اهمیت نرم افزار حضور و غیاب در صنایع بزرگ

اهمیت نرم افزار حضور و غیاب در صنایع بزرگ

در عصر حاضر که مشخصه آن تحولات سریع ، جهانی سازی و پیچیدگی فعالیت های کاری می باشد ، سیستم های حضور و غیاب به یکی از ستون های اصلی مدیریت نیروی کار و پشتیبانی از صنایع بزرگ تبدیل شده اند . نرم افزار های حضور و غیاب مدرن فرا تر از ابزار های ثبت زمان بوده ، و به عنوان پلتفرم های هماهنگ کننده نیروی کار شناخته می شوند ؛ همچنین ، عملکرد هایی نظیر تسهیل برنامه ریزی ها ، تطابق فعالیت ها با مقررات و قانون کار ، حفاظت از انسجام داده ها و در نهایت ، تشکیل فرهنگ سازمانی از خود نشان می دهند .

هم زمان با تلاش بخش ها و صنایع مختلف برای افزایش راندمان کاری ، انعطاف پذیری و پاسخگویی ، راهکار های مدیریت حضور و غیاب نیروی انسانی و کنترل تردد نیز از محدوده فعالیت های سنتی خود فرا تر رفته ، و به عنوان ابزار های راهبردی با کارایی فوق العاده در افزایش بهره وری ، مدیریت هزینه و افزایش مشارکت کارکنان ظاهر شده اند . در این فرصت ، بر آنیم تا از اهمیت نرم افزار حضور و غیاب در صنایع بزرگ بگوییم . ادامه مطالب را از دست ندهید .

صنعت تولید ؛ هماهنگی شبکه های تولید پیچیده

• انعطاف شیفت ها و به کارگیری به موقع نیرو ها

فعالیت های تولیدی در مقیاس وسیع ، از جمله صنایع خودرو سازی ، الکترونیک و کالا های مصرفی ، به فرایند های پیچیده و چند مرحله ای وابسته اند . حتی وجود یک مانع در هر یک از مراکز کاری ، می تواند کل خط تولید را مختل سازد . کارخانجات آینده نگر ، جهت مدیریت نوسانات تقاضا و اختلالات زنجیره تامین ، به قابلیت « جایگزینی به موقع نیرو ها » در نرم افزار های حضور و غیاب پیشرفته متکی هستند .

زمانی که برآورد های فروش ، حاکی از افزایش ناگهانی تقاضا باشد ، نرم افزار حضور و غیاب به صورت خودکار برنامه شیفت ها را اصلاح کرده و ماژول های آموزشی را جهت به کارگیری و انتقال پرسنل واجد مهارت های مورد نیاز به ایستگاه های حساس ،  فعال می سازد .

به عنوان مثال ، یکی از کارخانجات بزرگ مونتاژ قطعات الکترونیکی ، اخیرا گزارش داده که از طریق یکپارچه سازی سیستم برنامه ریزی منابع انسانی با سامانه حضور و غیاب نسل جدید خود ، شاهد کاهش 18 درصدی توقف ناگهانی و برنامه ریزی نشده فعالیت ها در سال بوده است .

زمانی که یکی از اپراتور های دستگاه ، زود تر از موعد محل کار را ترک می کرد ، سیستم حضور و غیاب پیام هایی را به تکنسین های با تخصص مورد نیاز ارسال کرده و از این طریق ، موجب کاهش شکاف های مهارتی می شد . بدین ترتیب ، سامانه حضور و غیاب به ابزاری فوری و کارامد برای جایگزینی نیرو ها بر اساس مهارت های آنان تبدیل گشت . این امر همچنین موجب تداوم جریان های کاری و کاهش اتلاف زمان نیز گشت .

حوزه خدمات درمانی ؛ برقراری تعادل میان مراقبت از بیماران ، رعایت مقررات و همدلی

• برنامه ریزی های متغیر با اولویت سلامت بیماران

بیمارستان ها و درمانگاه ها با فشار سنگینی جهت مدیریت صحیح برنامه های کاری پزشکان و کادر درمان مواجه هستند و این امر ، بیش از سایر بخش ها در تخصص هایی نظیر طب اورژانس ، مراقبت های ویژه و جراحی نمود دارد .

غیبت غیر مجاز و از قبل هماهنگ نشده یک پرستار یا رادیولوژیست می تواند کیفیت مراقبت های درمانی را تحت الشعاع قرار داده و باعث ایجاد تاخیر ها و مشکلات زنجیره ای شود . برای رفع این مشکل ، شبکه های بیمارستانی از سامانه های حضور و غیاب با قابلیت های پیش بینی تعداد بیماران ، بررسی الگو های کاری و اولویت های شخصی پزشکان و کادر درمان استفاده می کنند .

صنعت هتلداری : سازماندهی خدمات عالی از طریق برنامه ریزی منعطف

• ترسیم تقاضا در لحظه

در هتل ها ، استراحتگاه ها و مراکز برگزاری رویداد های بزرگ ، رضایت مهمانان در گرو زمان بندی های دقیق و بی نقص می باشد ؛ چه این زمان بندی مربوط به تحویل کلید در بخش پذیرش مهمان باشد ، چه خدمات رسانی به اتاق ها و چه تامین پرسنل مورد نیاز در مراسم ها .

سابق بر این ، مدیران برای برنامه ریزی های مربوط به نیروی انسانی خود ، به شیوه ها و ارزیابی های دستی و مبتنی بر حدس و گمان متکی بودند ، اما امروزه ، نرم افزار حضور و غیاب از طریق هماهنگی با موتور های رزرواسیون ، فروش نقطه به نقطه و حتی تقویم رویداد های محلی ( مانند زمان برگزاری مسابقات ورزشی و کنفرانس ها ) ، قادرند شمار مهمانان را پیش بینی نمایند .

در صورت افزایش ناگهانی رزرو اتاق ها در آخرین لحظات ، نرم افزار حضور و غیاب به طور خودکار ، شیفت های پرسنل نظافت و رستوران را تمدید می کند تا از تمیز شدن فوری اتاق ها و برخورداری سالن های غذاخوری از پرسنل کافی اطمینان حاصل شود .

حمل و نقل لجستیک ؛ مدیریت در سفر

• تایید موقعیت مکانی با استفاده از جی پی اس برای کارکنان دور کار

فعالیت های لجستیکی _ از حمل و نقل جاده ای و مسافت های طولانی تا پیک های درون شهری _ در اصل ماهیتی غیر متمرکز دارند . سیستم های ساعت زنی حضور و غیاب قدیمی ، در تایید این که آیا راننده مسئول تحویل کالا حقیقتا در محل انبار یا در مسیر جا به جایی محموله حضور فیزیکی داشته است یا خیر ، ناکارآمد می باشند .

برای حل این مشکل ، در نسل جدید نرم افزار های حضور و غیاب ، از روش مثلث بندی جی پی اس استفاده شده است : به محض رسیدن راننده به انبار ، اپلیکیشن حضور و غیاب نصب شده در تلفن همراه وی ، به صورت خودکار ورود او را ثبت می کند و سیستم در طول مسیر حمل کالا ، مطمئن می شود که راننده صرفا از مسیر های تعیین شده تردد کرده و از زمان های استراحت مطابق با قوانین کار بهره برده است .

خدمات رسانی حرفه ای : دقت ، شفافیت و جلب اعتماد و رضایت مشتری

• محاسبه ساعات ، مرحله بندی پروژه و گزارشگری شفاف

در شرکت های مشاوره ، حقوق و ممیزی ، تخصیص دقیق زمان نقش مهمی در افزایش دقت و جلب اعتماد مراجعه کنندگان دارد . در روش ثبت زمان به طور دستی و در برگ های کاغذی ، احتمال خطا و اشتباه ، فراموشی و حتی گزارشگری غلط وجود دارد .

نرم افزار های حضور و غیاب امروزی ، به خوبی با نرم افزار های مدیریت پروژه هماهنگ می باشند . زمانی که یک مشاور شروع به صحبت و کار بر روی پرونده مراجعه کننده خود می کند ، زمان سنج تعبیه شده در ابزار مدیریت فعالیت ، به طور خودکار حضور و فعالیت متخصص را به همراه کد پروژه مربوطه ثبت می کند . این دست روش های دقیق پیگیری ، به شرکت ها امکان تهیه گزارش های دقیق راجع به فعالیت ها و به تبع آن ، جلب اعتماد مراجعه کنندگان را می دهد .

علاوه بر این ،  بینش های به دست آمده از تحلیل داده های حضور و غیاب ، امکان برآورد دقیق تری از مرحله بندی پروژه ها را فراهم می کند . مدیران پروژه از طریق تحلیل الگو های تاریخی حضور و غیاب نیروی کار ( تعداد ساعات صرف شده در مرحله درک و شناخت در مقابل زمان صرف شده در مرحله اجرا ) ، می توانند بودجه ها را با دقت بیشتری تنظیم نموده و از افزایش هزینه ها و نوسانات غیر قابل پیش بینی جلوگیری نمایند .