نرم افزار حضور غیاب و تاثیر آن بر تمایز کارمندان در سازمان!

اگر سازمان را یک فرش پر نقش و نگار در نظر بگیریم، آن گاه کارکنان به مثابه تار و پود های آن، هر یک نقشی منحصر به فرد در موجودیت این فرش ایفا می‌ کنند. این تنوع تنها منحصر به وظایف و نقش های شغلی و نیز سلسله مراتب این افراد نیست؛ بلکه شامل طیف گسترده ‌ای از ویژگی ‌ها، رفتار ها و انگیزه ‌های فردی می ‌باشد. شناخت این تفاوت‌ ها لازمه مدیریت موثر و بهینه‌ سازی منابع انسانی توسط ابزارهای مختلف مدیریتی از جمله نرم افزار ها و سخت افزارهای مربوطه مانند کنترل تردد و…. است.

در سال‌ های اخیر، یکی از ابزارهایی که بدین منظور اهمیت خاصی پیدا کرده است، سیستم‌ های کنترل تردد پرسنل می ‌باشد. با آن که کارایی این سیستم‌ ها در مرحله نخست، نظارت و مدیریت حضور پرسنل است، اما آن ها قادرند داده ‌هایی ارزشمند در خصوص ماهیت گوناگون نیروی کار به مدیران مربوط ارائه دهند. در ادامه مقاله، به عوامل زمینه ساز تفاوت ‌های میان کارکنان می ‌پردازیم. لطفا با ما همراه باشید.

زمینه فرهنگی

زمینه فرهنگی نقش بسیار مهمی در شکل ‌گیری رفتار ها، گرایش‌ ها و عادت‌ های کاری افراد ایفا می ‌کند. کارکنان با زمینه‌ های فرهنگی متفاوت، رویکرد ها و نگرش‌ های مختلفی نیز نسبت به تعامل و برقراری ارتباط، حل مسئله و کار گروهی دارند. به عنوان مثال، در برخی فرهنگ‌ ها برقراری ارتباط به صورت مستقیم مرسوم است؛ حال آن که در سایر فرهنگ‌ ها رویکرد های غیر مستقیم برقراری ارتباط ترجیح داده می‌ شوند.

در این خصوص، سیستم‌ های کنترل تردد پرسنل قادرند الگو هایی را نشان دهد که متاثر از هنجار های فرهنگی می ‌باشند؛ مانند تفاوت در وقت شناسی و اولویت بندی ساعات کاری. این داده‌ ها در مدیریت نیروهای کاری با زمینه ‌های فرهنگی متفاوت اهمیت بسیاری دارند.

زمینه تحصیلی

میزان تحصیلات و رشته تحصیلی نیز بر نحوه انجام فعالیت ‌ها و برقراری ارتباط پرسنل با یکدیگر تاثیرگذار است. زمینه تحصیلی متفاوت کارکنان موجب می‌ شود میزان مهارت‌ های فنی، توانمندی‌ های مربوط به تفکر انتقادی و رویکرد های یادگیری آن ها نیز متفاوت از یکدیگر باشد. دستگاه‌ های کنترل تردد پرسنل به وسیله نرم افزار کنترل تردد قادر به شناسایی روند ها و الگو های تخصصی در این باره هستند. به عنوان مثال، این سیستم ‌ها می‌ توانند مشخص کنند که کدام زمینه‌ های تحصیلی ارتباط معناداری با حضور مستمر یا نرخ پایین غیبت دارند و از این رو، اطلاعاتی ارزشمند در اختیار مدیران به هنگام استخدام و طراحی برنامه‌ های آموزشی قرار می ‌دهند.

تجربه کاری

تجربه کاری چه به لحاظ مدت و چه گوناگونی شغلی، عاملی تاثیرگذار بر چگونگی انجام فعالیت‌ ها و عمل به وظایف شغلی پرسنل محسوب می ‌شود. آن دسته از افرادی که تجربه زیادی در یک رشته به خصوص دارند، طبعاً دارای دانشی عمیق و مجموعه ای غنی از مهارت‌ های مرتبط با حرفه خود هستند.

از آن سو، افرادی که مسیر های شغلی مختلفی را پیموده اند، اغلب پیشنهادات نوآورانه ارائه داده و تطبیق پذیری خوبی با شرایط کاری جدید دارند. داده ‌های مربوط به نرم افزار حضور غیاب کارکنان، تاثیر میزان تجربه کاری افراد را بر پاسخگویی، مسئولیت پذیری و تعهد آنان نشان می ‌دهد. بر اساس همین داده‌ ها مشخص شده است که افراد متخصص در یک رشته کاری بخصوص، حضور مستمر و بیشتری در محیط کار دارند.

ارزش ها و انگیزه‌ های فردی

ارزش ‌ها و انگیزه‌ های فردی از جمله عوامل ذاتی و محرک رفتار و عملکرد پرسنل در محیط کار می ‌باشد. پر واضح است که کارکنانی که از انگیزه بالایی برخوردارند‌ و همسو با سیاست‌ ها و اهداف سازمان حرکت می کنند، مشارکت و تعهد بیشتری در محیط کار دارند. دستگاه کنترل تردد پرسنل با تجزیه و تحلیل الگو های تردد آنها بر اساس نرم افزار حضور غیاب کارمندان، اضافه کاری ‌ها و مشارکت در فعالیت‌ های اختیاری، به مدیران در جهت شناسایی این افراد کمک شایانی می ‌کنند.

نقش سیستم کنترل تردد پرسنل

انواع سیستم حضور غیاب جدید که مجهز به فناوری های پیشرفته ای نظیر اسکن بیومتریک، کارت ‌های RFID و نرم ‌افزار های یکپارچه ‌سازی هستند، دارای قابلیت‌ هایی فراتر از صرفاً ثبت حضور غیاب پرسنل می ‌باشند. این سیستم‌ ها داده‌ هایی با ارزش را ارائه می ‌دهند که می ‌توان آن ها را در جهت شناخت جنبه‌ های رفتاری پرسنل و نیز پتانسیل ‌های سازمانی تجزیه و تحلیل نمود. از جمله نقش‌ های یک سیستم کنترل تردد پرسنل در سازمان می ‌توان موارد زیر را نام برد:

نظارت بر وقت شناسی و حضور پرسنل

نقش اصلی سیستم‌ های کنترل تردد پرسنل طبعاً نظارت و ثبت ساعات ورود و خروج کارکنان و ضبط داده ‌های مرتبط است. اهمیت این داده ‌ها از آن جهت است که می ‌توان با تحلیل آن ها، الگو های وقت شناسی و غیبت و از کارگریزی کارکنان را شناسایی نمود که این الگو ها اغلب به عوامل زمینه ‌ای نظیر رضایت شغلی، شرایط شخصی یا مشکلات سلامتی نیز اشاره می کنند.

تحلیل میزان بهره ‌وری و تولید

سازمان‌ ها از طریق مقایسه داده‌ های حضور غیاب با متریک‌ های بهره ‌وری، می‌ توانند دید جامعی نسبت به تاثیر حضور و غیاب پرسنل خود بر عملکرد سازمان پیدا کنند. به عنوان مثال، غیبت یا از کارگریزی مکرر با میزان پایین بهره‌ وری مرتبط است؛ حال آن که حضور مستمر کارکنان در سازمان، با سطوح بالای عملکردی در ارتباط است. این تحلیل به شناسایی پرسنل کوشا با عملکرد عالی و نیز آن دسته از پرسنل که به حمایت یا انجام مداخلات لازم‌ نیاز دارند، کمک می کند.

شناسایی نیاز های توسعه ‌ای و آموزشی

داده ‌های مربوط به نرم افزار حضورغیاب پرسنل، الگو هایی را نشان می‌ دهند که با تجزیه و تحلیل آن ها می توان مواردی را که نیاز به آموزش بیشتر و اصلاح و توسعه دارند، مشخص نمود. محض نمونه، در صورتی که در یک دپارتمان یا گروه، نرخ غیبت و از کار گریزی بالا باشد،‌ این امر می‌ تواند نشان دهنده مسائلی از قبیل حجم کاری بالا و نحوه مدیریت آن، میزان رضایت شغلی یا نیاز به توسعه مهارت‌ ها باشد. پرداختن به این مسائل و حل نمودن آن ها از طریق برنامه ‌های آموزشی هدفمند می‌ تواند منجر به افزایش بهره‌ وری کلی و روحیه و انگیزه کارکنان گردد.

افزایش مشارکت پرسنل

مدیران می توانند از طریق شناخت الگو های حضور و غیاب، آن دسته از پرسنلی که مشارکت بالایی دارند را از پرسنلی که فعالیت چندانی ندارند، تمیز دهند. پرسنل فعال عموما سابقه حضور بیشتری دارند؛ در فعالیت‌ های اختیاری شرکت کرده و تمایل به انجام فعالیت هایی بیش از چهارچوب وظایف مشخص شده نشان می‌ دهند.

نتیجه‌ گیری استفاده از نرم افزار حضور غیاب

در این مقاله خواندیم که در محیط‌ های کاری مدرن، شناخت تفاوت‌ های میان پرسنل لازمه مدیریت موثر منابع انسانی و موفقیت کلی سازمان است. عواملی نظیر زمینه های فرهنگی، تحصیلی، تجربه کاری و ارزش های فردی در این تفاوت ‌ها نقش اساسی دارند. در این خصوص، سیستم‌ های کنترل تردد پرسنل علاوه بر کارایی اصلی خود یعنی ثبت حضور غیاب پرسنل، داده ‌هایی مفید به منظور شناخت این تفاوت ‌ها ارائه می ‌دهند. سازمان‌ ها با تحلیل داده‌ های حضور غیاب آنلاین می توانند الگو های موجود را شناسایی کنند؛ مسائل احتمالی را بررسی و راهبرد هایی به منظور ارتقا بهره‌ وری، مشارکت و رفاه کارکنان خود پیش بگیرند.

با توجه به نقش مهم دستگاه های کنترل تردد پرسنل در سازمان‌ ها، شرکت مهندسی نرم افزار حضور و غیاب کسرا با بیش از دو دهه سابقه درخشان و همکاری با سازمان‌ های مهم و شناخته شده، تولید کننده و عرضه کننده انواع سامانه‌ حضور غیاب تحت وب پیشرفته در کشور می ‌باشد. نرم افزار حضور و غیاب تحت وب شرکت کسرا دارای بیش از ۵۰ قابلیت نوین و کاربردی است که آن را تبدیل به گزینه ای مطمئن و کارآمد جهت استفاده در سازمان ‌ها و کسب و کارهای امروزی نموده است. برای کسب اطلاعات بیشتر در خصوص دستگاه حضور غیاب آنلاین پیشرفته کسرا با کارشناسان ما در ارتباط باشید.