الزامات سامانه حضور و غیاب سازمان های بسیار بزرگ در ایران

مقدمه

صحبت از سازمان های بزرگ مقیاس در ایران که به میان می آید ، مسئله مدیریت نیروی کار این سازمان ها نیز به عنوان چالشی پیچیده و در عین حال پر اهمیت مطرح می شود . این سازمان ها که اغلب دارای هزاران پرسنل مشغول به کار در شعب و نواحی مختلف هستند ، با چالش های عدیده ای در پیگیری وضعیت حضور و غیاب و رفت و آمد پرسنل خود ، رعایت مقررات و قوانین و حصول اطمینان از کارایی عملیاتی مواجه اند .

با توسعه محیط کسب و کار ها ، همچنین با توجه به دیجیتالی شدن روز افزون فرایند ها،  نیاز به استفاده از سامانه های حضور و غیاب قدرتمند و کارامد بیش از پیش احساس می شود . در این نوشتار بر آنیم تا الزامات سامانه حضور و غیاب سازمان های بسیار بزرگ در ایران ، دستاورد های فناوری و عوامل محلی که بر کاربرد این سامانه ها اثر گذارند را بررسی نماییم . ادامه مطالب را از دست ندهید .

چشم انداز در حال تغییر مدیریت نیروی کار

در بازار های رقابتی این روزها ، سازمان های بسیار بزرگ در ایران بایستی بتوانند انجام فعالیت های خود را تسهیل نموده ، منابع را بهینه سازی کرده و از رعایت قوانین کار اطمینان حاصل کنند . یکی از حیطه هایی که این نیاز به طور ویژه در آن مشهود است ، مدیریت حضور  و غیاب و رفت و آمد منابع انسانی می باشد . پیچیدگی های این امر عبارت اند از :

نیروی کار چند ملیتی : هم زمان با توسعه شرکت های ایرانی در نقاط جغرافیایی مختلف ، این سازمان ها اقدام به جذب تیم های کاری گوناگون و بعضا از ملیت های مختلف می کنند . مدیریت این گوناگونی جغرافیایی ، مستلزم استفاده از یک سامانه حضور و غیاب یکپارچه جهت رهگیری دقیق وضعیت حضور و غیاب پرسنل صرف نظر از موقعیت مکانی آن ها می باشد .

شیفت های کاری : فعالیت بسیاری از سازمان های بزرگ در ایران بر اساس مدل های مبتنی بر شیفت  می باشد . افزون بر شیفت های متعدد و چرخشی ، پرسنل بسیاری نیز در مناطق زمانی مختلف کار می کنند که مدیریت این امر ، مستلزم به کارگیری سامانه های حضور و غیاب انعطاف پذیر و قابل سفارشی سازی می باشد .

مطابقت با قوانین کار ایرانی : بر طبق قانون کار در ایران ، پیگیری و ثبت دقیق ساعات کار ، اضافه کاری و تعطیلات الزامی می باشد . از این رو ، سازمان های بزرگ نیازمند به کار گیری سامانه های حضور و غیاب کارامد و دقیق به منظور جلوگیری از مشکلات حقوقی می باشد .

با توجه به موارد یاد شده ،‌ استفاده از سامانه های حضور و غیاب مدرن ، کارامد و سازگار پذیر در سازمان های بزرگ گریز ناپذیر می باشد .

الزامات سامانه حضور و غیاب سازمان های بسیار بزرگ

اعتبار و دقت بالا

اصلی ترین قابلیت نرم افزار های کنترل تردد  پرسنل ،  پیگیری و ثبت دقیق زمان ورود و خروج پرسنل می باشد . این امر به دلایل متعددی حائز اهمیت است ؛ از جمله :

جلوگیری از فعالیت های مجرمانه : در سازمان های بزرگ ، مدیریت رفت و آمد  به صورت دستی مستعد خطا و سوء استفاده می باشد . در سیستم هایی که از فناوری هایی نظیر بیومتریک و رادیو شناسه استفاده می شود ، ریسک بروز مسائلی از قبیل بادی پانچینگ یا ثبت حضور فرد غایب توسط پرسنل حاضر کاهش می یابد .

داده های خالی از خطا : با جمع آوری دقیق داده ها و اطلاعات ، نیازی به اصلاحات دستی که زمان بر و مستعد اشتباه می باشد ، نخواهد بود .

نظارت لحظه ای :  مدیران بایستی دسترسی به اطلاعات لحظه ای حضور و غیاب پرسنل خود داشته باشند تا از این طریق ، تصمیمات فوری و آگاهانه اتخاذ نمایند ؛ مانند تخصیص بهینه شیفت های کاری بر اساس نیاز های غیر منتظره.

انعطاف پذیری در شیفت های متعدد و الگو های کاری

فعالیت های سازمان های بزرگ در ایران ، اغلب به صورت شیفتی اداره می شود که شامل شیفت های صبح ، عصر ، شب و شیفت‌ های  چرخشی می باشد . سامانه حضور و غیاب بایستی الگو های گوناگون کاری را از طرق زیر تحت پوشش قرار دهد:

پیکر بندی شیفت های متعدد : قابلیت پیکر بندی انواع مختلف شیفت های کاری موجب انعطاف پذیری در مدیریت نیروی کار می گردد . به عنوان مثال ، ممکن است برخی از پرسنل بخواهند در ساعات متغیر فعالیت کنند یا در تعطیلات آخر هفته یا تعطیلات عمومی بر سر کار حاضر شوند .

محاسبه اضافه کاری ها : سامانه های حضور و غیاب بایستی به طور خودکار اضافه کاری‌ ها  را بر اساس سیاست های سازمان و الزامات قانونی محاسبه نمایند که این امر موجب رعایت قانون  کار در ایران در رابطه با اضافه کاری می باشد .

به کار گیری موبایل و دسترسی از راه دور

با ازدیاد دور کاری و روی کار آمدن مدل های ترکیبی کسب و کار ، به ویژه پس از دوران همه گیری کرونا ، استفاده از گوشی های هوشمند در مدیریت حضور و غیاب منابع انسانی جزو لاینفک سامانه های حضور و غیاب شده است . این سیستم های مبتنی بر موبایل موارد زیر را فراهم می کنند :

پیگیری وضعیت حضور و غیاب پرسنل دور کار:با استفاده از GPS اپلیکیشن‌های موبایل این امکان را به کارکنان دورکار یا افرادی که در مأموریت‌ها و سفرهای کاری هستند می‌دهند تا زمان آغاز و پایان فعالیت خود را بر اساس موقعیت مکانی ثبت کنند.

قابلیت پیشخوان کارمند : اپلیکیشن های موبایل به پرسنل امکان دسترسی مستقیم به داده های حضور و غیاب خود ، مشاهده وضعیت مرخصی ها و ثبت درخواست فراغت از کار را بدون مراجعه حضوری به پرسنل مدیریت منابع انسانی می دهند که این امر ، فرایند های یاد شده را تسهیل نموده و تسریع می بخشد .

 به روز رسانی لحظه ای : از طریق سامانه های حضور و غیاب ، مدیران سیستم های منابع انسانی قادر به دریافت نوتیفیکیشن ها و به روز رسانی های لحظه ای در خصوص وضعیت حضور و غیاب پرسنل خود خواهند بود که این امر به آن ها در اتخاذ تصمیمات به موقع در رابطه با چینش پرسنل و مدیریت بهینه منابع کمک می کند .

حساسیت های فرهنگی و سازمانی

افزون بر رعایت الزامات فناوری و قانونی ، سازمان های بزرگ در ایران همچنین بایستی عوامل فرهنگی و سازمانی را نیز در به کار گیری سامانه های حضور و غیاب خود لحاظ کنند . یکی از این عوامل ، زبان و مسئله بومی سازی می باشد . برای آن که سامانه حضور و غیاب از اثربخشی لازم در یک سازمان بزرگ ایرانی برخوردار باشد ، بایستی متناسب با نیروی کار فارسی زبان سازمان بومی سازی گردد . این امر ، موارد زیر را شامل می شود :

رابط زبان فارسی : بایستی این اطمینان حاصل گردد که تمامی رابط های سیستم از جمله داشبورد های کاربر ،  گزارشات ، هشدار ها و پیام ها همگی به زبان فارسی هستند تا کاربران تجربه آسانی داشته باشند .

استفاده از تقویم محلی : سامانه های حضور و غیاب مورد استفاده در سازمان‌ های ایرانی همچنین بایستی دارای تقویم فارسی ( هجری شمسی ) باشند و بدین شکل ، پیگیری زمان و گزارشگری همسو با زمان محلی باشد .

شرکت کسرا

شرکت مهندسی کیمیاگران سرزمین رایانه تولید کننده طیف گسترده ای از سامانه های پیشرفته حضور و غیاب و کنترل تردد می باشد که متناسب با نیاز های مختلف کسب و کار ها و سازمان های بزرگ ایرانی طراحی و بومی سازی شده اند . برای دریافت مشاوره با کارشناسان کسرا  تماس بگیرید .

بخش تولید محتوا کسرا

تیم تولید محتوای کسرا با تخصص در حوزه نرم‌افزارهای حضور و غیاب و کنترل تردد، محتوایی دقیق و به‌روز برای کسب‌وکارها ارائه می‌دهد. کارشناسان ما با تجربه در فناوری اطلاعات و مدیریت منابع انسانی، نیازهای کاربران را تحلیل کرده و راهکارهای عملی و قابل اعتماد تهیه می‌کنند. هدف ما ارائه محتوایی ارزشمند برای افزایش دانش و بهبود تصمیم‌گیری شماست.