توسعه کسب و کارها با روش‌های نوین مدیریت منابع انسانی چگونه است؟

در چشم انداز رقابتی و پیشرفت کسب و کارهای گوناگون، مسئله نوآوری دیگر محدود به توسعه و ارتقای محصول یا راهبرد های بازاریابی نمی‌ باشد. یکی از بخش‌ های مهمی که نوآوری در آن بسیار تاثیرگذار بوده است، حوزه مدیریت منابع انسانی است. شیوه‌ های سنتی مدیریت کارکنان، به طور ویژه در مدیریت حضور غیاب و عملکرد آنان، جای خود را به سیستم‌ های پیشرفته و فناوری محور داده اند. این سیستم ‌ها نه تنها کارایی را افزایش می دهند، بلکه در ایجاد یک محیط کاری فعال و مشارکتی نقش مهمی ایفا می ‌کنند. در این مقاله، به نقش روش‌ های نوین مدیریت منابع انسانی در توسعه کسب و کارها، با تمرکز ویژه بر سیستم‌ های کنترل تردد پرسنل می ‌پردازیم. با ما همراه باشید.

موفقیت هر سازمان و کسب و کاری تا حد بسیار زیادی به عملکرد و فعالیت موثر نیروی کار آن بستگی دارد. در مدیریت منابع انسانی، متخصصان اطمینان حاصل می‌ کنند که کارکنان سازمان با انگیزه و فعال بوده و بهترین عملکرد خود را ارائه می‌ دهند. یکی از بخش ‌های مدیریت منابع انسانی که دستخوش نوآوری ‌های بسیاری بوده است، مدیریت حضور غیاب پرسنل می باشد. روز به روز و در سازمان ‌های مختلف، دستگاه ‌های پانچ کارت قدیمی و سیستم‌ های ثبت دستی، جای خود را به نرم افزار های پیشرفته حضور غیاب و کنترل تردد پرسنل می ‌دهند که این سیستم‌ های پیشرفته با استفاده از فناوری، موجب اتوماتیک سازی فرایند ها، افزایش دقت و ارتقای بهره‌وری در محیط کار می ‌شوند.

سیر تکاملی سیستم ‌های مدیریت حضور غیاب

شیوه‌ های سنتی مدیریت حضور غیاب اغلب شامل فرایند های دستی مانند کارت پانچ، برگه‌ های ورود و خروج و سیستم ‌های الکترونیکی ساده با قابلیت‌ های بسیار محدود بود. این شیوه‌ ها نه فقط زمان بر بودند، بلکه مستعد دستکاری، تقلب و خطا نیز بودند. شرکت‌ ها با ظهور و پیشرفت فناوری‌ های جدید، به استقبال روش ‌های مطمئن‌تر و موثرتر در مدیریت حضور و غیاب کارکنان خود رفتند. این امر منجر به توسعه سیستم های کنترل ترددی شد که از فناوری ‌های پیشرفته ‌ای نظیر بیومتریک، رادیو شناسه (RFID) ، GPS و سیستم محاسبه ابری استفاده می‌ کردند.

به عنوان مثال، سیستم‌ های بیومتریک از ویژگی ‌های فیزیکی منحصر به فرد مانند اثر انگشت، تشخیص چهره و اسکن عنبیه جهت تایید هویت پرسنل و ثبت ورود و خروج استفاده می ‌کنند. سیستم های بیومتریک به طور چشمگیری از دزدی زمان و ثبت حضور فرد غایب توسط دیگری جلوگیری می ‌کنند. فناوری ‌های رادیو شناسه و GPS امکان رهگیری حقیقی جابجایی‌ های پرسنل را فراهم کرده و این اطمینان را می ‌دهد که داده ‌های ثبت شده حضور و غیاب، دقیق و لحظه به لحظه می ‌باشد. سیستم‌ های حضور و غیاب بر پایه ابری علاوه بر موارد یاد شده، قابلیت دسترسی از هر نقطه مکانی را داشته و گزینه ای ایده‌آل برای شرکت‌ هایی با نیروی دورکار به حساب می ‌آیند.

تاثیر سیستم‌ های پیشرفته کنترل تردد پرسنل بر بهره‌وری و کارآمدی

یکی از مزیت های مهم سیستم‌ های نوین مدیریت حضور و غیاب، ارتقای بهره‌وری کسب و کارها می ‌باشد. سیستم‌ های اتوماتیک، بار اجرایی را از دوش پرسنل مدیریت منابع انسانی برداشته و به آن ها امکان تمرکز بر فعالیت‌های مهم‌ تر را می‌ دهند. به عنوان مثال، زمان مورد نیاز برای ثبت داده‌ ها و تصحیح خطاها صرف رشد استعداد ها و فعالیت ‌های مشارکتی کارکنان می ‌شود.

به علاوه، ثبت دقیق داده‌ های مربوط به حضور و غیاب پرسنل موجب مدیریت هرچه بیشتر امور پرداختی می ‌شود. از طریق سیستم‌ های خودکار و اتوماتیک کنترل تردد، کارفرما و کارکنان اطمینان می ‌یابند که پرداختی پرسنل صرفاً بر اساس ساعات کاری سپری شده می‌ باشد و از طرفی، ریسک خطا های پرداختی، تفاوت‌ ها و اختلافات کاهش می ‌یابد. بدین گونه نه تنها در زمان صرفه‌جویی می ‌شود؛ بلکه رضایت و اعتماد پرسنل به سازمان افزایش می ‌یابد.

همچنین، بسیاری از سیستم های حضور و غیاب پیشرفته مجهز به قابلیت‌ های متنوعی هستند؛ از جمله مدیریت مرخصی، امکان تعریف و جابجایی شیفت و رهگیری و نظارت بر عملکرد پرسنل. این قابلیت ‌ها به پرسنل این امکان را می ‌دهند که کنترل بیشتری بر روی برنامه‌ های کاری خود داشته و توازن مناسبی میان کار و زندگی شخصی خود برقرار کنند. به عنوان نمونه، سیستم‌ های اتوماتیک مدیریت مرخصی، امکان ثبت درخواست مرخصی به صورت آنلاین و دریافت تایید فوری از سوی مدیران را برای پرسنل فراهم می ‌کنند. بدین ترتیب، بار فعالیت‌ های اضافه از دوش پرسنل و مدیران منابع انسانی برداشته می‌ شود.

امنیت یکی دیگر از مزیت‌ های مهم در حوزه کنترل تردد پرسنل می ‌باشد. سیستم‌ های سنتی اغلب در معرض دستکاری و تقلب بوده و بدین گونه یکپارچگی و صحت داده ‌های حضور و غیاب به خطر می ‌افتد. سیستم‌ های پیشرفته‌ کنترل تردد، به طور ویژه سیستم ‌هایی که از فناوری بیومتریک استفاده می‌ کنند، سطح امنیت بالاتری را فراهم می ‌کنند؛ آن هم از طریق اطمینان یافتن از این که صرفاً افراد مجاز که از قبل داده ‌های آن ها ثبت شده است، امکان ثبت حضورغیاب خود را دارند. از این طریق، نه تنها از دزدی زمان در سازمان جلوگیری می ‌شود، بلکه اطلاعات حساس و مهم پرسنل نیز محفوظ می‌ ماند.

نتایج موفقیت آمیز استفاده از سیستم ‌های حضور و غیاب در شرکت ‌های بزرگ جهان

کسب و کارهای بسیاری از صنایع مختلف، سیستم‌ های پیشرفته و نوین حضور و غیاب را به خدمت گرفته و از مزایای چشمگیر آن ها بهره‌مند شده ‌اند. در مطالعه‌ ای که اخیراً در حوزه فروش بر روی یک فروشگاه زنجیره‌ای انجام شد، تاثیر استفاده از سیستم حضور و غیاب بر پایه ابری در مدیریت نیروی کار این  فروشگاه‌ ها که در شهرهای مختلف مشغول به کار بودند، مورد بررسی قرار گرفت. این سیستم برای مدیران فروشگاه، امکان نظارت حقیقی بر پرسنل، تخصیص موثرتر شیفت‌ ها، و رعایت مقررات و قوانین کار را فراهم نمود. این شرکت همچنین شاهد افزایش قابل توجهی در رضایت پرسنل و کاهش چشمگیر خطا های پرداختی و در نهایت، صرفه‌جویی در هزینه ‌ها و بهبود کارایی عملیاتی خود بود.

چالش ‌ها و ملاحظات نرم افزار حضور غیاب

با آن که سیستم ‌های نوین مدیریت حضور و غیاب مزایای بسیاری دارند، با این حال ممکن است تهیه، راه اندازی و اجرای آن ها کمی چالش برانگیز باشد. یکی از دغدغه های اصلی صاحبان کسب و کار، هزینه بالای تهیه و نگهداری این سیستم ‌های پیشرفته است. معمولا کسب و کارهای کوچک و متوسط، میزان سرمایه ‌گذاری اولیه بر روی این سیستم ‌ها را عاملی بازدارنده در تهیه آن ها می‌ دانند؛ اگرچه مزیت های بلند مدت این سیستم ‌ها کاملاً هزینه ‌های آن ها را توجیه می ‌کند.

چالش‌ دیگر، مقاومت در برابر تغییر است. کارفرمایان و پرسنلی که به شیوه‌ های سنتی خو کرده اند، در پذیرش فناوری‌ های جدید اندکی مردد هستند. برای غلبه بر این مشکل، لازم است استراتژی ‌های مدیریت تغییر از جمله آموزش و ارتباط به کار گرفته شود تا این انتقال و جابجایی آسان تر صورت گیرد.

نتیجه‌گیری                                                                                              

سیستم ‌های نوین مدیریت حضور و غیاب، روش مدیریت منابع انسانی را از سوی صاحبان کسب و کار دستخوش تحولات چشمگیری کرده‌ اند. این سیستم های پیشرفته با استفاده از فناوری‌ های روز دنیا موجب افزایش بهره‌وری، دقت، شفافیت و در نهایت، ارتقای عملکرد و رضایت کارکنان شده اند. با آن که چالش‌ هایی نیز در مسیر تهیه، نصب و استفاده از سیستم‌ های پیشرفته حضور و غیاب وجود دارد، اما مزایای بسیار و بلند مدت آن ها ارزش تحمل سختی ‌های اولیه را دارد. در این جا، شما را به استفاده از نرم‌ افزار حضور و غیاب پیشرفته ساخت شرکت حضور غیاب کسرا دعوت می‌ کنیم. شرکت مهندسی کسرا با بیش از ۲۳ سال سابقه و به عنوان تولید کننده اولین و بهترین دستگاه حضور غیاب کشور (بی‌نیاز از کاغذ)، طیف وسیعی از سامانه حضور غیاب را تولید و به مشتریان عزیز خود عرضه می ‌دارد. برای دریافت اطلاعات بیشتر در خصوص سیستم حضور غیاب پیشرفته کسرا با کارشناسان ما در تماس باشید.