حضور غیاب و اهمیت وقت‌ شناسی در سازمان های بزرگ و نحوه جاری سازی آن چیست؟

وقت شناسی مولفه ای مهم در عملکرد موفق هر سازمانی محسوب می‌ شود و نشانگر ارج نهادن به زمان، تعهد به انجام مسئولیت ‌ها و هماهنگی فعالیت‌ ها می ‌باشد. در شرکت ‌های بزرگ به طور ویژه که پیچیدگی بخش‌ های مختلف و مقیاس عملیاتی بیشتر نمود دارد، وقت شناسی از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. در این مجال می ‌خواهیم به اهمیت و نقش وقت شناسی در سازمان های بزرگ و نحوه جاری ‌سازی آن با تمرکز ویژه بر سیستم‌ های کنترل تردد پرسنل بپردازیم.‌با ما همراه باشید.

از جمله مزیت های وقت شناسی در سازمان ‌های بزرگ می ‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

افزایش بهره ‌وری و تولید: فعالیت‌ ها در سازمان های بزرگ به یکدیگر وابسته‌اند؛ از این رو، تاخیر در هر یک از بخش‌ ها می‌تواند بر سایر بخش‌ ها اثر قابل توجهی بگذارد. اهمیت وقت شناسی از آن جهت است که با رعایت آن اطمینان می ‌یابیم که هر فعالیتی به موقع آغاز و به انجام می ‌رسد، روال کار به طور پیوسته ادامه داشته و در هیچ قسمتی کار با فشار بر روی پرسنل و باعجله انجام نمی ‌شود.

رفتار حرفه ‌ای و خوشنامی: وقت شناسی مداوم نشان دهنده سطح بالایی از رفتار حرفه ای می‌ باشد و موجب اعتبار و خوشنامی سازمان هم از نظر درون سازمانی در میان کارکنان و هم از نظر برون سازمانی در میان مشتریان و شرکا می‌ گردد. وقت ‌شناسی حاکی از اعتبار و کارامدی است که لازمه روابط کاری و اعتماد مشتریان می ‌باشد.

انگیزه و نظم کارکنان: زمانی که به وقت شناسی ارج نهاده شود، استانداردی برای فرهنگ سازمانی ایجاد می ‌شود؛ کارکنان تمایل بیشتری به رعایت نظم داشته و از اینکه می ‌بینند زمان و تلاش‌ هایشان اهمیت دارد، انگیزه مضاعفی می‌ گیرند. این امر به نوبه خود منجر به افزایش رضایت شغلی و کاهش نرخ جایگزینی نیروی کار می‌ گردد.

مدیریت موثر زمان: پر واضح است که وقت شناسی منجر به مدیریت موثر زمان می ‌گردد. بدین شکل، پرسنل یاد می ‌گیرند که انجام فعالیت ‌های خود را در اولویت قرار داده و به هر یک از کارهای خود زمان مناسب و کافی اختصاص دهند. این امر در نهایت به ارتقای کارامدی کلی می ‌انجامد.

رعایت ضرب الاجل‌ها: در سازمان ‌های بزرگ به طور ویژه رعایت ضرب العجل‌ ها اهمیت بسیاری دارد. با رعایت وقت شناسی این اطمینان حاصل می‌ شود که تمامی فعالیت ها در چارچوب زمانی مقرر به سرانجام می ‌رسد که این امر لازمه رضایت مشتریان و پیشرفت روند کاری می ‌باشد.

بهینه ‌سازی منابع: حضور به موقع و رعایت دقیق برنامه‌ های کاری، ضامن استفاده بهینه از منابع است. به عنوان مثال، در صورتی که جلسه کاری به موقع آغاز شود، بدین معناست که اتاق‌ های کنفرانس و سایر منابع مورد نیاز به نحو موثر مورد استفاده قرار می‌ گیرند. از این رو، از اتلاف زمان جلوگیری شده و از دارایی ‌های سازمان به طور مناسب استفاده می ‌شود.

نحوه جاری ‌سازی وقت ‌شناسی و نظم در حضور غیاب در سازمان

سازمان ها به منظور جاری‌ سازی و تقویت فرهنگ وقت شناسی از سیستم‌ های کنترل تردد پرسنل استفاده می ‌کنند. این سیستم‌ ها که بر پایه تکنولوژی جدید هستند، قادر به نظارت، ثبت و مدیریت حضور و غیاب و زمان پرسنل به وسیله یک نرم افزار حضور غیاب تحت وب خوب می ‌باشند. این سیستم‌ ها انواع مختلفی دارند از جمله:

سیستم‌ های بیومتریک: دستگاه حضور و غیاب بیومتریک از ویژگی های بیولوژیکی پرسنل نظیر اثر انگشت، تشخیص چهره و اسکن عنبیه جهت ثبت حضور و غیاب کارکنان استفاده می ‌کند. اعتبار و دقت این سیستم‌ ها بسیار بالاست؛ چرا که از ثبت حضور فرد غایب توسط دیگران جلوگیری کرده و دقت بالایی در ثبت زمان های کاری دارد.

 سیستم‌ های رادیوشناسه: سیستم های مبتنی بر فناوری رادیو شناسه شامل استفاده پرسنل از کارت یا تگ ‌های RFID  جهت ثبت ورود و خروج خود می ‌باشد. این سیستم‌ ها بسیار کارآمد بوده و قابلیت پردازش سریع اطلاعات مربوط به تعداد زیادی از پرسنل را دارند؛ از این رو، گزینه ای مناسب برای استفاده از سازمان‌ های بزرگ با تعداد پرسنل زیاد می‌ باشند.

سیستم ‌های کنترل حضور غیاب بر پایه ابری: این سیستم‌ های پیشرفته دارای قابلیت انعطاف پذیری و مقیاس پذیری بالایی می باشند. سازمان ها با استفاده از سیستم حضور غیاب ابری می ‌توانند داده ‌های حضور غیاب پرسنل را با دقت بالایی از موقعیت‌ های مکانی مختلف پردازش و مدیریت کنند. پرسنل می ‌توانند در هر موقعیت مکانی ای که باشند، حضور خود را ثبت کرده و مدیران نیز می‌ توانند به داده‌ های لحظه ‌ای و حقیقی جهت تصمیم گیری هرچه بهتر دسترسی پیدا کنند.

اپلیکیشن‌ های حضور غیاب: با افزایش دورکاری و شرایط کاری منعطف، استفاده از اپ ‌حضور غیاب پرسنل در گوشی ‌های هوشمند امری اجتناب ناپذیر به نظر می‌ رسد. پرسنل می ‌توانند حضور خود را با استفاده از این اپلیکیشن ‌های نصب شده در گوشی هوشمند خود ثبت کنند. این اپلیکیشن‌ ها همچنین از فناوری GPS جهت تایید مکان جغرافیایی و اطمینان از حضور پرسنل در محل کاری مورد نظر استفاده می ‌کنند.

حال، نوبت به مراحل راه اندازی و اجرای سیستم‌ های کنترل تردد پرسنل می‌ رسد. بدین منظور، توصیه می‌ کنیم مراحل زیر را به ترتیبی که ذکر می ‌شود، دنبال کنید:

ارزیابی نیازها: نخستین مرحله، انجام یک ارزیابی جامع از نیازهای خاص سازمان است. این امر مستلزم دانستن تعداد پرسنل، ماهیت کار و چالش‌ های موجود مربوط به حضور غیاب و وقت شناسی می ‌باشد.

انتخاب سیستم‌ مناسب: سازمان می ‌تواند بر اساس نتایج ارزیابی انجام شده، مناسب ‌ترین سیستم کنترل تردد پرسنل را انتخاب نماید. بدین منظور، فاکتورهایی را باید در نظر گرفت که عبارتند از: اندازه نیروی کار، بودجه سازمان، سهولت در راه ‌اندازی و استفاده و سازگاری با سایر سیستم‌ های موجود در سازمان.

آزمایش: پیش از راه‌ اندازی سیستم‌های کنترل تردد پرسنل در کل سازمان، می‌ توانید یک دستگاه ساعت حضور غیاب را در یکی از دپارتمان ‌های سازمان یا مکانی خاص به طور آزمایشی نصب کنید تا در صورت بروز مشکلات احتمالی، تنظیمات لازم را انجام دهید.

آموزش و اطلاع رسانی: مدیران و پرسنل سازمان بایستی نحوه استفاده از سیستم‌ های کنترل تردد پرسنل را به خوبی فرا بگیرند. اطلاع رسانی در خصوص مزیت‌ ها و طرز کار این سیستم ‌ها می ‌تواند به سازگاری بهتر و کاهش مقاومت افراد در برابر تغییر کمک کند.

یکپارچگی با سیستم ‌های موجود: به منظور بیشینه سازی مزایای سیستم کنترل تردد پرسنل خود، اطمینان یابید که سیستم موردنظر به خوبی با سایر سیستم‌ های مدیریت منابع انسانی و نیز سیستم پرداخت یکپارچه می ‌شود. این یکپارچگی بایستی به طور دقیق برنامه ‌ریزی و اجرا شود تا از هرگونه ناهماهنگی در داده‌ ها جلوگیری گردد.

نظارت و بازخورد: پس از راه ‌اندازی سیستم کنترل تردد پرسنل، به منظور اطمینان از عملکرد صحیح و مورد انتظار سیستم، بایستی به طور پیوسته نظارت صورت گیرد. برایند بازخورد کاربران نیز در شناسایی نقاطی که نیاز به اصلاح داشته و نیز جهت افزایش کارایی سیستم موثر می‌ باشد.

تعیین و اعلام سیاست‌ ها: تعیین سیاست‌ های سازمان در قبال سیستم‌ های کنترل تردد پرسنل و وقت شناسی و نیز اعلام این سیاست‌ ها به پرسنل اهمیت زیادی دارد. این سیاست‌ ها بایستی دربرگیرنده عواقب غیبت و از کار گریزی و و از آن سو، تشویق و قدردانی از وقت شناسی و حضور مستمر باشد.

بازرسی‌ های منظم: با انجام بازرسی به طور مرتب از سیستم‌ های حضور غیاب، از دقت و اعتبار این سیستم‌ ها اطمینان حاصل می ‌کنیم. از این طریق، هرگونه خطا یا مشکل فنی شناسایی و اقدامات به موقع در جهت رفع آن ها انجام می‌ شود.

راهکار شرکت مهندسی کسرا

با توجه به اهمیت بالای وقت شناسی و حضور پرسنل در محیط کار در افزایش راندمان، تولید و بهره ‌وری سازمان ‌های بزرگ، شرکت مهندسی نرم افزار حضور و غیاب کسرا با به کارگیری دانش روز و فناوری های پیشرفته، اقدام به تولید دستگاه های حضور غیاب نموده است. این شرکت با بیش از ۲۳ سال سابقه درخشان و همکاری با ارگان‌های مهم، آماده ارائه نرم‌ افزار حضور غیاب پیشرفته خود به مشتریان عزیز می ‌باشد. به منظور آشنایی با قابلیت ‌های سامانه حضور غیاب شرکت کسرا و مشاوره، با متخصصان کسرا تماس بگیرید.