی و تصمیم گیری های مدیریتی در خصوص منابع انسانی استفاده می شود. مدیران همچنین می توانند بر  اساس داده های جمع آوری شده در خصوص غیبت ها و تاخیر پرسنل، اقدامات لازم را پیش از افت بهره وری انجام دهند.

 تصمیم گیری بر اساس داده ها و اطلاعات دقیق موجب ارتقای کارامدی عملیاتی و نیز مشارکت پرسنل می گردد. سازمان ها می توانند با استفاده از داده های پیشینه و تحلیل های پیش بینی کننده نیازهای پرسنلی را دقیق تر برآورده کنند. بدین ترتیب، در هر شیفت  و موقعیت کاری، پرسنل به تعداد مورد نیاز حضور خواهند داشت؛ نه کمتر و نه بیشتر.

 درباره شرکت مهندسی کسرا

 شرکت مهندسی نرم افزار  حضور و غیاب کسرا تولید کننده مطرح کشور در این زمینه می باشد. کسرا با  بیش از دو دهه سابقه درخشان و با بهره گیری از جدید ترین فناوری ها محصولات کنترل تردد پرسنل را تولید و به مشتریان عزیز عرضه می دارد. برای مشاوره و آگاهی بیشتر با کارشناسان کسرا تماس بگیرید.