نقش تحلیل های حضور و غیاب در اعتلای بهره وری کارکنان

مقدمه

امروزه ، سازمان های کوچک و بزرگ پیوسته در پی روش های ارتقای عملکرد پرسنل خود ، کاهش غیبت  و از کار گریزی و اطمینان از کارایی عملیاتی می باشند . یکی از موثر ترین ابزار ها برای رسیدن به این اهداف ،تحلیل های حضور و غیاب در اعتلای بهره وری کارکنان است؛ رویکردی اطلاعات محور و فراتر از صرفا یک ساعت زنی حضور و غیاب ساده که بینش هایی معنادار در رابطه با رفتار نیروی کار ارائه می دهد . تحلیل حضور  و غیاب ، روشی جدید در مدیریت حضور و غیاب منابع انسانی در شرکت ها محسوب می شود .

شرکت ها با بهره گیری از الگوریتم های پیشرفته ، هوش مصنوعی و کلان داده ها ، قادر خواهند بود الگو های مختلف را شناسایی کنند ؛ روند های آتی را پیش بینی و راهبرد هایی پیشگیرانه به منظور به حداکثر رساندن مشارکت پرسنل خود در پیش گیرند . تحلیل های حضور و غیاب در هر حیطه ای ، اعم از شناسایی الگو های غیبت‌ های مکرر و نگران کننده ، ارزیابی کیفیت دور کاری یا بهینه سازی برنامه شیفت ها ، بینش هایی قابل اجرا ارائه می دهند که تاثیر مستقیمی بر میزان بهره وری دارد .

در این مجال ، قصد داریم به نقش تحلیل های حضور و غیاب در اعتلای بهره وری کارکنان منابع انسانی بپردازیم و ببینیم چگونه سازمان ها می توانند از این ابزار قدرتمند در ایجاد یک نیروی کاری فعال و کارآمد استفاده کنند . ادامه مطالب را از دست ندهید .

آشنایی با تحلیل حضور و غیاب

تحلیل حضور و غیاب ، به فرایند جمع آوری ، تحلیل و تفسیر داده های حضور و غیاب کارکنان با هدف افزایش مشارکت نیروی کار گفته می شود . در گذشته ، شرکت ها از دفاتر ثبت ورود و خروج یا دستگاه های ساعت زنی حضور و غیاب برای مدیریت رفت و آمد پرسنل خود استفاده می کردند .

اما امروزه و با شروع تحولات دیجیتالی ، کسب و کار ها به ابزار های پیشرفته مدیریت حضور و غیاب نیروی انسانی ، با قابلیت های هوش مصنوعی ، محاسبه ابری و تحلیل داده های لحظه ای دسترسی دارند نرم افزار حضور و غیاب آنلاین با قابلیت تجزیه و تحلیل داده ها ، بینش های ارزشمندی را در اختیار تصمیم گیرندگان سازمان قرار می دهند ؛ از جمله :

• روند های غیبت و از کار گریزی
• نشان دادن ارتباط میان بهره وری و ساعات کار
• تاثیر حضور مستمر پرسنل بر نتایج پروژه
• تحلیل های پیش بینی کننده برای برنامه ریزی های مربوط به نیروی کار

شرکت ها با تجزیه و تحلیل این داده ها ، راهبرد هایی ویژه جهت رفع مشکلات بهره وری ، ارتقای سطح رضایت شغلی کارکنان و بهبود کارآمدی عملیاتی تدوین می کنند .

عملکرد تحلیل حضور و غیاب در ارتقای بهره وری کارکنان

تشخیص و کاهش نرخ غیبت

غیبت های بیش از حد ، یکی از اصلی ترین عوامل افت بهره وری در محیط کار محسوب می شود . بر اساس مطالعات انجام شده ، غیبت‌ های ناگهانی و غیر موجه ، سالیانه ضرر های مالی هنگفتی را به دلیل افت بهره وری ، اختلال در جریان کار و افزایش حجم کاری پرسنل حاضر ، متوجه شرکت ها می کند . تحلیل های حضور و غیاب به سازمان ها در موارد زیر سود می رساند :

شناسایی الگو ها : تحلیل الگو های حضور و غیاب نشان می دهد که کدام پرسنل بیشتر از سایرین  از مرخصی های برنامه ریزی نشده استفاده می کنند . بدین ترتیب ، تیم های مدیریت منابع انسانی قادر به رسیدگی به مشکلات زمینه ای خواهند بود .

شناخت دلایل بنیادی : نرخ بالای غیبت می تواند به مسائلی بنیادی از قبیل نارضایتی پرسنل از محیط کار ، مشکلات سلامتی و حجم کاری بیش از اندازه اشاره داشته باشد . مدیران می توانند از طریق تحلیل حضور و غیاب ، این عوامل را شناسایی و برطرف نمایند .

تعیین راهکار های هوشمندانه : پس از شناسایی الگو ها ، سازمان ها می توانند سیاست های کاری انعطاف پذیر ، برنامه های رفاهی و مشوق عملکرد را برای کاهش نرخ غیبت ها معرفی نمایند .

 بهینه سازی برنامه های کاری به منظور بیشینه سازی کارآمدی

یک برنامه کاری ساختاری ، لازمه حفظ بهره وری پرسنل می باشد . برنامه های نامطلوب می توانند سبب فرسودگی پرسنل ، عدم مشارکت و ناکارآمدی آن ها گردند . تحلیل های حضور و غیاب از طرق زیر نقش پر رنگی در برنامه ریزی های نیروی انسانی ایفا می کند :

 تحلیل ساعات اوج بهره وری : تحلیل های به دست آمده از سیستم حضور و غیاب به شرکت ها کمک می کند تا زمان های اوج بهره وری پرسنل خود را مشخص نموده و بر اساس آن ، برنامه های کاری را تنظیم نمایند .

بهینه سازی شیفت ها : در صنایعی مانند فروش ، بهداشت و درمان و تولید ، کنترل تردد پرسنل به صورت لحظه ای به برنامه ریزی موثر شیفت ها و تعیین تعداد دقیق و مورد نیاز پرسنل کمک می کند .

کاهش هزینه های اضافه کاری : دیدگاه های به دست آمده ، به تیم های مدیریت منابع انسانی امکان تعدیل موثر حجم کاری را می دهد . این امر تضمین کننده آن است که پرسنل به طور موثر کار می کنند ؛ بی آن که احتیاج به اضافه کاری بیش از حد وجود داشته باشد .

بهبود نظارت بر دور کاری و سنجش عملکرد

با روی کار آمدن مدل های دور کاری و ترکیبی ، پیگیری وضعیت حضور و غیاب کارکنان نیز پیچیده تر شده است . در این شرایط ، دستگاه های ساعت زنی حضور و غیاب قدیمی دیگر کارآمد نبوده و کسب و کار ها به راهکار های پیشرفته و نوین جهت سنجش مشارکت و بهره وری منابع انسانی خود نیاز دارند .

تحلیل حضور و غیاب در محیط های دور کاری به شرکت ها در موارد زیر کمک می کند :

 نظارت بر ساعات کاری پربازده : کسب و کار ها با استفاده از اپلیکیشن حضور و غیاب به سهولت ساعات مفید کاری پرسنل دور کار خود را ارزیابی می کنند .

سنجش عملکرد بر پایه خروجی : به جای تمرکز صرف بر ساعات کاری ثبت شده در سیستم ، تحلیل حضور و غیاب به سنجش کار های تکمیل شده ، اهداف محقق گشته و میزان رعایت زمان تحویل پروژه می پردازد .

تشخیص میزان مشارکت :  کسب و کار ها با تحلیل الگو های ثبت ورودی ، ارزیابی فعالیت و حضور مستمر، پرسنلی که مشارکت کمتری دارند یا عملکرد مطلوبی در شرایط دور کاری از خود نشان نمی دهد را شناسایی می کنند .

نقش هوش مصنوعی و کلان داده در تحلیل حضور و غیاب

هوش مصنوعی و کلان داده ها توانسته اند تحلیل حضور و غیاب را از ابزاری واکنشی ، به راهکاری پیش بینی کننده و تجویزی تبدیل نمایند .

بینش های مبتنی بر هوش مصنوعی

الگوریتم های یادگیری ماشینی :  این الگوریتم ها قادرند داده های تاریخی حضور و غیاب پرسنل را به منظور پیش بینی روند های غیبت در آینده تحلیل  کنند .

تحلیل مشارکت : این ابزار ها ، الگو های ارتباطی و بازخورد ها را ارزیابی نموده و بدین شکل ، میزان مشارکت پرسنل را مشخص می کنند .

تاثیر کلان داده بر بهینه سازی نیروی کار

معیار صنعت : این قابلیت به شرکت ها امکان مقایسه الگو های حضور و غیاب کارکنان خود را با رقبا و استاندارد های صنعت مربوطه می دهد .

ارجاع متقابل داده های حضور و غیاب : این قابلیت به همراه متریک های عملکرد ، به کسب و کار ها در شناخت چگونگی اثر گذاری وضعیت حضور و غیاب بر میزان بهره وری کمک می کند .

نتیجه گیری

استفاده از تحلیل‌های حضور و غیاب به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که به‌طور مؤثرتر و دقیق‌تری عملکرد کارکنان خود را ارزیابی کنند و از این طریق بهره‌وری نیروی انسانی را به سطح بالاتری ارتقا دهند. این تحلیل‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با شناسایی الگوهای غیبت، بهینه‌سازی شیفت‌های کاری و نظارت دقیق‌تر بر حضور کارکنان، مشکلات مربوط به بهره‌وری را شناسایی و برطرف کنند. علاوه بر این، هوش مصنوعی و کلان داده‌ها می‌توانند به پیش‌بینی روندهای آینده و ایجاد راهکارهای پیشگیرانه کمک کنند که باعث کاهش هزینه‌ها و افزایش کارایی می‌شود.

اگر شما هم به دنبال بهبود فرآیندهای حضور و غیاب و بهره‌وری سازمان خود هستید، شرکت کیمیاگران سرزمین رایانه آماده است تا با راهکارهای هوشمند و مبتنی بر تکنولوژی‌های نوین به شما در این مسیر کمک کند. برای مشاوره و پیاده‌سازی سیستم‌های پیشرفته حضور و غیاب، همین حالا با تیم متخصص ما تماس بگیرید و به عملکرد بهینه و بهره‌وری بالاتر دست یابید.