نرم افزار حضور و غیاب و مدیریت نظام مند

مقدمه

دستیابی به کارامدی و پاسخگویی در محیط های کاری امروزی ، دیگر یک هدف نیست ؛ که یک ضرورت است . در بطن تلاش برای تحقق این ضرورت ، مفهومی به نام سیستم های کنترل تردد نهفته است ؛ مفهومی که لازمه مدیریت موثر منابع انسانی می باشد . این سیستم ها علاوه بر پیگیری و ثبت حضور و غیاب کارکنان ، به عنوان ابزار هایی  استراتژیک شناخته می شوند که حضور پرسنل را مطابق با اهداف سازمانی مدیریت نموده و زمینه ساز مدیریت نظام مند و توسعه عملیاتی می گردند .

در این مجال ، قصد داریم در خصوص جنبه هایی از سیستم  های کنترل تردد صحبت کنیم که کمتر بدان ها پرداخته شده است ؛ جنبه هایی از قبیل برنامه ریزی تطابقی ، تجزیه و تحلیل رفتاری ، رقابت سازی و مدیریت نظام مند نیروی کار . با ما در ادامه این نوشتار همراه باشید .

توسعه برنامه ریزی تطابقی ومدیریت نظام مند

یکی از جنبه های تحول آفرین نرم افزار حضور و غیاب آنلاین قابلیت این سیستم ها در برنامه ریزی های تطابقی  می باشد .  برخلاف برنامه های کاری ایستا که بر اساس زمان های ثابت تنظیم می شوند ، برنامه ریزی تطابقی بر اساس ساعاتی تنظیم می شوند که مبتنی بر تقاضای لحظه ای کسب و کار ، نوسانات فصلی و عملکرد فردی پرسنل می باشد . به عنوان مثال :

 

تخصیص فعالیت های متغیر به تیم های کاری : نرم افزار های حضور و غیاب با در نظر گرفتن حجم کاری ، فعالیت ها یا شیفت ها را به پرسنل اختصاص می دهد .‌ بدین صورت ، از مواردی مانند عدم استفاده کافی از منابع یا حجم کاری بیش از حد پرسنل جلوگیری می شود .

 

لحاظ نمودن اولویت های پرسنل : در برنامه ریزی های تطابقی ، اولویت های پرسنل نیز لحاظ می شود تا بدین شکل ، توازنی مطلوب میان بهره وری و سلامت و رفاه فردی پرسنل برقرار گردد .

 

مدیریت بحران : در حوزه هایی مانند خرده فروشی ها یا امور لجستیکی ، نوسانات غیرمنتظره در تقاضا را می توان از طریق ایجاد تغییراتی در برنامه ریزی تطابقی به طور موثر مدیریت نمود .

 

تجزیه و تحلیل رفتاری به منظور مدیریت مبتنی بر پیش بینی نیروی کار

سیستم حضور و غیاب به صورت فزاینده ای مجهز به قابلیت تجزیه و تحلیل رفتاری شده اند و افزون بر پیگیری و ثبت اتوماتیک حضور و غیاب ، قادر به درک الگو های رفتاری پرسنل نیز هستند . سازمان ها می توانند با تجزیه و تحلیل داده های حضور و غیاب همراه با متریک های عملکردی پرسنل ، چالش ها و فرصت های بالقوه در خصوص نیروی کار را پیش بینی نمایند .

 

کاربرد های تجزیه و تحلیل رفتاری

نمایش روند غیبت ها : شناسایی الگو های غیبت جهت بررسی علل زمینه ای آن مانند فشار محیط کار یا عدم مشارکت پرسنل

ارزیابی ریسک جایگزینی : تحلیل غیبت های مکرر و حضور نامنظم جهت معرفی پرسنلی که ممکن است به زودی از شغل خود کناره گیری کنند . بدین ترتیب ، می توان جهت ابقای آنان اقدامات پیشگیرانه ای را انجام داد .

همسویی عملکرد : بررسی ارتباط میان حضور پرسنل و عملکرد آن ها به منظور شناسایی پرسنلی که بهترین عملکرد را در محیط کار دارند و نیز معرفی پرسنلی که به حمایت بیشتری نیاز دارند با استفاده از سیستم داشبورد مدیریتی برای مدیران امکان پذیر است .

قابلیت تجزیه و تحلیل رفتاری به مدیران این امکان را می دهد تا تصمیماتی پیشگیرانه اتخاذ کنند و بدین شکل ، نه فقط حضور موثر پرسنل ، بلکه ثبات نیروی کار خود را نیز حفظ کنند .

 

رقابت سازی ؛ گامی بلند در جهت افزایش مشارکت کارکنان

یکی از روند های نوین در نرم افزار های حضور و غیاب ، به کار بردن تکنیک رقابت سازی به منظور افزایش مشارکت و پاسخگویی پرسنل می باشد .  سازمان ها می توانند با تبدیل فعالیت های روزمره خود مانند پیگیری وضعیت حضور و غیاب به اقدامات تعاملی و دارای امتیاز ، دیدگاه پرسنل را نسبت به سیستم های محیط کار تغییر دهند .

 

 نمونه هایی از قابلیت رقابت سازی :

امتیاز دهی به حضور مستمر : پرسنل می توانند در قبال وقت شناسی و حضور مستمر و مفید خود در طی یک دوره زمانی مشخص ،‌ امتیازات و جوایزی را کسب کنند .

چالش های تیمی : گروه های کاری می توانند جهت دستیابی به اهدافی مانند کاهش از کار گریزی یا افزایش نرخ حضور به موقع در محیط کار ،  با یکدیگر همکاری کنند .

سیستم رتبه بندی : با معرفی پرسنلی که بهترین عملکرد و حضور مستمر را دارند ، انگیزه و حس رقابت سازنده میان سایر پرسنل نیز افزایش خواهد یافت .

 

مدیریت پایدار نیروی کار

از دیگر حوزه های تمرکز نرم افزار های حضور و غیاب مدرن ، پایداری می باشد . سازمان ها به طور فزاینده ای در حال همسو سازی راهبرد های عملیاتی خود با اهداف محیط زیستی و اجتماعی هستند و مدیریت نظام مند نیروی کار از این قاعده مستثنی نیست .

 

نقش نرم افزار های حضور و غیاب در پایداری

 

سازمان های دور کار : نرم افزار های حضور و غیاب از مدل های دور کاری و انعطاف پذیر کاری نیز پشتیبانی می کنند . بدین شکل ، رفت وآمد های روزانه را تقلیل داده و رد پای کربنی سازمان را کم رنگ تر می کنند .

 

برنامه های مبتنی بر صرفه جویی در مصرف انرژی : شرکت ها از طریق همسو سازی شیفت های خود با ساعات عملیاتی در اوقات کم مصرف به لحاظ انرژی ، بی آن که خدشه ای به میزان بهره وری وارد شود ، مصرف برق و انرژی خود را به حداقل می رسانند .

سیاست های کاری منصفانه : نرم افزار های حضور و غیاب از توزیع مساوی ساعات کار اطمینان حاصل نموده و از نا برابری های متداول در محیط کار می کاهند .

سازمان ها با لحاظ نمودن مفهوم پایداری در مدیریت نظام مند حضور و غیاب منابع انسانی خود ،  فرهنگ مسئولیت پذیری را تقویت نموده و در عین حال ، به اهداف محیطی دست می یابند .

 

افزایش بهره وری با الگو های تاریخی حضور و غیاب

 

از نرم افزار های حضور و غیاب همچنین به منظور تجزیه و تحلیل داده های تاریخی حضور و غیاب استفاده می شود تا بتوان روند های آتی را پیش بینی نمود و بهره وری را افزایش داد .

 

برخی از اطلاعات بدست آمده از داده های تاریخی :

الگو های فصلی : با شناسایی دوره های اوج غیبت ( به عنوان مثال فصل شیوع آنفلوانزا ) ، می توان اقدامات پیشگیرانه ای نظیر سیاست های آسان گیرنده در خصوص مرخصی انجام داد .

 

مقایسه دپارتمان ها : شناسایی سیستم ها یا دپارتمان هایی که بالاترین نرخ از کار گریزی و غیبت را داشته و سپس بررسی و رفع علل زمینه ای

 

برنامه ریزی منابع : استفاده از داده های تاریخی به منظور برنامه ریزی جهت پاسخگویی به نیاز های پرسنلی طی رویداد های متوالی یا فصول پر کار

نتیجه گیری

با توجه به بررسی جامع نرم‌افزارهای حضور و غیاب و جنبه‌های نوآورانه آن‌ها، روشن است که این سیستم‌ها دیگر تنها ابزارهای ثبت ورود و خروج نیستند، بلکه ابزاری استراتژیک برای مدیریت منابع انسانی و بهبود عملکرد سازمانی به شمار می‌روند. از برنامه‌ریزی تطابقی و تحلیل رفتاری تا رقابت‌سازی و مدیریت پایدار، این راهکارها سازمان‌ها را قادر می‌سازند تا با بهره‌گیری از داده‌ها و فناوری، بهره‌وری و رضایت پرسنل را به حداکثر برسانند.

اگر شما نیز به دنبال ارتقای مدیریت منابع انسانی و دستیابی به بهره‌وری پایدار در سازمان خود هستید، همین امروز با شرکت کیمیاگران سرزمین رایانه تماس بگیرید. ما آماده‌ایم تا با ارائه راهکارهای حضور و غیاب پیشرفته، شما را در مسیر تحول دیجیتال همراهی کنیم. آینده مدیریت منابع انسانی در دستان شماست؛ با ما همراه شوید.