حضور غیاب و مدیریت نیروی انسانی بیمارستان‌ های بزرگ با تکیه بر چه استاندارد هایی است؟

اهمیت بالای مدیریت منابع انسانی و کارکنان بیمارستان‌ ها در ارتقای خدمات سلامت بر کسی پوشیده نیست. در این میان، بیمارستان های بزرگ و موفق در سطح جهانی، استاندارد ها و سیستم‌ هایی قدرتمند را جهت مدیریت هرچه موثرتر نیروی کار خود به کار گرفته اند که از جمله آن ها می‌توان به نقش پررنگ سیستم‌ های کنترل تردد پرسنل در افزایش کارایی عملیاتی، اطمینان از رعایت مقررات و قوانین و خدمات رسانی موثر به بیماران اشاره نمود. در این مقاله بر آنیم تا استاندارد ها و سیستم ‌های مورد استفاده جهت مدیریت منابع انسانی و کارکنان توسط بیمارستان‌ های پیشرو در جهان را با تمرکز ویژه بر سیستم‌ های کنترل تردد پرسنل به شما معرفی نماییم. با ما بمانید.

سیستم ‌های کنترل تردد و ثبت زمان 

یکی از مؤلفه‌ های اصلی مدیریت منابع انسانی در بیمارستان‌ ها، نصب و راه ‌اندازی سیستم ‌های مطمئن و نرم افزار حضور غیاب و ثبت زمان می ‌باشد. هدف از به کارگیری این سیستم ‌ها، رهگیری دقیق ساعات کاری پرسنل است که این امر لازمه انجام فرایند های پرداختی، رعایت قوانین و مقررات کار و مدیریت کلی و بهینه نیروی کار می ‌باشد. در این جا به دو نوع سیستم کنترل تردد پرسنل اشاره می ‌کنیم:

• سیستم‌ های بیومتریک: سیستم ‌های کنترل تردد پرسنل بیومتریک که خود شامل اسکنرهای اثر انگشت، تشخیص چهره و عنبیه چشم می ‌باشند، به طور گسترده در بیمارستان ‌ها مورد استفاده قرار می ‌گیرند. این سیستم‌ های پیشرفته دقت بسیار بالایی در ثبت حضور غیاب پرسنل داشته و از این رو، ریسک خطا ها و اقدامات غیر مجاز مانند ثبت حضور و غیاب افراد به جای یکدیگر کاهش می‌ یابد. به عنوان نمونه، کلینیک مایو در ایالات متحده آمریکا از سیستم ‌های کنترل تردد بیومتریک جهت ثبت دقیق حضورغیاب کارکنان خود استفاده می ‌کند که این عامل در حفظ استاندارد های بالا، مسئولیت پذیری، پاسخگویی و کارآمدی افراد تاثیرگذار است.
• سیستم‌ های مبتنی بر فناوری رادیو شناسه (RFID) و کارت‌ های هوشمند: استفاده از فناوری رادیو شناسه (RFID) و سیستم کارت ‌های هوشمند نیز در بیمارستان ‌ها شایع است. پرسنل بیمارستان با استفاده از این کارت‌ های هوشمند، ورود و خروج خود را ثبت می‌ کنند. این کار باعث تسهیل فرایندها و افزایش امنیت می ‌گردد. این سیستم‌ های پیشرفته قادر به یکپارچه سازی با نرم‌ افزارهای مدیریتی بیمارستان‌ها جهت ارائه داده‌ های حقیقی و لحظه ‌ای مربوط به حضور غیاب افراد نیز می ‌باشند. محض نمونه، بیمارستان عمومی سنگاپور از تکنولوژی رادیو شناسه برای رهگیری مستقیم حضور غیاب منابع انسانی خود استفاده می ‌کند. از این طریق، حجم کاری عوامل اجرایی کاهش یافته و از آن سو دقت داده ها افزایش می ‌یابد.

سیستم ‌های مدیریت انسانی (HRMS)

 سیستم‌ های مدیریت منابع انسانی یا به اختصار HRMS،  نرم ‌افزارهای جامعی می ‌باشند که با هدف ادغام و هماهنگ ‌سازی فرایند های مختلف مدیریت منابع انسانی از جمله مدیریت پرداختی، ارزیابی عملکرد و نظارت بر رعایت و اجرای قوانین و مقررات طراحی شده اند. بیمارستان ‌های ممتاز در جهان از سیستم‌ های پیشرفته HRMS جهت مدیریت یکپارچه نیروی کار خود استفاده می ‌کنند. 

استاندارد های رعایت و اعتبارگذاری 

رعایت استاندارد های بین‌المللی و کسب اعتبار های مربوط، از جمله موارد لازم برای بیمارستان ‌هایی است که در پی ارائه خدمات درمانی با کیفیت عالی هستند. بر اساس استاندارد های متعددی، استفاده از تجهیزات مدیریت منابع انسانی و حضور غیاب الزامی می ‌باشد. از جمله این استاندارد ها می‌ توان به موارد زیر اشاره کرد:

• کمیسیون مشترک اعتبار بخشی (JCI): کمیسیون مشترک اعتبار بخشی(JCI) به عنوان استاندارد طلایی در حوزه بهداشت و سلامت شناخته می ‌شود. استاندارد های JCI بیمارستان ‌ها را ملزم به انجام اقدامات موثر در جهت مدیریت منابع انسانی از جمله استفاده از سیستم ‌های کنترل تردد پرسنل و ثبت حضور غیاب افراد می‌ کند.‌ بیمارستان ‌هایی که در پی به دست آوردن یا حفظ اعتبار بخشی JCI هستند، مانند بیمارستان عمومی ماساچوست، به منظور رعایت این الزامات سختگیرانه بر روی سیستم های حضور غیاب پیشرفته سرمایه گذاری کرده اند.
• اعتبار ISO 9001: اعتبار ایزو ۹۰۰۱ بر کیفیت سیستم ‌های مدیریتی از جمله مدیریت موثر منابع انسانی متمرکز است. بیمارستان ‌های دارای اعتبار ایزو ۹۰۰۱ بایستی پایبند به استاندارد های محکم مدیریت حضور غیاب کارمندان و رهگیری عملکرد آن ها باشند. به عنوان مثال، بیمارستان رویال ملبورن در استرالیا از طریق به کارگیری سیستم‌ های جامع مدیریت انسانی HRMS و سیستم‌ های کنترل تردد پرسنل، استاندارد های ایزو ۹۰۰۱ را رعایت‌ می کنند و از این طریق، استاندارد های عملیاتی را در سطح بالا نگه داشته و دائماً در حال پیشرفت در زمینه خدمات رسانی درمانی هستند. 

تجزیه و تحلیل و گزارشگری پیشرفته

بیمارستان ها بایستی به منظور آگاهی از روند حضور و غیاب پرسنل خود، شناسایی مشکلات و تصمیم‌ گیری ‌های آگاهانه در خصوص مدیریت نیروی کارشان از قابلیت ‌های گزارشگری و تجزیه و تحلیل داده ‌ها بهره‌مند باشند. دستگاه های حضور غیاب و سیستم ‌های جامع مدیریت منابع انسانی از ویژگی تحلیل داده برخوردارند و از این طریق، بیمارستان ها می ‌توانند داده‌ های مربوط به حضور غیاب کارکنان را تجزیه تحلیل کنند؛ الگو ها را شناسایی و نیز نیازهای پرسنل خود را پیش بینی نمایند. به علاوه، دپارتمان ‌های مدیریت منابع انسانی و مدیریت بیمارستان با استفاده از ابزارهای گزارشگری جامع قادرند از رعایت مقررات و قوانین اطمینان حاصل کرده و تصمیماتی بر پایه داده‌ های حقیقی و موجود بگیرند. این ابزار ها گزارش ‌هایی جامع در خصوص حضور غیاب آنلاین منابع انسانی، هزینه ‌های کار و متریک ‌های رعایت مقررات ارائه داده و بدین شکل فرایند تصمیم گیری آگاهانه را تسهیل می ‌کنند.

مشارکت و رضایت پرسنل

مشارکت و رضایت پرسنل مولفه ای اساسی در حفظ انگیزه و کارآمدی نیروی کار می باشد. از این رو، بیمارستان های پیشرو در جهان، راهبرد های متنوعی را جهت اطمینان از مشارکت موثر و افزایش رضایت پرسنل خود دنبال می کنند؛ مانند:

• مکانیسم بازخورد: بررسی های مداوم و استفاده از ابزار های بازخورد به اندازه گیری میزان رضایت پرسنل و شناسایی و رفع مشکلات احتمالی کمک شایانی می کند. بیمارستان دولتی سنگاپور با انجام بررسی های مرتب، بازخورد های پرسنل خود را را به ویژه در مورد نحوه مدیریت حضور غیاب جمع آوری کرده و اطمینان حاصل می کند که نیازها و انتظارات آن ها به خوبی برآورده می شود.
• برنامه های قدردانی: قدردانی و تشویق پرسنل وقت شناس و همیشه حاضر در محیط کار، اقدامی موثر در انگیزه بخشی و تقویت رفتار های مثبت در میان کارکنان محسوب می شود. به عنوان مثال، کلینیک کلیولند در ایالت اوهایو، از طریق اجرای برنامه های قدردانی، کارکنان نمونه خود را از حیث وقت شناسی، دارا بودن وجدان کاری و حضور موثر و همیشگی در محیط کار تشویق نموده و بدین شکل، فرهنگ مسئولیت پذیری، پاسخگویی و تعهد را در این کلینیک تقویت نموده است.

نتیجه ‌گیری 

همان طور که خواندیم، بیمارستان های بزرگ و موفق در جهان، ملغمه ‌ای از استاندارد ها و سیستم‌ های پیشرفته را جهت مدیریت موثر منابع انسانی و پرسنل خود به کار می ‌گیرند که در این میان، سیستم ‌های کنترل تردد پرسنل از جایگاه ویژه‌ ای برخوردارند. در کشور عزیزمان ایران نیز دستگاه‌ حضور غیاب آنلاین و پیشرفته توسط شرکت مهندسی نرم افزار حضور و غیاب کسرا به عنوان اولین تولید کننده و عرضه کننده دستگاه حضور و غیاب (بی ‌نیاز از کاغذ) در کشور تولید و عرضه می‌ گردد. سامانه حضور غیاب بیمارستانی شرکت مهندسی کسرا دارای بیش از ۵۰ قابلیت کاربردی، نوین و پیشرفته جهت مدیریت هرچه موثرتر منابع انسانی و پرسنل سازمانی و بیمارستانی می ‌باشد. برای دریافت اطلاعات بیشتر در خصوص نرم ‌افزار حضور و غیاب تحت وب پیشرفته کسرا و دریافت مشاوره با متخصصان کسرا تماس بگیرید.