حضور غیاب و ارتباط آن با ۶ رفتار سازمانی که می ‌تواند باعث تعالی شرکت شود!

در میدان رقابت کسب و کارها، سازمان ‌ها به طور پیوسته در پی راهکارهای نوین و موثر جهت ارتقای عملکرد خود، تسریع در رشد و توسعه و دستیابی به موفقیت‌ های پایدار می ‌باشند. با آن که عوامل متعددی در رونق کسب و کار دخیل هستند، رفتار سازمانی در این میان، نقشی محوری در شکل ‌گیری سازوکارهای درونی که لازمه موفقیت هستند، ایفا می‌ کند. در این مقاله، قصد داریم به ۶ رفتار سازمانی که لازمه حرکت شرکت ‌ها در جهت رشد و توسعه و کامیابی هستند، با تمرکز ویژه بر نقش حمایتی و تاثیر سیستم‌ های کنترل تردد پرسنل بر این رفتارها بپردازیم. همراه ما باشید.

ابتدا باید گفت که سیستم‌ های کنترل تردد پرسنل که در برگیرنده شیوه ‌ها و فناوری ‌های متعددی جهت رهگیری و ثبت حضور غیاب و ساعات کاری پرسنل هستند، ابزاری اساسی در مدیریت محیط‌ های کاری امروزی محسوب می ‌شوند. این سیستم‌ ها نه فقط حضور و غیاب و زمان ‌های کاری را با دقت بالا ثبت و ضبط می‌ کنند؛ بلکه داده ‌هایی سودمند جهت بررسی میزان بهره‌وری، مشارکت پرسنل و عملکرد کلی سازمان به دست می ‌دهند. در ادامه به معرفی رفتارهای سازمانی و نقش حمایتی سیستم‌ های کنترل تردد پرسنل بر آن ها می ‌پردازیم:

1. فرهنگ پاسخگویی

تقویت فرهنگ پاسخگویی یکی از مهم ترین رفتارهای سازمانی به شمار می ‌رود که به رشد شرکت کمک چشمگیری کرده و ماحصل آن عملکرد موفق شرکت خواهد بود. به موجب این فرهنگ، هر یک از پرسنل شرکت مسئولیت انجام وظایف، عمل به تعهدات و وقت شناسی خود را بر عهده می ‌گیرد. این رفتار سازمانی، فضای اعتماد و اطمینان را در سازمان ایجاد می ‌کند که فعالیت در چنین فضایی لازمه عملکرد موفق، بهره‌وری و رشد پایدار است.

سیستم‌ های کنترل تردد پرسنل نقش چشمگیری در تقویت فرهنگ پاسخگویی ایفا می ‌کنند. این سیستم ‌ها با ثبت و ضبط دقیق ساعات کاری و الگوهای حضور غیاب پرسنل، داده ‌هایی ملموس جهت ارزیابی‌ های فردی و عملکرد گروهی به مدیران مربوط ارائه می‌ دهند. زمانی که پرسنل بدانند که زمان کاری و حضور آن ها به طور دقیق رصد و ثبت می ‌شود، اهتمام بیشتری به دنبال کردن برنامه‌ های کاری خود و حضور در محیط کار به خرج می ‌دهند. به علاوه، سیستم‌ های کنترل تردد پرسنل از طریق ادغام با ابزارهای مدیریت عملکرد، گزارش های جامعی از چگونگی مشارکت پرسنل به دست می ‌دهند. این قابلیت، مدیران را قادر می‌ سازد تا با مقایسه الگوهای حضورغیاب با متریک‌ های بهره‌وری، تصمیم‌ های آگاهانه در خصوص تخصیص منابع و ارزیابی عملکرد بگیرند. شرکت ‌ها می ‌توانند با ایجاد پیوند و ارتباطی مشهود میان حضور پرسنل و عملکرد، فرهنگ پاسخگویی را در میان پرسنل خود تقویت کنند.

2. تقویت ارتباطات موثر

ارتباطات موثر به مثابه خون در شریان ‌های سازمان‌ های موفق است. این رفتار مهم سازمانی اطمینان می ‌دهد که اطلاعات در تمامی سطوح شرکت به خوبی جریان دارد؛ همکاری‌ ها تسهیل شده و همه پرسنل در یک مسیر مشخص در جهت دستیابی به اهداف مشترک سازمان در حال حرکت و فعالیت می ‌باشند. شرکت‌ هایی که ارتباطات صریح، واضح و زمان بندی شده را در اولویت قرار می‌ دهند، توانایی بهتری در ایجاد تغییرات لازم، حل چالش ‌ها و مسائل مختلف و استفاده از فرصت‌ ها دارند.

در اینجا نیز سیستم‌ های کنترل تردد پرسنل یا همان نرم افزار های حضور غیاب با قابلیت‌ های کاربردی خود نظیر امکان ثبت درخواست مرخصی، استراحت، جابجایی شیفت یا ارائه نظرات در خصوص زمان بندی‌ های کاری و مسائل پیش آمده توسط خود پرسنل و به طور مستقیم از طریق پلتفرم به تقویت ارتباطات موثر در سازمان کمک می ‌کنند. بدین ترتیب، احتمال بروز سوء تفاهم و مشکلات زمان بندی تا حد بسیار زیادی کاهش می ‌یابد.

به علاوه، سیستم‌ های کنترل تردد با هشدار دادن در خصوص از کارگریزی و غیبت‌های مکرر، فرصتی برای گفتگوی مدیران با پرسنل جهت اطلاع یافتن از مشکلات مربوطه و یافتن راه حل فراهم می ‌کنند. این گفتگوی به جا و به موقع، موجب رسیدگی به مشکلات احتمالی و پیشگیری از بحرانی شدن آن ها و تاثیرگذاری سوء بر شرکت می ‌گردد.

3. افزایش نوآوری و تطبیق پذیری

در محیط ‌های کاری رقابتی امروز، توانایی نوآوری و تطبیق پذیری لازمه موفقیت شرکت می ‌باشد. سازمان‌ هایی که فرهنگ نوآوری را تقویت کرده و در برابر تغییرات انعطاف پذیری از خود نشان می ‌دهند، می‌ توانند از رقبای خود پیشی گرفته و سریع ‌تر از فرصت‌ های جدید استفاده کنند. ممکن است در ظاهر سیستم‌ های کنترل تردد پرسنل ارتباط مستقیمی با نوآوری نداشته باشند، اما قطعاً در تقویت فرهنگ نوآوری نقش دارند. این سیستم‌ ها با قابلیت انعطاف پذیری در انواع محیط‌ های کاری مانند دورکاری یا ساعات کاری منعطف، نقشی تسهیل کننده در سلیقه ‌ها و سبک‌ های مختلف کاری ایفا می ‌کنند. این قابلیت انعطاف منجر به افزایش رضایت شغلی و خلاقیت می ‌شود؛ چرا که پرسنل کنترل بیشتری بر محیط و برنامه ‌های کاری خود دارند.

تطبیق پذیری جنبه مهم دیگر این رفتار سازمانی است. سیستم های کنترل تردد پرسنل بر پایه ابری و از راه دور به شرکت ‌ها امکان تطبیق پذیری فوری با تغییرات محیط کار مانند تغییر ناگهانی به وضعیت دورکار در شرایط حساس و بحرانی را می ‌دهد و از این طریق، این جنبه از رفتار سازمانی را تقویت می ‌کند.

4. اولویت قرار دادن رفاه، سلامت و مشارکت پرسنل

شرکت ‌هایی که رفاه و مشارکت پرسنل خود را در اولویت قرار می ‌دهند، شاهد سطوح بالاتری از بهره‌وری، تولید، کاهش نرخ جایگزینی پرسنل و در نهایت خروجی بهتری در کسب و کار خود خواهند بود. این رفتار سازمانی، پرسنل را نه فقط منابع انسانی، بلکه دارایی‌ های ارزشمند سازمان تلقی می‌ کند که رضایت و مشارکتشان لازمه موفقیت شرکت می ‌باشد.

سیستم‌ های کنترل تردد پرسنل از طریق رعایت انصاف و ثبت دقیق ساعات کاری، از خستگی و فرسودگی پرسنل و نیز کار بیش از حد جلوگیری می کنند. همچنین، برخی از سیستم ‌های حضور غیاب قابلیت‌ هایی دارند که به کارکنان امکان رهگیری زمان و عملکردشان را می ‌دهد. این قابلیت نظارت بر عملکرد خود، منجر به افزایش فعالیت و مشارکت پرسنل می ‌شود؛ چرا که آنان از الگوهای کاری خود اطلاع یافته و در جهت بهینه ‌سازی عملکرد خود تلاش می ‌کنند.

5. رهبری قدرتمند

رهبری قدرتمند، سنگ بنای موفقیت سازمانی محسوب می ‌شود. این رهبران سازمان هستند که جهت ‌گیری ‌ها را مشخص می‌ کنند؛ تصمیمات استراتژیک را اتخاذ کرده و نقش پررنگی در شکل ‌گیری فرهنگ شرکت دارند. رهبران با نفوذ و کارآمد الهام بخش تیم خود بوده، تصمیمات آگاهانه گرفته و کشتی سازمان‌ را در دل امواج مشکلات و فرصت ‌ها هدایت می ‌کنند.

نرم‌ افزار حضور غیاب تحت وب، ابزاری ارزشمند برای رهبران سازمان به شمار می ‌رود. این نرم‌ افزارها، داده‌ هایی حقیقی و لحظه‌ای در خصوص حضور و فعالیت نیروی کار در اختیار رهبران قرار داده و آن ها بر اساس همین داده‌ ها در مورد تخصیص منابع و توزیع کار تصمیم گیری می ‌کنند. همچنین، یک سامانه حضور غیاب پیشرفته با نمایش الگوهای حضور و غیاب به رهبران، آن ها را قادر به شناسایی و رسیدگی به مشکلات احتمالی پیش از بغرنج شدن شرایط می سازد. به علاوه، رهبران می ‌توانند از طریق بینش کسب شده از داده ‌های سیستم حضور غیاب، کارمندان وقت شناس، فعال و همواره حاضر را شناسایی و از آن ها قدردانی نمایند. این عامل در انگیزه بخشی و تقویت رفتارهای مثبت در سراسر سازمان نقش به سزایی دارد.

6. یادگیری و توسعه مداوم

شرکت ‌هایی که همواره در حال یادگیری و توسعه می‌ باشند، تطبیق پذیری بهتری با تغییرات داشته، نوآور بوده و در صحنه رقابت پیشتاز هستند. بر اساس این رفتار سازمانی، در میدان رقابت کسب و کارها، پرسنل بایستی مهارت‌ ها و دانش خود را به طور پیوسته به روز کرده و گسترش دهند.

سیستم‌ های کنترل تردد پرسنل یا قابلیت تغییرو جابجایی برنامه‌ های کاری، ارائه برنامه ‌های آموزشی را تسهیل می‌ کنند.  همچنین، فرایند نصب و استفاده از یک سیستم حضور و غیاب آنلاین پیشرفته می ‌تواند خود یک فرصت یادگیری باشد. از این طریق، پرسنل ملزم به کار کردن با تکنولوژی جدید، شناخت سیاست‌ های شرکت و افزایش مهارت خود در تفسیر داده ‌ها و مدیریت زمان می‌ گردند.

نتیجه

همانطور که دیدیم، رفتارهای سازمانی نامبرده، لازمه رشد و توسعه و کامیابی شرکت می ‌باشند و نقش حمایتی سیستم‌ های کنترل تردد پرسنل از این رفتارها انکار ناپذیر است. این سیستم‌ ها، از ارائه داده ها و گزارش‌ هایی جامع جهت تصمیم‌ گیری‌ های آگاهانه گرفته تا امکان تغییر و جابجایی روال برنامه‌های کاری و کمک به رعایت اصل انصاف در سازمان، ابزاری ارزشمند در جعبه مدیریتی سازمان‌های امروزی به شمار می ‌روند. اگر شما هم خواهان داشتن این ابزار سودمند در جعبه ابزار مدیریتی شرکت خود هستید، این شما و این هم دستگاه حضور و غیاب پیشرفته شرکت مهندسی نرم افزار حضور و غیاب کسرا . نرم افزار حضور غیاب کسرا با دارا بودن بیش از ۵۰ قابلیت نوین و کاربردی، گزینه ای مطمئن در ارتقای شرکت شما می‌باشد. جهت کسب اطلاعات بیشتر با کارشناسان کسرا تماس بگیرید یا فرم درخواست مشاوره و دمو را در سایت کسرا پر کنید.