چگونه نرم افزارهای حضور و غیاب بخشی از استرس کاری پرسنل را مدیریت می کنند؟
نرم‌افزارهای حضور و غیاب آنلاین با بهبود نظم، شفافیت در برنامه‌های کاری و کاهش ناهماهنگی‌ها، به مدیریت استرس کارکنان کمک می‌کنند. این سیستم‌ها با ثبت دقیق ساعات کاری و ایجاد تعادل بهتر بین کار و زندگی شخصی، رضایت پرسنل را افزایش می‌دهند.
در صحنه رقابت میان سازمان ها و کسب و کار های امروزی، داشتن و حفظ پرسنل کارامد، بیش از هر زمان دیگری اهمیت دارد. پرسنل که به منزله ارزشمند ترین دارایی سازمان هستند، برای انجام وظایف و تحویل به موقع پروژه ها، رسیدن به اهداف تعیین شده و حفظ بهره وری، فشار زیادی بر دوش خود احساس می کنند که این عامل می تواند منجر به اضطراب و فرسودگی آن ها شود. از این رو، سازمان های دغدغه مند بر آن شدند تا با بهره گیری از راهکار های نوآورانه و جدید، در عین افزایش کارایی عملیاتی سازمان، سلامت و رفاه پرسنل خود را نیز ارتقا دهند.
یکی از همین راهکار ها که توجهات زیادی را به خود جلب نموده است، استفاده از سیستم های کنترل تردد پرسنل می باشد. این سیستم ها که سابقاً تنها برای ثبت حضور و غیاب منابع انسانی از آن ها استفاده می شد، امروزه با کمک پیشرفت فناوری به ابزار هایی کامل جهت مدیریت منابع انسانی و نیز استرس های کاری مبدل شده اند. سیستم های کنترل تردد پرسنل با ارائه گزارش های داده محور، فرایند های اتوماتیک و تدوین برنامه های کاری منعطف، به یاری سازمان ها در مدیریت زمان و سلامت روحی – روانی پرسنل آمده اند.
در این مقاله قصد داریم نقش نرم افزارهای حضور و غیاب را در کاهش فشار و استرس‌های ناشی از کار بررسی کنیم. تا انتها همراه ما باشید.
نرم افزار حضور و غیاب و مدیریت حجم کاری
در سال های اخیر، سیستم های کنترل تردد آنلاین و تحت Web کامل تر و پیچیده‌تر شده اند و مجهز به ابزار های رهگیری و ثبت دقیق زمان، توام با ابزار های مدیریت نیروی کار گشته اند. این سیستم ها با ثبت زمان شروع و پایان شیفت های کاری، مدت زمان استراحت و اضافه‌کاری ها، الگو های جامعی از عملکرد پرسنل به مدیران ارائه می دهند. سازمان ها با بررسی و تحلیل این داده های ارزشمند بهتر می توانند حجم کار را در میان پرسنل توزیع کنند و به این ترتیب، از استرس و فشار ناشی از حجم کاری بالا بر آن ها کاسته می شود.
به عنوان مثال، در صورتی که یکی از پرسنل ساعات طولانی تری کار کند یا چند شیفت کاری به صورت پیاپی بایستد، دستگاه مدرن کنترل تردد پرسنل چنین الگو هایی را به اطلاع مدیران رسانده و این امکان فراهم می شود تا فعالیت ها مجدداً تحت ارزیابی قرار گرفته و به طور مساوی بین اعضای تیم کاری توزیع گردد. این رویکرد داده محور این اطمینان را می دهد که هیچ یک از پرسنل تحت فشار کاری بیش از حد قرار نداشته و از این رو به کاهش استرس و فرسودگی نیروی کار کمک می کند.
به علاوه، نرم افزار های مدرن حضور و غیاب به سازمان این امکان را می دهند تا تعداد نیروی کار مورد نیاز خود را به طور دقیق تری پیش بینی کنند. شرکت ها با تجزیه و تحلیل پیشینه داده های حضور و غیاب تحت وب، اوج زمان هایی را در سال که نیاز به پرسنل اضافه است، پیش بینی نموده و از این طریق از خستگی و فرسودگی پرسنل فعلی جلوگیری می کنند. این رویکرد پیش گیرانه در قبال مدیریت نیروی کار، نه تنها از استرس و فشار کاری می کاهد، بلکه موجب افزایش رضایت شغلی در بلند مدت می گردد.
نرم افزار حضور و غیاب آنلاین و انعطاف پذیری در برقراری تعادل میان کار و زندگی شخصی
یکی از عوامل اصلی و تاثیر گذار بر استرس کاری پرسنل، ساختار سنتی و تغییر ناپذیر برنامه کاری ۷ صبح تا ۵ بعد از ظهر است که جایی برای پرداختن به مسائل شخصی پرسنل یا رویداد های غیر منتظره باقی نمی گذارد. سیستم کنترل تردد پرسنل از طریق انعطاف پذیری بالای خود در برنامه ریزی های کاری، از این فشار می کاهد. بسیاری از نرم افزار های مدرن حضور و غیاب دارای ویژگی هایی نظیر ثبت حاضری و شروع کار از راه دور، برنامه ریزی منعطف شیفت های کاری و تهیه برنامه کاری شخصی سازی شده می باشند.
این قابلیت ها به پرسنل این امکان را می دهند تا زمان خود را به نحو موثرتری مدیریت کنند. به عنوان مثال، پرسنل می توانند به هنگام دور کاری، حضور خود را از طریق گوشی های همراه خود یا از طریق پورتال های اینترنتی ثبت نمایند و از این طریق، استقلال بیشتری در برنامه های کاری خود داشته باشند. این انعطاف پذیری از طریق فراهم نمودن امکان برقراری توازنی موثر میان زندگی و تعهدات حرفه ای و کاری به کاهش استرس پرسنل کمک چشمگیری می کند.
به علاوه، قابلیت برنامه ریزی منعطف در سیستم های مدرن کنترل تردد پرسنل به پرسنل این امکان را می دهد تا در پر بازده ده ترین ساعات خود کار کنند؛ مثلاً برخی افراد در ساعات اولیه صبح بهترین عملکرد را در کار خود دارند؛ حال آن که برخی دیگر ترجیح می دهند دیر تر شروع به کار کنند. انتخاب شیفت بر اساس اوج بهره وری پرسنل، از میزان فشار و استرس کاری کاسته و موجب افزایش رضایت شغلی می شود.
نرم افزار حضور و غیاب Online و بازخورد در لحظه و ارتباطات موثر
یکی دیگر از جنبه های مهم سیستم های کنترل تردد پرسنل، توانایی آن ها در ارائه بازخورد های در لحظه و تسهیل ارتباط میان پرسنل و مدیریت می باشد. درگذشته، پرسنل از این که پیوسته دیر در سر کار خود حاضر می شدند یا بیش از زمان تخصیص داده شده استراحت می کردند، فورا آگاه نمی شدند. این عامل بعد ها منجر به سوء تفاهم ها و استرس پرسنل می شد. سیستم های کنترل ترددی که در لحظه هشدار می دهند، به حل این مشکل پیش از حاد شدن آن کمک می کنند.
به عنوان مثال، چنانچه پرسنل فراموش کنند ورود و خروج خود را در سیستم ثبت کنند، نرم افزار حضور غیاب برای آن ها یک یادآور ارسال می کند و این مشکل سریعاً برطرف می شود. بدین ترتیب، پرسنل از ترس تبعات منفی ناشی از عدم ثبت ورود و خروج خود دچار استرس نخواهد شد. همچنین، این سیستم ها به مدیران امکان ارائه بازخورد های به موقع بر اساس داده های حضورغیاب را می دهند و این اطمینان حاصل می شود که به تمامی مسائل به طور شفاف و هرچه سریعتر پرداخته می شود.
سیستم های کنترل تردد Cloud پرسنل همچنین به تسهیل ارتباطات در خصوص تغییرات برنامه های کاری، درخواست های مرخصی یا جابجایی شیفت های کاری کمک می کند. پرسنل می توانند درخواست مرخصی یا تغییر برنامه کاری خود را از طریق سیستم ثبت کنند و مدیران در لحظه با این درخواست ها موافقت یا مخالفت نمایند. این ارتباط مستقیم و خودکار، موجب کاهش استرس های ناشی از هماهنگی و تاخیر در فرایند های پاسخگویی می شود.
درباره شرکت کسرا
شرکت مهندسی حضور و غیاب کسرا بیش از ۲۳ سال است که در حوزه طراحی و تولید نرم افزار های پیشرفته حضور و غیاب فعالیت می کند. سیستم های کنترل تردد پرسنل تولیدی این شرکت پیشرو علاوه بر ثبت حضور و غیاب کارکنان، با بهره مندی از انواع قابلیت های پیشرفته، به ساماندهی جریان کار و مدیریت هرچه بهتر منابع انسانی کمک می کند. شما نیز به جمع مشتریان شرکت کسرا بپیوندید و از طریق مشاوره با کارشناسان این شرکت، نرم افزار حضور و غیاب مناسب سازمان و کسب و کار خود را انتخاب کنید.
